大型国有企业材料库存动态管理研究

刘金华

（国家能源集团煤焦化有限责任公司西来峰分公司，内蒙古 乌海 016000）

一、引言

一般而言，大型国有企业基层单位众多，所需材料与物资种类繁杂，经过逐级冗余，整体库存庞大，管理难度较高。目前，大型国有企业的材料采购及库存管理多采用“各基层单位独立提报计划——集中招标——独立存储——通过ERP系统或库存软件集中监管、共享”的模式。该模式在现如今已经无法适配各行业日益重视的降本增效、精细化管理的理念，更是难以满足各基层单位实际运行中的降低库存、物资共享的目标。要想实现物资充分利用、资源合理共享、以降低材料费用带动经营成本降低的整体目标，大型国有企业不能单纯依靠下达降低库存指标、限制采购计划额度、建立智能化库房等单方面措施，而是应该从管理理念和管理方式上进行根本性的革新。

二、大型国有企业材料库存动态管理系统可行性分析

如何让库存得到合理的管理、物资得到有效的利用，是目前大型国有企业各单位急需解决的管理瓶颈问题。区别于汽车总装厂、电子代工厂等纯粹订单型私营企业根据市场订单进而控制进货量、库存量、生产量的模式[1]，大型国有企业多为能源化工等生产型企业，具有基层单位众多、需求差异性大等特点，为了保障生产运行，降低运行成本，大型国有企业宜采用“定量补货——动态库存控制”，配合“各单位定向采购”的方式，进行材料库存动态管理。材料库存动态管理系统是企事业单位、组织等用于库存物资相关管理的数据库系统，已在各行各业广泛运用多年，它可有效将库存压力、材料成本分摊转嫁至各供应渠道，从而降低企业自身运行成本压力，同时有效满足自身运行的需求。例如，大型消费电子品制造商的产品跨境配送和补货机制便采用了库存动态管理系统，通过分销供应链中的动态补货管理和库存优化管理，有效地解决了系统的库存问题，提高了系统的服务水平[2]，这对于大型国有企业的采购及库存管理具有借鉴意义。此外，大型国有企业各单位之间具有同质性、重复性的特点，因此，材料库存动态管理系统可在行业内广泛推广，以点带面、全面提升，具有较大经济效益。

三、大型国有企业建立材料库存动态管理系统的流程

大型国有企业建立科学合理的材料库存动态管理系统可依照以下流程进行：梳理各基层单位真实需求，合理划定物资配件属性范围，科学制定各属性配件的动态库存量，寻找合理的物资采购补充渠道，科学合理地进行物资提报、领用、共享、划拨等全流程管控，最终实现降低库存、充分利用、精细管理、科学高效的目标。

（一）调查物资需求

大型国有企业应充分、全面、深层次的调研集团公司内各基层单位的物资需求，丰富各单位物资资源库，为后续规划、采购、仓储、管理等各流程提供数据支撑。具体调研如下：一是历年物资需求汇总。调查各单位历年采购、维修、改造等方面的需求，汇总并核实真实需求种类、数量，建立各单位真实的物资数据库。二是需求预测。各企业单位应根据未来的生产运行、产业规划、项目配套、生命周期等具体情况进行详细计划，并出具下一年度的物资需求，作为库存物资动态管理的初始指导。需要注意的是，需求的预测应该是动态的，要随着系统逐步健全，这一需求周期将精确至季度、月度，部分特殊物资甚至可精确到日。随着物资“需求——响应”周期的缩短和精确，在满足生产运行需求的同时，材料库存量将会进一步降低，并带动整体运营成本的降低。三是需求分析。企业应根据往年需求汇总、未来需求预测进行物资需求分析，各企业分部要通过总公司的汇总分析、单位间统筹规划，得出各类物资的需求量、需求周期、地域分布、需求特点等要素，作为后续决策的依据。

（二）物资属性统一分类

企业可抽调各领域内专业技术人员组成专家组，对物资库中的标准件、通用备件、专属配件进行提取、归纳、核实，并制定分类标准，建立各类物资库明细。对于物资属性分类、区别管理的思路，业内已有相关研究。企业可将集团公司库存物资进行分类统计，分析各类设备占比情况及库存居高的原因，以期通过短期限制积压物资采购来压缩库存，发挥定额体系的长效管理方式，继续盘活存量，减少增量，降低集团公司物资库存资金占用[3]。具体分类方法如下：

一是标准件提取。标准件是指结构、尺寸、特征等各个方面已经完全标准化，并由专业厂家生产的常用零（部）件。在本文所述材料库存动态管理系统中，不仅包括螺纹紧固件、键、销、轴承等狭义标准件，还包括其他标准化的连接件、传动件、密封件、元器件、各类钢材等广义标准件。从便于物资管理的原则来说，凡是具有国家标准、推荐标准、行业标准、地方标准、设计标准等技术规范的零（部）件，以及仅需规范描述就可对应特定产品的物资，都应纳入标准件范畴。企业要在物资数据库中进行详细梳理，提取标准件，建立集团或行业标准件库，进行统一规划、分级管理，以便利用数据分析、统筹调拨和规模优势降低成本。二是通用备件归纳。通用备件即具有设计标准的统一限定且根据使用场景定制的特殊性受到一定限制的相对通用类物资。这类物资往往存在多级分类，且每一级分类下还涉及各自的参数指标，如电动机、减速机、泵类等。例如，在电动机总类下可按电压等级、驱动方式、安装方式、绕组级数等特征组合生成目前在用的各种电动机；减速机总类下，在圆柱齿轮、行星式、摆线针轮等大类下又有根据不同速比、输入输出方向、旋向和材质分类等细分种类；泵类按工作原理、安装方式、级数结构、输送介质等特征也有细分组合。这类物资具有较强的针对性使用场景，只能在一定范围内通用，且往往单值较高，这就需要企业在各子、分公司范围内的有限半径内进行调查归纳，核定通用型备件，降低库存成本。三是专属配件核实。专属配件是指根据设备设施特征完全定制化生产的产品，具有完全的专属性，无法通用。例如化工类企业定制的塔器、反应器及其配件、各类炉体定制化配件、特殊设备及车辆等。该类物资具有极强的专业性，需出具详细的技术要求，对提报人员、验收人员、保管人员的专业素养要求较高，需要各企业单位单独计划并存储，其库存量由各单位根据实际情况裁量。

（三）核定物资动态库存量

根据前述资源库的建立、需求调查摸底成果，明晰本系统内各单位第一个年度周期内初始运行所需的物料种类、数量，企业将得到初步的材料库存动态储量。此时，企业可将初步的库存动态储量投入材料库存动态管理系统试运行，根据运行反馈适度调整、修正，最后得到合理的库存动态储量。

（四）制定物资采购补充方式

根据标准件、通用备件、专属配件的不同属性，国有企业需要制定合适的采购补充方式，降低采购成本，实现采购价格与需求时效的相对平衡。根据国有企业的监管制度，采购方式多以公开招标为主，提报主体以子、分公司为单位，评标原则为低价中标方式，根据物资属性打包挂网。该模式虽然可以保持集团公司对各基层单位的采购控制权，但需要维持庞大的采购流程系统，加之相关部门烦冗，采购、流转、验收等流程需占用大量的专业人员，且不利于采购物资的优质化。此外，单纯的“公开招标——低价中标”方式不利于企业对采购质量的控制，存在“劣币驱逐良币”的客观规律。因此，国有企业应该在接受党政监管、加强专业技术能力与充分了解市场的前提下，灵活使用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商等其他采购方式，在采购效率、产品质量、采购成本、生产需求之间寻找最优平衡点，同时还要加强流程监管，进行关键人员廉洁教育，确保廉洁采购，防止腐败滋生。具体注意事项如下：第一，标准件的价格波动相对平稳且透明，供货周期短，供货方式灵活，具备制定长期供货协议的条件。集团内各子、分公司可根据地域划分、招标年度单价合同、约定补货周期、质量等级与违约责任等具体条款实现长期稳定供应。标准件具有通用型，在子、分公司之间亦可灵活划拨，降低积压风险，实现规模效应，发挥明显的成本优势。通过灵活稳定供货，企业便可有效降低库存，转嫁积压成本。此外，针对标准件、常规用品，部分大型企业可采用电子商务平台进行框架协议铺货，供子、分公司直接采购，这样的采购方式既合理，又能满足基层单位需求的时效性、优质性要求，同样有利于集团公司利用规模优势控制成本。第二，通用备件的型号相对标准且具有一定通用性，但因其专业性强，需要限定的参数较多，通用备件可分类招标各分项物资的专业生产厂家或专业代理公司，充分发挥渠道优势、专业优势，集中精准采购。通用备件采购过程中，合理划定物资分类，限定关键参数，进行通用性调查、供货区域划分、相关管理人员专业性培训，规范招标文件的专业性与合理性，合理制定采购额度的计划等，都是该类型采购方式的关键点。通过专业化采购与通用性统筹两个方面的优化与控制，企业在采购数量、质量、成本、仓储等多维度将会存在显著优势。第三，专属配件的专业化、定制化最强，需要进行单独采购，但企业可以在区域和种类上进行相对集中采购。不过，该类配件一般针对性较强，差异项较大，加工周期较长，体积及质量庞大，因此不可盲目的集中采购，而应该在区域和品类上合理规划。

（五）物资采购与分配单元划分

物资的计划采购与仓储分配应统筹考虑，兼顾单位的行政级别与地域分布，以及采购与配送成本，做到采购规划科学、灵活、高效。对于专属配件，宜根据具体属性、需求单位灵活划分。

（六）库存动态全流程管控

一是物资提报阶段。首先，将标准件提取出来，摒弃采用月度提报汇总的方式，而用动态库存方式代替，合理设定各仓储单位的库存区间、库存量的上限值、库存不足提醒限值、库存下限报警限值、补货周期等，维持动态平衡；其次，通用件也采用动态库存机制，但需结合各需求单位的实际情况，而且，需求名单与供货周期需定期更新，防止物资积压，浪费资金；最后，专属配件单独、定期提报。二是物资领用阶段。物资领用应全部通过软件数据库进行管理，以确保库存数据的准确，为系统平稳运行提供数据支撑。同时，各基层单位应合理规划所属终端缓冲库存的数量，建立返还与流通渠道，避免物资积压。三是物资共享与划拨。各子、分公司之间，各基层单位之间以及各厂矿车间之间都应建立灵活合理的沟通与划拨渠道，实现及时有、效的物资共享。

（七）物资储存及领用

一是标准件仓储。标准件应建立专业化、智能化的仓储中心，辐射半径在五千米范围内，以便于各厂区灵活领用。标准件应严格按型号储存，做好识别入库细节，确保型号及数量准确。二是通用件仓储。通用件大类下各类物资的细分差异性较为繁琐，需由专业化管理人员做入库查验，并定期核对校准。专业管理人员应根据各物料的属性特点建设适合存放的专用码垛仓库，例如，钢材类应设置带有吊装设备的大型库房，应具有切割下料工器具。对于精细化管理的钢材库，还可设置自动下料设备、专业人员等。三是专属配件仓储。专属配件需提报单位专业技术人员详细验收，由仓储管理人员入库，专项保存。

（八）库存动态管理持续改进

各单位的库存物资管理应符合自身实际情况，契合单位运行模式。库存动态管理系统不仅需要在库存量上动态运行，在管理上也应该是动态运行，在运行过程中企业才能收集反馈，持续改进，日益合理。

四、库存管理影响因素

一是物资管理制度。物资采购及管理制度直接影响着库存波动及运行成本，单纯的低价中标模式不利于采购质优价廉的物资，无法完全满足各单位需求。如何在质优价廉、充分竞争、杜绝垄断、廉洁采购之间寻找最优解是物资管理必须解决的难题。企业应充分了解产品市场，寻找质优价廉产品，充分调研基层单位需求，引进综合评审机制，建立推荐产品名录，完善经销商激励与惩罚机制，有效改进物资管理制度段。二是物资管理人员的专业能力。各单位物资采购大多由基层专业技术人员兼任，库房管理人员也存在兼任、顶岗等情况，物资管理人员的专业能力参差不齐，精力有限。因此，打造一支专业化、职业化的物资管理人员是物资与库房管理的一项基础工作。三是建设单位原始设计。目前，大量的电机、减速机、泵、阀等通用件的积压，很大原因是原始设计不合理造成的。设计繁琐复杂、零部件不通用、原始设计不考虑备件通用性，都易造成备品备件的大量积压。四是维修维保能力。基层单位的维修维保能力决定了采购与库存的精细程度。维修维保能力越强，就越能进行精细化采购，进而降低总成部件的库存及成本压力。