资助档案管理的规范标准化探究

张海燕

（福建省明溪县第一中学，福建 明溪 365200）

1 档案工作标准化管理的重要作用

做好档案工作的标准化管理，是确保档案管理现代化的基础和前提。在国内档案涵盖的范围非常广泛，在档案类型中最为常见的当属个人档案，所以做好档案管理对于个人发展也会产生深远影响。在档案管理中严格遵循相关标准，还能够减少由于人为因素而对档案造成的破坏，进而延长档案资料的使用时间。档案管理所涉及的工作内容较多，其核心工作为档案的收集、整理、鉴定与保管，其中任何一个阶段出现问题均会对档案资料的使用价值造成影响，因此，从管理基础性工作出发，以标准化原则展开档案管理工作，一方面可以提升档案管理工作的效率与质量，另一方面还能够确保档案与使用人员之间的协调性，以此满足档案管理的现代化需求。

2 现阶段资助档案规范标准化管理的现状与问题

2.1 资助档案规范标准化管理意识相对较弱

许多单位在推进各项管理工作时，会受到人员数量较少等方面的影响，而在资助工作与资助档案规范标准化管理上，呈现出关注度相对较低的情况，错误地认为资助过程中所涉及到的资助档案规范标准化管理工作本身属于副产物，整体管理工作所具备的标准程度与规范化程度无法达到国家所制定的相关标准与要求，没有发挥档案管理工作的内在价值。当资助项目结束以后，工作人员没有认真分析资助档案，只是简单得将资助工作所涉及到的各类材料整合到一起，没有根据档案规范标准化管理的规格来推进后续工作。因此，后期人才在资助档案的调取方面遇到较多阻碍，档案调取流程相对较长。

2.2 资助档案规范标准化管理相对较弱

多数单位在推进档案资助方面的工作时，会因自身工作质量与工作效果的综合影响，而存在有档案管理规范性相对较弱的问题。且地方政府缺乏针对资助档案管理的标准性管理条款，使得许多地区的资助档案管理存在有管理混乱的情况。在已经完成资助档案管理制度搭建的单位中，也会在档案管理的制度内容、管理方式以及落实成效上表现出相对较多的问题，其中最具有代表性的有管理职能职责相对模糊、资助档案规范标准化管理的具体流程以及资助档案整理方法不一致。

2.3 资助档案标准化管理人才队伍建设工作相对薄弱

目前阶段所涉及到的资助档案通常情况下会交由资助方以及档案管理工作人员共同参与到管理之中，而资助方往往会因不了解档案管理具体要求的问题而忽视了资助档案的规范标准化管理工作，负责资助对接的工作人员也多数有着注重资助过程而缺乏档案规范标准化管理能力与实践能力的情况；档案工作人员在具体的工作当中又会出现对资助业务了解程度较低的问题，进而使得资助档案存在有收集不全面、归档鉴定准确率较低、整理工作规范性较差等情况。在另一方面，有关部门在对工作人员展开教育培训过程中往往会忽视管理标准与管理规范等内容的培训，资助对接工作人员与档案管理工作人员的综合能力以及综合素养无法全方位适合于现阶段单位资助档案规范标准化管理工作的各项要求。

2.4 标准化功能作用占比相对较低

新时期，各类资助档案规范标准化管理工作在具体推进当中，工作人员通常会简单地对资助材料进行分类，而这些资料则难以发挥出内在价值。在削弱资助工作的同时，也不利于人才的成长与发展。目前国内资助档案的应用率相对较低，资助档案在多数情况下只会被应用到证明当前受资助的情况以及资助数额核对方面，在后续资助跟进以及资助成效调研上，缺乏对应的管控，导致多数资助工作在进入后期时，失去了实际的应用效果。许多接受资助并且取得优异成绩的人才，也没有被作为励志典型案例来为后续资助工作提供参考，使得资助工作容易出现各类偏差，削弱了现代化资助工作的实际推进效果。

2.5 单位资助档案信息化建设标准相对落后

互联网信息技术的发展，为各类资助工作提供了更加便捷的平台，丰富资助方式的同时，也为更多人们创造了接受资助的机会，但是这一转变也为传统资助信息档案的科学化管理提出了新的要求。从传统纸质档案管理工作所涉及到的各项内容来看，纸质档案本身会对存储条件与存储方式提出相对较多的要求，在内容上更不易出现造假的问题。因此属于一类无法由电子档案所替代的档案类型。但是纸质档案本身会受到管理难度较大、资源占用量以及调取难度相对较高的特性影响。电子档案与纸质档案相比较而言，有着更为丰富的存储形式，在档案调取方式上也更为便捷，实现资源量全方位管控的同时，也减少了档案调取所需要消耗的时间，更适合于当前单位各类信息的动态化管理。

3 提高资助档案管理规范标准化的具体措施

3.1 建立单位资助档案标准化管理体系

目前，相关单位出现资金支出量增加的情况，针对于人才的资助工作往往会从入学持续到毕业，由此在这一过程中所产生的各类档案内容会涉及到相对较多工作部门，从中产生的资助档案信息量也会存在有数量庞大的特性。在这方面工作当中，档案管理部门与人才资助管理部门，如果不具备非常标准的管理体系，便会在造成各类问题的同时，降低档案管理的管控效果，严重时还会出现档案资助内容缺失甚至丢失的情况。而单位阶段的资助工作，所产生的各类档案会呈现出明显周期性与连续性。如果想要提高资助档案管理工作的应用，并带动其向着规范化、标准化的方向发展，则要做到以下几点：首先，需要政府部门根据区域间的经济发展，来制定出对应的资助档案管控标准，在资助档案内容管理上也会受到国家统一资助档案管理体系的影响，只有建立起明确的管理组织，创立严格考察评价体系，以此来强化单位资助档案管理成效以及标准化规范化的程度。其次，单位档案管理人员在各项工作的推进上，应当主动对国家目前所推行的档案管理政策与资助政策展开学习，依照当前贫困所存在的实际资助需求，来调整资助档案的管理制度，将资助档案中所涉及到的各类信息内容全方位整合到一处，为管理工作人员的规范化标准化管理，提供更为优质的参考方案。

3.2 对立卷归档的质量以及案卷质量进行提升

通常情况下工作人员需要按照“以我为主”的原则展开档案立卷归档工作，同时在该阶段需要做好归档入口的控制工作。学校产生的文件通常是立卷归档的重点，所以在归档过程中需要以本单位所形成的资料为核心，以此规范资助档案的管理细则。在管理过程中工作人员需要仔细甄别所要归档的内容为文件还是资料，若发现归档材料存在相似情况时，则需要仔细甄别这些材料，以此避免材料出现重复的情况，这同样能够促进档案管理效率的提升。此外，在立卷归档过程中需要确保材料的时效性与秩序性，只有将现行阶段的归档任务全部完成后才能够展开其他材料归档工作，通过确保资助档案管理的秩序性同样能够起到提升管理质量的效果。在立卷归档中工作人员还需要确保资助档案的完整性，因此可以对档案展开主要、次要地位的顺序划分，同时控制闲杂资料乱入情况，以此确保资助档案管理的规范性。此外，在立卷归档阶段还需要查验资助档案是否存在遗漏情况，且当出现遗漏后要立即解决。立卷归档的过程较为繁琐，为确保资助档案完整性，工作人员需要查找档案中存在的共性，并通过资助档案反映问题。总而言之，资助档案的完整性事关档案管理质量，同时也是开展标准化资助档案管理工作的前提和基础，工作人员需要严谨的工作态度、积极的责任意识确保资助档案的完整性。

3.3 带动单位资助档案向着信息化标准化的方向发展

随着互联网信息技术的不断发展，越来越多行业与互联网相互融合，实现了办公信息化与管理信息化。这种特性也使得传统资助档案管理已经无法有效适应时代发展的需求，单位在资助档案管理方式应用上，也要紧随时代发展的角度，将互联网信息技术融合到其中，为单位资助档案管理的标准化与规范化进程提供相应助力。而现阶段针对单位资助档案的各项管理工作，已经完成了信息平台的搭建，因此单位要主动采用各类方案来将数字化技术、信息化技术融合到单位资助档案管理之中，建立起适合于目前档案信息化管理要求的档案管理网络平台，提高纸质档案与电子档案同步率的同时，优化资助档案管理的时效性与更新速度。

3.4 定期分析档案内容，提高资助档案规范标准化的应用效益

在单位接受资助的整个流程当中，所产生的各类资助档案会存在有数量较为繁杂的特性，只有定期对资助档案展开内容上的划分与整理，才可以在第一时间发现错误性问题的同时，提高资助档案管理本身所具备的标准化与规范化。从接受资助的具体家庭情况、身份信息以及各类受资助材料上，要保证全面覆盖，规避材料遗漏或者材料缺失的情况出现，并定期对家庭生活展开调研，避免在出现家庭变动以及突发状况时，无法予以最为有效的协助。档案本身属于单位享受国家资助与社会资助的主要参考，其在推进资助档案管理的各项工作时，第一步要强化档案管理本身的工作质量与工作效率，第一时间更新资助档案的变动内容；第二步要站在资助档案审核真实性的角度上，去强化贫困生证明材料的审核力度，避免出现浑水摸鱼以及造假的情况。资助档案本身所具备的各类应用价值，主要集中在维护合法权益、为学习资源提供保障并维护整体资助流程的公正性。因此，单位的资助管理档案工作要做到材料全方位搜集、提炼重点以及实时更新，为单位阶段的资助档案创造更为优质的应用条件。

3.5 建立高素质的档案规范标准化管理队伍

档案管理工作人员自身的工作成效，会直接受到资助政策的内容影响。由此，地方政府档案管理部门与单位要重视起档案管理工作人员的专业能力培训工作，完成专业能力全方位培训的同时，引入新型管理制度，通过扩张档案管理队伍的方式来实现资助档案的高质量管理，让他们能够全身心参与到资助档案管理之中，协助单位资助工作能够保持在标准化与规范化的状态之下。

3.6 增强资助民生档案的宣传工作，强化资助档案规范标准化管理意识

这方面工作在具体的推进当中，首先要提高法律法规的宣传效果，运用各类方式来实现民生档案宣传的全方位推进。只有保障社会群众能够对各类资助工作具备正确的认知与了解，将资助档案作为民生档案的组成部门，以此来发挥出资助档案本身的应用成效。其次，要带领档案管理人员参与到档案业务的培训中，避免工作人员出现玩忽职守、不重视资助档案管理细节的情况出现。这方面工作也能够带动档案工作人员对自身服务能力与服务意识展开调节，将提高资助效果，帮助贫困生解决生活难题等作为工作的出发点以及落脚点，让家长能够理解到资助档案对于人生发展的重要性，实现社会民生档案意识的有效提升。

3.7 资助档案的鉴定和销毁

当资助档案保管到期后，有关部门需要成立资助档案临时鉴定小组，且小组的人员主体应当包括本单位资助管档案管理人员与综合档案管理机构人员，鉴定小组对到期档案展开鉴定，最后针对该档案形成鉴定报告以及处理意见。若确定到期资助档案后期仍然存在应用价值，则需要重新确定档案保管期限，若到期档案后期并不具备应用价值，则需要在完成核对等工作且负责单位确认之后对档案进行销毁，且需要2人以上展开档案监督销毁，并在销毁前在销毁清册中签名，资助档案销毁清册需要永久保留。

3.8 调整资助档案的统计与应用方式

地方单位部分要重视起档案管理的更新同步率，搭建起相应的档案统计管理制度，避免在档案交接方面出现遗漏与偏差。完成这方面工作后，各级管理部门也要主动拓展资助档案资源的收集渠道，调动各方相互配合协作。一方面为受助提供平台，另一方面也通过励志案例分享践行资助育人理念，真正促进全面发展。

3.9 建设数字化档案管理平台

数字化档案管理平台是实现资助档案管理规范标准化的重要手段之一。单位应该根据自身需求，建设符合自身特点的数字化档案管理平台，实现资助档案信息的数字化、网络化和智能化管理。数字化档案管理平台应该具备安全可靠的数据存储、快速检索、智能分析等功能，提高资助档案管理的效率和价值。

4 结语

综上所述，人们需要根据当前实际需求来调整资助档案的管理制度，将各类信息内容全方位整合到一处，为工作人员的规范化标准化管理，提供更为优质的参考方案。只有这样，才可以带动资助档案管理工作，能够更加适合时代发展的要求，为人们提供优质环境与条件的同时，全方位发挥出资助档案在发展层面的作用，使其能够更好地服务于社会和相关事业的发展，为未来档案管理工作提供优质助力。