新形势下工程档案整理归档的流程化、标准化路径分析

2023-02-08石小勤

大众标准化 2023年24期

石小勤

（漳州筑页工程管理有限公司，福建漳州 363000）

工程档案是指在各个项目建设过程中产生的各类真实资料，涉及到项目的初期规划设计、中期实施、后期竣工验收等阶段，包括建设方案、施工图纸、流程记录、开工证明、竣工文件、质检安全等各类内容，涉及到多种文书、音视频、照片、实物等形式，与传统档案管理相比，工程档案来源更为广泛、表现更为多样、内容更加丰富，具有较强专业性。在中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要加强档案资源建设，推进其实现信息化管理，在整理归档、开发利用等方面进一步提高工程档案的管理效率及质量。因此，对工程档案的管理内容及重难点问题进行深入分析、提出解决对策十分必要。

1 新形势下工程档案流程化、标准化管理的特征及意义

在新形势下，工程档案的管理模式发生了巨大变化，着力开发档案信息资源，实现其整理归档、开发利用等业务流程化、标准化，可为相关部门、企事业单位提供及时、有效的服务，也为社会未来各方面基础设施建设提供真实准确依据，利于工程行业管理全局加快转型升级，实现提质增效。

1.1 工程档案流程化、标准化管理的特征

一是稳定性，由于工程档案自身属性，其流程化、标准化管理具有较为固定的框架及流程，稳定性主要体现在其收集整合、分类整理、归档保存、开发利用等环节上，通过建立标准化的工程档案管理业务体系，避免因人为因素导致整理归档不统一。二是全面性，工程档案包括各类档案文件资料，本身夹杂各种结构化、非结构化数据信息，从项目准备到开工验收各个阶段，都需要专人专班负责全流程、全过程收集、整理、归档，避免存在漏洞和缺失，进而为相关部门单位提供全面详实的档案信息。

1.2 工程档案流程化、标准化管理的意义

一是提高工程管理水平，在工程项目进行过程中产生的档案信息资源，是各项工作的最原始记录，可以帮助领导者及管理人员全方位、多角度、直观地了解工程建设实际情况，及时发现问题、解决问题，从而推动工程建设顺利、规范开展。二是提供决策参考，整理完善、归档科学的工程档案可为今后多项建设工程提供准确、可靠、可追溯的基础性资料，包括建设过程中的成功经验做法及失败教训，也可为新项目制定标准、设计图纸、施工方案提供依据，进而节约投资，提高建设效率，减少人力物力损失。三是发挥宣教作用，工程档案记录各项工程项目的发展历程，在移交进当地综合档案馆之后，相关人员可开发利用形成编研文章、书籍、纪录片，例如将1949 年以来公路工程档案汇编成册，表现时代变迁下我国公路建设事业的发展历程及取得成绩，通过新媒体方式面向社会宣传，可激发社会公众爱国热情、自豪感和荣誉感，充分彰显档案育人作用。

2 新形势下工程档案流程化、标准化管理存在问题及挑战

在新形势下，虽然各项技术、制度、手段为工程档案实现流程化、标准化治理带来了极大的便利与推动作用，但是目前在工程行业内，仍然存在档案意识淡薄、管理体系不健全、干部队伍不专业、信息化管理水平低等问题，严重制约了工程档案的高效管理，其潜在价值难以发挥。

2.1 档案管理意识简单化

目前，大多工程建设部门单位及相关企业“重建设、轻管理”思想严重，存在档案管理意识不足的问题，领导者与管理同志习惯于将工作重点放在项目的实施进度、安全质量、经济效益等方面，虽有及时做好档案的日常收集、集中归档等常规性工作，往往是在工程最后的竣工阶段，为了应付检查而突击整理补充，使得工程档案严重缺乏完整性、准确性、可靠性，整体杂乱无章，为后期的开发利用带来了严重的阻碍。同时由于工程建设周期长、时间跨度大，如果没有及时收集、及时保存，极易导致资料永久性丢失或损坏，从而对档案资源造成不可逆的损失，无法为后续相关工程建设提供完整服务。

2.2 档案管理体系表面化

2019 年国家颁布的相关政策文件，对工程项目审批制度改革进行全面解读，正式取消预验收程序，在宏观层面形成了较为规范的管理机制。但是由于工程档案信息规模较大，且分布区域较广，管理内容极为复杂，受传统模式影响，整体管理体系尚不完善。一是组织架构问题，在工程开展过程中，相关部门尚未成立独立的档案管理部门，职责划分不明确，大多由工程管理同志兼职档案工作，人员流动性大，岗位设置混乱，管理工作专业性较低，且容易出现推诿扯皮的现象。二是制度建设问题，大多工程主管部门尚未针对档案工作设置统一的标准化、制度化、流程化文件，加之监督力度不够，使得参与工程的各单位整理归档水平参差不齐，容易出现收集不齐全、归档范围交叉、移交不及时等问题，相关档案征集、整合、管理、利用工作难以高效开展，导致最终工程档案材料完整性、规范性程度大打折扣。

2.3 档案管理队伍业余化

一是工作人员不专业，管理人员多为普通人员或新入职员工，工作经验缺乏，没有进行专业的档案管理业务培训便上岗整理，缺少全面的专业知识体系与现代档案管理技能，使得大多工作被动开展，从而使得档案整理归档效率与质量不高。二是部门开展业务培训较少，大多部门单位关注如何推动工程实施，而忽略了档案管理人员的继续教育工作，在工程实施过程中开展理论研学、调研交流、专家指导相关活动较少，管理人员视野打不开，无法全面了解新形势下各种档案信息化管理手段，不利于达到科学、系统、规范、高效、安全开展档案管理工作的要求，使得整体档案归档管理始终处于较低水平。

2.4 档案管理方式滞后化

在2020 年，住建部发布的《住房和城乡建设部关于进一步深化工程建设项目审批制度改革推进全流程在线审批的通知》(建办〔2020〕97 号)中重点指出，要对工程建设项目数字化图纸进行全闭环管理，并在验收过程中进行数据共享。由此可见，新形势下工程档案信息化管理已成为大势所趋，但是目前只有较少部门完成信息化管理的要求。一是受传统管理模式制约，仍采用人工的方式去项目施工现场各个地方采集档案纸质文件，在查询利用过程中也是利用手工查询的方式，加上新时代工程档案的复杂性提升，使得整体工程档案管理的效能较低，精准性不高。二是工程负责部门领导者与管理人员信息化意识不够，认为档案工作由一两名工作人员负责即可，无需投入大量人力物力财力，在顶层设计层面尚未出台推动档案数字化、信息化管理进程的政策文件与财政支持，使得系统平台建设永远是“纸上谈兵”。即使有的地区建成管理系统，也仅仅是将纸质文件转变成电子文件管理，系统功能达不到互联互通、共建共享的多样化管理要求，信息流转形式相对独立，无法充分发挥信息化技术的优势。

3 新形势下工程档案流程化、标准化管理未来优化路径

工程项目各个负责部门单位面对工程档案文件数量的与日俱增、内容复杂度的上升以及需求程度的不断增大，需要摒弃传统档案管理模式及手段，推动管理思想、管理体系、管理制度、人员建设、信息化建设不断优化升级，是工程档案向着数字化转型、系统化管理、共享化利用方向转变，进而满足新时代工程建设事业对档案工作的应用需求。

3.1 增强工程档案管理意识

在早年间国家档案局、国家经贸委、国家计委引发的《企业档案管理规定》中明确指出要努力开发档案信息资源，积极提供有效及时的服务，在新形势发展情况下，相关部门单位及企业要从思想上充分认识到工程档案规范化管理的重要性，时刻提升全体员工的档案意识，彻底根除“用时管、不用不管”的思维以及传统档案管理模式，并将其渗透到工程项目的各个环节中。同时要不断加大工程档案管理宣传推广力度，在工程项目进行过程中，针对国家立法部门颁布的《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》《公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法》等文件开展集中培训、会议、交流等活动，全面加大档案规范化整理归档的宣传和推广力度，从而在思想意识上推动相关工作正常开展。

3.2 健全工程档案管理体系

一是组织建设方面，工程项目主管部门要成立工程档案管理领导小组，由主管单位领导为组长，水利、住建、城管、交通等参建部门领导为副组长，工程各节点档案管理者为组员，领导小组负责工程档案管理工作的统筹规划、任务分配、重点工作落实、难点问题协调、日常工作调度监督等工作，形成“有规划、有落实、有监管”的工作体系。二是制度建设方面，规范化、流程化的前提是标准化、统一化，这也是工程档案高效化管理的基础，为此领导小组要根据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）《建设工程质量管理条例》《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）《住房和城乡建设部关于进一步深化工程建设项目审批制度改革推进全流程在线审批的通知》(建办〔2020〕97 号)等国家标准及制度，结合自身工作实际，建立统一、行之有效的管理制度，例如《工程档案管理流程规定》《工程档案涉密数据处理办法》《工程档案信息化管理条例》等。同时要保证规章制度与时俱进，以制度化措施减少工程档案管理漏洞，确保相关工程档案管理业务流程有据可依、有章可循，切实满足工程档案全方位管理要求。

3.3 优化工程档案干部队伍

一是要优化干部队伍结构，提高人才招聘门槛，领导者要全面分析自身工作岗位漏洞、缺陷，明确管理人员招聘标准，点对点、有针对性地开展人才引进相关工作，可通过社会招聘、考选遴选、外来借调的方式，从各机关单位、企业选择既懂得现代工程档案管理标准及实操技能，又了解新形势下信息化管理技术的专职人员。同时工程主管部门要实现参建部门机构协作意识，在人员配置过程中要涉及立项、规划、施工、验收各个阶段，要实现分层划分管理网络和等级，明确各级管理人员岗位职责，整体上实行扁平化、网络化的分级管理办法，保证工程档案管理流程监督有力、全面覆盖、有序衔接，专人专岗。二是要实行系统化培训，在工程项目正式开展初期要扎实开展业务学习、理论教学、技能培训、外出调研等系列活动。可邀请当地档案主管部门业务骨干或者高校教授，针对国家政策、制度标准进行全方位指导讲解，也可带领档案管理队伍外出观摩，开拓眼界，取长补短，树立创新性思维，提高工程档案的主观能动性，进而促进档案管理人员逐渐向复合型人才转变。

3.4 打造工程档案管理平台

一要树立信息化管理意识，从思想上认可科技为档案管理带来的优势，在政策、财政、人力资源等方面向信息化建设倾斜，划拨专项资金采购计算机终端、服务器、存储器、高速扫描仪等先进硬件设备，深度应用大数据、云计算、计算机网络、数据挖掘等先进技术，大力开发软件系统检索平台，严格按照 GB/T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》推动工程档案高效管理与信息化建设同步发展。二是加大协同管理能力，统一工程档案电子数据信息标准，并利用系统平台在线归档将各参建方、各个工作流程产生的档案资源分类、整编、汇集到数据库或者云存储平台，利用“互联网+”技术构建互联互通、信息共享、业务协同的工作环境，使得档案资源的整理归档、开发利用线上完成，便于后期分析研究，减轻时间、空间对于档案管理的限制，突破“信息孤岛”的弊端，实现长期、稳定且可持续的保存，提高档案资源管理质量和综合利用率，使工程档案管理工作更加科学化、规范化和高效化，充分发挥公路工程档案资源的价值。