疾控中心档案管理的信息化与科学化建设探讨

2023-02-01赵娜马晏萍周芳羽

中国卫生产业 2023年18期

赵娜，马晏萍，周芳羽

1. 河东区疾病预防控制中心健康教育科，天津 300151；2. 河东新街社区卫生服务中心公共卫生科，天津300162；3. 河东区疾病预防控制中心非传染病控制科，天津 300151

疾病预防控制中心（以下简称疾控中心）的使命是预防和控制疾病的传播，提供健康促进和健康保护的指导，以及应对公共卫生紧急情况和威胁。除了在疫情暴发时提供紧急响应和指导外，疾控中心还在健康教育、疫苗接种推广、慢性疾病预防、环境卫生等方面发挥重要作用。所以做好疾控中心档案管理工作是非常重要的，在进入信息化时代之后，结合信息化时代特点，积极构建信息化、科学化档案管理模式可以很好地优化管理工作，提升管理质量。

1 当前疾控中心档案管理工作中存在的问题

在当前疾控中心档案管理工作中，可能存在以下问题：①缺乏标准化管理。一些疾控中心可能缺乏统一的档案管理标准和规范，导致档案管理工作随意性较大，容易出现漏洞和错误。②档案信息不完整。有些档案可能存在信息不完整或不准确的情况，可能由于工作繁忙、人手不足等原因导致档案登记、归档等环节出现疏漏[1]。③档案存储方式不规范。一些疾控中心可能存在档案存储方式不规范的问题，如未按照标准进行分类、编码和归档，导致档案查找和管理困难。④档案保密性不足。疾控中心档案涉及个人隐私和敏感信息，如不加强档案保密措施，可能存在信息泄露的风险。⑤缺乏档案管理人员培训。一些疾控中心可能缺乏专门的档案管理人员，或者现有的人员缺乏相关的培训和专业知识，导致档案管理工作的质量和效率不高[2]。

2 疾控中心档案管理的信息化与科学化建设的意义

疾控中心档案管理的信息化与科学化建设具有以下意义：①可以提高工作效率。信息化建设可以实现档案管理的电子化，通过信息系统对档案进行录入、查询、统计等操作，大大提高了档案管理的效率和准确性，减少了繁琐的手工操作[3]。②可以优化资源利用。信息化建设可以有效管理和利用档案信息，避免了重复建档和信息丢失的问题，节省了档案存储空间和人力资源，提高了资源利用效率。③可以提升数据质量。科学化建设可以规范档案管理的流程和操作，确保档案信息的准确性、完整性和一致性，减少错误和疏漏的发生，提高数据质量[4]。④可以支持科学决策。信息化建设可以提供实时、准确的档案信息，为疾控中心的科学决策提供可靠的数据支持，帮助决策者了解疫情、发现问题、制定措施，提高疾病预防和控制的效果。

3 疾控中心档案管理的信息化与科学化建设的具体策略

3.1 创新工作思维，培养更多专业性、业务能力强的人才

在疾控中心档案管理工作中想要更好地建设信息化与科学化管理模式，就需要充分认识到人才的重要性，所以疾控中心需要创新工作思维，培养更多专业性、业务能力强的人才。而在具体培养过程中，首先疾控中心可以建立档案管理人才培训机制，包括内部培训、外部培训和专业认证等，提供系统化的培训课程和培训资源，使档案管理人员能够全面提升专业知识和技能[5]。其次，疾控中心可以提供实践机会，让档案管理人员参与实际工作中的档案管理项目和活动，通过实践锻炼提高他们的实际操作能力和问题解决能力。同时，疾控中心可以提供发展机会，为优秀的档案管理人员提供晋升和发展的空间，让他们有更多的发展机会和成长空间，激励他们进一步提升专业能力和业务水平。再次，疾控中心可以鼓励档案管理人员提出创新想法和方法，鼓励他们主动思考和探索新的档案管理模式和技术手段，为档案管理工作带来创新和改进[6]；可以建立档案管理人员的交流平台，促进他们之间的交流和学习，分享经验和最佳实践，借鉴他人的成功经验，提高自身的专业水平。最后，疾控中心可以密切关注档案管理领域的发展动态和新技术的应用，及时引进先进的档案管理理念和技术手段，使档案管理人员跟上时代发展步伐。通过以上措施，疾控中心可以培养更多专业能力和业务能力强的疾控中心档案管理人才，为档案管理工作的创新和提升提供强有力的支持。

3.2 制定全面的档案管理制度，为科学化、信息化管理奠定基础

疾控中心档案管理制度是为了实现科学化、信息化管理目标而建立的一套规范和流程。所以在当前背景下，想要建设信息化、科学化疾控中心档案管理模式，就需要制定全面的档案管理制度[7]。而在制定全面的档案管理制度时，首先需要参考国家相关的法律法规，确保管理工作符合法规要求。其次，需要明确疾控中心内部的组织结构和岗位职责，明确各个职能部门在档案管理中的具体责任和权限。同时建立科学合理的档案管理流程，包括档案的采集、归档、存储、检索、借阅和销毁等环节，确保档案的完整性和安全性[8]。再次，需要对各类档案进行分类，按照一定的编制规范进行整理和归档，便于管理和利用。并且推广使用电子档案管理系统，将纸质档案进行数字化整理和存储，提高档案管理的效率和准确性。同时，制定档案查询和使用的规范，明确档案的查阅权限和使用方式，保证档案的合法、方便地被相关人员使用。最后，需要建立档案安全和保护制度，确保档案的机密性和安全性，防止档案被盗、损毁或滥用。管理人员在开展档案管理工作的时候，需要加强档案传承和利用工作，鼓励疾控中心内部各个环节的工作人员积极利用档案进行研究和业务发展。

3.3 加大档案管理的资金投入，保证信息化、科学化档案管理设施充足

与传统管理模式不同，信息化、科学化档案管理需要有一定的设备和设施支持，所以保证信息化、科学化档案管理设施充足是非常重要的，为了确保信息化、科学化的疾控中心档案管理设施充足需要加大档案管理的资金投入。疾控中心可以设立专项资金用于档案管理，确保资金专门用于档案设施建设和更新[9]。同时，根据疾控中心档案管理的具体需求，准确评估设备的投资标准，确保设备的质量和功能满足科学化管理要求。在准备了相应的管理设备和软件之后，使用过程中也需要及时更新设备和软件，保持与信息化档案管理技术的同步，提高管理效率和数据安全性。此外，加强档案管理人员的培训，提高其信息化和科学化档案管理技能。根据档案管理工作的需求，合理配置足够数量的专业人员。相关研究表示，在信息化管理模式中，保证储存空间是非常重要的，所以管理人员还需要根据档案的增长情况，及时扩充档案存储空间，确保档案能够安全存放，并有充足空间用于未来的发展和扩展。建立设备维护和更新的制度，定期对设备进行检查和维护，及时更新设备，确保设施的正常运行和长期可持续使用。因此通过加大资金投入，疾控中心可以确保信息化、科学化的档案管理设施充足，为档案管理工作提供良好的条件和支持。

3.4 充分利用计算机相关技术，构建信息化、科学化档案管理模式

与传统档案管理模式不同，信息化、科学化档案管理模式需要运用到信息技术，所以疾控中心还需要充分利用计算机相关技术，构建信息化、科学化的疾控中心档案管理模式，有效地提高档案管理效率和质量。而在构建信息化、科学化档案管理模式时，首先需要做好档案数字化，工作人员需要将纸质档案进行数字化转换，建立电子档案系统。通过扫描、拍摄或录入方式将纸质档案转化为电子文件，并在系统中建立相应的索引和分类结构，方便档案的检索和管理[10]。其次，需要构建档案管理系统，管理人员需要建立专门的档案管理系统，集成各类档案管理功能，包括档案的录入、存储、检索、借阅、归档等。系统应该具备安全可靠的数据库和权限管理机制，确保档案的完整性、可访性和安全性。再次，需要实现数据的标准化，也就是制定统一的数据标准和规范，确保档案的格式和内容一致性。定义档案元数据，包括文件名称、编码、创建日期、责任者等，便于档案的统一管理和检索。同时，利用计算机技术实现档案管理的自动化流程，例如档案借阅流程、审批流程等。通过流程建模和自动化工具，提高档案处理的效率和准确性，并减少人为操作带来的错误和延误。最后，需要做好数据的备份与恢复，工作人员需要建立定期的数据备份机制，确保档案数据的安全性和可恢复性。同时，制定应急预案，以应对意外事件或数据损坏导致的数据丢失，保证档案数据的完整性和可持续性。此外，还需要加强档案数据的安全管理，通过建立权限控制机制，对档案的访问和操作进行严格控制。同时，加强对档案管理系统的网络安全防护，防止未经授权的访问和恶意攻击。通过充分利用计算机相关技术，构建信息化、科学化的疾控中心档案管理模式，可以提高档案管理的效率、准确性和安全性，为疾控中心提供科学化的数据支持和决策依据。

3.5 引入大数据技术，以大数据技术来实现高效化信息共享

在当前社会背景下，大数据的应用是非常广泛的，所以在构建科学化、信息化疾控中心档案管理模式的时候，可以引入大数据技术可以实现疾控中心档案管理的高效化信息共享。档案管理工作人员可以通过各种数据采集手段，如传感器、医院信息系统、公共卫生部门系统等；收集各类与疾病有关的数据，包括病例数据、流行病学数据、环境数据等[11]。然后将这些分散的数据进行整合，形成一个全面的数据集。同时建立适当的大数据存储与管理平台，如分布式文件系统或云存储平台，能够应对海量的数据存储需求。同时，建立数据管理机制，包括数据的清洗、去重、脱敏等，确保数据的质量和安全性。再运用数据挖掘和机器学习算法，对大数据进行分析，发现数据中隐藏的模式和规律。通过挖掘这些数据中的信息，可以提供对疾病的预测、监测以及干预的决策支持。建立疾病控制中心间的数据共享平台，通过合作协议和数据共享协议，促进数据的交流与共享。这样，不同的疾控中心可以共享数据资源，提高疾病监测和预防能力，实现信息的共享和互通。此外，还需要在实现高效化信息共享的同时，重视个人隐私和数据安全的问题。建立健全的数据隐私保护制度和安全管理措施，确保敏感信息的安全性，遵守相关的法律法规，保护公众利益和个人隐私权。通过引入大数据技术，疾控中心可以实现档案管理的高效化信息共享。这将促进各部门之间的协作与合作，提高疾病监测与预防的能力，推动疾病控制工作向更加科学化、精准化的方向发展。

3.6 营造良好的档案保存环境，提升疾控中心档案管理科学性

要提升疾控中心的档案管理科学性，营造良好的档案保存环境是非常重要的。所以，疾控中心档案管理工作人员还需要确保档案保存区域的温度和湿度在适宜的范围内，通常建议温度18~22 ℃，湿度40%~60%[12]。可以安装空调、加湿器、除湿器等设备来控制环境条件。同时，定期清洁档案保存区域，防止灰尘沉积。可使用密封存储箱和密封袋来避免昆虫侵入。保证档案保存区域有良好的通风条件，减少潮湿和异味的积聚。可以安装通风设备或定期开窗换气。在进行档案管理时，档案应当按照一定的分类和编号规则进行摆放，避免过度堆放和乱放。可以使用专门的档案柜和文件盒来存放。此外，还需要安装火灾报警器和灭火设备，并定期检查和维护这些设备的功能性。还可以在档案保存区域周围设置防火墙，保护档案免受火灾威胁。定期检查档案的保存状态，包括纸张的保存状况、有无受损、湿度变化等。如有问题及时采取修复和保护措施。对重要的档案资料进行数字化存储备份，确保即使出现意外情况也能够恢复数据。