浅谈工程竣工档案资料管理

迪科庆

（中国水利水电第五工程局有限公司，四川 成都 610000）

随着工程规范化、科学化、现代化的管理，工程竣工档案要求越来越高，施工单位竣工资料在工程施工管理过程中越来越显得尤为重要，并起着举足轻重的作用。施工单位应充分认识到竣工资料在工程中的重要性，并建立健全工程竣工档案资料管理体系和组织管理机构，完善管理制度，加强对监理、设计、业主的对外沟通协调，明确档案收集、整理与归档的具体要求，做到工程竣工档案资料与工程建设“三同步”原则（即：与工程施工同步开始、同步进行、同步验收），才能真正意义上的做好这项工作，满足顾客需求，顺利实现工程的竣工移交。

1 工程竣工档案资料管理存在的实质问题

1.1 项目重视程度不够

在工程施工过程中，强调以抓工程建设实体形象进度和质量，往往忽视资料整编工作。工程实体形象进度的快慢和质量的好坏不仅是参建各方一致努力和关心首要问题，同时也备受社会各界的关注，而工程竣工档案资料只作为工程的一个“软实体”，往往不备受关注，容易忽视，难以达到档案整理归档要求，耗时耗力。由此可见，由于先天的缺陷，靠后天弥补最终难以达到满意的效果，因此项目重视程度，关乎工程竣工档案工作能否顺利开展进行及完成，实现工程竣工档案资料与工程建设“三同步”的原则。

1.2 档案工作没有纳入质量管理体系，没有建立健全组织管理机构

在工程建设中，建设开始之初，档案工作就没纳入质量管理体系，没有建立健全的组织机构，投入相应的人力、物力、财力，只限于满足日常施工管理的工作需要，忽视了工程竣工档案资料管理工作的重要性和专业性。造成了没有一个实质性的组织机构和一套完善的管理体系进行有效的运行和管理，做到与工程建设同步开始和进行，形成了一个不良惯性。因此，建立健全工程竣工档案资料管理组织管理机构，纳入质量管理体系，是保证档案工作顺利开展的前提。

1.3 工程竣工档案资料管理制度不规范、不健全，管理办法不完善

在工程建设中，项目工程竣工档案资料管理制度不规范、不健全，管理办法不完善，可能是一种常态，无可厚非的事。项目从开始就没严格的管理制度和管理办法，造成档案工作思路不清和流程不明，工作任务进度计划安排无法实施，组织任务分工与协作不明确，落实不到岗，责任不明确，无考核和奖惩机制，档案工作实施困难，最终形成一盘散沙，难成泥的现象。而项目很多时候并未针对这一薄弱环节对症下药，药到病除。俗话说：“无规矩，不成方圆”，由此可见，完善的管理制度和办法是切实落实档案工作的保证。

1.4 档案收集、整理、归档无明确统一的要求

在工程施工过程中，工程竣工档案资料的收集、整理、归档无明确统一的要求，日常的资料管理工作都以粗犷式的管理方式进行管理，把更多的精力放在工程实体建设中，并未把档案工作与工程建设有机结合起来，造成了在资料收集过程中存在资料签字不全，资料缺失、遗漏、保存不当、表达不准确、无效，工序验收检查项目资料表格不全、资料不闭环，资料的书写、表格制作、复印不符合要求等问题。在整理过程中，未进行自查纠错对未完善缺失、不符合要求的资料实施整改。无原始资料电子台账记录或者虽有电子台账记录但未将资料全部信息录入台账、后续又未及时补充录入完善，在原始资料遗失情况下，无从查实弥补；电子台账统计不明细、笼统、混杂，缺失资料后，查寻台账时存在含糊不清、难以确认的情况。资料收集完成后，没分标段、分类别、分部位进行整理。归档时未装盒存放、标识不清、做好电子台账，借阅、借出无登记记录。最终导致资料反复重做或写回忆录，甚至为后期的商务索赔带来很大的困难。因此，要想使档案工作顺利进行，档案收集、整理、归档必需要有明确统一的要求。

1.5 人员档案意识较薄弱，档案宣传培训不到位

在工程竣工档案资料管理过程中，往往人们都把目光的焦点聚焦在了实体施工上，很少人真正地了解档案知识，认清档案在工程建设中所起的作用，加之没有专业工程竣工档案资料管理人员进行宣传和培训或虽有宣传和培训但力度不够、不全面，造成了人员档案意识还处于懵懂状态，档案知识还远远不够。让大多数人误认为档案并不那么重要，工程竣工档案资料整理归档就是个别人的事，资料有问题与自己无关，最终有人来补的态度；甚至还有人把档案整理归档理解成了补资料，给竣工资料归档及移交带来很大困难，费时费力。

2 工程竣工档案资料管理应采取的措施

2.1 重视档案工作，建立健全组织管理机构，将档案工作纳入质量管理体系

首先，工程项目建设之初，在进行项目整体规划或策划时，应将竣工工程竣工档案资料管理纳入其中，作为一个版块着重落实实施；其次，建立相应的组织管理机构，成立以项目领导为首的竣工领导小组，并下设竣工办，指派专人进行统一协调、管理，将档案工作纳入项目的整个质量管理体系中，并有效地运行和管理及时修订。在归档过程中，要做好资料的收集、整理、审核工作，严格按照项目建设文件归档的要求，认真收集资料，确保归档文件完整、分类准确。审计工作应由单位领导、项目经理和项目主管负责。审查人员应当逐项审查收集到的信息，认真核实其真实性和完整性。审核材料时，审核员应与现场小组确认，确保现场数据与档案数据一致。严格审查工程竣工文件和资料的完整性、准确性和系统性，防止错误、遗漏和缺项。按照合同要求和文件内容，对工程建设项目各阶段形成的文件、资料进行评审，确保形成的文件、资料与合同一致。

2.2 建立完善的工程竣工档案资料管理制度和管理办法

（1）施工单位作为参建一方是工程竣工档案资料的直接经手人、实施者，档案工作的顺利开展要有完善的管理制度和管理办法，在工程竣工档案资料管理制度和管理办法的框架下，由竣工办统一组织和协调工程竣工档案资料管理工作，明确档案工作的工作思路和工作流程以及各部门的工程竣工档案资料管理职责；根据工程项目的特点和要求完成档案工作任务进度计划安排，并按计划安排进行有效的实施和落实，并对实施结果进行检查和考核，对日常的档案工作进行巡查，并对存在的问题进行逐一整改；明确组织内任务分工与协作，要求所涉及的相关部门对自己的工作进行定期的梳理、检查和完成，及时整改自身问题；对所涉及部门以部门领导为牵头人把档案工作落实到岗，责任明确；通过建立档案考核机制和奖惩机制对所涉及档案工作的相关部门进行考评和奖惩，把部门绩效纳入其中。在实施过程中，及时地修改和完善工程竣工档案资料管理制度和管理办法。

（2）强化日常的管理，部门设置一个工程竣工档案资料管理人员进行部门资料的统一整理、汇编，在档案收集过程中，应紧密和工程实际施工实体相结合，并与之相符，加强对内（部门间）和对外（业主、监理、设计）沟通与协调。

2.3 明确统一收集、整理、归档的具体要求

按照国家和行业主管部门的有关规定、办法、标准等结合业主所需要求，严格按照规定和要求进行整理归档。需要具体明确统一的内容如下：

施工单位竣工资料归档范围：（包括土建和机电部分归档的范围）；工程文件收集的要求，工程文件的质量要求；工程档案的整理组卷要求：（包括工程文件分类，确定组卷方案；案卷排序和卷内文件排序；页码、页号的编写；卷内目录、备考表、案卷封面、案卷脊背、竣工图编制、声像资料、案卷目录、档案盒、核对原件，制作副本和案卷印制、封装、出版）；工程档案保存、保管；借阅、借出等内容。

2.4 做好档案宣传和培训，提高人员档案意识，培养工程竣工档案资料管理人才

在项目乃至整个公司范围内通过影像、实物图片展、档案实地参观学习以及档案教育培训学习等方式进行档案知识的大力宣传，通过宣传让人员了解档案、认知档案，知道档案在工程建设中的重要作用，提高人员档案意识，熟知工程档案的具体整理归档要求。并通过不断的培养新人，为工程竣工档案资料管理工作提供充足的后备人才，使得工程竣工档案资料管理工作得到良好的延续发展。

2.5 保持档案人员稳定性，减小人员大幅度变动

施工企业人员调动流动力性大，往往不能自始至终完成一项工程的建设。人员的经常变动给工程竣工档案资料管理带来了较大的影响，管理机制得不到良好的运行，出现病态管理，容易造成资料丢失和遗漏，使得资料的准确性、完整性得不到保证。因此，施工企业在档案的整理归档工作中，应尽量力保人员组成稳定。若有特殊原因作出调动或离职，应对所负责的全部资料按规定要求移交，并对接手人交代清楚。

2.6 积极引入新技术,创新管理

全面提高工程竣工档案资料管理水平，必须积极利用计算机技术、信息技术等技术的优势，构建信息化、数字化的工程竣工档案资料管理模式。在实际实践中，工程竣工档案资料管理人员只有树立正确的信息管理理念，掌握信息管理方法，才能逐步建立相应的管理模式。依托网络和计算机，建立和完善工程电子文献资料，逐步实现标准化和信息化。分析工程档案形成的整个过程，不难发现，从立项到竣工验收，所涉及的档案数据和内容都是由不同单位产生的。因此，为保证各单位、各部门、各人员之间的良好沟通，工程竣工档案资料管理部门应有计划地搭建数字化网络平台，为各方提供网络共享空间。这种管理模式不仅可以提高管理效率，还可以降低劳动力成本，实现连续产出。工程竣工档案资料管理人员可以利用信息平台发挥工程竣工档案资料管理信息系统的作用，高效利用档案资源管理数据库，对工程档案进行动态管理，从而保证工程竣工档案资料信息服务的效率。

2.7 加强档案分类管理

为解决工程竣工档案资料管理中档案分类不规范的问题,可以采取以下对策,重点是完善档案分类制度:首先，建立科学合理的档案分类制度是关键。档案管理人员可以借鉴相关的国家和行业档案分类标准，结合建设项目的特点，制定适合本项目的档案分类体系。分类体系应涵盖工程项目的各个阶段、不同性质的材料和相关部门，确保工程竣工档案资料按照明确的标准和规则进行分类。其次，建立明确的档案分类标准和命名规则。在档案分类体系的基础上，有必要制定具体的分类标准和命名规则，使每份档案数据都能清晰地归入相应的类别，并以简洁、规范的方式命名。这有助于提高档案管理的效率，便于后续的查找和利用。同时，加强档案管理人员的培训，提高他们的专业知识。档案管理人员应接受相关培训，了解档案分类的原则和方法，熟悉工程竣工档案资料的特点和内容。他们需要具备一定的专业知识水平，才能根据项目的特点对工作进行合理的分类和组织。最后，推进档案数字化管理。数字化档案管理可以给档案分类带来更大的方便性和灵活性。通过建立电子文献库和数据库，可以更方便地进行分类和检索。同时，数字化管理还可以提高工程竣工档案资料的保存和安全性。

3 结语

由此可见，随着工程建设的发展、社会的进步，工程竣工档案资料要求越来越高，并更加的全面和完善，在工程中起着举足轻重的作用。要想做好这项工作，达到高水平的档案标准，还需完善项目自身的管理制度和管理办法，建立健全管理机构，加强人员档案意识，培养工程竣工档案资料管理人才，认知、熟知档案要求，总结经验，不断学习进步和提高。