现代信息技术与化工档案管理的整合策略

□ 青海格尔木 陈 婕

随着化工企业的逐渐壮大，化工档案管理工作量以及复杂性变得越来越大，这就给档案管理人员的管理工作带来了一定的挑战。化工企业只有化工档案管理的策略，才可以更好地推动迎接挑战。信息技术的发展给化工企业档案管理工作带来了新的思路。在进行化工档案管理时，相关人员有效的利用信息技术开展化工管理工作，可以有效的提高化工档案管理的效率。但是，当前化工档案管理工作由于受到人为、技术等原因，在信息技术应用、精细化程度以及优化效能方面还存在许多问题，严重阻碍了化工企业的发展。因此，为了提高化工档案管理的质量，化工企业必须要重视起信息技术的应用。

一、当前化工企业档案管理工作存在的问题以及影响因素

（一）相关问题分析

1.对信息技术的应用不重视。随着信息技术在各行各业的广泛应用，信息化的发展已经成为了各个行业发展的趋势。要想信息化的发展，信息技术的应用是必然。但是，从目前化工企业档案管理的实际情况看，信息技术的应用被忽视，导致档案管理存在着一些漏洞，不利于企业的健康发展。具体表现为：化工企业的档案管理人员乃至领导对信息技术的应用都不够重视，认为只要按部就班地进行管理就可以，没必要对其工作进行信息化的创新，从而导致化工档案管理工作难以实现信息化的改革和创新。

2.精细化程度比较低。化工档案管理的精细化程度直接影响着档案管理工作的效果，也影响着化工企业未来的发展。当前，随着信息化档案管理工作的不断发展，利用信息技术提升档案管理精细化的程度是必然的。但是，目前由于化工企业档案管理理念的落后，许多档案管理人员仍采用旧的档案管理模式，一定程度上降低了档案管理的精细化程度。目前，一些化工管理人员在化工档案管理的程序的精细化以及内容的精细化上都存在问题，严重地阻碍了化工档案管理的效能。

3.化工档案管理信息化建设不足。虽然一些化工企业档案管理人员认识到了化工档案管理信息化的发展的重要性，但是在具体的信息化建设方面还存在许多的不足。部分化工企业不善于引进信息化的管理系统以及设备，并且也不善于引进具有高素质、高信息素养的专业人才，导致信息化硬件设施建设以及团队建设存在不足，严重阻碍了化工档案管理工作质量和效率的提升。

（二）影响因素分析

1.人为因素。人是从事任何工作的重要参与者，也是工作效率的重要影响者。对于化工档案管理工作而言，档案管理人员的综合素养情况直接影响着化工企业档案管理工作信息化发展的效果。在具体的档案管理工作中，如果相关档案管理人员缺乏信息化的管理意识，在工作中不善于把信息技术应用其中，管理手段和方式比较落后，势必会影响档案管理信息化的质量和效率。同时，管理人员对信息技术的理论和实践知识掌握不牢固，业务能力和水平比较低，也会直接影响档案管理信息化的建设。此外，管理人员的工作态度，工作积极性等都会影响档案管理工作的有序开展。因此，为了更好的推动档案管理工作的信息化发展，化工企业必须要重视起档案管理人员的综合素养提升。

2.技术因素。科技是推动档案管理工作不断创新和改革的原动力。所以，技术对于员工企业档案管理信息化的发展是非常重要的。当前，化工档案管理主要应用的技术有大数据技术、计算机技术、物联网技术等。化工企业档案管理人员有效地应用这些技术，才可以更好地对化工档案资料进行精细化的管理，从而提高化工档案管理的效率。目前，技术在化工档案管理工作的主要影响表现：资料整理不全面、不清楚，导致档案制定难以符合化工企业的实际需求，并且技术工作者对相关的软件以及设备应用方法难以掌握，缺乏必要的技术应用经验，导致操作失误不断出现，严重影响化工企业的未来发展。

二、信息技术在化工企业档案管理工作应用的意义分析

（一）可以优化档案管理的内容

在传统的化工档案管理中，多数管理者支持对化工企业的活动以及现成的一些资料进行整理，并且他们在整理档案资料时经常会带着一些偏好。这样的档案管理具有一定的随意性，难以保障档案资料整理的质量，而且也不利于今后档案资料管理的方向和内容与时俱进的调整和更新。现代信息技术在化工企业档案管理中发展之后，管理者可以在整个档案管理的初期，利用信息技术在网络上对一些资料进行调研，及时地了解人们对化工档案管理的需求，这样不仅可以有效更好的满足大众的需求，而且可以优化档案管理的内容，提高档案管理的效率。

（二）可以提高档案资料管理的进程

在以往的化工档案管理中，由于档案管理的条件比较差，当时信息化建设还不足，许多管理者无论是在资料的收集还是整理方面，都采用非常传统的方式，这样的方式不仅费时费力，而且会耽误档案资料管理的进程，从而不利于化工企业快速的发展。信息技术和化工企业档案管理融合之后，可以有效地解决传统管理的不足之处，相关管理者可以利用现代化的办公软件以及信息化的技术进行资料的收集、整理，并最终编制最终的电子档案管理库，可以有效地加快档案管理整个工作的进程，从而有效地为化工档案管理工作效率的提升提供保障。

三、现代信息技术与化工档案管理工作有效整合的策略分析

事实证明，在化工档案管理工作中，信息技术的应用具有重要的价值和意义，它不仅可以改变传统化工档案管理模式的不足，优化档案管理的技术，而且可以提高相关管理人员的工作效率，促进化工企业的战略发展。但是，目前化工档案管理中信息技术的应用还存在许多不足之处，化工企业必须要重视起信息技术的整合应用，创新化工档案管理的信息化策略，才可以更好地推动化工档案管理效能的提升。具体策略主要有以下几点。

（一）强化化工档案管理的专业团队

专业的化工档案管理专业团队建设对于化工档案管理工作来说是非常重要的。管理人员是开展化工档案管理工作的重要人员。管理人员的综合素养水平直接决定着化工档案管理的质量和效率。通过以上分析我们知道，当前专业管理人员的综合素质低已经成为化工企业档案管理质量低的重要影响因素。当前，化工企业部分档案管理人员无论是在业务能力、信息化素养以及职业素养方面都存在一些问题，严重地阻碍了档案管理工作的提升。所以，化工企业要想提高化工档案管理工作的质量，必须要强化管理团队建设。只有建立起高质量、高素质的管理团队，才可以促使化工档案管理朝着更好的方向发展。首先，化工企业要重视高质量、高素质的化工档案管理人才的引进，在招聘环节做好严格的把关，把应聘者的档案管理业务知识、职业素养、信息化程度等作为硬性的岗位人员录用指标，在人员录用之后，也要注重系统的、专业化的培训，培训之后才可以上岗；其次，对化工档案管理人员进行定期的考核，重点对他们的业务水平、工作态度、信息化技术的应用等进行重点考核，一旦发现某一方面的不足，要及时的对他们进行培训；最后，完善培训机制。化工企业要对现有的化工档案管理人员进行定期的培训，主要从业务能力、职业道德以及信息技术等方面进行培训。针对业务能力方面，化工企业要定期派专业的人事开展有关化工档案管理的专题讲座，传授他们基本的理论和实操知识，以提高他们有关化工档案管理的专业水平。针对职业道德方面，化工企业要以案例分析的形式，帮助他们了解有关化工档案管理的重要性，以及不认真、不积极地对待工作的后果，以更好地帮助他们提高思想高度，树立起正确的工作态度，以在日后更加积极地从事化工档案管理工作。针对信息技术方面，化工企业要聘请专业的人事，对信息技术的理论和实操知识进行专业的指导教育，以更好的提高他们的信息技术素养，从而为化工档案管理信息化的开展提供保障。

（二）强化对信息技术应用的重视

相关人员对信息技术应用的重视程度直接影响着化工档案管理信息化发展的程度。化工企业从管理层到基层化工档案管理人员对信息技术的应用引起足够的重视，对信息技术的优势有足够的认识，才可以更好地推动化工档案管理信息化的发展。但是，目前部分化工企业的领导以及基层工作人员的对信息技术的应用意识还不够，仍秉持着传统的化工资料管理理念，导致信息技术难以融入到化工档案管理工作中。即使一些员工尝试运用信息技术进行化工档案资料管理，但是由于缺乏必要的管理激情，也导致信息技术难以很好地融合到化工档案管理工作中。因此，要想更好地开展化工档案管理工作，化工企业必须要强化信息技术与该工作的整合。首先，领导层要对信息技术在化工档案管理中的应用引起足够的重视，只有他们重视起来，才可以督促员工积极地应用信息技术解决当前档案管理的问题。领导层要根据当前化工档案管理工作的现状，制定有关信息化管理的制度，用制度约束和激励员工积极地开展信息化的档案管理工作。例如，化工企业可以制定信息化管理的奖惩机制，对信息化化工档案管理表现优异的员工，给予精神以及物质上的奖励，以用此激励员工积极地投入到信息化的档案管理中。同时，要定期开展有关信息化档案管理的专题讲座，唤起员工对信息技术的应用意识，以有意识的在今后的工作中开展信息化的档案管理工作。其次，化工档案管理人员也要在日常工作中，认真地学习信息技术的相关知识，以更好地利用其优势开展档案管理，以提高档案管理信息化的程度。

（三）健全化工档案管理信息化的系统

信息化的档案管理系统对于化工档案管理工作来说是至关重要的。化工企业要想促使档案管理工作信息化的发展具有保障，必须要强化信息化档案管理系统的建设。在具体的化工档案管理中，如果没有信息化的管理系统作支撑，那么化工档案管理工作就很难朝着信息化的方向发展。所以，化工企业要重视起信息化管理系统的建设。要想信息化系统更好地建设开展，化工企业需要从硬件和软件方面进行优化。首先，化工企业要根据自身企业档案管理的特点，引进适合的信息化管理软件系统，利用化工档案管理软件系统可以有效地实现资源共享，建立完成的档案数据库，促进化工资料管理信息化更好发展。如，会博通化工档案管理系统。该系统是化工材料行业使用得比较多的一款综合档案管理平台，在档案管理方面确实更有优势，更为专业性，可以有效地解决化工档案资料管理的各种问题，以更好的实现化工行业的更长远发展。其次，强化信息化硬件设施的投入。化工企业要加大计算机，存储设备等硬件设备的投入，为化工档案管理信息化的建设提供必要的物质保障。并且，在设备信息化设备选择时，化工企业要注重设备的性能和存储空间，以更好地保障档案资料的安全、有效的存放，从而提高化工档案管理的质量。最后，化工企业要重视大数据技术、互联网技术的引用，并与时俱进进行技术的更新，利用技术为档案信息化管理系统的建设提供坚实的保障。

（四）利用信息技术优化化工档案管理的方式

化工档案管理的方式的优化和创新是档案管理工作的关键。在信息化的时代，化工档案管理人员只有借助现代化的技术进行管理方式的应用，才可以更好的提高化工档案管理的质量，从而提高化工企业在市场的占有率。但是，目前许多化工企业让采用传统纸质的化工档案整理方式，这样的化工档案管理方式不仅会造成化工档案管理的漏洞频出，而且不能够为企业的发展提供依据。信息技术和化工档案管理的整合，可以有效创新化工档案管理的方式，为相关管理者的工作提供新的管理思路，有效便利了管理者的工作，显著提高了他们的工作效率。所以，在开展化工档案管理工作，相关管理人员可以用信息技术去创新档案管理的方式。首先，相关档案管理人员在档案管理的初期阶段，可以利用信息技术与使用者进行交流沟通，了解他们的实际需求和意见，以为档案资料的管理提供保障，从而提高档案资料管理的有效性；其次，在管理的过程中，相关管理人员可以利用网络查看档案资料管理的时间节点和内容，以便及时了解档案管理的进度；再其次，在资料整理结束之后，档案管理人员也可以利用信息技术对资料进行宣传，使用者可以及时的做出点评，以便管理者及时的进行优化和调整。

（五）利用信息技术加快档案管理的进度

传统的化工档案管理以人工的形式编制纸质的资料，会耗费大量的人力，编制的进度也比较慢，并且也容易出现错误，一定程度上会影响化工企业的发展。而档案管理人员可以有效的应用信息技术提高档案管理的速度和进程。首先，管理人员可以利用现代化的办公软件对资料进行收集、分析和整理，最终编制成电子版的档案资料，有效的缩短了档案资料收集到最终完成的时间，从而提高了档案管理的进程；其次，化工档案管理人员还可以利用录音笔和摄像机进行化工档案资料的存储，改变了传统纸质存储容易丢失的问题，有效的提供了档案资料存储的效率，从而为化工档案管理信息化的发展提供了技术支持。

四、结语

在信息化的时代，传统的化工管理方式以及技术已经不再适应化工企业的信息化发展。化工企业只有有效的摒弃传统化工管理工作的弊端，才可以更好的推动化工企业的可持续发展。信息技术和化工档案管理的有机整合，为化工档案管理带来了新的契机，从本质上提高了化工档案管理的质量。因此，化工企业相关档案管理人员要重视起化工档案管理工作与信息技术的整合，有效发挥信息技术在化工档案管理的优势，有效优化化工档案管理的内容、方式，树立起全新的化工档案管理的理念，以更好提高化工档案管理的有效性。