供电企业基建系统与档案系统衔接探究

●张 婧 薛风华 贾腾飞 温林昌 张杰贤

一、背景

在企业管理实践中，各类管理系统在不同的管理环节和任务中使用，系统管理着企业业务、运营相关的重要数据，受管理系统之间信息不兼容问题的影响，管理系统内部数据重叠和信息孤岛问题也越来越突出，讨论管理系统之间的数据互动、资料的合理使用显得十分重要，加强管理系统之间的衔接势在必行。与此同时，伴随着国家的信息化进程，档案信息化进程也日渐加速,电子文档以其数量丰富、多样化、使用方便等优势成为了信息时代信息记录与传播的首选方法，国内学者近年来对于电子文件单套制归档的研究呈上升趋势，对于单套制的研究已成为国内档案学者研究的热点[1]。《中华人民共和国档案法》于2020年6月20日修改并通过，第37条明显强调“电子档案与传统载体文档具备同样效用，可以以电子形式当作凭证使用。”电子档案的法律效力获得了确认[2]。在供电企业中，立足信息时代我国国情，以《中华人民共和国档案法》的修订为背景，关注和探索电子文件单套制归档的理论及实践，解决档案管理系统与企业主要业务系统的连通和融合，解决电子文件单套制归档的痛点问题，为我国电力企业推行电子档案单套制试点工作提供借鉴意义。

电网基建管理系统与档案管理系统之间的连通与衔接，是实现档案信息化管理、单套制档案存储的重要环节。将两个相对单独的管理体系进行有机整合,才能做到信息档案的统一管理。开展电网基建管理系统与档案管理系统之间的衔接模式研究，已经成为档案管理单位的重要研究内容。在电网基建管理系统与档案管理系统优化整合的过程中，相关工作人员需要在对两个管理系统进行充分了解的基础上，对新型的优化方式和整合模式进行探究和创新，才能增强电网基建管理系统与档案管理系统优化整合的整体水平。

二、两个系统的功能和衔接的必要性

1.电网基建管理系统。供电企业电力基础设施的范围很广，涉及基建的方方面面。与其他项目管理信息系统一致的是供电企业基建管理系统具备从立项、前期准备、正式施工、进度管理到竣工验收的全部功能流程。与其他领域的工程管理过程相比，电力基建管理系统更加注重应用质量理论，保障工程质量和进度。电力基建工程与其他工程相比,具有技术要求高、施工范围广、工程后期需要专业人员维护的特点。基建管理体系适用范围包括国网层面、省公司层级、现场层面等。按照标准化项目管理功能建立了五个项目管理模型，以满足国网公司建设的全过程管理人员。在工程项目进展方面、安全质量方面、项目技术方面、公共管理方面等和网省公司通过数据交换平台能实现全过程的信息传递和跟踪管理。利用基建系统，通过业主项目部、监管项目部、建设项目部的现场管理，录入现场管理相关资料，实现系统管理，建立全面、多维的施工标准化管理体系[3]。基建管理系统的具体功能包括：工作平台功能、公共管理职能、技术经济管理职能等主要部分。供电公司基建管理系统功能复杂，涉及人员、事项、时间段众多，需要在充分了解系统工作过程的基础上，针对性地制定基建管理系统与档案管理系统之间的衔接融合方案。

2.档案管理系统。档案管理系统的主要功能是通过统一、规范的体系来规范整个档案文件管理工作过程。目的是汇总和整合电子化档案文件，并能够提供完整的文档数据公开的信息服务平台。在档案数据采集阶段，档案管理系统的功能主要是对相关资料数据进行流水式采集。在档案数据的利用阶段，档案管理系统为用户提供了便捷的查询功能。在信息时代，掌握档案资料、并对档案数据进行分析，具有巨大的意义。然而，若要实现数字信息与数据资源的综合利用，第一步的任务就是实现信息数据收集。由此可见，档案管理系统与企业其他管理系统之间的衔接非常必要，有效地衔接将打通档案信息数据流，为公司的管理决策运行提供了更为高效、完备的数据资料保障[4]。

3.多系统衔接与融合的必要性。档案管理系统与电网基建管理系统的连接状况，直接影响了各个系统的效率和运行效果。对于电网基建管理系统的具体业务能力而言，其稳定工作依赖于数据管理的支持，因为档案管理系统中保存着大量的历史数据，如果二个管理系统之间进行了无缝连接，电网基建管理系统就能够和档案管理系统进行数据资料的互换与使用，工作效能将会明显提高，档案管理系统的综合价值也将会更为的明显。此外，两个管理体系的衔接，对公司运营成本管理和工作品质管理都有着很重要的影响，如果两个系统之间无法实现有效衔接,则在管理的工作实践中，需要完成大量数据信息由一个系统向另一系统的转化，工作周期就会被延长，相应的成本费用也会明显上升，导致管理工作效果的显著性降低[5]。因此,在工作实践中加强电网基建管理系统与档案管理系统之间的有效衔接工作就十分关键。

三、系统衔接的实施方案

1.工作总则。（1）对基建和工程档案管理衔接工作严格执行统一领导、分类管理的原则，以保障基建及工程项目档案完整性和安全，便于各管理工作的利用。（2）电网基建系统应嵌入保管期限、分类表等归档信息，便于输出符合国家标准归档格式的项目凭证、物料账簿、项目实施报表等项目资料。（3）档案系统应能够高效接收、管理、使用电网基建工程项目档案，并建立起与基建工程项目档案之间的相互检索关系。（4）认真做好基建工程项目档案管理工作，逐步建立并健全对电子项目资料的建立、搜集、整合、存档交接的电子化处理流程。形成电网基建工程项目文件的搜集、保存、统计分析、使用等工作制度，并采用有效可靠的安全保护技术手段与安全措施，以确保电网基建工程项目文件在传输和保存过程中的真实、全面、可用与安全。（5）基建管理系统操作人员和技术人员负责将应当归档的电子资料按照归档范围和归档要求整理，定期生成电网基建资料的元数据库，向档案管理系统移交。（6）档案管理机构负责定期对新接收的基建项目档案进行审查和确认，并对电子资料的收集、整理、归档移交等工作进行指导和监督[6]。（7）接收进入档案管理系统的电子数据应当根据DA/T70-2018相关规定，定期进行档案文件真实性、完整性、可用性和安全测试。（8）加强基建项目档案的安全保密管理，涉密电子文件和基建项目档案管理按照国家有关保密规定执行。

2.系统衔接的技术方案。档案管理与电网建设管理的衔接对管理的总体提升来说具有突出的价值，但是两个系统是相对独立的系统，在系统的衔接实践中,需要克服系统之间的差异问题以及统计信息规范准则不一问题。供电公司的基建系统存在项目信息数据量大、信息强关联、涉及主体多等特点。基于上述需解决的问题和供电公司基建系统的特点,本文采用了建立中间数据库、制定元数据方案的方式解决两种系统的数据问题。（1）中间数据库。采用“中间数据库”方式，就是在电网基建系统和档案管理系统之间建立一个新的关系型数据库。电网基建系统提供用XML封装的数据包,并将数据写入中间库，而档案管理系统则根据需求从中间库读取数据并插入档案系统中对应的模块供本系统使用，实现了电网基建系统数据归档到档案管理系统的功能。这种方式使档案管理系统需要电子公文数据时，不再通过联机或脱机方式从电网基建管理系统获得，可直接实现共享，提高了数据交换效率。基建管理系统与档案系统之间通过数据交换中间库的工作流程如图1所示。（2）元数据方案。元数据是指描写了电子文档或者电子文档中的信息内容、历史背景、构成以及管理流程的数据信息，包括了电子文档的著者、题名、存放地点、保存空间大小等,在实质上是表示数据信息的内容数据信息[7]。元数据管理可以提高电子文档的真实性、完整性、可靠性、可用性，有效维护电子文档的信息特性，从而方便人们对电子文档内容的认识、处理、传递与使用，已成为电子文档信息管理工作中至关重要的内容。项目建设过程中形成的、具备特殊保护意义和存档保管功能的一组有联系电子文档，以及元数据的综合形成电子文档。元数据与电子文件、电子档案有着密切联系。电子文件是国家机关、社会团体以及个人在完成其规定工作或代办事项的过程中,利用电脑或电子设备所产生、办理、传递和保存的数码格式的各类数据信息记载。电子文件主要由信息内容、构成、背景等构成。按照电子文档的构成三要素理论和GB/T18894—2016《电子商务文件归档与电子商务档案管理规范》,将内容、结构、背景三要素成为电子文档的主要内涵,以确保电子商务文书在存档后仍有凭证价值,并指导电子商务文书归档和电子文档保管管理等工作。电子档案是带有凭证、查考和储存等价值，归档保管的电子产品档案。当拟归档的电子文件达到了质量和归档程序两方面要求时,可以转化为电子档案。

图1 基建管理系统与档案系统之间数据衔接流程图

对于电网基建系统而言，CJJ/T 187—2012《建设电子档案元数据标准》的适用性、针对性更好，但在实际电网基建项目中，会产生大量照片类、录音录像类电子文件，针对这部分电子文件，CJJ/T 187-2012《建设电子档案元数据标准》的适用性不足，并且其与归档记录相关的元数据不够详细。为了弥补这部分不足，电网基建系统元数据方案可以以CJJ/T 187—2012《建设电子档案元数据标准》为参考，拓展DA/T 46—2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 54—2014《照片类电子档案元数据方案》、DA/T 63—2017《录音录像类电子档案元数据方案》中针对性强的元数据部分，形成适用于电网基建系统的元数据方案。

四、系统衔接中的其他问题

1.电子签章。电子签章是电子签名的技术体现，其特点是通过影像处理术、加密解密技术和数字签名技术达到了与传统纸质文档签名方式一致的数据可视化效果，并通过使用电子签名技术保证了电子商务文件中数据资料的完全,真实感，可验证性及其对签字者的不可否认性。

对于电网建设体系中的网络电子签章技术应用，可充分发挥现有PKl体系，有效减少了网络系统建造成本。通过建设供电企业签字信息系统，受理和核实工程中的所有用户（包括建设、设计、监理、施工等单位的企业和个人）的工程登记信息和对数字证书的申报资料，向CA申报数字证书并组织签发、保存和管理等工作，同时与工程项目管理应用体系实现深度融合，对工程文书实施网络电子签字，并承接了PKI管理系统中RA和应用接口系统的各种功能。作为电网公司基建体系的主要部分，完整的电子签字管理系统由身份确认、证件信息管理、计算机签字等模块构成，应定位于后台的基础业务上，为全行业信息系统提供计算机签字支持服务，为个人用户提供证件信息管理、身份验证等基础业务。由个人用户向计算机签字管理系统提供登记信息、数字证书的核发申报、吊销申请等，经核实通过后由管理系统向国家CA认证管理中心递交申请表，并在获取数字证书和私钥密码后，完成存储签发与保管的工作。电子签章系统与基建管理系统深度融合，并内嵌基建管理系统后台,用户在电网基建管理系统中完成电子文档签章，在形成合法有效的工程电子文档后直接存档在档案管理系统中。

2.时间戳。时间戳是一种经过信息加密后形成的独特的带有规范格式的电子文件[8]。目前,人们已经把现有的专门开展时间戳设施和业务的组织都称作时间戳业务管理中心，时间戳包括了可信时间戳和非可信时间戳。可信时间戳是由国家权威可信时间戳业务管理中心所出具，能够证实数据信息电文在某个时点是已经形成的、信息完备的、可验证的、具备法律效力的电子证据。基于国际时间戳标准规范《RFC3161》,可信时间戳的技术基本原理是将使用者的电子数据统计信息的Hash值包装为可信时间戳请求发送给时间戳业务管理中枢，在此基础上绑定由国家权威时间机构确保无法修改的日期信息，从而形成了无法篡改的时间戳文档。通过时间戳技术可以有效避免档案文件被人修改或变造，是确保档案数据安全的重要措施。

五、总结

促进电网基建管理系统和档案管理系统的融合,是实现电子文档单套制归档的重要途经，符合档案信息化的发展趋势。对基建管理系统中形成的原生电子文档到电子存档的过程离不开系统衔接方案和元数据规范，本文在分析两个系统特点的基础上，设计了适用于两系统衔接的技术方案和元数据方案，并产生了电子签章、时间戳技术在系统数据双向传输中的重要作用。推动电网基建管理部门和电子归档部门之间的协调合作、进一步完善业务管理信息系统与电子归档管理系统的直接互动，有助于档案单套制管理和档案资源的有效利用，有利于提升企业运营效率。