防疫常态化背景下高校突发事件档案工作模式研究

2023-01-26窦海燕

佳木斯职业学院学报 2022年12期

窦海燕

（江苏财经职业技术学院，江苏淮安 223003）

2020年新年伊始，新型冠状病毒肺炎COVID-19在全球突然暴发，世界卫生组织将其定性为“国际关注的突发公共卫生事件”，中国启动了史无前例的最严格、最彻底的防控举措。疫情暴发以来，高校根据中央、省市各级要求并结合自身实际，全面落实防控举措，并在做好疫情防控的同时，采取多种方式开展线上教育教学工作，也产生了大量疫情防控期间的特殊档案，做好疫情防控档案的收集整理利用对档案工作者是一个考验。在目前国内疫情基本稳定，防疫成为常态化的大背景下，高校开展面对重大突发事件的档案工作模式研究，具有现实意义。

一、高校突发事件档案的内容

根据2021年6月1日正式实施的国家档案局第16号令《重大活动和突发事件档案管理办法》，“突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”［1］

高校突发事件是人为原因、自然原因或社会政治原因等多种因素引发的，无法事先预测，在校园内突然发生的，或者事件发生在校外，但与学校的人、事、物有密切联系的，同样对校园正常管理、教学、生活秩序造成巨大影响的事件。社会公众对涉及高校的突发事件关注度极高，事件处置不当或不及时，会在事情的基础上迅速发酵放大，甚至流言谣言四起，非常容易破坏正常校园秩序，给高校管理工作和师生身心健康带来巨大压力。突发事件档案是高校在处理突发事件过程中直接形成的文字、图片、音频、电子信息等各种原始资料，是对事件有价值的最真实的记载，它是高校对事件进行系统、科学、客观的分析与总结，以及对将来进行警示防范的重要参考资料，突发事件档案也是属于高校档案资源基础建设，构建“高校记忆”特殊而重要的组成部分。

按照高校管理的特点，高校以下几种类型的突发事件发生频率较高。一是公共卫生类突发事件。包括传染性疫病、食品卫生安全事故等，如2020年江苏徐州某大学独立学院22名学生诊断为肺结核，给师生健康安全带来极大影响，也引发了舆论强烈关注。二是公共安全类突发事件。包括消防安全、交通安全、实验室安全等。此类突发事件易直接导致人身伤亡，危害性较大，容易在校园中形成不安、恐慌的情绪，甚至可能导致伤害再次发生，对社会、校园的安定造成威胁。三是大规模群体性突发事件。包括国内外重大政治事件引发的影响校园安全稳定、校园内部管理服务不足引发师生的不满等问题，如引起集体静坐、示威、网络串联引发舆情等。四是心理健康类突发事件。高校学生心理健康类事件发生呈增长趋势。学生的意志、性格不成熟，敏感而脆弱，缺乏抗压性和自我调节能力，容易导致心理异常和扭曲，在家庭、学业、恋爱、人际关系等各项活动中存在的极小问题，往往都能够成为突发事件的诱因。五是自然灾害类突发事件。包括洪水、地震、极端恶劣天气等自然灾害，一旦发生将对师生的生命安全和财产安全造成严重危害。

二、高校突发事件档案的特征

（一）产生的不确定性

这是高校突发事件档案最主要的特征。高校人员密集性大，集体的连接度高，人群来源广，思想活跃，活动频繁，事件发生的时间、地点和方式无法提前预知，前因后果无法提前预料和把控，相关档案的内容、产生时间也就存在着不确定性，只能随着事件发展而随机变化。

（二）来源的分散与内容的广泛性

突发事件的发生往往一果多因，可能涉及政治、自然、环境、人员、心理等众多方面，事件的发生因素相互交织。突发事件是突然爆发的，但是事件过程有潜伏期、发生期、高潮期、缓解期、恢复期几个阶段，而且在处理过程中还有反复的可能。从事件的发生、应对、发展到处置结束，档案的涉及面极广，且并不属于日常归档范围。它既有国家层面的法律法规，上级的指示精神，有来自如公安、国安、消防、卫生防疫等部门的调查材料、处理决定，有学校党委、行政、宣传、教学、学生、保卫、后勤等参与事件处置部门形成的会议记录、通知、申请、报告、决定以及对事件的详细调查材料，有学校师生参与事件形成的材料，以及事件导致的正负面舆情材料、媒体网络宣传报道等，这一系列原始材料从各角度各环节完整、客观记录了事件的整个过程。凡是在事件过程中有价值的各种部门、载体的记录材料都要纳入收集范围。

（三）载体的多样性

现代社会信息来源载体具有多元化特点，要坚持“大档案”的观念，尽可能地完善档案的收集范围，除了传统的文书、实物、照片档案外，还有新媒体类平台的相关内容如网页新闻、官微、官博、贴吧以及社会自媒体的相关信息内容，都要纳入收集范围，才能全面系统地反映事件的全貌。这就要求档案工作人员也要具有较强的信息素养和收集工作敏锐性，及时主动地收集归档相关信息和工作记录。如果在事件发生时因特殊原因没有能及时收集完整，也可通过开展口述历史研究，将经历过重大事件的师生员工的“个人记忆”落实为档案。

（四）形成的阶段性

对突发事件的处置短则数日，长则数月，在这个阶段内档案会迅速地大量地形成，事件处置完毕后，基本不会再围绕此事件形成材料，也不再是相关部门的工作重点。因此，档案部门要及时开展收集，加大收集力度，防止档案散失，要同步开展设计简洁实用的专题档案数据库和开展专题档案编研，为整合档案资源奠定良好基础。

三、高校突发事件档案工作的价值

（一）留存凭证

档案是高校记忆的主要呈现方式，是历史的真实反映。档案具有记忆属性，但是档案并不是“记忆”本身，它是集体（社会）记忆的实物表现形式。在突发事件中留存的原始档案资料，是记载高校在特殊时期应对危机最完整和直接的“第一手材料”，具有不可替代的凭证价值，是高校档案资源特殊而重要组成部分，它真实地再现历史事件发展的轨迹和过程，在未来研究此段历史经验时，它是最有说服力、最权威可信的资源，对今后的追根溯源、工作查证、表彰追责、历史研究等，具有十分重要的意义。

（二）总结经验

档案是历史的镜子，加强突发事件档案建设，是高校在发展过程中的特殊总结。突发事件档案可以展现现实，多层次、多侧面、多角度地反映现实高校文化内涵，在档案中探寻事件内在的规律，探索经验教训，可为高校治理重大突发事件提供经验和理性认识，为未来发展中预防和应对类似事件的科学决策提供历史借鉴。

（三）教育警示

突发事件档案是高校开展安全警示教育的重要资料来源。加强突发事件档案建设，是对非常时期或校园特殊事件中的经验教训的完整总结。发挥突发事件档案的警示、教育、宣传作用，通过突发事件档案可以帮助学校管理者和师生了解历史经验教训，构建有效的突发事件预防体系，提高事件应对能力。如通过展示心理健康事件档案编研成果，对师生进行心理知识宣传与教育，引导师生注重心理健康，减少类似事件的发生。又如在新冠疫情防控过程中，协助相关部门利用档案资源开展宣传，让公众及时了解疫情知识，加强科学信息传播，增强抗疫信心。还可以利用档案展示其间涌现的先进模范人物的榜样力量，倡导校园正能量，促进师生心怀家国、勇于担当。

四、防疫常态化背景下高校突发事件档案工作模式的构建

（一）健全面向突发性事件的档案应急响应机制

2020年颁布的《中华人民共和国档案法》第二十六条，“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。”［2］给予档案工作有力的法律保障。要从顶层设计层面明确档案部门响应与参与机制，将档案工作嵌入各项工作系统和各项应急预案中，明确职责，形成突发事件下健全完善的档案网络，使突发性档案工作规范化、科学化。

（二）构建高校突发事件档案应急预案框架

一方面学校要加强顶层设计，重构工作流程，建立科学、规范、切合本单位实际情况的档案工作流程及其运行保障机制。档案部门要“未雨绸缪”，制定《重大活动和突发事件档案管理办法》，还要开展多方调研，针对高校易发的不同类型的突发事件，编制不同类型的档案工作预案。预案的内容要细，指导性要强，要对应不同类型事件界定不同的立卷归档范围，规范收集整理标准，构建起高校突发事件档案预案的基本框架。另一方面，在事件发生后，档案部门要立即启动预案，主动与相关部门联系沟通，建立起通畅的资源收集渠道。根据事件的发展进程和事件性质，按照预案框架，制定档案工作细则，全程跟进，保证档案工作在突发事件处理过程中不缺位。

（三）加强“收、管、用”，优化突发事件档案管理策略

1.突发事件档案的收集

档案的“收”永远是档案工作最关键最基本的问题。有完整的“收”，才有规范的“管”和有价值的“用”。

突发事件档案的收集要遵循的原则。一是要遵循应急处置优先原则。虽然档案部门要在第一时间介入档案收集工作，但是鉴于处置突发事件时间的紧迫性，档案的收集要灵活应变，此时首要保障的应该是事件应急处置顺利进行，档案工作者可密切关注事件发展但不可影响事件处置工作，当事件初步平稳后，及时开展收集工作。二是要遵循应归尽归原则。由于突发事件档案具有阶段性特征，在收集突发事件档案过程中，如果错过了收集的最佳时机，容易造成档案缺失的遗憾。要坚持“宁宽勿严，宁多勿少，宁滥不缺”，先广泛收集而后再进行整理、鉴定，形成最终归档档案。三是要遵循保密原则。突发事件在没有妥善处置完毕前随意散播相关信息会造成较大的社会负面影响，某些事件也可能会涉及机密以及涉及个人隐私，档案工作者在收集过程中要增强工作责任感，严守档案保密制度。

突发事件档案要创新收集方式。国家档案局发布的新冠肺炎疫情期间防控档案工作的通知中明确提出“各级档案部门要充分利用现代通信技术，灵活采用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等适宜方式，加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。”［3］在互联网时代，各种办公与教学APP、QQ、微信等都是重要的工作手段，在新冠疫情防控期间大量的文件、通知、信息都是通过新媒体平台发布的。在这种特殊时期，档案部门要打破常规模式，要变后端保管为前端干预，运用采取主动收集、跟踪收集、线上线下同时收集、合作收集、征集等多种收集方式，保障档案在第一时间应收尽收、应归尽归。面对档案载体的多样，档案部门就要做好收集与归档方式的应变准备，使突发事件档案资源更加详细和立体。

2.突发事件档案的管理

在资料大量收集后，档案部门要及时组织专业人员进行鉴定，对缺少的资料及时补全，有疑问的资料要进行认证，去粗取精，去伪存真，开展专业规范的档案整理。

高校突发事件档案与传统文书档案不同，它不属于某种单独门类档案，也没有固定的组织机构，不能按照一般文书档案整理。对于突发事件档案应以事件发展时间线为轴，使用专题档案的形式，统一保管期限，相对独立地进行编目与排架，维护事件的内在联系，杜绝同一个事件档案因按照不同门类档案被分散保管后，对信息编研以及后期利用造成不便的弊端。

3.突发事件档案的利用

突发事件属于低频发生事件，利用意义更多在于它的警示作用。档案部门要有效利用有关专题资料，要从提高突发事件档案利用价值及利用便捷性出发，开展突发事件档案的资源信息化数字化建设，对突发事件档案进行原始档案的粗加工的一次文献编研、再对一次文献编研中相关信息进一步提炼逻辑性更强的二次编研、在一次二次编研的基础上进行系统分析开发研究的三次文献编研，对档案进行多维度、多层次综合性开发，形成不同深度的专题资料和编研成果。按照突发事件档案资源的多来源、多种类、多载体的特点，突发事件档案编研的载体类型可划分为以下几种：一是文件类。主要包括事件管理过程中使用的相关政策、法律法规、学校制度、各类记录、报告及上级批复等。二是图片类。主要包括事件管理过程中产生的相关照片。三是音视频类。主要包含在事件过程中产生的录音、录像及其他多媒体技术信息，展示事件治理相关过程。四是网页信息类。妥善整合事件处理过程中的网络反馈内容、新闻媒体报道、官微官博等各方面信息，为事件处理形成记录完整的信息环。