浅谈实验室仪器共享管理系统的建设与管理

林陶然

厦门大学 材料学院 福建 厦门 361005

引言

高校实验室仪器设备的信息化管理是近年来国内高校实验室建设和管理工作中的热点话题。随着“双一流”高等教育强国战略的实施，国家财政对高等教育的投入不断加大，高校实验室的规模日益扩充，仪器设备数量和种类快速增加[1-2]，仪器设备管理的工作量也在不断攀升。如何提高仪器设备管理效率，提高仪器对外开放使用率，使其更好地服务高校教学科研工作，充分发挥其应有的作用，是目前国内高校实验室管理工作面临的重要问题[3-4]。随着物联网、移动互联网、云计算、大数据等新一代信息技术的发展，建设实验室仪器共享管理系统[5-6]，将实验室的仪器设备通过信息化手段进行整合，实现仪器对外开放预约使用的自动化和仪器使用效益统计的信息化[7-10]，成为当下高校实验室仪器设备进行信息化管理的主要手段。

作为实验室仪器设备使用管理的新模式，实验室仪器共享管理系统（下文中部分简称为仪器共享管理系统或管理系统）必然存在逐步完善的过程。笔者通过调研发现，不少高校建成的仪器共享管理系统，确实给仪器管理、仪器开放共享和实验室教学科研工作带来了巨大的便利[11-12]。但也有部分高校建成的管理系统，其运行效果并不理想，系统投入使用后并未达到提升仪器管理效率、为教学科研工作提供便利的预期，反而使得仪器开放共享使用的流程变得更加烦琐，实验室人员相应的工作负担不仅没有减轻，反而加重。甚至于有的系统建成后，被弃之不用。因此，在仪器共享管理系统建设和管理过程中必须要科学论证、科学决策，才能使其更好地服务于实验室教学科研工作。

1 问题分析

高校实验室仪器共享管理系统的建设和管理工作内容繁多，包括建设必要性评估论证、系统供应商调研、招投标、基础设施准备、开工建设、系统调试、项目验收、数据迁移、日常管理维护、阶段性升级等多个环节。一旦其中个别环节存在问题，就会使系统的运行效果打折扣。笔者通过调研，将存在的问题列举如下：

1.1 系统供应商开发的管理系统，其稳定性、可靠性、安全性和易用性无法满足高校实验室仪器设备管理、使用和共享的需求

稳定性、可靠性、安全性和易用性是管理系统的基础性指标，是其能否胜任仪器设备信息化管理工作的关键要素。稳定的实验室仪器共享管理系统，能保证实验室日常教学科研工作的稳定状态不受干扰，提升实验室人员的工作效率；可靠的仪器共享管理系统，能提高仪器设备开放使用率等相关信息统计的准确性，使统计人员和上级部门能通过信息化手段获得真实的数据，进而对仪器开放使用效益做出准确评估；安全的管理系统，能使仪器实验数据避免泄露的风险，保证高校实验室教学科研成果的安全保密性不受威胁；易用性好的管理系统，能使实验室人员无须耗费大量时间和精力来学习和适应系统的使用方法，从而提升他们的管理效率。

当下，随着高校实验室建设的不断推进，实验室仪器管理信息化升级的需求日益增加，越来越多的系统供应商参与了高校实验室仪器共享管理系统的建设。但有些供应商开发的系统，无论是稳定性、可靠性、安全性还是易用性，都未能达到高校实验室信息化管理要求。而有的高校或实验室则未对供应商的资质进行充分细致的审核，对其所提供的管理系统未给予深入和足够的考察，最终导致选用系统的效能难以达到实验室仪器管理信息化的要求。

1.2 管理系统的软件架构未能很好地匹配相关高校实验室的学科特点，且不具备开放的、自适应的升级扩展性

各个系统供应商开发的管理系统，其软件架构可能各不相同，这就导致系统的用户界面和操作逻辑各不相同。而不同高校、不同院系的学科特点也各不相同，故其教学科研模式、实验室仪器设备管理和使用方式也各不相同。因此，有的管理系统可能与某些高校、某些学科的实验室仪器管理模式和信息化需求较为匹配，而与其他高校、学科的模式和需求匹配度较低。如果相关高校或实验室对管理系统软件架构、用户界面和操作逻辑的调研、评估和比较工作做不到位，就会导致系统建成之后，不仅普通用户使用不顺手，管理员维护也不方便，信息化管理效率无形中打了折扣。此外，有的高校学院所在的学科发展迅速，实验室数量和规模扩充迅猛，实验室仪器管理信息化需求的等级不断提高，而其采用的管理系统软件架构较为封闭、陈旧，可扩展性差，那么随着时间的推移，该系统会因为逐渐跟不上学科发展和实验室扩张的速度而沦为信息化升级路上的障碍。

1.3 系统管理员缺乏维护好系统所必需的技能，无法满足信息化发展的要求

高校实验室的教学科研仪器都需要扎实掌握仪器工作原理和精通仪器使用与维护的管理员，才能保证仪器很好地服务于日常教学科研工作；同理，实验室仪器共享管理系统也需要扎实掌握网络服务器技术和擅长操作系统维护的管理员，才能让系统提升仪器管理效率的作用得到充分发挥，满足仪器信息化管理的需求。目前，高校实验室建成的仪器共享管理系统中，有部分是由非信息技术专业的实验室工程技术人员兼职管理，而他们往往在网络服务器和操作系统等相关领域缺少必要的知识储备和足够的经验积累，这对管理系统的正常运行和定期维护是不利的。

1.4 管理系统的数据迁移工作没有做到位，无法确保仪器的管理方式完全信息化

在仪器共享管理系统投入使用之前，实验室的教学科研仪器设备都已建立各自的一套管理信息档案，内容大致包括仪器管理规章制度、仪器操作流程和学习资料、使用记录和实验数据、培训考核结果与上机人员信息、仪器维护与维修记录等。管理系统投入使用之后，仪器管理员务必将对应仪器的管理信息档案进行数据迁移，将其完整地迁移到系统上，才能保证信息化升级前后仪器管理工作的连续性与完整性。有些高校的实验室由于各种原因导致数据迁移工作没做到位，使仪器的管理信息档案仅有部分成功上线管理系统，其他部分仍然游离于系统之外，这样一来，仪器管理员管理仪器就不得不频繁地在系统线上和线下之间来回切换，仪器管理的效率无法得到充分提升。

2 改进对策

实验室仪器共享管理系统建设和管理中存在的各种问题会对系统运行产生不利的影响。因此，要想改善系统的运行效果，需要多管齐下，多措并举，从多个方面进行改进。为此，笔者提出如下改进对策：

2.1 认真做好供应商及其开发的管理系统的调研工作

高校实验室在建设仪器共享管理系统之前，应做好充分的调研准备：①审核并确定供应商是否具备从事开发管理系统的相关资质；②试用不同供应商开发的管理系统，认真分析系统的各项优缺点并进行比较，尤其是系统的稳定性、可靠性、安全性、易用性和软件架构的比较；③结合实验室所在学院的学科特点、学科发展状况、仪器使用管理模式和信息化需求，遴选出最合适的管理系统。在此基础上，可以结合参考该管理系统的市场占有率、用户口碑及供应商的售后服务质量。调研工作应尽可能做到仔细、充分，以保证选用的管理系统达到要求。

2.2 加强信息技术人才队伍建设，必要时组建仪器信息化管理团队

高校实验室在制定仪器共享管理系统建设计划的同时，应着手信息技术人才队伍的建设。所需的信息技术人才可通过招聘引进，也可通过对现有的工程技术人员进行培训实现。不同学院的学科特点、学科发展状况、仪器使用管理模式和信息化需求不同，其实验室建设的管理系统在软件架构上也有可能不同。各学院应从自身实际出发，根据管理系统的软件架构培训或引进符合需求的信息技术人才。有些学院的实验室规模大，建设的管理系统体量大，内容多，架构复杂，在单个系统管理员无法保证系统正常运行时，就需要由学院组建管理团队，由团队中的各成员分工负责系统管理工作的各方面，如系统维护、信息增删和收费统计等，大家各司其职，通力协作，共同把系统管理好。

2.3 认真制定数据迁移工作方案，做好数据迁移工作

实验室仪器共享管理系统建成之后，之前各仪器所建立的各自管理信息档案应当进入新的管理系统，此时认真制定数据迁移工作方案十分重要。制定方案必须做到：①尽可能做到所有仪器设备全覆盖。这样可避免少数仪器档案数据未进行迁移而游离于系统之外，不利于仪器设备的统一信息化管理。②切勿急于求成。有的仪器使用率高，仪器管理信息档案内容多，数据迁移所需时间长，盲目加快迁移工作进度会影响迁移效果，甚至造成迁移失败。③注意兼容性问题。有的仪器管理方式较为特殊，与系统存在兼容性问题，短期内无法顺利地进行数据迁移，需要进一步研究解决办法，完善数据迁移工作方案。仪器管理员在保证仪器正常运行的前提下，可对仪器管理方式进行适当修改，使其适应管理系统。系统供应商也可为该仪器开发定制的兼容性模块，改善仪器与系统的兼容性。④制定迁移工作应急预案。为避免数据迁移过程中因停电或系统停机而影响迁移工作的正常进行，管理人员和供应商应制定切实可行的应急预案，以保证迁移工作的顺利进行。

3 结束语

实验室仪器设备进行信息化管理是一个大趋势，必然会有越来越多的高校实验室推行和实施。随着仪器共享管理系统建设的推进，必将对系统的建设和管理提出越来越高的要求，管理系统的建设与管理工作必然还会遇到新的问题与挑战。这就需要每一位参与信息化管理工作的人员，从各方面努力思考和探索，解决所遇到的问题，使之逐步完善，充分提升仪器共享管理系统的运行效果，提高仪器管理水平和仪器对外开放使用率，更好地服务于高校教学科研工作。