信息化背景下医院人事档案管理改革及策略

孙海涛

临清市人民医院 山东 临清 252600

引言

在医院的整体工作过程中，人事档案管理工作往往是医院的基础化工作之一，可以对医院的医疗人员、护士等内部人员进行评定、考核、选拔等工作，是这些重要工作的必要基础。在医院的人事档案管理过程中，往往因为医院具有医、教、研等综合化的性质特征，与此同时人员的流量较大，人员的种类更是较为复杂的，针对这些特点而言相比于其他的单位、企业而言，医院的人事档案管理工作是较有难度的。在现阶段信息化发展的时期，医院中的信息往往是呈指数增长，这也使得医院中的人事档案管理工作面对的既是挑战，也是机遇。所以，医院应重视信息化背景下的医院人事档案管理工作改革，利用信息化技术促进自身人事档案管理工作的效率化发展，为质量提升奠定良好的基础。

1 信息化背景下对于医院认识档案管理工作提出的要求与优势

1.1 医院人事档案的内在含义

在医院认识档案管理过程中，主要的工作内容便是对医疗人员、护士人员以及医院的其他工作人员进行职业素养、道德、能力等方面的综合判定，并充分结合档案管理工作中的规范条例要求优化且完善的医院人员的详细化个人档案。与此同时，医院中的档案管理内容不仅包括员工的个人详细资料、基础信息，往往还对人员的档案、学术研究、社会价值等多方面的资料管理，很大一部分都是一些图片复印的资料。

1.2 信息化大背景下对于医院档案管理工作提出的新要求

第一，在医院人事档案信息不断增加的过程中能够，人事档案信息的种类也在逐渐变多，这也是当前信息化背景下的主要特点。通常在医院中的人事档案资料中，包含着很多的图像、图片等资料，尤其是这些员工的相关资格证书复印件、学术成果、获取过的荣誉等资料，在这些资料的整理过程中往往需要进行大量纸张复印件的储存，在此之后再进行装订成册，这一过程导致大量的空间被占用，运输或搬运很是不方便，在此时便需要利用信息化技术进行高效率化的资料整理。第二，在医院的档案管理工作中，往往存在着储存时间长、详细内容更新快以及资料的不断在增多，在传统人事档案资料管理过程中，通常需要人工打字或复印的方式进行资料信息的录入，这种传统化的档案管理方式不仅要进行纸张的搬运、拆封、分类等烦琐的工作，通常在记录与管理的过程中由于人为的疏忽或问题出现错误，且纸质版的人事资料不利于保存，易被损坏，大大降低了医院人事档案管理的工作效率与工作质量[1]。第三，在医院单位中往往所涉及的人事档案信息量是繁多庞大的，与此同时还存在着科研部门、人力资源部门、医务科等科室的资料，这些科室和部门之间的关系更是紧密复杂，人事档案管理人员当进行资料档案的查找时通常需要走过很多个部门去一一核对。在此情况下往往流程较为复杂烦琐，所消耗的时间和精力是大量的，在很大程度上影响着整个医院行政工作的运行，严重的情况下往往会耽误医疗治疗工作的开展。所以，在信息化时代下，结合信息化进行人事档案的管理工作，是提升档案管理工作对的重要途径，不仅对其中的工作环节进行了优化和化简，并且还能够保证人事档案能够在信息化便捷的优势中有据可查，确保人事档案管理人员能够更快、更及时地查找到自身想要获取的档案资料。

1.3 信息化时代下医院人事档案管理工作的优势所在

在我国当前的医院单位中，对于人事档案信息化的建设使得档案管理工作内容变得更加丰富快捷，在提高档案资料安全性的同时，充分利用信息化的高效率与便捷促进档案资料管理的完整性，确保了人事档案的及时性[2]。此外，信息化对的投入和建设加快了认识档案的查找速度和效率，整合了综合性的多样资料，为医院单位节省了一定的人力与物力，在节省时间的同时，为工作人员的查找与修改工作提供了大大的便利，进而提升了医院人事档案管理工作的整体工作效能。

2 信息化背景下医院人事档案管理工作中存在的问题

就现阶段的实际情况来看，我国大部分医院中的人事档案资料管理工作中虽已经进入了信息化管理模式中，但是在过程中依然存在了较为不足之处。由于每个医院的情况、技术等因素的不同，往往各个医院单位中所实行的信息化程度也是不同的，然而这些问题的存在都影响着医院人事档案资料管理的效率性和便捷性，影响着医院人事档案管理工作的整体水平。

2.1 信息化意识欠缺，医院基础设施不足

在各个医院对的人事档案管理工作中，大部分管理人员对于信息化管理的意识并不充分，往往存在着一些欠缺和不足。在很多档案管理人事眼中认为仅仅是把人事档案管理工作当成一般情况进行处理和记录，忽视了此工作的重要性和价值所在。在每个医院单位之前，自身的信息化管理水平存在着一定的距离，甚至部分单位还会出现制度漏洞、制度建设不合理等问题[3]。与此同时，每个医院单位中对于信息化管理每年所投入的资金明显不足，资金的短缺造成了很多医院中信息化建设的基础设施不足、硬件设施不足等情况时有发生。这些问题的产生大大限制了当前医院人事档案管理工作信息化建设的进程发展，无法为后续信息化建设提供良好的技术保障。

2.2 信息化建设水平亟待提升，管理方式单一

在当前，我国现阶段的医疗管理系统往往存在着一定的问题，人事档案管理制度的建设亟待完善。在此过程中，信息化工作管理建设的水平偏低，大部分的医院单位还只是停留在初步表面阶段，并没有进行深入。对于人事档案资料的管理工作或多或少会依赖于传统化的纸质档案资料，人事档案的信息化管理也是通过人工的形式进行收集、整理的，这样的管理方式不仅会影响这个工作的管理效果，而且还会在很大程度上降低医院人事档案资料的完整性，为后续的工作开展造成不可避免的麻烦[4]。档案管理工作通常会涉及医院中的很多个科室和部门，员工的个人信息、学术报告、荣誉等信息分别由人力资源部门、教研部以及医务科进行保存管理，在实际操作过程中通常无法避免因为人为的因素出现问题，甚至还会在进行传阅、查找时出现损坏的情况。

2.3 医院人事档案信息化管理数字化的问题

人事档案信息化管理的建设首先便需要大量的数字化电子档案，虽然数字化的电子档案能够进行信息资料的复制和备份，十分方便。但是在此过程中往往并不能够利用辨别字迹的方式判断真假，并且电子档案中是没有印章和手动签名的，这便会造成档案真伪性的无法验证。在当前信息化网络技术快速发展背景下，网络和电子档案对的安全性是较为严峻和紧张的，电子资料的丢失、信息泄露等事故时有发生[5]。这些问题的出现在很大程度上威胁着电子资料的管理安全，由于各个医院中的信息化软件的不同，电子设备的操作系统的不一致，在成电子文档不兼容的情况更是越发严重，这些问题更是当前人事档案信息化建设过程中的主要影响因素。

2.4 档案管理系统中人员结构不合理

在信息化发展的背景下，为保证医院档案管理工作的更好开展，往往需要更高素质的档案管理人员。这些管理人员不仅要具备丰富的专业化知识，并且还有具备夯实的管理经验与计算机水平，在细心和责任心兼备的同时，保证医院档案管理能够实现信息化改变。然而，在当前我国大部分的医院中，人事档案管理人员的结构并不合理，整体情况更加偏向计算机水平低、老龄化较为严重等，这些问题的出现导致很多医院档案管理人员难以接受信息化新思维，严重阻碍了信息化发展的进程。另外，有一部分医院会选择将此岗位的人员进行兼职设定或外聘，这种行为很容易便会造成人员工作责任心的不充足、不够细心，最终导致人事档案管理工作无法被胜任。

3 信息化发展背景下人事档案管理工作的创新措施

3.1 加强信息化管理意识，重视基础设施建设的投入

信息化的到来说明信息化建设是当前发展的重中之重，医院单位治愈与时俱进，对自身管理模式进行信息化的更新，才能够保证自身人事档案管理工作的质量提升。所以，针对这一情况来看医院的领导、负责人必须要及时转变自身的管理意识，将信息化档案管理理念运用到当前的医院人事档案管理工作中。在此基础上，领导层更要明确档案人员的主要责任和管理内容，优化当前使用的人事档案制度，保证医院内部人事档案管理制度能够适应当前的信息化建设的大环境。另外，医院要重视基础设施的建设与投入，除了管理过程中所使用的计算机、打印机等基础设备，还要注重硬件设施的日常维护与保养，实时跟进这些基础设施对的情况，避免因设施问题导致人事档案资料管理工作出现问题并造成损失。

3.2 创建完善化的档案信息资源数据库，完善人员结构

医院在信息化管理建设过程中，应保证自身人事档案信息资源数据库的完善，能够保证及时且全面化的实现数字化管理。相关部门在此过程中要注重全方位、信息化数据库储存信息管理模式的创建，由人事档案管理人员进行统一的调配和管理，实时更新以及录入的医院人员的信息、荣誉、科研成果等内容，在不断提升自身管理质量的同时，最大程度的减少信息采集与查阅移动中的发生的问题。

除此之外，医院还要加强档案管理系统中人员结构的完善，通过培训、教育等方式加强人员专业水平与知识的丰富，帮助档案管理人员在掌握计算机能力对的同时，加强人员的责任意识，为后续档案管理工作的开展奠定良好的基础。

3.3 人事档案资源信息化的真实性与安全性

为了能够让医院人事档案信息化体系模式发挥出自身最大的效用，促进自身档案资源的真实性与安全性，往往需要对人事档案管理人员的相关综合素质以及信息化背景下的数据意识，利用人事档案信息数据库的建设对人事档案资料进行实时的更新、管理与维护，保证此时的数据库能够处于信息最新的状态。除此之外，还用明确档案管理工作中的具体纪律性内容，结合专门的人员进行完整且正确的信息录入，及时做好数据信息的核对工作[6]。另外，要对数据库中的信息进行即时的监控和检查，做好数据库中信息安全的保护工作，对于不同职责的人员则要给予不同的权限，确保在内外网隔离的情况下，严禁外接设备链接数据库的主机，避免病毒等恶意软件的出现。

4 结束语

总而言之，在我国当前的医院人事档案资源管理工作中，其中存在的问题依然明显。如信息化程度不足、基础设施投入局限、信息化意识的缺失等等，针对这些问题相关负责人应对其重视起来，并在保证自身信息化意识提升的同时，结合数据库的安全化管理实现人事档案资源的真实性，确保医院信息化管理过程中基础设施能够及时投入，为后续医院人事档案资源管理工作的顺利发展奠定良好的基础。除此之外，我国的医院还要充分利用信息化的便捷、高效等优势所在，在提高人事档案管理工作效率的基础上，利用合理科学的方式提升相关人员的综合素质，进一步促进此工作的安全与质量提升。