企业档案数字化建设实践与思考

文/刘 钧

信息技术与网络不断发展的时代，企业档案管理由传统管理方式向现代化管理转变。本文对档案数字化的前期准备工作进行了讨论分析，阐述了开展档案数字化的实践，总结了经验和体会

在信息技术广泛应用的大环境中，企业的生产经营活动产生了大量电子文件，企业档案管理急需从传统管理方式向现代化档案管理转变，档案数字化建设无疑将成为企业档案工作的一项重点工作。

一、企业档案数字化的内涵

企业档案数字化是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的文件材料,以现代技术手段转化为数字化信息，并以数字形式存储、网络形式连接，利用计算机系统进行管理。档案数字化极大地方便了对档案信息的使用和保存。

二、企业档案数字化的意义与作用

（一）保障纸质档案原件安全

纸质档案在查阅使用的过程中，会造成一定程度的破损，档案自然老化也会影响档案使用寿命。有些珍贵档案有五六十年的历史，老化严重，纸张发黄变脆，很容易损坏。数字化处理，可以减少档案的各种人为损害和自然损害，有效保护档案原件，保障档案安全，延长其使用寿命，尤其是企业年代久远的珍稀档案和老化严重的档案，其对原件的保护意义更为重大。

（二）提高档案利用效率

数字化档案信息使用计算机系统管理，通过网络进行传输，可以随时随地查找利用，可以多人次、多地点在同一个时间查阅相同的档案，极大地提高了档案利用效率，实现档案资源共享，方便快捷利用。

（三）节约成本，解放劳动力

数字化档案信息占用存储空间小，随着企业数字档案馆的建成，企业一定会减少对传统库房基础设施设备的资金投入，节约了资金成本，同时也把档案管理人员从传统档案管理的繁重劳动中解放出来。在查阅档案时，管理人员不需要到库房提调档案；归还档案时，不需要逐件逐页清点；统计档案时，也不需要一卷一件清点核对，节省了档案管理的日常劳动，解放了劳动力。虽然档案数字化工作，需要一次性投入大量人力物力，但是数字化以后，可以长期为企业节省大量的人力财力，长久来看收益大于投入。

（四）促进档案管理现代化

档案数字化，让档案由库房管理变为信息控制中心，档案管理人员对档案信息的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等工作需要借助计算机、网络等现代化技术来完成，企业档案工作必须改变传统的档案管理、利用模式，必须向现代化的档案管理、利用模式转变。

三、企业档案数字化前期准备工作

（一）对馆藏档案摸底评估，制定实施方案

企业在进行数字化建设前，首先对馆藏档案的数量、种类、案卷质量进行统计，在此基础上，确定数字化的范围。结合档案的使用价值、利用频率、珍稀程度和保管期限，制定数字化工作实施方案。明确进行数字化的先后顺序，按照由查阅利用率较高档案到查阅利用率较低档案，由珍稀档案到普通档案，由年代较近档案到年代较远档案的原则，分批次开展数字化工作。其次对需要数字化的档案进行检查整理，主要内容有：检查档案是否有破损，对破损档案要进行修补；档号编制是否规范，档号编制有误的档案要重新编制档号；保管期限划分是否准确，保管期限划分不合理的档案要重新划分保管期限；案卷题名与目录题名是否一致，不一致的以档案内容为依据统一题名。对成捆、成卷的档案要先组织立卷，后进行数字化处理；最后档案数字化要有计划一部分一部分地搞，第一阶段进行地质科技档案数字化，第二阶段进行文书档案数字化，其他类型的档案可以放在第三阶段对其进行数字化。

（二）保障措施到位

1.成立档案数字化工作领导小组，确定开展数字化工作的组织模式

成立由档案管理部门牵头，企业主管领导任组长的企业档案数字化工作领导小组，协调各项工作，是数字化工作顺利开展的组织保障。由于数字化专职人员较少，还要保证较高的工作效率，我们采用了“内外组合”的方式，即由本单位的档案部门人员与外聘人员组成档案数字化工作小组，开展企业档案数字化工作。

2.改造提升基础设施设备

档案数字化建设需要现代化的设施设备做支撑，计算机、扫描仪等操作设备，硬盘、光盘、磁盘、服务器等存储设备，复印机、打印机等辅助设备，确保机房安全的消防安全设施等,对已有的设施设备进行提升改造，增加新的设施设备，使其满足档案数字化工作的要求，例如，将现有服务器升级改造为大存储量服务器，数字化加工场所安装监控系统及门禁系统等。

3.加强技术培训

档案数字化工作是一项技术性较强的工作，要加强对操作人员的技术培训和技术指导。对操作人员进行数字化操作技术培训，加强对数字化加工设备的熟练运用，及时对档案数字化加工中出现的问题，进行技术指导和操作指导，减少误操作，降低因操作不当对工作设备的损坏。

（三）制定企业档案数字化标准规范

在开展数字化工作时，应该以《纸质档案数字化规范》（DA/T31）为基础和指导，结合企业档案数字化工作特点，研究制定本企业档案数字化实施细则。在数字化加工中，对加工方式以及扫描色彩、图像分辨率、文件存储格式及图像处理等要有统一标准要求。《规范》中要求分辨率不低于200dpi，我公司从“能够满足当前和未来一段时期内主要需求”的角度考虑，分辨率采用300dpi。纸质档案采用分辨率为300dpi的彩色模式，使用高速扫描仪或者平板扫描仪，采用PDF格式存储；一些超大幅面图纸，采用200dpi彩色模式，使用工程扫描仪，采用JPEG格式存储；照片档案采用600dpi彩色模式，平板扫描仪，PDF格式存储。图像处理要求图面干净，倾斜度小于1度。

四、加强基础环节检查验收

数字化工作建设周期长，工作环节较多，人员的不稳定性，操作的不稳定性，都会影响到档案数字化质量。因此在数字化加工的每个环节，要进行规范的质量检测和验收。

（一）档案著录及扫描

档案数字化加工中，操作人员按照规范要求，进行档案目录录入和文件扫描。选派质量检查人员，现场解决出现的问题，例如，地质专业特殊文字、字符的识别，繁体字与简体字的转化，特殊档案扫描参数问题等。按工作量的30%进行抽查验收，档案目录录入的正确率要求100%，图像扫描错误率控制在1%，杜绝漏扫、重复扫描、扫描不清楚不完整等，从源头确保档案数字化的质量。

（二）图像处理存储

按照规范要求，处理图像时要去除黑边黑框，去除图像中较多较大杂点，保证图面干净，对图像的色彩及倾斜度进行适当调整，对有红色印章的图片，要做锐化处理，处理后图像的对比度、亮度等参数设置合理，图像最大程度接近档案原貌。按照以上标准，对图像进行验收检查，错误率控制在1%以内，处理好的图像要及时进行存储备份。

（三）数据挂接及数据备份

按照完成多少上传挂接多少的原则，将档案数字化信息数据及时进行批量挂接。挂接时再次进行抽查检查，保证目录和挂接文件一一对应，确保目录内容和电子文件内容一致，挂接准确率要达到100%，杜绝漏挂、错挂、重复挂接及挂接文件打不开等现象发生。采用实时备份和定期备份相结合的方式。每天新生成的数据在数据库中进行备份，每周对数据库进行备份，分别在NAS系统和移动硬盘备份。

五、档案信息安全保密

在数字化加工过程中，要注意档案信息的安全保密。保障档案实体的安全，按照规范要求，对纸质档案进行整理、拆卷、装订时，做到不丢失、不污染损坏档案；扫描时，轻拿轻放，不搞乱文件顺序，不丢失原件。保障档案数据安全，制定《档案数字化工作管理制度》，封闭数字化加工计算机USB端口，工作场所安装监控系统及门禁系统，与外聘人员签订保密协议，采取一系列安全措施，确保计算机安全、档案数据安全、服务器安全及网络安全。

六、经验与体会

档案数字化建设工作使我公司档案管理由“实体库房”手工管理模式开始向现代化的计算机“信息控制中心”管理模式转变，由“传统单一”利用方式向“便捷高效、资源共享”利用方式转变，使档案管理和利用发生了本质改变。同时，锻炼出了一批既有档案管理专业知识，又懂现代信息技术，精通数字化加工技术的复合型档案管理人才，为加快推进公司档案工作现代化培养了高素质的档案干部队伍。

为公司数字档案馆建设打下坚实基础。档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化，需要一步一步实现。我公司档案数字化工作从2018年到2021年，用了近四年时间完成了第一阶段工作，后面两个阶段的工作，还需要企业在资金、技术、人才等方面的支持与持续投入，分步实施，持续推进，才能最终取得丰硕成果。