人事档案数字化建设策略探讨

文/李 昕

“大智移云物”等信息技术的涌动及交融渗透，不仅改变着人们的生活，也掀起了新一轮产业变革。2022年6月，国务院印发了《关于加强数字政府建设的指导意见》，指出要把数字技术广泛应用于政府管理服务中，推动政府数字化与智能化运行，提升政府公共服务质量。本文通过对人事档案数字化建设的价值分析以及趋势分析，提出了人事档案数字化建设创新路径。在实际工作中，我们也要正视人事档案管理数字化建设过程中存在的问题，秉承客观科学态度进行人事档案数字化创新

档案管理工作关乎重大。人事档案是中国特色社会主义人事管理制度的一项重要特色，是记载人生轨迹的重要依据。同时，它也是档案管理体系中的一项重要的基础性支撑性工作。因此，必须依靠“人才强档”的战略目标，形成优化人才结构，才能进一步激发行业的活力发展。随着信息技术的发展，传统的纸质档案管理模式面临着革新，如何将纸质档案管理与数字化档案管理进行有效融合，需要重点予以考虑。

一、传统人事档案管理现状分析

档案工作地位虽然较为特殊，对于行业的发展以及经验的总结具有举足轻重的作用，一般不会产生直接的经济价值。很多管理者对档案工作也存在着一定偏见，不仅工作内容关注较少，对于相关人员职业后续发展也不够重视。所以很多档案管理人员难以得到提拔或重用，职业前景比较茫然。另外，虽然国内部分高校开设了档案管理专业，但课程设计跟不上社会发展趋势，在一定程度上存在滞后现象。部分毕业生进入行业后，还需要单位进行二次培训，在一定程度上增加了社会压力，并且存在理论与实践脱节现象，尤其是高层次数字化档案管理人才占比较少，无法对单位档案管理的信息化发展起到积极的推动作用。人事档案管理工作更是如此，工作在社会认知层面得不到充分的肯定，在一定程度上影响了从业人员的积极性。部分单位认为人事档案管理工作内容相对简单，因此，就安排部分年龄偏大或者综合素养不高的人员担任，更谈不上高层次的数字化人事档案管理人员，这也直接造成了人事档案管理队伍结构老化、素质不高，无法适应当前人事数字化档案管理工作的需要。

二、人事档案数字化建设价值分析

传统的纸质资料在保存过程中会受到两个问题困扰，一是纸质资料由于年代久远，可能会存在笔迹逐渐消失或纸张变脆等难以保存的问题，因此很多单位在档案管理过程中，便会出现丢失损坏以及信息查找不便的现象；二是纸质资料积年累月地进行整理和搜集，在一定程度上需要大量的物理空间进行保存保管，而物理储存空间对于温度、湿度也有一定要求，否则就会出现受潮以及虫蛀等问题。数字化人事档案管理改变了传统的纸质管理模式，可以通过网络或者中心硬盘对所有资料进行统一收集和整理，而且在收集归纳方面更具优势，可以将不同形式的档案资料进行组合存放，只需要较少的空间就可储存较大内容的档案。随着当前形势的发展变化，单位也应充分考虑对于人事档案资源的有效利用，传统的纸质档案管理需要具有丰富经验的管理人员进行跟踪收集资料，对于某一品类的资料查找不仅要借助档案编号功能，同时也要求工作人员具有丰富的知识，这样才能让资料查询更具精度。数字化人事档案管理不仅能够通过较小的储存空间优化档案管理工作，也能借助网络技术进行快速归纳以及快速检索，让资料查询以及档案调取更具效率，同时还能根据关键字进行检索，相较于传统档案资料而言，具有更加高效、准确的优势。数字化人事档案管理具备传统档案纸质资料管理模式不可具备的优势，但是对于相关工作人员也提出了更高要求，一方面，要根据信息化技术制定档案管理新制度，以此确保数字化档案管理工作的正常运行；另一方面，也需要相关工作人员具备综合能力及技术，其中包括档案整理的基本知识以及数据中心平台的运用技能等，而目前大部分单位具有这两类技能的人才较少，需要有针对性地进行培养或引进，才能更好地促进数字化人事档案管理工作的可持续发展。

三、人事档案数字化建设趋势分析

计算机与人事档案行业真正融合始于上个世纪七十年代，但是大部分都是以信息存储、信息检索为主要功能，八十年代后期由于计算机语言的普及发展，使得不少单位开始自主研发人事档案管理软件并形成局域管理体系，如今计算机网络技术以及硬件设施等已经达到了前所未有的高度，尤其是数据库的快速发展，档案管理及以信息体系建设不局限于局域网络，而是以“云端”方式推动人事档案发展变革，尤其是大数据技术的高速发展，使得人事档案体系有了前所未有的进步。“互联网+”是数字信息化产业技术发展到一定程度后所形成的新兴产业链条，是互联网与传统行业的有机融合，将互联网技术与单位业务系统进行对接，不仅推进了现代人事档案技术的快速发展，同时也提高了单位的各项工作效率，并能为管理层的决策提供重要的依据。传统的人事档案信息管理往往凭借个人主观意识进行分层、分类进行归纳总结，而大数据技术则摆脱了时间与空间的束缚。值得注意的是，大数据技术发展虽然迅猛，但是人事档案体系仍处于探索性开发阶段，在一定领域中取得了成绩，但是也存在特定化的问题，包括智能化水平偏低、系统业务分散等。

四、人事档案数字化管理建设路径

1.建立人事档案数字化管理制度

当前信息化技术正在逐步与传统行业不断融合，因此我国的人事档案数字化管理工作也正处于发展初期阶段。因此，建立高效科学的档案管理制度，对于人事档案数字化管理工作的后期发展具有重要意义，不仅能保证程序的合理，同时也能保证管理过程更加有序。相关部门及工作人员，应深入分析现阶段人事档案数字化管理制度存在的问题，并进行全面分析探讨数字化档案管理的优势，以及如何从收集整理到查询保管等多个方面进行弥补。同时，也应该集思广益，对于单位其他部门的员工进行意见收集，针对性地了解员工在日常工作中发现的人事档案数字化管理弊端，并进行统一调整、优化。数字化人事档案管理制度的建立并非一蹴而就，需要在实践中不断摸索创新和调整。一方面，要注重提高单位人事档案数字化管理的工作效率，另一方面，也要充分开发人事档案资源的可利用价值。

2.搭建人事档案数字化管理平台

在互联网及计算机技术发展的初期，人事档案管理大多都是将纸质资料进行数字转化，然后输入到电脑当中，虽然在一定程度上节约了物理空间，但是还没能充分发挥出数字化档案管理的价值优势。数字网络对于档案管理工作具有高效性、安全性的特点，因此，除了常见的保存、查询等功能，还可以通过构建中心数据人事档案管理平台，拓展其他功能模块，但也要结合自身的长远性发展需求，制定可行性计划，既要充分考虑数字化管理平台的潜在使用价值，同时也要考虑自身的运用深度，要让自身的工作与时代发展相结合，进一步将碎片化的工作内容进行有效整合利用。建立中心数据档案管理平台，解决了以往信息碎片化存储以及不能共享的难题，可以做到单位之间、部门之间资源互联互通。值得注意的是，由于不同单位或部门对于档案的需求方向具有差异性，因此还要考虑数据库的实用性以及调取逻辑性，既要保证能够有效地优化工作效率，同时也要让数据调取具有安全性，确保所有档案都进行加密处理，并可以通过网络后台数据进行追根溯源。

3.提升人事档案数字化管理人员综合素质

数字化技术改变了人们的生产生活方式，工作效率有了显著提高，但是对于管理者而言也提出了更高要求，单位所存储的人事档案数量庞杂，且内容覆盖范围较广，所以不仅要求档案管理人员具备丰富的档案管理知识和经验，同时也要结合实际深入学习数字化档案管理技术。单位应针对现有的档案管理人员进行继续教育与培训，可以聘请数字化档案管理专业人员来到单位进行现场教学、指导，根据单位所构建的数字化档案平台进行全程跟踪，这样才能有效地激发档案管理工作人员的潜能。由于数字化技术在不断地发展和变革中，因此人事档案管理人员在日常工作中也应加强学习，可以充分利用网络平台，学习先进的数字化技能以及全新的档案管理模式，并打破时间与空间，利用碎片化时间不断丰富自己。建议单位人事档案管理工作发展还需要引进全新型、实用型人才，在人才招聘或人才引进过程中，更多地关注计算机或大数据等相关专业的大学毕业生，一方面为本单位不断注入新鲜活力，另一方面也可以通过年轻学子的活跃思维不断提升数字化档案管理工作的服务效能。

4.注重人事档案信息化管理安全

数字技术具有诸多优势，但本身也存在着安全隐患，例如人事档案管理需将各类资料文档存储到中心数据库或硬盘当中，如果硬件出现损坏或有网络漏洞，则很容易泄漏档案资料或造成资料的损毁。因此在搭建数据平台过程中，管理人员应充分考虑这些问题，并与技术人员充分沟通，既可以对本单位的人事档案资料进行加密和备份，也可以利用“云技术”避免安全隐患发生。现代经济社会对于人事档案服务的需求量也在不断增加，目前各地的人事档案规模在不断扩大，日常管理工作也越来越依赖网络信息技术，但是传统的网络技术已不能满足当前的社会发展需求，大数据技术的快速发展，不仅拓宽了网络信息环境，同时也加快了信息的检索效率，与此同时档案信息化的安全性也备受瞩目，尤其是数据叠加得越来越多，一旦出现漏洞则可能造成大面积的信息泄露。人事档案工作环节需紧密相连，完全依靠人为管理，无法达到对应的精准度，要充分利用大数据、云计算以及智能AI等先进技术，确保档案管理工作的稳定有序开展。网络信息技术与人事档案管理系统的有机融合需从两方面进行考虑，一方面是硬件设施的稳定性可以通过模块拓展以及增加备用设施等方式确保安全；另一方面则是软件应用层面的安全问题要充分考虑可能出现的宕机问题，并逐步探索以服务为中心的理念，要确保人事档案数字化建设的安全性和便捷性，充分提高智能化管理水平。

综上所述，信息化技术是当前社会发展的热点，同时也是未来社会发展的必然方向，人事档案管理工作所面临的资料内容较为繁杂，传统的工作形式已经不能满足当前社会发展需求，人事档案管理具有先天的优势价值，因此相关工作人员应深入分析数字化人事档案管理的优势，并结合自身的工作特点进行实践应用，且在整个管理过程中不断地进行方式创新，确保管理的精准性，让人事档案管理工作不断简化，不断提高处理效率。