新时代地质资料档案信息化建设的问题与对策

夏梦丽

河南自然博物馆 河南 郑州 450016

引言

在社会长期发展中，信息资源渐渐变成了社会和经济活动的重要资源。经过信息技术的发展和推广使用，让信息产业的地位获得了提升，并渐渐变成经济中的重要产业。在此过程中，信息技术的作用，也对地质资料档案管理产生了不小的影响。此时作为一种信息资源，档案的重要性便会凸显出来。因而，在新时代背景下，要求管理档案工作者及时更新信息，加大档案数字化作业，完成对地质资料档案信息的数字化管理，为地质资料生产经营提供优质服务。

1 新时代地质资料档案信息化建设存在的问题

1.1 传统地质资料档案数字化问题

传统地质资料档案数字化工作是新时代地质资料档案信息化建设的一项极其重要的基础工作。长期以来，传统地质资料档案数字化问题一直是困扰、阻碍地质资料档案信息化建设的一大难题。这里所说的传统地质资料档案，不仅包括各种文字地质资料档案，还包括各种图片、声音、表格、标本等不同形式的地质资料档案，不能仅仅理解为狭义的纸质版地质资料档案。

当然，不可否认，大部分的地质资料档案都是纸质版地质资料档案。这些传统地质资料档案，其中包括矿产资源、水文资料、物探、化控、遥感等多方面内容，对于我国地质工作的进一步发展具有重大意义[1]。

1.2 地质资料档案工作者素质问题

地质资料档案工作者素质与能力的信息化问题，大致包括以下几个方面：一是对新时代地质资料档案信息化建设的重要性认识不足，存在“我们只要保证档案不丢失，不发生事故，我们就尽到了责任”[2]的错误工作定位认识。二是缺乏必要的与新时代信息化高速发展社会环境相适应的地质资料档案信息化专业素质与能力，限制了地质资料档案信息化建设的步伐。三是来自管理部门的地质资料档案信息化专业理论知识与业务操作能力培训提升跟不上，在很大程度上制约了新时代地质资料档案的信息化建设。

1.3 地质资料档案信息化技术问题。

新时代地质资料档案信息化建设的核心是地质资料档案信息化技术问题。长期以来，地质资料档案信息化技术问题一直是困扰、阻碍地质资料档案信息化建设的第三大难题。

地质资料档案信息化技术问题是广义的而不是狭义的，它包括新时代地质资料档案信息化建设过程中遇到的所有技术难题。新时代计算机技术在地质资料档案信息化建设中存在的问题主要有3种：一是计算机技术大多被当作一种辅助工具或者辅助角色；二是通过计算机技术建立的地质资料档案信息数据库，大多是低水平的重复建设且利用率较低；三是存在计算机技术应用先进超前和地质资料档案工作者计算机操作技术低下滞后之间的不协调问题。

2 新时代地质资料档案信息化建设的相应对策

2.1 不断加大传统地质资料档案数字化步伐

由于传统地质资料档案是由包括各种文字、图片、声音、表格、标本等多种文献资料构成的，内容多而繁复、类型形式多样，实现全部传统地质资料档案数字化是一个循环往复的长期过程。

首先，要努力实现传统地质资料档案目录的数字化；其次，必须对本单位传统地质资料档案的使用情况进行调查和分析；再次，要根据本单位传统地质资料档案的实际使用情况对所有的传统地质资料档案逐步实现电子化，尤其对于那些载体质量较差、内容信息已经较为模糊的传统地质资料档案，应该优先进行电子扫描录入数字化；最后，再将这些数字化过的传统地质资料档案刻录成光盘妥善保存。可以预见，地质资料档案数据中心是新时代地质资料档案信息化建设的未来发展方向。

2.2 不断提升地质资料档案工作者专业素质

具体来说，可以从以下几个方面努力：一要更新转变观念，提高思想认识。应彻底改变传统的地质资料档案管理思维方式，提高其对地质资料档案信息资源进行多元、科学、有序整合的新时代地质资料档案信息化建设的思想认识；同时，要不断更新转变档案管理部门的领导者的思想观念，使其在思想上对新时代地质资料档案信息化建设给予支持和重视。

二要提升专业素质，强化操作技能。作为地质资料档案工作者，不仅要学习掌握新时代地质资料档案信息化建设的专业理论知识，提升自身专业素质，更要强化操作技能的练习，熟练掌握应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术等新时代地质资料档案信息化建设的专业操作技能。

三要加强培训教育，提高管理水平。作为地质资料档案管理部门的领导者，要制定切实可行的培训教育计划和培养教育目标，采取包括上岗培训、专业进修、业余学习、参与学术活动等多种多样的培训方式，对地质资料档案工作者进行定期或者不定期的教育培训，尤其要加强地质资料档案工作者的档案信息化技能操作培训，让他们了解并掌握更多的地质资料档案信息化管理技术并能熟练应用，为推进地质资料档案信息化建设增砖添瓦、贡献力量。

2.3 不断强化地质资料档案信息化技术应用

由于大数据技术、互联网技术、数字化技术、信息化技术、智能化技术、网络安全技术、融媒体技术等现代信息技术发展迅猛、日新月异，需要新时代地质资料档案信息化建设不断强化完善信息化技术的换代更新应用，为下一步建设地质资料档案数据中心打下坚实的技术基础。以计算机技术为例，新时代应加大计算机技术在地质资料档案信息化建设中的应用力度。

一要充分重视计算机技术在地质资料档案信息化建设中的功能作用，从财力、物力以及配置等方面进一步加大计算机硬件设备和软件设备的投入[3]；二要注重地质资料档案信息化专业人才的培养，加大相关人员的培训教育与传帮带力度；三要逐步建立一个科学完整的地质资料档案信息化管理系统，制定一套有效规范的工作制度标准，确保计算机技术在新时代地质资料档案信息化建设中持续应用。

2.4 成立文件目录数据库

首先，需要地质资料建立健全档案目录数据库，将所有资料加以分类，按照档案名称内容，录入计算机中，形成档案目录数据库，从而让员工利用此快速查询资料，同时也能够给管理工作提供便利。其次，地质资料必须建成对应的档案状态数据库，使用网络传输模式，把地质资料的信息资料及时录入数据库内，完成数据库的更新。由此，协助地质资料档案使用人员对最新档案数据加以查阅，提升便利性，让档案数字化管理更加有序。

2.5 建立专题数据库

为实现一些检索需要，应该建成档案专题数据库。如果馆藏中的档案只凭借文件级别目录是无法处理所有检索问题的。而随着客观需要的变化，对档案的集中利用需要是常常发生的，建立数据库，是档案管理的突破口。按照馆藏档案内容确定专题数据总体布局；按照需要分期建立专题数据库；按照文件内容和检索分别设置专题数据结构。

2.6 数字化档案服务工程

数字化档案利用服务工程是以局域网、互联网为平台，利用安全管理制度、网络运行机制和数字加工，环环相扣，保证数字化档案的精确。利用防火墙、数字水印等技术，在技术上保证数据安全，利用网络完成档案的法律效力，达到远程给使用人员提供便利和精准的数字化档案。

2.6.1 在局域网上使用。在局域网中，所有接待人员都有检索权利，对目录数字化的档案实行利用扫描全文的方式，让全文数字档案有同样的效果，借助电子计算机技术达成数字化档案。数字化档案获得了法律法规的支持，给档案管理参与电子政务供应了新方式。

2.6.2 在互联网上应用。使用档案网站，经过CA证书等方式，来帮助领导进行远程数据的审批，主要进行档案的远程查阅、打印。尤其是将CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效应的展现，降低异地现场查阅的不便，让档案管理参加电脑政务变成现实。

2.7 培养档案人员的互联网思维

基于互联网背景中，档案资源的管理更多是利用信息技术和网上平台，因而培养档案管理人员的互联网思维是建立高素质资源管理团队的基础。加上档案资源管控是一项保密性和科学性很高的工作，新时代的档案管理人员应当有软件开发、网络运营和网络安全维护等技能，以便保证档案管理人员专业技能和网络技能的培训工作，落实提升档案管理人员的专业技能和网络技能培训工作，落实提升档案管理人员利用网络技术处理工作中的问题。在培训基础上，应当不断吸纳网络应用能力强的人员加入档案工作中，提升档案资源修筑工作实效性和创新性。

3 成立地质资料档案数字化需要处理的问题

3.1 制定贯穿电子文件地质资料标准

熟悉正规系统软件的功能，指导基层部门和人员去维护系统软件。将文件数据、文件格式、存储备份等工作加入档案业务指导、培训中，让工作人员熟练管理系统的基础操作。

3.2 使用统一的档案管理系统

档案管理软件要提升对需要的适应性，系统软件的研发和档案信息化建设发展保持一致。跟踪了解档案业务，跟上档案信息化标准的创新，充分调研，根据地质资料生产经营模式和工作流程建立档案信息数据库。建立统一的管理系统，给电子文件的运转提供统一的标准的平台。

3.3 规范元数据及其标准

不够标准的数据不能实现统一管理，应该进行增量电子化的部门，要从电子文件构成阶段开始就应该严格执行统一数据标准，从而完成对电子文件的全权管控，让档案资源在线流转更有效果。

3.4 不同专业系统的接口要相互连通

档案信息系统的增量数据主要源自构成地质资料信息的部分，应该必须保证不同专业系统接口的流通。但在实际工作中，档案信息管理和别的专业管理存有物理隔离，只好凭借后期技术改良达成接口连通、数据对接和在线流转。

3.5 加大档案信息化修筑业务监督

从实际效果看，增量档案电子化相比存量档案数字化技术更好。对于档案业务部门，地质资料其他部门通常对电子归档不够看重，地质资料的科研探究一线便是档案资源数字化建设的前沿。档案部门应该掌控好这一前沿，处理好有关部门和工作人员信息化建设的业务指导。而数字化建设，应该促成地质资料基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层单位和部门的数字档案建设方面。让地质资料积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化地质资料的目的。

档案数字化是一个复杂而庞大的系统，是一项艰巨的任务。数字化进程中使用档案馆和档案数字化专业外包公司合作模式，有助于对社会资源的配置，提升档案工作效率，减少业务运营成本。对该模式中出现的问题，要归纳经验，使其在推广中不断健全。