高校会计档案数字化管理探究

蒋 萍 张文闻 郑晓华

中山大学财务处 广东 广州

随着高等教育内涵式发展进程的不断推进，国家对高校的财政投入不断增加，经济业务多元化、管理环境复杂化对高校财务治理能力现代化提出更高的要求。会计档案管理是高校财务基础规范化的重要组成部分，会计档案记录和反映高校各项经济业务活动的重要载体，具有重要的历史价值，同时也为高校各项管理事项提供重要的决策数据，是高校各类档案中利用率较高的一类档案。因此，在高校实施会计档案数字化建设，提升高校会计档案管理水平和效率，对实现高校财务内涵式发展具有重要意义。

一、高校会计档案数字化项目实施的意义

1.提升档案查阅效率，适应多校区运行模式

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，多校区办学、跨地区办学已经成为许多高校的运行模式。为了满足各校区的工作需要，会计核算也实行多校区运行模式。多校区运行模式导致财务信息交流存在一些问题，具体表现为财务信息双向传递困难，即人员之间缺乏实时沟通交流，校区间信息流动存在时间差，往往需要师生奔走于校区之间以达到快速传递信息的目的。

作为一种利用率较高的档案——会计档案，也存在信息传递不及时的问题。财务管理部门每年接受大量的会计档案查询，特别是在科研项目结题验收或者审计高峰期，会计档案调阅是每个科研人员、科研团队项目结题、财务审计必须经历的事项，项目负责人、经办人需要花费大量时间到财务处查阅会计原始凭证并拍照。据某高校近四年的会计档案查询情况统计（如图1所示），会计档案调阅次数、凭证查阅份数、拍照张数每年都保持着较高频次。2018—2021年，年平均调阅1494次，查阅凭证52 149份，拍照图像236 900张。实施会计档案数字化项目后，项目负责人可以自行或者授权相关人员通过会计档案管理系统在线申请调阅每一笔经费支出对应的原始凭证，实现在线查阅、导出、打印功能，真正做到节约时间、提高效率，为科研人员“松绑减负”，大力简除烦苛，切实落实中央“放管服”精神，实现“数据多跑路，让人少跑路”，让科研人员把主要精力和时间投入科研事业中。

图1 2018—2021年会计档案调阅情况统计

2.实现数据共享，推动会计档案数字化赋能财务管理

国家税务总局在2015年8月开始了电子发票的三地试点工作，同年12月全国推广，2021年11月开始试点全面数字化电子发票，电子发票的普及推动了高校会计档案现代化的建设步伐。财政部于2016年1月1日实施的《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案即数字化会计档案的法律效力，并对数字化会计信息的获取、接收、保管、利用、交接、销毁等方面进行了规范，在法律层面为高校会计档案数字化提供了制度保障。会计档案数字化将大力推动业财融合，最终落脚于会计档案数据的运用，为管理工作提供数据决策分析基础，为日常管理活动提速赋能，推动财务职能转变，从传统核算职责转换为风险管理职责，基于数字化的会计档案构建财务大数据，进行数据分析，实现价值创造、业财融合。

3.提高会计档案保存质量，节省会计档案存储物理空间

现有的纸质会计档案管理存在一些问题，如整理归档过程费时费力；档案耗费纸张，符合档案管理要求的存放地点占用物理空间不断扩大；纸质档案对防潮、防火、防盗、防霉等要求高，增加档案管理难度；纸质会计档案在面临频繁的调阅需求时，存在凭证被损坏、散落、丢失的风险，无法保证会计档案的完整性。2016年1月1日实施的《会计档案管理办法》中明确延长了会计档案的保管年限，随之而来会计档案所需的大量存储空间将成为各单位急需解决的问题。与之相反，数字化会计档案所需存放空间较小，归档便利，在防潮、防火、防霉等方面都比纸质档案具有明显优势。对纸质会计档案进行数字化加工，形成对应的电子档案，既保存了纸质会计档案，又提高了会计档案保存质量，不仅能满足不断上升的查阅需求，还能保障会计档案的完整性。

二、高校会计档案数字化构架思路

为满足新的管理需求，高校需要利用信息技术赋能会计档案管理，规范电子档案管理，优化会计档案工作流程，完善电子档案管理配套制度，实现电子会计档案的全流程、规范化管理，充分挖掘高校会计档案的利用价值，推进高校会计档案管理现代化。

1.依托信息技术发展，确立会计档案数字化“安全高效、绿色共享”的建设目标

为推进高校财务内涵式高质量发展，深度践行科研经费“放管服”改革精神，会计档案管理工作可以充分依托信息技术发展，同时实现会计档案管理和利用效率的提高，借助信息技术实现会计档案数字化存储、利用，提出会计档案数字化“安全高效、绿色共享”的建设目标。

2.以信息共享为核心，构建数字化会计档案管理信息平台

会计档案数字化需要依托于数字化档案管理的统一信息管理平台，一是利用会计档案管理系统联动会计核算系统、档案影像系统、经费查询系统等，实现会计档案的收集与利用，精准、规范地收集档案数据，统一存储、统一管理、统一风险管理；二是利用会计档案管理系统实现会计档案全生命周期的跟踪管理，包括会计档案的接收、扫描、组卷、出入库、调阅等，做到档案管理全过程操作均可留痕。

3.以业财融合为契机，形成会计档案数字化多方共赢的整体解决方案

会计档案数字化进程不仅仅局限于纸质档案的数字化保存，还应向业务前端融合，推动业务流程重整，实现业务办理及相关凭证附件的数字化生成、收集，并最终实现相关数字化档案的电子归档，真正解决档案保管物理空间的压力问题。高校财务应从以下方面入手，推动会计档案的数字化工作：一是优化高校现有的财务报销业务流程，将纸质报销业务流程转变为基于数字流操作的报销模式，从报销前端直接获取会计档案数据；二是通过信息化手段自动收集非报销业务的原始凭证信息，比如薪酬、税费、收入、拨款、结转等非报销业务，实现数据收集、账务处理与会计档案形成全过程数字化；三是与外部管理系统建立联动。实现财务治理能力现代化，需要站在全局的角度去推进会计档案数字化的优化方案，以业财融合为契机，推动业务部门办公系统与财务系统互联，促进各类管理数据共享，实现业务数据获取自动对接，减少信息建设成本，减轻业务信息重复提供的负担。

三、高校会计档案数字化管理实践

1.数字化方案系统方案设计

会计档案数字化在财务集中类型的企业中运用极其广泛，提高了企业财务管理的智能化水平，如华为、美的等。基于目前已经实现会计档案数字化管理的各种案例，以及高校会计档案的特点——纸质化档案占据档案数量的主体，电子票据及业务形成的档案快速增长，提出了对会计档案数字化管理平台的设计要求：双轨制运行模式，对业务及会计档案进行分类，分为纸质档案和电子档案，电子档案直接通过系统对接收集、归档档案信息，纸质档案做影像化处理，对档案影像进行收集、组卷、归档的管理操作，并确保档案影像数字流与纸质档案实物流的匹配度与一致性。

2.会计档案数字化加工方案设计

基于会计档案管理系统搭建和双轨制档案的处理思路，构建了会计档案数字化加工的具体实施方案：针对电子档案，档案管理系统接收所有档案信息后归档处理；针对纸质档案，具体实施路径为是在会计档案收集整理、分册组卷之后，对已成册但未装订的会计档案进行数字化加工，完成数字化之后，再进行装订、归档。

图2 会计档案数字化加工方案

3.会计档案数字化人员配置方案设计

构建好双轨制的档案加工模式后，这个工作模式下的人员配置方式主要有两种：一种是利用单位外部的专业化档案数字化加工团队，即服务外包的方式实现；另一种是依托先进扫描设备，重塑档案管理流程，充分利用现有人力资源，实现数字化加工。外包方案存在财务档案内容敏感、外包数字化加工团队不可控、额外安排人员检查影像与实物档案等问题和风险，也有成本明确、责任清晰的优点。依托设备速度提升及内部筹措人手的方案，能够最大限度保证档案的安全性和保密性，高校工作人员责任心较高，但也有人手短缺的明显短板。对于这两种方案都有明显的优缺点，高校可结合学校情况、档案特点及业务特点选择一种予以落地实施。

4.制定会计档案数字化利用规则

经过反复调整电子会计档案管理系统的功能，优化人机交互界面，实现纸质档案稳定规范地数字化加工，并实现相关数据信息同步上传服务器，所有的电子档案信息实现稳定的收集、归档，即所有会计档案的信息数据均已实现数字化归档。在此基础上，会计档案管理人员应更多将精力放在数字化档案利用，以及相关规则的制定与流程的规范等方面。构建规范的授权调阅、利用规则，落实项目负责人审批制，既可以严格保护项目经费的保密性，又可以给项目负责人利用会计档案的便利，项目负责人及经过负责人授权的经办人可通过电子会计档案管理系统预约所辖项目的会计档案，经档案管理人员审批后，可调阅、打印相关档案影像，且打印件带有防伪水印，免除经办人员再行核对、盖章的奔波。每年科研经费检查审计的高峰时期，利用会计档案的数字化信息，可以切实减少调阅纸质档案的繁复手续，节约大量间，让科研人员真切感受数字化服务带来的便捷；对于有管理监督需要、审计职责的人员，授予一定时长、一定项目范围的档案利用权限，超过相应时间和项目范围档案利用权限自动失效，如需使用需要相关负责人再次授权，既可以快捷满足管理需求又能最大限度保护经费项目的隐私。针对以上管理功能，一方面要将加以规则化、流程化、制度化，出台专门的制度规范会计档案的利用行为，另一方面需要在电子会计档案管理系统实现相关规则内嵌式操作，将制度内化在系统操作中。

5.会计档案数字化方案流程整合

为配合系统、处理及利用方案设计，快速高效实现会计档案的数字化加工、利用，需要在报销业务前端对会计档案的原始形态——报销单据及票据，以及会计档案的整理装订流程加以规范，理顺相关流程，进行标准化操作。

（1）规范票据粘贴标准，多渠道、多环节进行前期把关。为了保障会计凭证数字化加工的影像质量，需要从以下几步进行把关：一是报销票据规范化粘贴，这一环节影响范围广，需要通过海报、微信推文推送、宣传单张及会议培训等多种方式、多渠道普及，做到应知尽知。二是会计凭证整理操作规范化、标准化，即在凭证制单阶段对具体单据进行规范化整理，并在凭证收集阶段对票据粘贴、单据整理进行专项检查，对不符合扫描要求的票据进行标准化处理。三是在数字化加工前对票据和单据的整理进行复核。通过以上三个节点可以对所有会计档案实施规范整理。

（2）核对会计档案影像，确保纸质档案与电子档案一一对应。数字化加工运行阶段，需要深入了解电子档案管理系统的稳定性和承压性。为防止系统扫描上传纸质档案图像时各种可能出现的图像缺失、错乱，确保电子会计档案管理系统的影像与纸质档案一一对应，需要对影像文件和纸质档案逐张比对，对乱序、缺页、图像不完整等情况进行修正。检查人员不仅需要对各种问题进行修正，还需要针对问题分析出现的原因，系统管理人员依据反馈信息调整系统功能。核对档案图像与纸质档案在会计档案数字化处理初期是不可缺少的环节，可以确保档案的数据信息准确可靠。经过后续电子会计档案管理系统的升级和优化，可以逐渐减少核对频次和范围，最终实现抽样检查，大幅减少这一环节投入的人力与时间。

（3）规范档案影像化操作流程。作为会计工作的重要一环，在新的工作模式下，原有的会计档案工作流程需要重新梳理并加以规范，从会计档案整理、会计档案影像采集、影像比对、会计档案装订上架、电子档案利用等形成一系列高效、规范的操作流程，并将这些流程固化成制度内嵌在系统中，对档案工作人员进行培训，保证整个流程规范操作，确保会计档案的数据信息完整可靠。

四、总结

加快会计档案数字化管理的进程是对高校财务精细化管理的有力支撑，也是新时期下高校财务管理内涵式发展的必然趋势。数字化存储的会计档案有着节省空间、利用便捷、不易丢失毁损等诸多优点，是未来档案发展的趋势，也是高校财务内涵式发展的重要组成部分。但数字化档案面临着数据安全的威胁，这要求相关管理人员紧跟国家对档案管理的要求，结合自身管理利用档案的实际需要，制定档案管理方案尤其是电子会计档案管理办法，恰当授权，规范审批，严格按制度执行，促进会计档案管理工作健康有序发展，不断提高工作效率和效果，为高校事业发展提供有力支撑。