“互联网+”背景下高校财务报销系统模式研究

赵小珍 方美丹

自2019年《政府会计制度》落地实施以来，经费来源、预算编制和经济业务等方面发生了天翻地覆的变化，不仅是数量增多了，要求也变高了，高校财务面临着前所未有的压力，这是机遇也是挑战。财务报销是最基础的工作，也是高校行政管理的重要窗口，如何更好地使用信息化技术，改变现行的报销模式，是当前高校财务改革的重点。

一、当前高校几种财务报销模式

（一）窗口报销模式

窗口报销模式即是现场排队，在窗口进行报销的模式，这是比较常见的报销模式，由于报销人次较多，现在已经发展成为取号系统来进行排队。长期以来，高校长期采用这套全流程线下财务报销模式（图1），在实际操作中报销人员拿着整理好的发票并填写审核单，经领导审核签字后排队提交到财务部门报销。经财务报销窗口审核以后，现场填制记账凭证，经过复核后由出纳支付完成。

该模式的优势就是能够面对面沟通，如果发现缺少材料或者缺少审批签字可以第一时间退回。缺点是财务人员压力大，因为报销大厅环境嘈杂，排队人员较多，容易出现某个时间点工作量暴增，从而导致工作效率较低。在使用了取号系统以后，解决了排队秩序问题，但需要报销人员在现场等候，所以工作效率也相对较低。

（二）网上预约报账模式

为了优化财务报销流程，也为了让教职工报销少跑路，高校财务报销由原来的传统线下模式发展成为网上预约报账模式。利用互联网技术和网上办公系统（OA），将线下排队搬到了线上预约排队（图2），报销人员根据“一事一单”、“一趟一单”等分类整理发票和相关附件，随时随地就可以登录进行网上报销，然后按网上报销系统要求填报预约单，录入报账事项如项目编号、报销摘要及金额等。需要线下领导签字审批的，报销人员将预约报销单及原始票据现场递交到财务报销窗口，经接单人员初审后即可离开。财务人员从系统中提取预约单号的相关信息后，经初审人员确认、审核后就可以生成记账凭证，再经复核人员确认以后，通过无现金系统或国库支付系统完成支付，在支付成功后报销人员将收到系统提醒。为解决现场排队问题，出现了自动投递柜，报销人员可将签完字的预约报销单和原始发票放入自动投递柜中，免去了现场排队人工投递。

该模式的优势是项目经费动态可控，减少了记账凭证录入工作量，报销人可能通过预约系统在线查询报销信息和进度，真正实现了“最多跑一次”或“一次都不用跑”。缺点是投递量如果较大，就会加大核算压力，很容易出现“压单”情况，所以导致不确定性加大。

二、W学院财务报销系统模式研究

W学院是一所普通高等本科院校，下设12个二级学院，学院教职工700余人，20余个本科专业，在校学生达12000人，近两年各类经费年收支约在5亿元左右，随着教育经费不断增多，报销业务量急剧增加，W学院目前启用网上预约报账模式，实现了从手工接单报销到网上预约报账，有效地缩短了现场等候时间，提高了财务报销效率和服务水平。

W学院财务部门在改革前报账采用的是现场排队取号报账模式，在报销高峰时段人数非常多，需要等待很长时间，面对这种情况财务部门只能将所有时间都用来满足师生的报賬需求。在“互联网+”时代，为了解决师生的需求，高校不停完善和优化财务报销流程，逐步形成多元化及智能化的财务报销模式。W学院经历了传统的窗口报销模式，现在正在实行网上预约报账+现场投递+物流式报账模式，师生通过网上报账系统申请预约报销单，再由线下相关人员审核签字后，投递到自助投递机。自助投递机24小时全天候接单服务，师生可以就近投递报销单，实现了“无限时、零排队、无等候”。师生投递报销单后，通过网上预约报账系统可以随时查看报账情况，接单人员通过物流划分单系统将预约报销单分配到审核人员手中。财务报销系统通过实时记录每个流程，将报销状态及时推送给报销人。报销人通过自助设备和手机，就能随时掌握报销进度，不再受时间和空间约束，减少了排队等待的时间。在全面上线的同时，还保留了人工接单业务，解决了个别需要人工接单情况，尤其年纪较大的教职工，需要人工接单方式，这样不仅提高了效率性，也提升了准确性。

W学院无等候报销是一套网上预约财务报销系统，其中由网上预约报账软件、工资薪金管理软件、网上查询软件、自动报账投递机和财务管理软件等组成。网上预约财务报销系统作为信息化建设的重要组成，已取得了一定的成绩。但是W学院财务报销系统模式中还存在以下几个方面问题：

（一）未实行电子发票认证系统

由于区块链技术的大量应用，目前财务报销中多为电子发票，为确保提供的电子发票真实合法，W学院现采用了“打印电子发票+报销业务承诺书”形式，要求报销人员自行承诺电子发票的真实性和合法性。在实际应用过程中，打印电子发票提高了打印成本，而且也不符合财务数字化趋势，如果电子发票没有进行“验真”，那么就会增加财务报销风险。

（二）未实现线上审批且审批签字难

W学院目前实行的“线上预约+线下审批+线下投递”的模式，由于内控风险管理的需要，对经费审批人进行分层次和分额度授权，一张报销单需要若干领导进行审签，这种情况导致线下“签字难”问题，特别是月末、季度末和年末，领导会议多及出差多，根本无暇顾及财务经费审核签字，导致预约单积压在签字环节，无法实现实时投递。

（三）未实现财务电子档案，所以查档比较困难

目前所有的单据均需打印出来，以纸质形式作为档案保存，因此凭证量较大，纸质档案保存有一定难度，造成了查询档案比较困难，同时还存在档案损坏和丢失的风险。

（四）未实行系统化信息框架，信息孤岛现象严重

目前财务各个管理系统已经进行了连接，但是外部业务数据还无法接入，出现这种情况主要是因为未实行系统化信息框架和信息共享。财务系统中无法与合同管理系统及资产系统等核心业务数据进行有效对接，所以导致了信息孤岛现象，如无法进行有效对接，则无法保证信息的准确性和一致性。

（五）未实行更优化流程，管理方式比较粗放

目前财务管理以报销为核心进行点状管理，所有工作都是为了完成这个核心环节，由于对前置和后续环节关注较少，所以管理方式比较粗放，因此财务职能无法从“核算型”向“管理型”过渡。

三、“互联网+”背景下探索新的智能财务报销系统模式

W学院利用“互联网+”技术，提出了智能财务解决方案，以智能财务来带动全校创新，运用“大智移动物区”等前沿技术，为财务转型提供了新的方向。不仅打破了原有财务管理模式，也规范了财务流程，规避了传统“窗口式”“投递式”等模式的问题，解决了报销排队难、票据审核难和报销审批难等问题，构建了一种新的智能化报销系统模式。

（一）嵌入发票认证模块，避免出现发票失真及重复情况

随着区块链技术的发展，在报销系统中嵌入发票认证模块，将其与国家税务总局票据查验平台连接，可以自动地核对发票号码、类别、抬头、税号、金额和日期等信息，同时完成真实性和合法性认证。在生成电子发票档案的同时，将发票上内容和报销系统绑定，在输入项目编号和摘要以后就可以完成预约，并产生预约报销单。这种处理方式很大程度地减少了审核及核对工作量，同时也避免了重复报销问题。

（二）推行线上智能审批，节约财务审批时间

为了解决找人难、签字难的问题，将线下签字环节搬到线上，在网上预约报销系统中设置线上签批模块，利用互联网技术可以实现无纸化网络自主签批流程，运用分级审批制度将预约报销单自动推送到各级审批人手中进行网上审签，有效地提高了审签效率。

（三）从PC端到移动APP，全面提升了工作效率

随着移动互联网技术的快速发展，将财务管理平台从PC端扩大到移动APP，使线上审批和移动审批结合，实现了高校财务系统智能化发展。师生可以通过财务APP进行网上预约、报销、电子签批、电子发票认证及自动生成预约单等，然后通过线上审批推送给负责人审签，之后自动进行智能审核，同时将审核结果自动保存，从而形成电子档案。报销人通过财务APP平台，能够及时地查询到报销状态和相关财务信息，全面地提升了财务报销效率。

（四）完善了电子会计凭证管理

利用无纸化云报销可以实现云存储管理模式，同时建立了会计凭证存储库，将电子凭证制作成电子档案进行保存，并通过凭证号及摘要等要素进行索引。随着《会计档案管理办法》的出台，无纸化报账是未来的发展趋势，大大地提高了档案保存质量，也提升了查阅效率。

（五）设立网上预审模块，确保报销工作通畅

在网上报销系统中设立预审模块，由财务联络员进行初审，能够有效地减少错误和填报；设立预审流程能够减少报销人员跑腿，使沟通更加通畅，大大地提高了报销效率，有效地降低了返单率。

（六）设置智能审核环节，提升审核工作效率

根据财务报销相关规则，设置了稽核公式进行智能审核，完成了基础逻辑判断，同时对报销信息进行真实性、合规性预警，提醒经办人员和经费审批人注意这些情况。通过这样智能审核，大大地减少了审核工作量，避免了低级错误出现，也避免不规范报销问题，全面地提升了审核工作效率。

（七）布局安全监控措施，强化网络与信息安全

“互联网+”背景下的高校财务信息化，具有一定的网络安全风险，财务数据存储在“云”端，很容易受到黑客和病毒等威胁，设立大数据监控系统，对存储数据进行24小时不间断监控，可以有效地提升系统安全性。财务数据与业务数据通过共享中心进行交互，财务部门可以单独部署“私有云”进行数据存储，这样可以更好地确保数据安全性。通过定期和不定期结合方式对数据进行多地备份，对登录用户进行严格的身份审查和管理。

四、规范财务人员职能，促进财务职能转变

机器取代财务人员进行智能审核和智能支付，是“互联网+”背景下的必然。现阶段，必须要规范财务人员职能，通过加强专业和信息技术学习，可以更好地开展财务管理工作。国家也在不断出台关于新的政策，要想快速地适应当前的财务管理工作，就应当积极地转变思想，这样才能更好地转变财务职能。智能化系统可以将财务人员从重复的核算工作中解放出来，利用信息技术对数据进行预测和分析，能够为学校跨越式发展提供可靠的数据支持。

结语：

W学院以财务信息化为目标，运用大數据、人工智能等技术和信息化手段，打造了一套完善的服务系统，通过智能稽核、智能识别、大数据共享、智能存储和决策分析等方式，全面地提升了财务报销系统。报销人员通过手机就可以实现随时随地报销，财务人员不仅能及时准确地把控报销节奏，而且操作也更加简单，流程也更加明晰，最大程度地解决了“报销难、报销烦”等问题，解决了财务人员“上班累、上班苦”的状态，提升了教职工的满意度。在新时代“互联网+”背景下，应当积极地向“智能财务”转变，从而全面实现财务报销数字化及智能化发展。