水利工程建设项目档案管理中存在的主要问题与对策分析

2023-01-11王芳芳胥世川

四川水利 2022年3期

彭涛，杨强，王芳芳，胥世川

(1.四川省水利人才资源开发与档案中心，成都，610041；2.四川南充水利电力建筑勘察设计研究院，四川南充，637000；3.四川青云工程设计有限公司，成都，610213；4.四川川金建筑工程有限公司，成都，610036)

水利工程建设项目档案是项目在前期、实施、竣工验收等各个环节中形成的重要资料。档案管理工作是建设管理的必要组成部分，但是由于项目法人等参建单位重视程度不够、档案管理人员水平较弱、资金投入不足等原因，目前水利工程建设项目档案管理工作还存在许多薄弱环节。面对当前管理水平较为滞后的现状，分析管理过程中存在的主要问题，提出对策，对促进档案行业的发展具有重要意义。

1 存在的主要问题

1.1 重建轻管现象普遍

参建单位不同程度存在重视工程建设，轻视档案资料收集整理的情况。部分建设单位甚至简单地认为档案管理就是在档案检查验收前，对已有的文件材料进行归档。档案收集整理工作同工程建设过程严重脱节，档案检查验收前突击填表、补手续、找文件的情况屡见不鲜。

1.2 档案管理人员能力不足

部分项目法人未严格按照《水利工程建设项目档案管理规定》(以下简称《规定》)落实专人进行档案管理，普遍存在档案检查验收前临时抽调业务人员进行档案整理的现象。抽调人员又是以新参加工作的员工为主，基本不具备工程管理和档案管理的专业素养，无法主动指导建设人员收集档案资料，只能被动接收各方移交的档案，极易造成档案资料收集不完整、档案质量差等问题。

1.3 参建各方对行业政策理解不透

2021年6月，水利部印发了新版《规定》，对水利工程建设过程中各参建方的档案管理职能职责进行了明确规定，对档案的电子化、数字化提出了新要求，对以前问题较多的竣工图编制作了详细说明，同时对项目文件、图纸、照片等资料的归档时间和程序进行了严格要求。《规定》对水利工程建设项目档案管理工作的流程进行严格规定，使之更贴合工程实际。但是，该管理规定发布时间尚短，参建各方在档案管理工作中暂未有效落实新规定要求。

1.4 照片、音视频资料收集整理难

水利工程项目建设条件艰苦、建设周期长、参见单位多、建设人员流动性高，在建设过程中，缺少专业的档案管理人员进行指导，建设人员不知道照片、音视频资料采集标准和要求，经常发生漏采集的情况。特别原始地形地貌、工程形象进度、隐蔽工程、重要部位施工等关键环节，一旦未及时有效地收集整理，将造成项目档案的资料的严重缺失，且难以弥补。同时，工程建设过程与档案管理脱节，导致建设过程中采集移交的照片、音视频资料不能及时有效地分类归档，等开展档案整理时，面对海量的无编号、无文字说明的电子照片，完全无法将照片资料同工程现场匹配，造成资源的极大浪费和档案资料的质量不高。

1.5 信息化、数字化水平弱

在网络技术、信息技术日益成熟的大背景下，对水利工程档案信息化、数字化提出了更高的要求，水利工程档案由原始的纸质件转变为数字化存储，通过存储方式的改变，极大地提高了查阅效率，使档案资料利用效率越来越高。但受传统观念的影响，部分档案管理人员缺乏信息化意识，思想观念比较落后，在档案信息化、数字化建设方面缺乏科学和发展的眼光，使得档案信息化建设开拓缓慢[1]。

1.6 档案存放条件不达标

受限于办公场地、管理体制、经费投入等原因，大量的基层水利建设单位，无法提供符合档案管理条件的档案室，无法满足档案存放的温度、湿度、有害生物防治等方面的要求。特别是建设过程中，档案资料随意堆放在办公室、仓库、会议室的现象屡见不鲜，导致部分档案资料受潮、污损、遗失。

1.7 档案管理费用预算不足

部分项目由于前期工作不到位，项目设计深度不够，未在项目可研、初设中体现档案管理要求和需求，未将档案整理所需费用列入预算或预算金额不足，导致项目建设后期，费用无法满足项目文件收集整理归档﹑库房建设、信息化、数字化及服务外包等工作需要[2]，极大制约了档案工作的开展。

2 提升档案管理水平的对策分析

2.1 加强行业监管

水利工程建设项目档案管理是贯穿于工程建设全过程的全局性工作，监管层的重视是推动档案管理的根本保证。水利部最新印发的《规定》分别对项目法人、项目法人档案管理机构、项目法人建设管理相关部门、参建单位所要履行的职责任务进行了明确要求，确保权责清晰、各负其责[3]。

2.2 加强人员培训

水利工程建设项目档案管理，不同于普通的文书档案管理，既具有文书档案规范性要求，又具有工程建设的复杂性，要求管理人员既要懂档案，更要会管理，为此，培养一支档案管理专业队伍显得尤为重要。水利工程行业主管部门、档案管理部门和建设单位应以提高档案管理人员业务技能水平为着力点，定期开展业务培训，提高管理人员水平，推动水利工程档案管理工作的规范化，更好地为水利工程建设服务。

2.3 严格档案验收

完整、规范的项目档案，是开展工程竣工验收的重要基础和必要前提。项目法人作为档案收集整理的责任主体，对项目档案工作负总责，要严格按照相关规范要求，切实组织好各方做好档案收集整理工作。档案主管部门作为验收责任主体，要严格按照水利行业档案管理规定，认真审查参建各方的档案资料，确保档案真实、完整、组卷合理。针对档案资料不符合要求、不规范的，行业主管部门要责令整改，直至满足档案验收要求。档案验收主管部门在开展档案专项检查、验收过程中，要切实做到高标准、严要求，严把质量关，凡是档案内容与质量达不到要求的，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过竣工验收[2，4]。

2.4 搭建信息化、数字化管理平台

在计算机技术、网络技术日益成熟的今天，在大数据技术背景下，水利工程建设项目档案由原本的纸质变成了电子存储，这是历史发展的必然。通过档案的信息化处理，档案的利用率才能越来越高。但受传统档案管理理念的限制，各级档案管理人员数字化意识薄弱，缺乏开拓精神，各地档案信息化水平参差不齐。由省级水行政主管部门统一建设水利工程档案数字化系统平台，采取“统一建设、分级负责”的方式，才能满足水利工程建设项目档案规范化、信息化、现代化的发展需求。

2.5 加强照片、音视频资料收集整理

项目建设过程中形成的照片和音视频资料是对工程建设过程最直观、最真实的呈现，加强照片、音视频资料收集整理可以从三方面入手：一是加强一线建设人员的档案专业知识培训，从源头进行控制，做好素材采集；二是档案管理人员要在项目建设初期介入工程管理，指导各参加单位做好照片等资料的收集；三是各参建单位应定期对档案资料进行分类整理，坚决杜绝工程完工后再开始档案整理的陋习。

2.6 加大档案管理硬件建设

因水利工程的特殊性，档案保存时限一般较长，大量的档案资料需永久保存，这就对档案的存放条件提出了高要求。档案管理单位需投入大量的资金，建设符合档案存放条件的专业档案室，以满足档案存放的温度、湿度、消防、灭虫、遮光等要求，确保档案资料得到科学、妥善的保管。同时要配备专业的软硬件设备，以满足档案信息化管理、查询的要求。

2.7 强化档案管理过程管控

水利工程建设项目档案管理是一项系统性的工作，需要大量的人力、财力作为基础性保障，同时需要参建各方予以全力配合。在项目建设之初，项目法人须在招标文件中明确提出档案管理要求，将档案收集整理内容作为专门条款，写入参建单位的合同、协议中，明确费用来源、整理标准及违约责任。同时，应在监理合同中明确监理单位对档案的检查、审查责任。只有从源头开始做好档案管控，才能最大限度保证档案资料的系统性、完整性。