肥城市引黄灌区工程档案管理存在问题及对策

闫陆云

（肥城市农村公共供水中心，山东 肥城 271600）

肥城引黄灌区是田山大型灌区的一部分，设计灌溉面积0.8万hm2，有效灌溉面积0.4万hm2。引黄干渠二级分干渠全长17.3 km，在小店建有三级扬水站1座，设三级干渠1条、长10.5 km。灌区现有支渠17条，总长9.38 km。该工程从动工到开始投入运行历时近3年，由于其工程规模大，参与人数众多被誉为山东的“红旗渠”。

1 肥城引黄灌区工程档案的历史作用

1.1 肥城引黄灌区工程档案的历史意义

20世纪60年代，平阴、肥城两县人民在极其艰苦的条件下，发扬愚公移山、改造中国，自力更生、艰苦奋斗，无私奉献、团结协作的精神，奋战三年，靠铁锤、铁锹，兴建了黄河下游最大的引黄工程——“1030”引黄灌溉工程。1968年初冬，泰安地区“1030”引黄工程总指挥部成立，下设平阴、肥城两个分指挥部。出工民团依民兵建制，平阴县民工团为5 500人，肥城民工团为4 500人。引黄灌溉工程投入使用后，通过引水灌溉，凡是二级、三级干渠送到水的地方，群众都可以就近取水，老百姓彻底改变了靠天吃饭的历史。经过多年不断维修加固，引黄灌区建设的工程档案成为灌区重要的历史资料，记录着“1030”工程建设当年的历史环境和施工技术，为后期扩建和维修改造提供着最基础的数据。

1.2 工程档案对引黄灌区现代化建设的重要性

1）引黄工程历年档案资料是续建改造的重要资料。工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，是工程竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的重要依据。引黄灌区工程隐蔽部位较多，工程质量的检查与验收，就要通过资料来体现，工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目下一步续建情况，所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。

2）引黄灌区工程资料有较强的时效性。从1998年开始，陆续实施了大型灌区续建配套与节水改造，对干渠和部分支渠实施了改造，支渠及以下骨干工程设施由所在镇街进行了维修加固。田间工程部分通过农业综合开发、水利、国土等各部门的农田水利建设项目进行了节水灌溉建设。引黄工程建设的档案资源能够为下一步工程建设提供以往的经验，从而能够提高水利建设的工作效率。

3）引黄灌区的水利档案资源有一定的前瞻性作用。引黄灌区历年节水改造项目会根据不同情况实施改造工程，清淤、防渗时的渠道高程变化，原节制闸的功能使用情况，支渠使用情况都是动态数据，这些工程数据都能够为下一步建设提供技术支撑的大数据库，从而节省了许多地质勘探和水利建设调查的时间，为水利建设提供范例和参考。

2 存在的问题

2.1 历年引黄灌区改造工程档案

2000年以前，肥城当地引黄灌区工程档案主要以纸质为主，且大部分的纸质档案保存的都是孤本，随着对纸质档案阅览次数的增加，加之多年来保存不完善，作为信息载体的纸张会逐渐老化和破损。图纸经过几十年的存储有的已经看不到标注，字迹也会变得模糊不清，大大缩短了纸质档案的使用和保存寿命。有的图纸已经散失，在很大程度上造成工程建设档案搜集整理的不完整性。

2.2 水利档案管理人员缺乏专业管理素质

水利档案管理员是最直接接触水利档案的人，他们的专业素质对于水利档案的整理工作起到了举足轻重的作用。肥城引黄灌区未专门设立档案管理室，管理人员也不具备专业职能，该归档的资料没有保存好，导致以往工程建设资料残缺不全。

2.3 水利档案管理缺乏专业的操作规范

水利工程档案资料搜集的时候，需要对不同阶段建设时期的水利档案资料进行合理分类与补充完善，也就是水利档案资源存在着定期的变化性质。这就需要在进行水利档案搜集的过程中对管理文档、建设文档、音像视频等有关工程资料进行完整的搜集，还需要对不同时期的水利档案资料进行整合。

3 建议对策

3.1 加强组织领导

项目法人及其他参建单位负责人必须高度重视档案管理工作，在人、财、物上给与必要的支持和保障，明确一名分管档案工作的专职人员，明确档案管理人员的工作职责，落实档案管理工作责任，确保工程项目资料的收集、整理及归档工作有序进行。同时，加强管理人员的业务培训，在工程施工过程中要经常请档案管、质监站专家对技术人员和资料员进行培训、学习和交流，对于工作中遇到的问题及时向专家请教，不断提高档案管理人员的工作技能，确保工程档案资料的准确性、完整性和时效性。

3.2 建立规章制度

按照档案法规要求，结合水利工作实际，制定完善档案文件资料收集、整理、统计、借阅、鉴定、销毁等各项规章制度和管理办法，确保档案管理工作的标准化与规范化。同时，在档案管理过程中，为满足实际工作需求，要及时对档案管理制度进行修订。创建规范的管理机制，使档案资料标准化、规范化和共享化，不断提高档案实体质量，避免相近公文重复立卷组合，建立健全各项档案管理规章制度。

3.3 加强科学管理

从项目申报到工程竣工验收历时长，工程形成材料涉及面广、内容繁杂，稍有疏忽，就可能遗漏，对应归档文件资料认真收集、整理，分类存放各种资料，为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过程中就要征询当地档案馆管理人员的意见，按照工程竣工资料检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往的不归档资料，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。通过采取各业务科室参与整理档案的办法，整理后再移交档案管理人员，从而确保工程档案齐全完整。

3.4 加强安全管理

加强档案的安全管理，严格按照档案安全保护“八防”要求，切实加强档案保管硬件建设；严格执行档案查借阅、保密与保管等系列的内部管理制度，确保档案不遗失、不泄密，保证档案安全。做好档案的复制、备份工作。加强计算机系统及操作系统的安全管理，杜绝各类危害档案安全事故的发生。

3.5 做好服务利用

档案工作人员积极主动的开展档案服务与利用，在各业务科室工作需要查档时热情接待，仔细查阅，使档案工作真正服务于水利工程的建设维护及运行管理。