水电站建设工程档案管理与利用

袁成凤

（中国水利水电第十四工程局有限公司机电安装事业部，云南 昆明 650032）

1 引言

水电站工程档案管理工作是水电行业健康发展的基础，是提升行业业绩和管理水平的重要依据，是提高行业标准和工作效率的需要。科学规范的档案管理，能够利用档案实现工程本身的价值，在施工过程中、工程竣工后做到有理有据、精准查找、物善其用。各参建单位还能对施工作业专项技术方案、成果报告、运行数据等进行分析，提升员工专业水平，为企业制定正确的发展方向，为今后有益合作奠定坚实的基础。

2 水电建设工程档案的特点

水电站建设工程具有专业性强、规模大、投入大、周期长、要求高、施工人员流动性强等特点。文件资料在工程建设过程中直接形成，工程档案的产生者同时也是档案利用的主体。

具有成套性。文件资料能反映建设项目从提出调研、可行性、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工、到投产等领域的全部内容，这些专业之间既有所不同又休戚与共，从而形成有机联系的整体。

具有专业性。文件资料是专业技术活动的真实记录，包含工程勘察设计、建筑施工、地质水文、测绘气象、设备管道等，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。同时，档案类别也包含文书档案、会计档案、科技档案等等。

具有现实性。文件资料根据生产活动实际状态产生，所以在利用文件资料的时候，使其具有较强的、有力的现实使用价值，并且能够在生产生活中反复使用实现实用价值。

3 水电建设工程档案管理存在的问题

3.1 缺乏足够认识

前期策划人员、施工管理人员未能对档案本身价值有一个正确的认知，对档案管理岗位不重视，对档案的管理的意义及作用理解不到位等。各参加单位总将大部分管理力量投入到现场建设中，往往认为工程档案只有科技档案，档案管理仅仅是对文件资料的保留和保管，就是完成档案管理工作。经常是在工程将要竣工时才召集部分人员对整个工程资料的收集与整理。

3.2 档案管理体系不健全

档案管理工作常常出现同一形式文件格式不统一、文件内容不全面，资料欠缺残损以及整理、分类、归档不规范等问题，致使工程竣工后档案验收周期延长。上述现象的发生很大程度是因为档案管理制度的不完善，档案管理体系的不健全，导致没有对应的监督机制对现有制度的执行情况进行制约，更是未能根据时代的变化对部分档案管理工作方式进行必要的更替及创新。

3.3 档案管理专业人员缺乏

档案的形成一定是循序渐进、日积夜累的。在整个过程中，专业的档案人员在档案管理工作中起到穿针引线的作用。同时也是档案利用率高低的关键。通常情况下，各专业资料员一般是由新参加工作的同志担任或由工程技术员兼任资料员。致使各专业资料员的综合素质、专业素养、业务能力都出现参差不齐、断层、断代的现象。

3.4 档案管理设备不专业

水电站工程建设涉及内容众多，文件资料类型丰富多样，包含了图纸、文字、照片、声像等。但因单位领导不重视、管理监督不到位或经费保障不足等的问题，未能配备专业的设施、设备从而限制了档案管理在收集这一环节的不足。

受施工环境的制约和经费限制，在文件资料存放的时候未能对档案进行正确、有利的保管，未配备专业的档案柜（架）、设置专门的档案室，未做到防虫、防潮、防光等，对文件本身的质量、使用寿命造成影响。

从文件资料的产生到档案的形成，成千上万的资料多以纸张作为主要的记录介质，传统的档案管理方式让文件的产生未能实现绿色环保的同时也使生产施工中文件传阅、处理过程复杂、绵长，工程完工后各单位需花费大量的人力、物力对文件资料进行组卷、装订、装盒、上架等。工程竣工后数量庞大的卷宗保管于占地面积非常大的库房，查询低效、调阅繁琐、维护保养困难，使档案管理工作复杂等。延长文件资料整理、移交的过程。

4 水电站建设工程档案的管理对策

4.1 建立健全档案管理体系

4.1.1 成立工程档案管理组织

水电站工程建设的周期长、专业多、规模大，需勘测设计、施工、监理等各方的通力合作，因此建立档案管理组织网络是很有必要的。工程开工前建设单位，应当有专业的档案管理队伍或人员参与进前期策划环节。工程开工时应由建设单位项目法人负责，要求各参建单位组织成立档案管理组织网络，并明确相关责任人。

档案管理组织网络应不限于有前期策划人员、建设单位档案分管领导、工程技术部门、档案管理部门、各参建单位。前期策划人员的职责是，对整个水电站建设工程档案管理前景、档案成果进行规划和专业的管理办法。档案分管领导的职责是，加强领导的同时保障档案工作的正常开展。建设单位工程技术专业人员和管理人员是档案形成的直接责任人，其职责是使文件资料在形成过程中把控资料本身的真实性、准确性，确保文件资料本身的凭证及价值。档案管理人员是档案管理工作的实施者，其基本职责是依法建章立制，明确各参加方的归档范围、内容及归档时间，集中统一管理项目档案，定期接收工程档案，并对参建单位进行业务监督指导、检查。各参建方的职责是，响应建设单位规章制度，明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内工程档案的产生、收集、整理、归档、移交工作。

4.1.2 建立健全工程档案管理制度

（1）建章立制的意义

规范档案管理工作，让文件资料有头有尾，有据可依，同时也是协调档案工作与其他工作关系的依据，更是提高档案管理质量的重要保障。水电站建设牵涉诸多行业和城市、系统的参建单位，各自在本行业都独有一套的档案管理办法及工作经验。使得文件资料呈现的方式多样化，标准不一、分类方法不同等。建设单位作为工程档案最主要的保管者、利用主体，建立档案管理制度才能统揽全局，确保工程档案的质量。建章立制能明确各参建单位的职责与任务，并使其与经济利益挂钩，确保工程档案的完整、系统、准确、及安全管理和有效利用。

（2）建立档案管理制度

项目开工前，建设单位应在贯彻执行国家有关的法律、法规和标准规范的基础上，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，建立覆盖整个工程文件、档案的管理体系。将档案工作规划进项目建设计划中，与项目建设同步管理，通过节点控制强化档案管理工作，将档案管理工作纳入进各参建方考核体系中，实施合同化管理。档案管理制度应包含：

1）工程档案管理细则，明确项目文件的形成、收集、整理移交方法以及档案装具的要求等。从根本上实现文件的格式统一、内容真实全面等问题。

2）工程档案分类与档号编制标准，用来确定文件资料的分类、档号结构，是文件资料转换为档案、提高文件利用的首要环节，能够提高档案服务效率。

3）立卷归档制度，明确文件资料的收集范围和保管期限，约定归档时间、档案整理要求等。

4）档案保管制度，明确各类载体的保存要求、保管条件。档案库房管理要求及库房管理员职责。

5）档案利用制度，明确各类档案的利用方式、方法，规定查（借）阅、档案的权限和审批手续等。

6）档案保密、安全制度，明确档案形成者、档案管理人员、档案利用人员应承担的档案保密责任。防止文件泄密，在档案保管处设置防火、防盗等设备设施。

7）电子档案管理制度，明确电子档案的创建方式、方法，规范电子档案整理、管理要求。

8）现代化档案管理系统操作制度，明确档案管理系统操作人员的范围及责任，宣传、指导档案管理系统的使用等。

9）档案统计制度，准确无误的对档案的类别、档案内容的数据、档案的收进、移出、销毁、借调、保管等数量进行台账建立。数据要求真实、准确、动态等。

4.2 提高档案管理人员的综合管理能力

各参建单位应树立“人人都是档案员”的理念。加强对档案工作性质、价值、地位的认识。水电站工程档案管理包含文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案等。这就意味着，这其实是一项专业性强的工作，依靠一个专业或者一个人是不能完成档案管理工作的。

各参建单位在配备专业档案人员的同时也应重视档案人员对各施工专业的认识，对档案管理的人员进行培训等。对现有档案人员的培训时不忘培养新的档案人员，避免资料管理出现断层、断代的现象。

档案管理人员的业务能力和职业习惯，是参建单位的责任也是建设单位的责任，水电站工程档案由各参建单位档案组成，档案管理人员的工作方式、方法均可由建设单位决定，因此参建单位应委托有丰富经验的档案管理团队或档案专家对各参建单位档案管理人员进行培训、指导、监督。

4.3 加强档案管理现代化建设

互联网时代，许多依托互联网的档案管理设备、软件已成熟。许多现代化设备也以投入生产生活中，企业管理现代化是必然的趋势，无纸化办公已逐渐走进我们的生产生活中，绿色环保已成为当下热门。投入现代化管理设备、先进办公软件不仅能够缩短文件传阅、处理周期、缩短竣工资料编制时间、提高档案管理工作质量，还能绿色环保。更重要的是为档案利用提供更加人性化的服务，实现档案价值最大化。

5 水电站建设工程档案的利用

5.1 档案管理的目的在于档案利用

档案利用是通过对档案资料的查阅、记录，满足档案利用者需求的过程，同时也是实现档案本身价值的过程。

科技档案的利用：各参建单位形成的施工方案措施、设备、设施安装数据、机组运行数据、水文气象数据、生态环境报告等，行业可以利用其真实性、可靠性、原始性，对资料的内容及结果进行数据研究、资源信息共享，对水电站建设的开发、建设周期、施工投入等起到参考、借鉴作用，能有效提升行业标准，掌握领先技术手段，创建一项项精品工程。为国家“十五”计划提出的“西部大开发”经济战略部署、“西电东送”、“一带一路”等计划添砖加瓦、增光添彩、保驾护航。

文书档案的利用：文书档案管理工作主要是对生产生活各项工作的管理、记录，利用文书档案的真实记录对生产、生活中的全方位反馈进行分析、总结，让各部门之间协作更为密切，更好的为单位服务，维护单位长久发展，同时能提高工作效率、工作质量及热情，为企业综合竞争力起到催化、激发的作用。

会计档案的利用:利用会计档案，可以查看一个单位在工程建设期间的经济活动记录，可以检查这个单位是否遵守财经纪律，有无弄虚作假、违法乱纪等行为。利用会计档案不仅可以解决经济纠纷，还可以为企业、为国家提供真实可靠的、详尽的经济效益数据报表，为企业制定经营决策、成本管理等提供参考，为国家制定宏观经济政策提供数据支持。

荣誉档案的利用：通过荣誉档案能够直观的对水电站建设成果进行了解，也是参建单位施工管理水平的展示，更是对行业内技术人才的肯定和鼓励。它不仅能证明某项工程施工是专业的、是行业标杆、是精品工程，还能对其他类别的档案起到有益补充证明。同时也是企业综合实力的凭证，能更好地为企业市场营销工作提供有力保障。

5.2 档案利用在于服务

档案的利用，在于以人为本、精准服务。除了完善档案管理体系、提高档案管理人员的业务能力，还需树立正确的服务思想。各参建单位以增强服务意识和主动服务为目的，可根据工程施工专业的不同，设置相对应的管理组织机构，并建立考核机制、奖惩机制等，从而提高服务质量和档案开发利用率。

精准服务的关键在于创新服务。改进和创新档案利用的方法和技术、加强档案信息化建设、增加档案管理设备的投入、建立行业档案信息资源数据库，应用数字化技术手段，让档案管理工作精准、快捷、现代化、人性化、智能化，让水利行业实现资源共享、互助互利、共同发展。

6 结语

档案管理是工程建设项目管理的重要组成部分，根据时代的变化制定科学的档案管理和充分利用档案的方案，不仅能体现工程建设施工综合管理能力、为工程建设者树碑立传，还能全面展示企业管理业绩，为企业发展前景保驾护航。科学的、适用的档案管理能让档案成为工程的灵魂，能让档案成为整个水电站建设过程的放映机，成为数以万计工程建设者为祖国繁荣昌盛添砖加瓦的证据，成为广大水利人劳动的智慧体现和峥嵘岁月的见证。