事业单位人事档案信息化建设问题与路径分析

2023-01-08冯丽丽

中小企业管理与科技 2022年6期

冯丽丽

（四平市社会福利企业服务中心，吉林四平 136000）

1 引言

个人档案在我国具有重要的历史意义，它的管理长期以来沿用纸质形式，尽管通过完善制度、设置部门专职保管等形式，形成了我国特色的人事档案管理系统，但是在信息时代，也暴露出了传统人事档案管理的不足之处。无论是从占地面积、储存形式、借阅便捷、管理成本任何一条来看，传统纸质档案管理模式已无法与信息化后的电子档案相比。在推进档案信息化建设中，我们要克服传统思想带来的阻力，加大技术投入，从人才培养抓起，最终形成全社会人事档案信息化管理，形成新时代的档案管理特色。

2 事业单位人事档案信息化建设的重要意义

人事档案是记录一个人的学习经历、工作履历、政治面貌、所获奖励与处分的文本资料，事业单位人事档案的建立，可以作为员工提拔任用的参考，对于完善事业单位人事管理与组织构架具有重要作用。科学地管理人事档案，有利于合理利用组织内的人才，优化人力资源分配，做到人尽其才。在事业单位中，人事档案对于单位的发展具有重要意义，它见证了该单位的发展历程，具有特殊的历史含义。

随着电子化信息技术的发展，人事档案信息化建设也被各个事业单位所重视。由于传统人事档案在管理、借阅、占地空间、查询等方面已经不能适应时代的发展需求，因此对事业单位的人事档案进行信息化管理，具有现实意义。

2.1 减小占地面积，降低储存环境要求

提到人事档案，大多数人会想到厚厚的灰尘、一摞一摞的牛皮纸档案袋。传统事业单位为了放置数量庞大的人事档案，往往占用较大空间，需要雇佣专人进行看守防护。纸质档案在管理过程中，要预防受潮、虫蛀、鼠咬，还要保证档案的完整与不被丢失，这需要投入大量人力物力。目前来看，利用信息技术存放管理档案，相比现有档案存放方式存在巨大优势。将人事档案电子化，只需几块硬盘即可储存大量人事档案信息，不但减少了占地面积，而且管理过程十分便捷，常规环境下即可完成档案管理工作。

2.2 提高人事档案管理效率

随着电子技术的快速发展，以计算机为代表，我们已全面进入信息化社会，信息技术在我们生活中发挥着越来越重要的作用。利用计算机快速查询我们所需要的信息已经成为人们获得信息的主要途径。在事业单位人事档案中，传统依靠人力的档案管理工作，相比于利用信息技术查询，流程复杂、反应慢、效率低。将人事档案输入计算机进行数字化处理后，档案的管理、查询工作只需要在计算机上进行查询，即可立刻获得结果，不但高效精准，还能降低档案管理者的劳动强度，实现人员高效操作。

2.3 人事档案内容更加丰富翔实

传统人事档案主要内容为文字，虽然能较为全面地反映并记录一个人的基本情况，但是在信息技术发展迅速的当下，人事档案内容也要与时俱进，一些视频、图片、音频等内容成为个人档案的重要组成部分。移动自媒体的迅速发展，为人们提供了海量视频内容，越来越多的信息以视频形式传播，人事档案在记录过程中要与时俱进，不但要将文字信息作为档案存储内容，还要增加视频、图片等多媒体资料，丰富档案的存储形式。这就要求我们在档案管理中要跟上技术发展，通过信息化建设，丰富人事档案的储存形式，扩大人事档案的储存范围与内容。

2.4 提高事业单位管理形象

事业单位不同于普通企业，在我国更强调的是公益性质，因此在日常管理中，与我们普通百姓的日常生活紧密相关。事业单位档案管理进行信息化建设，不但可以提高工作人员的效率，提升人事档案管理水平，还能改善事业单位形象。在信息技术快速发展的时代，通过档案信息化建设，能够更好地服务群众，为百姓及时提供所需信息，减少百姓的等待时间，提高百姓对政府服务水平的满意度。通过档案管理信息化建设，同时也能提高事业单位信息化建设水平，促使事业单位从制度层面确定信息化建设制度体系的建立，充分满足信息化时代下事业单位不断发展的需求。

3 事业单位人事档案管理现状

3.1 无法认识到档案管理的重要性，不能充分利用档案

人事档案在我国事业单位中具有重要地位，各单位也根据要求设立了管理规章制度，安排专人进行管理，但是在实际工作中，部分事业单位认为人事档案管理只需要收集相关资料并进行分类保管即可，缺少深层次的认知。人事档案对于人才发掘、岗位调整、单位发展具有实际意义，妥善利用人事档案，不但能够提高人力管理水平，还能为事业单位效益提升做出有益帮助。目前我国事业单位档案无论是管理水平还是利用方式，都很难称得上重视，这就造成目前人事档案管理工作水平长期得不到有效提升，对事业单位的促进作用自然不明显。

3.2 人事档案管理者综合素质要求高，待遇低

人事档案管理工作内容复杂，业务流程长，需要管理人员有丰富的知识和良好的沟通交流能力，对于管理者的综合素质要求较高。在人员众多、流动频繁的事业单位，管理者不但要熟悉工作流程，还要对档案管理工作所在的事业单位十分熟悉，能够高效沟通业务，处理工作中复杂的人际关系，同时专业能力过硬，这样才能做好档案管理工作。目前的事业单位对于档案管理者的待遇普遍偏低，无法认识到档案管理工作的复杂性和重要性，因此，培养综合能力强的档案管理者较为困难。

4 目前事业单位人事档案信息化建设存在的问题

4.1 硬件与软件不通用，管理思想需要转变

目前事业单位人事档案信息化建设过程中，没有充分考虑到数据联通。各个事业单位对人事档案要求不同，造成信息化建设过程中档案的数据格式、储存方式、软件管理等五花八门，各个单位之间要想做到数据互通、共享，需要做到硬件格式统一，软件开发功能兼容。在档案信息化建设中，管理者思维模式还处在纸质时代，无法从思想上转变管理思路，不能充分挖掘发挥信息化管理的潜力，只是实现了储存方式的改变。

4.2 个人档案信息化建设标准不统一

在个人档案信息化建设过程中，标准化与规范化是实现信息化建设的核心，要想实现信息化建设，就必须确定统一的标准规范。目前在个人档案信息化建设过程中，各个单位根据自己的需求，制定档案管理信息系统和软件使用功能，这能够大大方便内部人事档案管理工作，提高管理效率，但是在与其他单位进行数据共享时，就由于软件兼容、数据格式等问题，限制了人事档案更大范围内的利用。目前由于缺少信息化建设标准，导致个人档案管理工作信息化只是实现了单位内部管理，距离真正的个人档案信息化管理还有很远的路要走。

4.3 资金投入来源与金额不稳定

在进行人事档案信息化建设时，必然要投入资金对软件、硬件进行建设维护。信息化建设不但需要在初期投入资金购买电脑、存储硬盘、扫描仪、软件等，还需要每年拨付专项款用于人员技术培训、硬件的更新换代、软件的续费等。人事档案信息化建设需要有稳定的资金投入，而不是一次性投入。目前档案管理在事业单位属于从属部门，自身没有创收能力，因此，在资金来源上高度依赖财政资金。事业档案管理部门属于基层部门，对于资金的申请和使用权限小，上级部门对于资金投入不是很积极。

4.4 人员素质与能力距离信息化建设要求有差距

不可否认，档案管理岗位上有很多业务熟练、责任心强的管理员，但是在人事档案信息化建设过程中，暴露出现有的管理者不能适应新岗位需求、管理培训沿用旧制度、不能适应信息化建设后档案管理工作的情况。由于之前一些事业单位对人事档案的不重视，因此，档案管理者很多只是具备基本的档案收录与查找能力，对于信息化建设后的档案管理工作，则完全不熟悉。在单位开展档案管理培训时，培训内容陈旧，对于档案管理信息化培训的教师数量少，限制了既有档案管理者水平的进一步提高。个人档案信息化建设的实现，归根结底还是需要一线档案管理员提高自身水平，努力学习信息化技术。

5 事业单位人事档案信息化建设路径

5.1 从思想源头重视人事档案信息化建设

在开展人事档案信息化建设工作中，事业单位领导要带头转变思想，认识到人事档案信息化建设的重要性。在信息时代，传统档案管理工作如果沿用旧思路、旧方法管理，不但效率低下，还容易养成固守成规、不思进取的工作作风。人事档案信息化建设能够打破信息割裂，实现各个事业单位人事档案管理的高效互动，提高人事档案共享。在传统人事档案管理中，由于人为因素导致的档案损坏、丢失等问题屡见不鲜，通过档案信息化建设，提高了档案管理可靠性与便捷性，通过开展宣传，让每个人认识到信息化建设后的优势，便于个人档案信息化建设工作的全面推进。

5.2 提高人事档案管理者的综合水平

人事档案管理信息化建设的推进，离不开管理者的综合水平。人事档案工作由于涉及千百个个人群体的档案资料，里面有每个人的个人信息，为了确保信息安全，对管理者品性的要求较高。除了对档案管理者定期开展信息技术培训外，还要加强思想道德教育，认识到档案管理者这一岗位的特殊性和保密性。对于档案信息化建设，要从思想理念上，让每个人认识到推进这一工作的必要性和紧迫性，从而在实际工作中转变旧思想，运用信息技术带来的管理理念开展工作，锻造培养一批技术成熟、操作熟练、品德优秀的个人档案管理者。

5.3 制定档案信息化建设方案与技术标准

在档案信息化建设过程中，要首先根据单位实际情况，确定建设标准和思路，对于档案上传的资料，要有统一格式与内容模板，同时考虑到软件的兼容性，能够让用户高效、便捷地查询和使用。在档案信息化建设过程中，要注重权限设置，设置好查询、下载、借阅等不同情形下的权限申请和批准途径。在完成档案数字化后，还要根据规定，定期对数据进行更新维护，保证电子档案内容的准确性与权威性。人事档案信息化建设成果应该体现在信息的高共享性与便捷性上，应当设立人事档案服务网站，或者嵌入所在事业单位官网，根据政府信息公开要求，供单位内部与有需求的人员查询。

5.4 做好个人档案数据信息防护工作

信息安全是信息化建设中的重要课题。在推进个人档案信息化的过程中，要重视网络防火墙的建设，在进行信息上传与信息录入时，要对内容进行杀毒检测，严格按照要求进行数据采集与上传管理规定。针对档案数字化后的存储，要定期备份，保证备份硬盘正常可靠。由于大储量硬盘在数据存储时的优势，单位在对其保管时要安排专人负责，定期查看数据储存情况，保证硬盘数据可读。对于纸质档案的管理要与电子档案分开存放，保证档案资料完整。

5.5 加大对档案管理信息化的资金投入

在人事档案信息化建设过程中，硬件设备的投入是一笔不小的费用，由于硬件设备的更新换代较快，为了保证电子档案使用体验，应当定期投入资金对存储硬盘、扫描仪、计算机等硬件设备进行更换。在费用预算过程中，还需要考虑到对于档案管理人员的技术培训，现在信息技术发展迅速，档案管理人员需要定期培训网络安全等计算机技术。电子档案在录入后，还要根据人事档案信息变更，定期更新数据库内的内容，确保定期完成数据更新。在针对数据库的管理工作时，软件要实时优化改进，提高数据库的兼容性，拓展数据接口，实现数据库的功能拓展。以上这些工作的完成，需要建设单位定期投入资金，因此，在档案信息化建设过程中，一定要安排好运营资金，这样才能实现档案信息化建设的正常使用。

5.6 建设完善的信息管理制度

在建设档案管理信息化时，要通过设立管理制度，规范档案信息管理。首先要根据单位实际情况，优化档案的借阅、下载等流程，确保单位人员清楚档案管理规范，严格按照管理制度执行；其次要设定考核机制，对于档案管理中优秀工作者进行奖励，提高其工作积极性与责任心；最后要根据档案实际情况，定期更新数据系统，不断优化档案管理流程，提高使用满意度。