提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略

2023-01-07史菲

数字通信世界 2022年3期

史菲

（法库县综合事务服务中心，辽宁沈阳 110400）

1 事业单位档案管理信息化建设的发展背景

随着信息技术的不断发展，信息技术已经融入各行各业中，尤其是档案管理工作。事业单位在日常工作中会产生丰富的档案信息，这样就增加了档案信息管理工作的难度。在档案管理工作中引入先进的信息管理技术能够优化档案管理工作，提高信息管理效率以及工作精度。此外，事业单位合理应用信息管理技术还能够构建信息共享与交流平台，强化不同部门之间的协调合作关系，提高整个事业单位的工作效率。

2 档案信息信息化管理的优势

2.1 存储便利，共享性高

与传统档案资源管理模式相比，影像化与电子化的资料存储更加方便，且存储成本降低，能够在提高信息管理效率的同时极大地降低信息管理和利用的成本。档案信息信息化的载体比较丰富，互联网体现出大容量、超便捷的特征，能够突破传统档案信息存储中存在的局限性，极大地提高档案信息管理的效率，扩大档案信息传播的范围。档案信息的信息化存储方式比较简单，人们可以通过各种移动终端实现对档案信息的上传、存储、管理、下载以及传递，只需要通过移动账号和密码就能够随时调动各种档案信息，为人们提供了方便。尤其是在云存储以及大数据技术出现之后，档案信息化管理以及影像化传播又进入了新的发展阶段，极大地提升了信息管理的效率，开发了档案信息的价值。与传统档案影像记录传播方式相比，信息化的数据库具有开放性、共享性的特征，也更加容易进行资料的扩充，促进事业单位各个部门档案信息化的发展。当前档案信息存储与管理的数据库也被称为电子化的文件柜，由此可知，其为档案信息提供了存储的容器，同时提供了信息影像化、信息传输、更新处理等功能。信息数据库管理系统还能够快速定位影像资料，在获取相应权限之后就能够实现多个用户的快速共享，促进信息的传播。

2.2 功能丰富，效率较高

档案数字化能有效地保护档案原件，扩大档案的利用空间，使其不再受孤本限制。首先，档案信息化能够加强检索和借阅的功能，有利于提高档案管理工作的效率和现代化水平。其次，档案信息化可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障，有利于实现档案信息资源在事业单位不同部门之间的共享，为事业单位日常运营工作提供便利，改善文化资源开发以及交流工作现状。另外，档案信息化可以提高档案信息化管理水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管。在数字信息时代发展的背景下，档案管理人员可以利用大数据处理技术对大量繁杂的档案信息进行管理，进而不断提升档案管理工作的效率，实现对资料的分析以及管理功能。这样的技术不仅能够提升档案管理效率，同时还能够提高资源保存的质量，防止出现资料丢失的现象。

3 事业单位档案管理信息化建设的意义

3.1 符合现代化发展要求

事业单位日常运营中会产生大量信息，而这些信息资源将会如实反映单位的经营状态，为单位发展战略的制定、行政服务的优化、日常运营的调整提供准确的依据。档案信息在事业单位运营管理中体现出较高的价值，尤其是在经济新常态发展的背景下。当前信息技术与大数据技术被广泛应用于电子档案管理工作中，这就增加了信息安全隐患与风险，比如常见的恶意篡改、木马病毒攻击等，都是当前档案管理工作的重要防范内容。对此，事业单位在落实信息化管理体系构建的时候应实现全程跟踪监控，完善系统软硬件配置，实现对档案信息的加密保护与备份管理。

3.2 提高整体工作效率

随着时代与社会的不断发展，事业单位的发展形势也发生了变化，逐渐加入到市场竞争中去，对日常经营管理提出了更高的要求。对此，事业单位应该加强对信息技术的应用，提升自身的行政服务水平与运营管理水平，这样才能提升事业单位的核心竞争力，促进其现代化发展。人们对事业单位的要求逐渐提高，为了满足社大众的需求，事业单位应该提升自己的管理水平，利用信息技术推动改革发展。档案信息化管理就是事业单位现代化改革发展的一个重要内容，通过对档案管理工作的信息化改革，可提高事业单位整体的管理效率，进而提升行政服务的水平，满足人们的需求。

3.3 实现资源协调配置

事业单位不仅在日常运营的过程中不断形成新的信息与档案，其档案信息中还包含大量过去发展中的信息，这些信息都是单位有形资产的重要证明，同时也是单位知识产权等无形资产的证明。事业单位档案管理人员应当明确该部分档案信息的传播意义，仔细记录单位日常管理、经验以及运营活动内容，将其作为单位持续发展的依据和动力。以上资源能够在事业单位经济建设中起到重要的作用，促进事业单位的创新发展，启示管理人员不断提升单位核心竞争力，将行政服务、产品创新转化为单位经营的经济效益，促进事业单位的持续发展[1]。

3.4 打造独特文化氛围

从某种方面来看，事业单位之所以出现档案管理信息化建设不足的问题，就是因为单位管理者并未意识到档案管理与单位发展之间的关系。事业单位的档案资料中记录了不同部门取得的经营成就，通过对档案资料的分析能够明确展示不同部门的经营成就、人才专业分布情况以及产品创新成果等内容。面对以上档案资料，事业单位管理者应该加强相关档案资料的开发与宣传，构建单位特色文化氛围，打造事业单位产品品牌，获取客户的支持，加强公众对事业单位技术优势以及经营特色的了解，这样的营销策略更加符合市场发展的要求，在市场中打响单位自身的名号，形成品牌效应，吸引更多顾客，最终促进单位整体经济收入的增长，形成良性循环。

4 当前事业单位档案管理中存在的问题

4.1 信息化管理意识不足

部分事业单位管理人员并没有意识到档案管理工作对于单位管理发展的重要性，因此在进行人员管理与安排时存在不够严谨的情况，导致档案管理部门人员的专业素质不高，管理水平较低下，进而影响档案管理工作的开展。除此之外，由于事业单位管理人员不够重视档案信息化管理工作的建设与开展，对于单位档案部门信息化建设的支持不足，导致其信息建设工作浮于形式，并未真正落实高技术人才的引进以及档案管理系统的优化，这样就会严重影响事业单位的档案管理效率，进而影响单位的正常经营管理活动开展。

4.2 信息化管理能力不足

从传统的档案管理方法来看，很多人对于现代信息技术的发展理解不足，因此对于档案影像化、信息化发展建设的重视程度不足，在档案管理与传播工作中存在人员管理与安排不够严谨的情况，工作人员并不清楚档案资源开发以及影像化传播对于其自身发展的意义，因此工作中存在管理杂乱的现象。除此之外，管理人员在进行档案管理工作时对于之前的档案处理不够科学，对于应该完善或者清理的档案分类认知不足，这样就会导致档案出现泄漏以及丢失的情况，造成单位的损失。档案管理不是任何人都能够胜任的，各单位应该招聘具有较高专业水平的工作人员参与管理，同时不断增强管理人员的先进知识培训，不能直接任用没有档案管理工作经验的退休人员参与工作，这样会严重影响事业单位档案管理工作的质量。

4.3 信息化管理安全性差

随着网络信息技术的普及，人们已经生活在了信息时代中，在享受着信息技术带来的生活便利的同时，人们也无时无刻不在承担着信息泄露的威胁。信息时

代中，档案信息都以信息的方式存放在网络环境中，除了个人信息，还有单位的财务信息、技术信息等都通过互联网进行存储和传递，因此，有的不法分子会通过信息技术将这些信息盗取出来以达到非法的目的。这样的行为会严重影响网络环境的安全，甚至可能导致机构的网络瘫痪，对个人、单位甚至国家造成巨大的伤害和损失。网络安全问题已经成为了当前人们面临的共同问题，一旦档案管理系统遭遇黑客的攻击出现档案系统瘫痪的现象，就会对单位经营造成极大的影响，甚至会导致严重的经济损失。因此，单位应该重视网络安全防范工作，不断加强档案管理系统的安全防护，提高单位的档案管理水平。

5 提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略

5.1 创新档案管理模式

要想落实事业单位档案管理信息化建设，就应该借助科技手段，完善软硬件投入，落实信息化建设。无论是传统档案管理工作还是信息化档案管理工作，都离不开有效且强大的软硬件设备的支持。针对部分事业单位存在的软硬件基础设施建设不足的问题，单位领导层应当深化对档案管理信息化建设工作的认知，增加基础设施建设的经费，为高效档案管理工作提供物质基础。具体来说，事业单位首先应当增加基础设施的投资比重，同时建立专门的档案管理部门，提高档案管理工作的专业性。与此同时，单位还应该积极引进先进的设备，与时俱进，提高档案管理工作的效率。其次，单位应该主动创新档案管理模式，积极借鉴同行业的成功经验，在档案管理工作中使用现代化管理技术以及信息技术，实现无纸化办公，提高档案管理的效率，进一步提升单位档案管理效能，降低人工管理成本，规范办公管理流程，促进事业单位的现代化发展。

5.2 加强人员技术培训

由于档案资源管理与开发过程中需要融入先进的科学技术，比如信息技术、大数据处理技术、信息缩微电子技术等，才能够实现档案电子化管理，增强档案资源的作用和价值。因此，除了要加强创新理论的开发，加强档案信息研发以及数据结构发展，事业单位还需加强对档案现代管理人才的培训。现有的管理人员如果不进行知识学习以及专业培训，很难对庞大的单位档案信息进行管理，对于信息技术在档案资源管理中的应用与操作过程也不甚理解，无法实现对档案资源的有效管理。因此，事业单位应该重视档案人员的专业能力培训工作，通过开设专题培训以及组织知识讲座等形式提高档案人员的知识水平与道德品质，加强档案资源的管理与开发。最后，单位还应从人才招聘方面提高对技术人员的要求，为单位各部门引进具备基础管理知识与信息技术知识的综合性人才，促进档案资源的开发与利用，提升单位的核心竞争力，创造更高的社会价值。

5.3 完善档案管理体系

在构建事业单位档案信息化管理体系时，管理人员应切实按照“五位一体”以及“四个全面”的相关要求开展工作，保障档案管理信息化建设的有效性，完善档案信息化管理系统的功能，实现信息化系统的有效衔接。经过初步改革之后，当前事业单位档案信息化管理系统功能包括档案加工、信息查询、系统设置、系统管理与登记等，管理人员在开发以上功能时应注意不同系统模块之间的衔接。比如，公立医院的档案加工系统中具有档案转换、排序、质检、统计等功能，而档案查询系统则具有信息查询、质量查询、模块查询等功能，以上两个系统之间的联系与衔接能够扩展档案信息系统的功能，为不同部门提供更方便的档案信息管理服务，实现事业单位档案信息的共享。

5.4 构建档案保密机制

尽管事业单位档案信息的共享能够提高各部门工作效率，但在运用电子档案管理技术时也应该注意信息保密管理与安全管理。单位在档案管理的同时应遵循相关信息安全保护规范，以免增加信息泄漏的风险，保障档案管理的安全化。比如，公立医院应对患者病历、自身经营情况以及重大医疗成果进行保密管理，合理应用先进的保密管理技术，保障医院自身以及患者的合法权益。事业单位可以使用VPN虚拟专用网络构建专属于单位内部的网络交流管理系统，为各部门以及用户创建专门的信息管理界面与通道，进一步保障单位各信息档案的安全性。另外，事业单位还可以使用信息加密技术保护其档案信息，保障其内部文件、口令以及控制信息的有效性，同时保障档案信息传输的完整性和稳定性。