基于信息技术的办公室后勤工作效率提升策略研究

2023-01-05赵娴

黑龙江科学 2022年16期

赵娴

(黑龙江省能源环境研究院，哈尔滨 150090)

为提高办公室后勤工作效率，应充分发挥先进的计算机技术、信息化数据处理技术的应用优势，结合办公室后勤发展需求与特点，有效利用大数据技术，进一步提高信息效率与透明度，完善办公室后勤工作体系[1]，实现远程移动办公，大力推进“互联网+办公室后勤”深度融合，理顺优化办公室职责体系和后勤业务流程，推进“数字后勤”“智慧后勤”建设[2]。

1 办公室后勤信息化的必要性

办公室信息化建设主要是利用现代信息网络技术和其他相关技术，改造和完善办公业务程序，这是提升工作效率、助力后勤深化改革的必由之路。后勤改革经历了模拟公司化运作、完善管理机制、开拓外部市场、探索引入社会专业公司为办公室服务等历程，业务范围及服务要求有了极大改变[3]。为了不断适应办公室后勤改革与发展需要，必须建立以自主服务为主、自主服务与购买服务相结合的后勤服务保障模式，提升后勤保障能力，做好后勤信息化建设的配套建设[4]。

办公室后勤工作的信息化发展可以简化复杂工作程序，避免浪费时间和精力，大大提升了工作效率，推动后勤部门与其他部门之间的联系[5]。后勤部门可以依据数据对各项工作进行挖掘与分析，发现工作中可能存在的问题和不足，再根据实际需要进行合理的资源分配，提高资源利用率。推动后勤工作的信息化发展与信息化建设，可实现信息化管理，有效提升后勤工作的服务能力。

2 办公室后勤工作特点与存在的问题

2.1 办公室后勤工作特点

办公室作为机关的直接办事机构，承担着连接上下、沟通内外、协调四方的作用，要传达贯彻上级的指示部署，反映基层情况，服务和保证一线科研人员工作需求，具有“繁、高、多”等特点。繁是工作繁杂。除了业务、政务外的工作，几乎所有管理服务的事项都在后勤保障部门。高是工作质量要求高。后勤服务既要吃苦耐劳，又要服务周到，交办的工作既要领会意图，又要迅速完成任务，接待工作既要勤俭节约，又要热情大方，要求较高。多是被动性多。存在许多临时性、突发性、应急性的事情[6]。

后勤服务过程中，要理顺领导与部门、部门与部门、上下级、人与人之间的工作关系，既要按照一定的工作原则办事，但又不能机械地照抄照搬，应通过工作能动性，把原则性和灵活性巧妙结合起来，有主有从，有大有小，有急有缓，哪些事先办，哪些事后办，应考虑周全并做出合理安排，这样才能避免忙乱，有条不紊地开展工作，做到规范有序。

2.2 办公室后勤工作存在的问题

部分工作人员缺乏先进的工作理念，受传统工作理念影响，缺乏网络平台相关工作经验，影响了工作的顺利开展[7]。没有做到明确分工，不够尽职尽责，缺乏专业的信息化管理人才，无法熟练掌握信息技术、操作相关软件。工作理念相对落后，信息化水平较低，相关技术和软件并没有得到有效应用，导致信息共享程度较低，不能及时与其他部门进行工作整合。

3 办公室后勤工作效率提升策略

3.1 应用新型信息化工具

目前，信息化办公技术及工具种类繁多，具有多元化的应用功能，提升办公室后勤工作效率过程中必须充分了解办公室后勤实际需求，选择新型且应用合适的信息化工具，将其用于信息交流、业务处理、数据分享等工作，更好地利用数据，降低办公数据管理难度，为提升办公效率提供更强的技术支撑。例如，“钉钉”或“企业微信”等企业级移动通信产品具有电话会议功能、企业群等功能，办公管理与沟通中，通过即时通信工具可实现办公协同。选择新型办公工具时，应重视数据管理技术，这是提升办公效率的关键，可有效防止数据丢失、无效阅读、用错版本等问题的发生。此外，要求办公管理人员熟练掌握基本的办公操作流程，充分应用新型办公软件包含的高级功能，合理利用多种自动化办公工具，进一步促使其提升办公效率。

3.2 建立健全的信息化工作机制

为了加快推进办公室后勤工作信息化建设进程，促进信息化工作的顺利开展，应设置专门的信息化建设管理科和人员具体负责该项工作，成立后勤信息化建设工作小组。具体业务模块和功能由各部门负责人与信息化管理科确定初步方案，经分管处领导审批同意后提交后勤信息化建设工作小组审定。制定相关规则制度，落实信息化责任人，确保后勤信息化运行良好。依据管理流程开展各项工作，推进办公管理的科学化、信息化，在优化办公管理流程的过程中加强信息化技术应用力度，明确办公管理需求，为顺利开展信息化办公管理提供支撑。

3.3 完善信息化基础设施

积极建立后勤业务数据运行系统、手机各项业务数据及远程办公系统，实现信息处理的计算机化、检索的自动化、后勤服务的快捷化，加强办公自动化、信息管理电子化系统及后勤服务大厅、各种APP的引入和推广，实现快捷方便的办公室信息发布和查询，做到后勤各部门日常业务的便捷化、高效化、规范化。建立后勤网络系统，推行电子政务，充分利用网络信息数量多、范围广、传播快等特点，避免信息滞留时间过久或丢失，提高上传下达的工作效率和信息服务水平。不断完善远程办公操作流程，利用云技术将办公管理内容迁移至云端，降低对传统办公硬件系统的依赖，实现办公管理的超时空管理，提高远程办公效率，在此基础上提升整体办公效率。

3.4 加强后勤信息化队伍建设

计算机是办公室办公自动化的主要硬件，其使用水平也影响着办公室信息化的推进。为确保后勤服务信息化平台的顺畅使用，要熟练掌握计算机处理文字、数据等技能，将其与信息化、后勤服务大厅、网页、微信公众号等紧密结合起来，与时俱进，建设一支高素质水平、业务精湛、积极开拓创新的信息化队伍，更好地以现代化方式提升后勤服务效率，提升办公室信息收集、分类、传递、处理速度效率水平。