新形势下公立医院医疗设备档案的信息化管理

刘宵龙，谢磊

厦门大学附属妇女儿童医院·厦门市妇幼保健院设备物资部 (福建厦门 361003)

近年来，为了更好地改善就医环境，提高医院的诊治水平，公立医院通过持续引进最新技术的医疗设备来满足日益增加的医疗诊断需求，这导致公立医院医疗设备的数量不断增加，同时随着医疗机构精细化管理的推进，医疗设备相关档案也逐渐增多。传统的档案管理模式弊端明显，已经无法满足日常医疗工作的需求。在“互联网+”平台的全面推广及物联网、大数据技术广泛应用的新形势下，利用信息技术对传统的医疗设备档案管理进行改革，实现医疗设备档案全生命周期管理的数字化、流程化、规范化，能够有效提高档案利用率及医务人员的工作效率，从而提升医院医疗设备档案管理水平。而提高公立医院医疗设备档案信息化建设和管理水平，可更好地满足新形势下公立医院各项工作开展的需求，为公立医院稳健持续发展提供良好的基础信息支持。本研究就新形势下公立医院医疗设备档案的信息化管理作如下介绍。

1 医疗设备档案管理的现状

1.1 档案分散，容易缺失

医疗设备档案主要分为静态档案和动态档案。其中，静态档案包括医疗设备从立项采购到报废处置的所有资料，如论证表、招标文件、采购合同、验收报告等；动态档案包括医疗设备在使用过程中发生的所有相关资料，如医疗设备使用登记本、故障维修维保记录、计量检测报告、医疗设备产生的效益分析数据等。静态档案一般由医疗设备采购部门保管，而动态档案一般由医疗设备使用科室及医工部门保管。目前，大部分公立医院医疗设备档案并未通过系统实现全生命周期管理，档案保管部门各异，档案内容较为分散，通常表现为各归口管理部门仅负责管理其部门对应的档案资料，如此，易导致档案不完整或易丢失，各部门职责不清晰，易出现互相推诿的现象，不利于后续档案调阅及监管。

1.2 调档冗杂，效率低下

当前，大部分公立医院医疗设备档案的管理模式仍沿用传统的纸质档案管理模式，即由采购部门经办人员整理好纸质文件形式的档案后，交由医院档案室统一保管，日常如需查阅或检查使用，还需通过档案室申请调档，流程烦琐，时效性差，影响了医务工作者的工作效率，耽误了医疗设备工程师的维修进度，继而降低了医疗设备档案的利用率。此外，由于医疗设备档案利用的不便性和分散性，导致相关部门在论证医疗设备购置可行性时缺乏有效而完整的数据资料作为依托，影响决策者作出科学判断。

1.3 浪费资源，增加成本

医疗设备纸质档案一般需保存15年以上，医疗设备档案的大量存放需要占用面积较大相对固定的场地，且对存放场地的温湿度、防火均有较高的要求，需专门的档案管理人员维护管理，这在一定程度上增加了医院的人力、物力成本支出和场所空间占用；从另一角度考虑，档案存放场所的增加变相地减少了临床科室使用面积，进而影响了医院的整体效益。此外，纸质档案一旦整理归档后，如有新的文件则无法在第一时间编入档案，需拆解装订好的档案，工序烦琐，如遇新老院区交接或者档案室场所变更、搬迁，对于医院和工作人员而言无疑是个艰巨的任务。

1.4 制度缺失，人力不足

目前，大部分医院缺乏完善可行的医疗设备档案信息化管理制度，从而无法明确各相关部门的工作职责；同时，缺少行之有效的监管措施，容易导致医疗设备档案在提交汇总时混乱无序，出现不及时、不完整或不准确等问题；此外，现有的档案专职人员紧缺，大部分是兼职人员，同时缺少专业的档案信息管理人员，不仅如此，档案管理人员档案知识单一、知识面窄、网络信息技术应用能力欠缺，其主动性差，思想惰性强，缺少创新精神，很难接受新的科技管理方法，因此很难满足当前档案管理的要求。尤其是兼职人员因有其他工作任务，很难全身心投入到档案制作管理工作中，因此造成档案管理质量不佳、时效性差[1]。

2 医疗设备档案信息化管理的意义

2.1 提高工作人员的办事效率

在医疗设备档案信息化管理过程中，通过系统流程的设置要求，能够及时、准确地录入、收集全部相关医疗设备档案资料，方便在日常业务开展中医务人员快速调阅，有助于医疗设备工程师更好地掌握医疗设备实时动态，便于决策者搜集医疗设备各项运行数据作为今后采购、维修的依据。此外，通过信息化管理可规范医疗设备全生命周期中各管理流程，改变工作人员的工作模式，节省大量人力进行交接、清点等传统工作环节，减轻工作人员的工作量，所有流程均有迹可循，所有节点均可时间量化，从而提高了工作效率和质量，极大地降低了医院的人工成本和时间成本[2]。

2.2 满足日益严格的政策管理要求

随着各级主管部门政策文件持续出台，监管力度不断加强，对公立医院医疗设备循证管理的要求趋于严格，巡检的医疗设备档案内容趋于多样化，要求整份医疗设备档案从最初始的医疗设备论证申请直至最后的报废全过程中涉及的内容、记录的痕迹均应有原始材料，可留档备查，具备可追溯性。而通过实施医疗设备档案信息化管理，在任何时刻均能胜任任何监察审计、医疗设备运维监管或者临床科室使用，且方便调阅，不仅能够满足各种检查要求和使用需求，还能够起到提醒作用，及时补充欠缺档案，更新过期档案，确保档案的完整性及有序性。

2.3 提升医疗设备档案综合利用率

医疗设备档案的信息化实现了工作思维的转变，彻底改变了“重采购，轻管理”的现状。通过医疗设备档案的全过程信息化管理，多渠道、多维度地实现医疗设备档案的信息资源共享，合理设置分配使用权限，使工作人员可对应各自管理功能。例如，临床科室医务人员可获取相应医疗设备使用说明书等医疗设备操作信息，通过系统资料和视频，可在线接受培训，无需预约工程师到现场实地培训的流程，节省了人力、物力，提高了工作效率；行政职能部门可通过系统获取某台医疗设备的使用信息、成本收入信息、维修维护数据，并可将综合绩效分析论证作为采购依据以及科室运营考核方式；医工部门可通过系统第一时间接收到临床科室的医疗设备报修需求，并及时接收到系统推送的医疗设备巡检维保提示，立即做出响应，确保医疗设备的正常使用以及临床科室的工作有序开展，而记录每次维修维保出现的问题，作为今后医疗设备采购工作的参考依据。此外，通过系统将所有与医疗设备相关的信息整合后，可提升医疗设备档案综合利用率，提升整个医院的运维质量。

2.4 顺应现阶段系统互联互通、智能化的发展趋势

随着“互联网+”平台的应用和不断深入，医疗机构各个部门均陆续上线了相关领域的信息平台，旨在提高部门的信息化水平，提升部门的工作管理质量。随着部门间的对接越来越频繁，工作交集越来越密集，各个部门之间平台的互联互通也成为当下的主流趋势。对医院的医疗设备档案实施信息化管理，与医院预算管理平台、合同管理平台、财务管理平台、资产管理平台、医疗设备维修管理平台等相关平台实现了流程相通，数据相连。借助信息系统平台的智能化引擎，将所有数据收集整合后再推送到相关工作流程中，终结了人为收集数据、处理数据的时代，从而实现了更为精准、及时、全面、高质量的档案管理。

3 医疗设备档案信息化管理的实现途径

3.1 通过深化系统架构顶层设计及功能模块管理，实现医疗设备档案全生命周期的覆盖

在医疗设备档案信息系统设计开发阶段，通过合理搭建各功能模块，实现档案管理全生命周期覆盖，如年度预算项目档案、医疗设备申请购置档案、招标采购档案、采购合同档案、履约验收档案、资产台账档案、巡检保养档案、维修档案、调拨报废档案等，依托档案信息系统与其他医院系统对接共享数据、互联互通流程，建立全面系统的信息架构，各模块系统之间既相互独立，又相辅相成。此外，档案信息系统还应能够实现不断升级更新功能，支持拓展新增功能模块，确保实现医疗设备档案管理工作的科学性、合理性、先进性[3]。

3.2 通过数字化信息技术手段，助力医疗设备档案信息精细化管理

(1)档案数字化信息系统可分别通过网页端和移动端实现登录，系统管理员进行权限设置，将使用人群分为3类，即档案管理人员、系统管理人员、普通用户，其中，档案管理人员和系统管理人员可对档案模块进行编辑管理，普通用户仅有检索、查看、打印档案的权限，无法对档案进行修改；各科室及工作人员根据自身工作职责维护功能模块，可浏览数据信息、调阅档案资料；网页端可呈现实时档案信息状态、医疗设备运行数据等，移动端则可辅助工作人员在线培训学习、工程师及时接收医疗设备维保维修任务、管理人员随时随地调取运行数据进行分析决策；通过系统开发的灵活性及权限设置的安全性，可确保公立医院档案信息的安全可靠，同时可保证公立医院业务工作的高效便捷[4]。(2)使用二维码技术或射频识别(radio frequency identification，RFID)技术实现对医疗设备的统一管理，使每台医疗设备都有一张独一无二的“身份证”；当医疗设备采购验收合格后，资产管理人员对其进行入库及出库手续办理时，通过操作资产管理系统使其自动生成一张属于这台设备的唯一码，工作人员将其贴在设备显著且不易丢失脱落的位置；通过扫描二维码或者感应电子标签，可实现从设备立项直至应用的所有信息查询请求；结合手机、平板、PDA等移动端的应用，医务人员可轻松获取医疗设备使用说明书、操作使用视频等业务工作中需要用到的资料，并且能够通过扫描二维码进行故障报修、调拨报废申请等流程的使用，医疗设备工程师可获取该台设备采购信息、历次维保维修记录，从而判断设备是否还在质保期内或者联系供应商、厂家进行售后服务。(3)系统通过开放信息接口给供应商、厂家、招标代理等第三方公司，便于完善档案信息。目前，大部分公立医院医疗设备采购均委托招标代理机构进行招标采购，整个招标采购过程均由招标代理公司整理成纸质档案寄给医院保管；通过信息系统的打通，招标代理可进行双方系统的信息对接维护工作，直接将所有电子材料实时同步推送到医院系统端；当医疗设备验收合格投入使用后，面临着维保维修、医疗器械注册证等证件材料变更、常规巡检培训等工作，这些工作生成的工单、新的证件材料、巡检培训报告等资料，通过供应商、厂家直接维护、同步到医院档案信息管理系统；通过医院系统与外界系统的打通，实现所有环节的档案归集并及时更新，确保档案的完整性和准确性[5]。(4)由于医疗设备档案信息体现了公立医院业务工作各个环节的所有信息，因此系统的安全以及数据信息的保密显得尤为重要；在开发医疗设备档案信息系统过程中，应将信息安全技术贯穿融入系统每一个模块中；通过信息加密技术主动保护网内数据、文件、口令和控制信息，以及保护网上传输的信息数据；通过身份认证和身份识别技术，核查用户身份的安全可靠性；通过与软件开发供应商、招标代理、医疗设备供应商等医院外部公司签订网络信息安全协议，如加密协议、密钥管理协议、数据验证协议等，建立信息保护机制。通过一系列的信息技术，保证医疗设备档案信息完整以及不被篡改，确保档案信息系统只开放给经授权过的用户[6]。

3.3 通过引进和培养专业医疗设备档案人员，提高管理人员的综合素质

公立医院管理层应从战略高度重视人才在医疗设备档案信息化管理中的重要性。针对目前各医院在医疗设备档案信息化管理和建设过程中面临的专业管理人员缺乏和人员素质欠缺的问题，医院应加强专业档案人员的培养，在条件允许的情况下，积极引进专业化人才，完善医院档案管理队伍建设，提高档案管理人员的综合素质，同时建立一套合适的培训体系，定期开展培训，拓展培训方式和创新培训内容，提高管理人员的综合知识覆盖面和系统操作技能。此外，还应加强档案管理人员信息安全意识和网络安全知识的培训，确保医院医疗设备档案信息的安全性得到充分保障，切实维护医院的切身利益。

3.4 完善医疗设备档案信息化管理制度，实现档案规范化管理

公立医院在人才引进及人员培养的基础上，结合医院实际情况，建立健全科学规范的医疗设备档案信息化管理制度，实现通过管理制度指导人员开展医疗设备档案的管理工作，同时通过人员在管理工作过程中发现问题不断完善健全管理制度，以此形成良性循环。一套合理完善的管理制度能够明确管理人员相应的岗位职责、档案制作的标准流程、监督审计的细则、考核与奖惩的机制、培训教育的办法等细分条款内容，确保档案信息化工作有章可循，有法可依，促进档案管理工作更加规范化、科学化、合理化[7]。

4 小结

医疗设备档案信息化管理工作是现代医疗机构健康有序发展的必然要求，公立医院应认识到医疗设备档案信息化管理的重要性，积极培养引进档案管理人才，建立健全医疗设备档案信息化管理制度，树立科学的现代化档案管理理念，构建符合医院实际的流程体系，推进医疗设备档案管理信息化、规范化发展，积极开放与医院其他信息系统的对接，实现全链条、全生命周期的信息集成管理，从而提高医疗设备档案管理的质量和效率，提高医疗设备档案信息的利用率，为医院业务工作、资产管理工作、科研调研工作等工作提供完整有效的数据支持，全面提升医疗机构的工作效率和整体效益。