安全管理体系审核前的准备

杨致远（江苏海事局，江苏 南京 210000）

2015年底，航运公司安全管理体系（以下简称“体系”）审核事权调整之后，国际航运公司审核事权下放给直属海事局，国内航运公司审核事权下放分支海事局，内河航运公司审核事权由地方海事局调整至直属海事局分支机构，体系审核明确为执法行为需由海事持双证人员（执法证和审核员证）完成。事权调整规范了审核行为，但也带来一些问题，如：一些持证审核员不愿从事该工作导致调派工作困难；海事信息平台尚未与船检、港口、口岸等涉水部门打通，信息孤岛导致效率不高；审核前的准备不足导致审核工作质量得不到保证等问题。本文建议审核员在现行制度和软硬件状况下，做好体系审核前的准备，从而提升审核效率和质量。

一、熟悉新生效的公约、法律法规和规范性文件

（一）规则、公约

国际安全管理规则（以下简称ISM规则）是体系之源，ISM规则实施20多年来，共进行了5次修订，由于跟踪ISM规则的航运公司和专家较多，国际航运公司体系文件的针对性修改大多比较及时。国内安全管理规则（以下简称“NSM规则”）自颁布以来未进行修改，加之国际国内航运公司大部分已经历多次审核，体系文件在规则符合性方面一般不会存在大问题。但除ISM规则外，包括《国际海上人命安全救助公约》、《国际防止船舶造成污染公约》等，IMO每年都会有修正案出台，加上诸如《2006年海事劳工公约》等新公约陆续生效，公司体系文件也应相应更新。而审核员局限于专业背景等客观因素，只有部分人能在审核时做到熟练应用，并对公司体系文件修订以及相关活动是否符合新公约要求作出准确判断。

（二）法律法规和规范性文件

ISM规则和NSM规则实施多年来，国内的法律法规和规范性文件的变化很大，如：海安法重大修订、船舶签证取消等，很多航运公司特别是国内公司大量存在上述文件收集不全面、不及时，或是虽然收集了新规，但未对体系文件相应须知进行修改的问题。据统计，2021年，全国体系审核中发现文件不符合共6379项，其中涉及强制性规定3458项（数据来源海事协同平台），占文件不符合的54．2%，呈逐年上升之势。尽管如此，在审核工作中，不少审核员对新生效的法律法规和规范性文件不熟悉、不重视。

二、收集被审航运公司的信息

笔者认为，审核员从接到审核安排方案到活动审核开始，都处于收集被审核方信息的准备阶段，部分书面信息很容易获得，但有一些信息需要自行收集和分析。

（一）审核安排方案

公司审核安排方案中有如下信息：公司名称、符合证明编号、审核种类（国际、国内、年度、换证等）、时间、地点、代表船审核情况、审核组人员（单位、电话等）组成等，另外，根据审核发证程序，审核发证机构要向审核组提供被审公司的基本信息以及体系内人员的变化，有无事故、滞留等情况。船舶审核还会有船籍港、船舶管理公司、是否公司审核代表船、是否委托审核等信息。

（二）被审材料

ISM规则刚实施时，通常审核组报到之后才能看到纸质的体系文件，随着互联网的普及，审核联系人在收到审核安排方案后，就可以与被审方联系，获得所需电子文档。被审材料通常包括体系文件、文件修改纪录、上次审核材料、有效性评价等。

1． 体系文件

从体系文件中可以获得被审方业务范围、组织机构、岸基人员名单及人员兼职情况（应急通讯录）、船舶信息等。综合审核安排方案中的审核员从事熟悉的专业领域，通常审核组长在审核组报到前就应对审核组的分工胸有成竹。

2． 文件修改记录

文件修改记录一方面反应出被审方对上次审核提出文件问题和不符合的修改情况和修改水平，另一方面如前文所述，文件修改记录还应有针对新出台的法律和规范性文件的修改，如仅有对审核组提出问题的修改，显然不够。

3． 上次审核材料

上次审核材料主要看审核报告与不符合，一是为了综合掌握上次审核情况，查看上次审核开出的不符合及问题是否按要求纠正关闭，确认活动审核中需要现场验证的活动不符合，二是关注在本次审核时上次审核所开出的不符合及问题有没有重复出现，如果存在不符合重复出现的情况，则要更加深入的评估体系运行的有效性，特别是不符合规定情况的纠正是否真正按照程序要求开展，采取了什么纠正措施来避免问题重复出现，是否是系统性问题。综合掌握上次审核的情况也可以在审核结束时通盘考虑不符合数量和覆盖面。

4． 有效性评价

有效性评价是对审核年度体系运行情况的综合评价，是在审核申请时就需要提交的材料，也是最重要的审核材料之一，但正因为是审核申请材料，审核员常常会忽视。大部分有效性评价报告仅仅是数据的堆砌和阐述，并没有分析这些体系运行数据的变化对体系运行的影响。实际上，有效性评价从某种程度上就可以反映体系运行的效果，数据详实、评价到位的体系运行肯定到位，敷衍了事的体系运行一定存在较多问题。建议在审核前如果有可能，要关注被审公司前2次的有效性评价报告，不少公司存在应付情况，甚至有前后2年的报告除了时间和人员内容基本相同的现象，前后对比更容易发现体系运行中存在的问题。此外如果是公司换证审核，建议关注前4年的有效性评价以快速掌握整个换证周期中的体系运行情况。

三、活动审核前的准备

审核前的准备对兼职审核员尤其重要，如果审核员熟悉了新生效的公约、法律法规和规范性文件，主动收集了被审核航运公司的信息，那么在审核组报到之后已能从容不迫。不过，如需减轻活动审核的工作量，熟悉或文件审核期间，还应做一些信息搜集。

（一）掌握体系内人员变动

人员变动情况在有效性评价材料中应有体现，如有遗漏，建议询问公司人事了解详情。体系内最易发生变动的是海务和机务管理人员，年龄大的海务机务往往会因健康问题变更，年轻的海务机务常常会为了维持证书有效性需要再次上船任职而发生变动。人员变动频繁的，要对其熟悉职责、应急训练和培训等方面重点关注。此外，建议还要了解公司管理层或其他岗位有没有水上工作资历，高层有水上工作资历，某种程度上证明公司具备了一定管理实力。另外，还要注意临时换人替审的情况出现。

（二）有重点阅读体系文件

由于近年来新出台和修订法律和规范性文件较多，因此与此相关的体系文件必须是文件审核的重点，除此之外，接受审核分工后，审核员应根据自己的任务，重点阅读与被审核部门有关的程序、职责、须知和操作等。简要记录下活动审核中需要验证的要点，这样活动审核更加高效。

（三）了解岗位职责分工

法规规定航运公司应根据管理船舶数量配备相应的岸基海务和机务管理人员，有规模的公司往往还会设置更多的体系内部门和人员，如设置了多个海务和机务主管时，应重点检查公司是按照不同的岗位职责进行分工还是按照相同的职责管理不同的船舶，不按书面职责履职在民营企业较为常见。

（四）熟悉船舶船员情况

根据船舶清单，审核员可查询船员名单，了解公司是否有代管船舶，代管船舶的船员管理和机务管理应重点审核，查询管理船舶是否发生滞留、险情、事故、被行政处罚等情况，在活动审核时与公司材料进行核对。

（五）代表船

公司初次审核，代表船与公司审核同步时，审核员应及时掌握船舶审核组的反馈。由于船期的不确定性，公司年度或者换证审核中如果有代表船，通常会提前安排审核，公司审核组中如没有审核员参加代表船审核，更应关注船审情况。代表船审核是岸基审核的延伸，一方面船舶审核的不符合和问题往往能够反映岸基在管理、监控等方面存在的问题，另一方面，有经验的审核员也能从船舶审核报告中找到岸基审核的重点线索。国际公司的代表船审核中，还会有船级社派出的船舶审核组进行审核作为公司审核代表船的情况。审核事权下放后，分支机构的审核员很少能看到船级社的审核材料。

最后，如果是跟踪和附加审核，一般不安排文件审核，重点应关注公司被跟踪或附加审核的原因，建议活动审核时对具体事件的处理流程进行排查。

四、审核前准备工作建议

审核前的准备之所以非常重要，是因为准备阶段的工作做得越细致，对规范性文件、被审方的信息等了解越多，实施审核时就能更深入、更有针对性和计划性，也能避免在现场因临时翻阅文件、标准而忙乱不堪，从而达到事半功倍的效果。就审核前的准备工作，笔者提出以下建议：

一是审核员自身应加强研究，熟悉新公约和规定对体系文件的影响，进而在审核和日常监督检查中加强对公司的指导，提高文件审核效率。审核员还应熟悉海事协同平台的各个模块，在接到审核任务时，能尽快通过系统查询出所需信息，并在审核过程中分析应用；二是海事安全部门会同法规部门加强对涉及体系审核方面公约和规定的研究，每年制作文件与体系审核有关汇编，使审核员知识更新培训标准统一、有章可循，也从文件修改方面为航运企业提供更高效的服务；三是同类型的航运公司特别是大型国有航运企业应在主管机关或行业协会牵头下，每年组织对体系文件的修改进行研究和评估，开展优秀体系文件评选活动，定期或不定期形成体系文件综合修改指南，为中小航运企业提供参考。