关于加强单位人事档案管理工作的思考

海政人力资源保障中心 李静

新形势下，事业单位的发展壮大离不开人事档案的有力支持，通过对档案信息的深入剖析，辅助人力资源管理决策的制定，挖掘优秀人才，制定长效人才培养机制，打造高素质的人才队伍，显著提高单位人力资源利用效率，维护单位运营发展的稳定性。可是受到传统思想观念的制约，人事档案管理制度不够健全，信息化建设较为落后，档案管理人员的专业素质较低，严重影响了档案信息的开发利用，给单位发展造成了不良影响。为了打破这一局面，需要单位全体成员明确人事档案管理工作的实施价值，踊跃参与到实践工作中，革新管理制度和方式，促进人事档案的规范化、信息化管理，为单位的可持续发展注入澎湃的生命力。

一、事业单位人事档案管理工作的重要性

首先，事业单位开展招聘工作时，人事档案可以客观真实地反映出每个应聘者的生活经历和工作履历，从中挑选最为契合招聘岗位基本要求的人员，大大减轻了人力资源管理人员的负担，新进职工能够迅速适应工作岗位，为单位运营发展贡献一份力量。其次，单位领导会根据人事档案制定决策，以此为依据实施人才培训、选拔和职位晋升，增加优秀人才数量，扩大人力资源使用效益，破除论资排辈的沉疴，确保干部职工在其位、谋其政，调动单位内部全体人员的工作积极性。最后，人事档案是监控和管理职工的有效手段，这一功能通常是以绩效考核的形式呈现，职工日常工作表现会被详细记录在人事档案上，考核者透过职工档案资料了解其在考核期内取得的成绩以及是否受到过处罚，使得绩效考核更加有理有据，得到职工的信服。

二、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

（一）缺少高素质的档案管理人才

市场经济背景下，事业单位所处市场环境发生了巨大变化，对各种类型人才的需求愈发旺盛。鉴于人事档案发挥的突出作用，需要有高素质的档案管理人才从事此项工作，以保证人事档案管理的规范性和精准性。然而事业单位人事档案管理工作队伍中恰恰缺少精通档案管理专业知识，且能够熟练操作计算机设备和智能软件的复合型人才，这不利于人事档案管理工作的稳定高效开展。如今事业单位中从事人事档案管理工作的相当一部分人员专业技能和职业道德水平较低，接受新知识、新技术需要花费较长时间，尚未树立主动学习及参加培训的科学意识，自身知识技能得不到更新，将人事档案管理视为不重要的工作，草草敷衍了事，使得事业单位人事档案的信息化建设受阻，标准化、规范化管理难以实现。

（二）人事档案管理制度不健全，执行力较差

伴随市场经济体制改革的持续深化，事业单位面临着复杂激烈的市场竞争，更加需要人才给单位注入新活力，引领单位在改革道路上全速前进。事业单位中时常会出现职工流动，档案信息更新不及时，档案管理人员工作态度被动，没有严格遵守人事档案管理制度落实各项管理举措，部门之间的沟通不畅，各自为政的现象较为严重。目前事业单位人事档案管理制度存有漏洞，没有清晰描述人事档案管理工作内容、流程、目标及档案管理人员具体责任，在人事档案的信息化建设方面也缺少可靠依据，导致人事档案信息化管理系统的功能单一，运行不稳定，给档案信息带来了安全隐患。一旦事业单位人事档案遭到破坏或者发生遗失，会给单位造成难以想象的损失。

（三）对人事档案管理的认识不够

之所以事业单位人事档案管理工作开展过程中频繁出现各种复杂问题，归根究底，在于对此项工作的重要性缺乏足够认识，将人事档案管理摆在了比较靠后的位置，单位领导对档案信息的查阅不细致，档案管理人员为了应付上级检查随意篡改档案信息，人事档案在单位人力资源管理工作中发挥的作用遭到极大地削弱。人事档案管理需要各个部门人员的积极配合，而职工提交档案时没有预先进行自检，等到发现档案信息遗漏或者错误时完全不知道是哪个环节的疏失，从而增加了档案管理人员的工作强度。档案管理人员没有深入挖掘档案信息价值，及时汇报他们的分析结果，仅仅将档案信息收集、整理、归档列为常规工作，很少为单位管理决策制定提供有价值的档案信息，使得人事档案利用率处于较低水平。

（四）人事档案的信息化建设落后

信息化建设是实现事业单位人事档案管理规范化、高效化的必由之路，对构成人事档案信息化管理系统的软硬件设施有着较高要求。无纸化办公广泛推行的今天，尽管越来越多的事业单位将信息化建设提上了日程，但大多是将主要精力放在业务系统、财务系统等关乎单位经济业务活动开展的系统平台建设上，人事档案信息化管理建设无论是前期系统构建技术资金投入还是后期运维管理，都与实际所需有着一定差距，远不能满足事业单位对人事档案利用的迫切要求。与此同时，未能建设完善的信息安全防御机制，在网络环境下运行的人事档案信息化管理系统易于遭受来自外部的攻击，单位人事档案信息如果被不法分子窃取，会直接威胁到职工生命财产安全及单位切身利益。

（五）人事档案的开发利用有待加强

实际上，事业单位人事档案管理工作的根本目标就是要科学利用档案信息，为干部职工培训、调动、晋升而服务，激发人才潜能，发挥人才价值。可是从人事档案管理工作来看，通常比较重视档案信息的保密工作，忽视对档案信息的利用，采用的管理措施不当，难以充分挖掘出档案信息的价值。具体表现在档案管理人员在人事档案管理工作中多以信息归纳整理为主，对于干部职工的兴趣、专长、能力等都疏于研究，很难全方位、全面性地展示干部职工的综合素质能力，在拟定人力资源管理决策时毫无头绪，使得人才队伍建设陷入停滞。除此之外，事业单位人事档案的利用面狭窄，仅供领导干部审核、查阅，未能贯穿于单位经济业务活动的各个环节，影响到了人事档案功能的展现。

三、事业单位人事档案管理工作的强化措施

（一）提高对人事档案管理的重视度

要想全面提高事业单位人事档案管理的实效性，首要前提就是对相关工作予以高度重视，提供各个层面的保障，推进人事档案管理工作规范化、信息化开展。一是组织保障，组建档案管理部门，设置专职人员对人事档案予以管理，确保档案管理人员的业务能力强、责任心重、思想活跃，能够充分胜任新时期的人事档案管理岗位，履行好岗位职责。二是经费保障，因为人事档案信息化管理系统的建设和运维管理要有充足的资金，档案管理人员的培训和奖惩也需要经济上的大力支持，所以单位要根据预算划拨经费，保证资金专款专用。三是技术保障，引入先进技术设备开展人事档案的信息化建设工作，争取研发核心系统，提高人事档案自动化、智能化管理水平，以满足单位不同发展阶段人事档案管理工作的新要求。

（二）加强档案管理人才培育

为了顺应大数据时代发展，必须加强人事档案管理工作队伍建设，提高档案管理人员整体素质，保证他们具备良好的信息安全意识和创新精神，专业知识储备丰富，信息素质较高，能够将人事档案管理工作视为终身事业，全心全意地为单位发展奉献智慧和力量。可运用引进来、走出去的策略，采用招聘的方式获得高校和社会上的优秀档案管理人才，促进新思想的流入，营造良性竞争氛围，激发档案管理人员的危机感和责任感。邀请行业权威专家召开讲座，传授先进的档案管理工作经验，或者为档案管理人员提供到兄弟单位考察进修的机会，拓宽其知识面。鼓励档案管理人员之间加强沟通，共同解决人事档案管理工作中遇到的问题，将危机转化为机遇，推动人事档案管理工作模式不断创新。

（三）建立健全的人事档案管理制度

人事档案管理工作的规范化开展对制度的健全完整性及其执行情况有着严格要求，事业单位人事档案管理工作制度中应该涵盖以下几点内容：一是明确界定人事档案管理工作范畴，合理分配工作职责，保证档案管理人员各司其职，避免多头管理、重复建设等不良问题滋生。二是档案信息录入时必须保证其真实性，档案管理人员要对档案信息进行审核，发现有疑义的内容及时与当事人联系，将错误信息予以纠正、缺失信息予以补充，为后续档案信息的利用打好基础。三是要求事业单位的各个部门及干部职工都能参与到人事档案管理工作中，促进档案信息的高效采集、处理和流转利用，打破部门信息传递壁垒，发挥人事档案价值。四是对档案信息使用不同的载体存储，及时备份，对人事档案保管环境进行动态监控，竭尽全力维护档案信息的安全性。

（四）加强人事档案的信息化建设

提高事业单位人事档案的安全系数和利用效率，要立足于信息化建设，保证档案信息在事业单位人力资源配置中起到应有作用。人事档案管理要借助现代信息技术、大数据技术、云计算技术，构建人事档案信息化管理系统，彻底摆脱人工管理局限，促进档案信息的高速收集、归档和传递，当需要调取特定职工的档案信息时只需在检索框内输入关键词就能快速找到需求的档案信息，十分的方便和快捷。创建人事档案数据库，检验职工与岗位是否匹配，基于职工的兴趣爱好、职业发展需求、素质能力水平不断优化人力资源配置，激发职工的内部潜力和工作热情，使他们在事业单位经济业务活动中的表现更加亮眼，从而会给单位创造更多社会经济效益。为人事档案信息化管理系统构建相匹配的安全防御机制，结合运用防火墙、入侵检测技术、身份认证技术等先进的网络信息安全技术，全方位防护档案信息安全，坚决不给不法分子制造窃取档案信息的可乘之机。

防火墙可以过滤从互联网流入的信息，将具有安全隐患的信息隔离在人事档案信息化管理系统的外部，避免文件资料携带的木马病毒入侵系统，盗取和破坏档案信息。入侵检测技术能够监控系统运行情况，迅速发现黑客入侵系统的行为并向管理人员发出报警信号，对档案信息的完整性进行评估，识别单位人员是否存在违反安全策略的操作，大大提高了人事档案信息化管理系统运行的安全性。身份认证技术是指管理人员登录人事档案信息化管理系统时需要输入特定的用户名和密码，基于信息秘密、信任物体和生物特征进行身份认证，常见的有静态密码、短信密码、动态口令、数字签名、生物识别等形式，现已成为防护档案信息安全的有效工具。随着网络信息安全技术的不断更新和发展，单位要运用更加先进科学的信息安全技术防范各种攻击，将主动防御和被动防御结合起来，创造安全的档案信息采集、流转和利用环境，以便最大化发挥档案信息价值。

（五）强化对档案信息保管载体和环境的管理

在单位人事档案信息化管理背景之下，依托于系统数据库保管档案信息仍有不足，应将档案信息备份在不同的信息载体中，即便出现突发状况引起系统故障，也不会影响到档案信息的安全性。必须确保档案信息载体多样性且能够长久保存，应将纸质档案和电子档案并存，对手续完备、格式规范的档案信息经过检查确定无误后才能归档，从源头上消除档案信息的安全隐患，实施对单位人事档案的精准管理。合理选择信息载体极为必要，档案管理人员使用不同信息载体时应该严格遵循相应操作标准，切忌盲目操作损坏信息载体，造成档案信息无法读取的情况。构建智能环境监控系统，自动调节机房温度和湿度，并始终处于恒定状态，防止温度高、湿度大的环境下加速计算机及硬件设备的老化，影响设备使用寿命。做好机房的防虫、防火、防鼠、防潮等工作，定期清扫杂物和灰尘，避免各种因素对机房设备造成破坏，进而创建安全的人事档案信息化管理系统运行环境，提高档案信息安全系数。

（六）充分发挥人事档案的作用

为使人事档案更好地服务于事业单位人力资源管理工作，应根据人事档案的使用需求、查阅特点等进行专业化、规范化的管理，将人事档案合理分类、科学编排、及时归档，开发多种检索工具，为档案信息的精准快速查询提供便利，发挥人事档案主动服务的功能。定期对档案信息进行检查，找出人事档案不完整、不合理的地方，在完善人事档案的同时，深入思考当前人事档案管理工作的现存问题，并有针对性地进行处理，提高人事档案管理效力。人事档案信息化管理系统与人力资源管理系统相对接，促进档案信息在单位内部不同管理系统之间的传递，提高档案信息收集和利用的效率，这对于全面落实信息化管理意义重大。可以提前设定统计分析指标，系统自动运行得到准确结果，辅助人力资源管理决策的制定。充分发挥人事档案在干部职工考核工作中的参考价值，干部选拔、职工岗位调动均可参照人事档案管理的考核结果，为事业单位组织结构调整提供参考意见，进一步优化事业单位人才队伍结构，为单位蓬勃健康发展提供人才保障。

（七）加强对人事档案的考评

明确人事档案管理目标，遵循法治化、严格化的原则开展人事档案管理工作，运用较高的标准对人事档案管理工作效果进行考评，紧密围绕既定考评标准、完成质量和时限要求，判断当前工作情况是否达成管理目标，促进档案管理人员岗位职责的贯彻落实。委派专业部门负责考评事宜，保持部门的独立性和权威性，不受其他任何部门及领导的干扰，按照标准化的流程实施考评。坚持实事求是和公平、公正、公开原则，整个考评流程都要公开化、透明化，促使相关人员掌握考评进展，杜绝徇私舞弊现象。发挥以评促建、以评促管的作用，将表现突出的人员树立为典型，逐步完善人事档案管理基础设施，强化人事档案管理人员的责任意识，在岗位工作中加强自查自评，积极运用新方法、新模式开展人事档案管理工作，妥善解决潜在问题，推动人事档案管理工作的创新发展。

信息时代的到来及市场经济体制改革使得事业单位转型发展面临着极大的挑战，对于单位人事档案管理工作创新提出了迫切要求。事业单位全体人员都要明确认识到人事档案管理工作的必要性，加强思想观念的转变，并主动参与进来，配合做好人事档案管理工作。单位领导也要健全人事档案管理制度和相应保障机制，积极开展信息化建设工作，培育高素质档案管理人才，从而充分发挥人事档案的价值功能，为事业单位的可持续发展保驾护航。