物资采购中的供应商管理存在的问题及对策

宋殿峰

（中铁建设集团有限公司，北京 100041）

当前正是社会主义市场经济迅猛发展的阶段，供应市场相较过去也出现了重大变化，采购中企业市场化趋势更加明显。企业为了在市场竞争中站稳脚跟，一定要重视物资采购工作，对供应商优中选优，保证设备、原材料质量的同时，同供应商维持长期合作发展。但是就现阶段来看，企业物资采购中尚存诸多亟待解决的问题，阻碍了供应商管理的规范化发展。

一、物资采购中的供应商管理概念、目标和重要性

1.概念

供应商管理是企业供应链和采购链中最重要的环节。以往的客户关系管理主要是管理客户。主要是以往客户的竞争关系，在突破以往供应链和客户合作的基础上，还能突破以往的合作观念与客户合作。供应链公司和供应商管理的一个重要前提条件是供应商服务提供人员的背景、信息以及联系方式，还涵盖商业决策如包装供应商的相关合同等。

2.目标

供应商管理的目的是通过管理尽量减少产品或服务的成本，充分发挥供应商的技术优势和价值，与供应商建立良好关系，确保供应商能够提供最佳服务，并发展潜在的供应商。供应商管理的另一个目的是在公司内部进行联系。例如，新工程应给予战略供应商或优先供应商，重新审查供应商，不应给予已服务的供应商。这些政策是既定的，并应推广到公司的所有部门。当然，选择供应商时，应征求其他部门的意见，一旦做出决定，整个公司必须执行。例如，公司首先应当认可供应商名单上的供应商，其次应当以供应商分类制度为基础列出公司需要的供应商名单。作为供应商管理者，必须确保名单上的所有供应商都符合公司要求，否则，内部客户的期望将无法实现，供应商名单就失去了存在意义，现有供应商政策就得不到执行。大多数公司都高度重视供应管理，提高企业在供应管理方面业绩的关键，是要明确供应管理的目标。

3.重要性

（1）有助于提高客户的满意度

在目前的许多采购活动中，供应商与客户之间由于未建立起战略合作伙伴关系，其交易过程仍然是典型的非信息对称博弈过程。双方无法对整个供应链上的业务活动建立共同的责任感和利益的分享。作为供应商，可能会利用自己的资源优势，减少要素投入，如偷工减料等来实现自己的利益最大化，而作为客户，也缺乏辨识能力，反复甄别、议价、比较、监督等，加大采购管理成本。加强供应商管理，双方建立起战略合作伙伴关系，加强供应链上的信息共享，有助于降低采购管理成本，提高供应的柔性，从而提高客户的满意度。

（2）有助于提高供应商对客户需求反应的敏捷性

现代企业管理对零库存管理、准时制（JUSTINTIME）生产、精益采购等方面都提出了更高地要求。在这种环境下，供应商能否快速、准确地响应客户的需求愈来愈重要。供应商掌握较为丰富的市场资源，但是他们离客户需求数据源更远，预测的准确度低，很大程度上也不愿意做过多预测生产。而客户的优势是对需求有计划性和预测性。因此，通过加强对供应商的管理，充分信息共享，增加供应商对未来需求的可预见性和可控能力，通过创造产能，使供应商集中优势资源，确保供应商准备足够的产能，从而满足客户对产品和服务的需求，提高供应系统的敏捷性。

二、物资采购中供应商管理问题

1.工作流程不完善

供应商关系管理可以根据价值特点、使用功能、适用范围等对货物进行分类，方便供应商销售货物。目前供应商管理薄弱，资料不完整，无法利用科学分析工具进行详细全面地评估。许多公司只有订单一级的工作流程，但没有包含供应商一级的工作流程，也不能解决供应商的问题。例如，国家有一项投标法，要求国有公司需要一定数额物品的采购时需提出公开投标。投标程序完成后，每个程序的目的都是优化。提交投标书似乎解决了订单一级的问题，但几年后，供应商一级的问题开始浮现，供应商的采购支出非常零散，甚至一个采购项目中有三个供应商。采购量太分散，公司不会成为任何供应商的主要客户，如果存在重大短缺，供应商也不会认真对待，更不要提年度折扣，质量问题也不会引起供应商的注意，工作流程不完善已成为供应商管理的灾难。

2.供应商选择不合理

对于企业来说，与物资采购制度联系最为密切的就是供应商准入机制，这两种机制之间相互影响，物资采购制度为供应商的进入提供了具体方向，但是在现阶段，物资采购制度制定得还不完善，并没有明确界定供应商的准入标准。长期发展下去，很多不符合市场规范的供应商都加入其中，给物资采购市场带来了较为严重的破坏，影响了市场的竞争体系。除此之外，无序性和盲目性的准入供应商管理，将会大大降低物资采购的质量水平，影响企业的正常运转，使企业陷入停滞不前的状态。

3.供应商信息不完整

就现阶段来说，物资采购市场有很多乱象，各种各样的供应商都充斥其中，在此状态下，很多的企业采购部门都缺乏供应商的完整信息，没有运用相关技术手段建立一个针对供应商的数据信息库，无法进行正常的分类管理，不熟悉供应商的各种情况，如技术水平、服务能力和企业特点、行业属性和地域分布等。同时，由于管理不规范和制度不完整，很多的企业没有确定正式的供应商，供应商长期处于不稳定的状态，给企业的发展带来了不良影响，除此之外，由于供应商经常更换，企业采购物资的质量不能得到保障，大大降低了采购的效率，并严重影响了企业的生产，进而影响到企业的生产效率，降低了经济效益。

4.选择供应商时掺杂人为因素较多，规范性不强

鉴于企业物资采购人员存在不具备先进采购管理知识的问题，加上硬件建设质量不高，办公室不具备较高自动化水平，物资采购人员在供应商选择上，多数依然沿用传统标准或主观经验，过分看重当前价格、质量及服务的权重，导致选择和评价机制缺乏规范性与科学性，很难保证供应商整体素质的评价准确性。这也就让供应商选择工作成了权力寻租的温床，充斥各种幕后非法交易，相关人员私相授受，放低标准，排斥资质完备、实力达标却不具备相关关系的供应商，令企业物资采购质量大打折扣。

5.监督反馈不健全

监督反馈体系不健全是企业管理的大问题，由于供应商属于企业以外的合作公司，企业很难在第一时间察觉供应商的变化。因此，从如何及时获得供应商的相关信息、怎样管理供应商的生产能力、如何确保供应商产品质量等方面入手，解决企业对供应商管理的滞后性问题很有必要，各企业应在供应商管理中建立健全监督反馈机制。现在，许多企业都认识到反馈制度的重要性，即使是企业的分部门也会建立监督反馈机制。但在实际应用过程中，存在反馈意见不及时不完整等问题，原因是反馈的问题通常会影响企业、供应商业绩评价，因此企业和供应商都不愿意进行反馈，且目前的反馈机制不健全，使二者有机可乘，导致反馈机制形同虚设。

6.采购队伍建设不到位

企业采购监督管理职能混乱，监督管理部门工作人员既当裁判员又当运动员，难以真正律己律人，更难以让人心服口服。企业采购监督管理机构不健全、编制搞挂靠，导致企业管理存在管理缺位，严重影响采购监督管理作用的发挥。企业采购监督管理相关工作人员的能力不足、综合素质不够高，同时企业也无法及时通过培训等方式为他们充电，而他们自己又对党纪和各类政策等了解不够，专业知识欠缺，难以及时发现并纠正欠规范问题。企业内部未经过充分沟通协调一致，就盲目推动项目建设和欠规范问题整改工作，企业内部管理、监督、业务部门等队伍之间未形成监督合力，导致同一事项不同口径上报或统计，通过不同程序或方法得出的结果差异较大，进而影响了项目建设和欠规范问题整改工作的高效推进。

三、物资采购中的供应商管理措施

1.构建供应商和采购的管理系统

首先，企业应当适当地评估风险，可以从质量和技术、资金和产能、理念等五个方向进行评估，并对多个要素进行合理分配，如年度采购金额、原材料和供应商的贡献度等，根据供应商的贡献，将其按照类型进行划分，具体分为以下四类：一是战略型。在这种类型影响下，企业和供应商是全方位伙伴关系，二者长期合作加强了信任，因此应紧密合作，达到共赢的目的。二是杠杆型。此种类型的企业和供应商是交易关系，二者进行协作的目的是寻求双方利益最大化，此种供应商没有长期合作关系。三是瓶颈型。此种合作类型是依赖关系，需要最大限度较少风险，保证物资的合理供应。四是一般型。企业和此类供应商没有直接关系，一切从简采购，也许只合作一次。企业通过建立这样一种供应商合作关系，可以有效解决市场乱象，对杂乱无章的市场进行有序归纳，再根据他们的服务水平和他们构建对应的合作方法，实现双方共赢。

2.加强对供应商的分级管理

在对供应商信息（供应商产品价格、产品质量、交货速度等信息）进行专业评价后，再考虑供应商的管理水平、工作人员的服务质量、财务状况、设备稳定性、信息技术等方面，记录供应商的动态信息，不断根据供应商的变化对其重新分类，不断补充优秀供应商，淘汰不合格的供应商。这样，公司就可以更准确地择优选择供应商。

在供应商分类方面，可采取两种办法：一是通过对供应商的风险进行分类。将供应商分为四部分，分别为低风险供应商、中风险供应商、高风险供应商和优质供应商。二是利用ABC管理方法。按供应商品对企业的重要性按比例分类。例如，如果某一类供应商品对企业工业生产具有很大价值，那么这些是A类商品，如果某一类供应商品对企业工业生产具有一般价值，那么这些是B类商品，如果某一类供应商品对企业工业生产几乎没有价值，那么这些是C类商品。通过这两种方法供应商被分为战略供应商、优先供应商和考察供应商，分别占供应商的5%、15%和80%。供应商管理的重点是数目有限的战略供应商和优先供应商，特别是那些能够与之结成伙伴关系的供应商。

3.实行长期的供应商管理策略

市场经济的一大特征就是变化能力强，企业在选择好一个供应商后，应当及时加强警惕，随其进行长期观察与考核，保障其长期有效发展，提升企业的发展水平。可以运用综合考核的方法来判断供应商是否值得长期合作，可以按照以下方面来考核：第一，对供应商的基本信息进行评估，看供应商是否按照合同的相关信息来执行规定，主要看其交付时间、顾客的满意度、供货的质量和速度等，并对其划分等级。第二，在供货时，企业还可以采取一些措施提升交易质量，例如在供应商准备原料的进程中，对其实行追踪，保证其以最快速度完成订单，或者及时掌握供应商的生产流程，提升其资金使用率。第三，及时考核供应商的财务情况，看其是否具有合同履约能力，一旦出现财务问题，就会影响到原料的生产，因此应当及时追踪其财务状况。

4.公开物资采购流程，加强监管

为了加强采购部门供应商管理工作效果，应当强化采购部门的监管，这也是采购部门规范化发展的必经之路。一是企业物资采购部门在物资信息上应当公开，保证市面上大部分供应商可以公平参与投标竞标。二是采购部门在供应商选择上，应当邀请有关部门，加强物资采购部门的监管监督工作，增大采购行为的公开化。三是应当在企业内部，由领导层起到表率作用，对采购物资的数量、质量和价格，进行不定期抽检，对供应商生产水平和供应能力进行科学分析，令监督机制更加完善，实现供应商管理工作标准化发展。

5.对供应商绩效管理进行不断强化

供应商绩效管理的目的，主要在于全方位提升供应商提供的产品质量，与此同时，应当加强供应商之间的比对，优胜劣汰，不断拓展新的供应商。需要注意的是，针对供应商绩效的评价指标相对较多，主要包括产品质量、价格、供应效率、供应商服务水平和配合度。各项指标形成了供应商综合评价指标，可以综合衡量供应商绩效。

6.健全供应商监督反馈机制

对于短期供应商，监督通常以合同协议等文件为依据。但对于长期伙伴供应商，由于时间和空间限制，各公司难以有效控制供应商。因此，对供应商实行长期有效控制的最重要手段，是提高供需之间的信息透明度，及时分享信息。各公司需要利用信息技术建立接口，以便在企业和供应商之间进行信息交流，及时获得供应商信息，查明问题，开展分析，企业及时做出反应，随时保持有效地监督和控制。绩效考核方面的目的是监督，另一方面是激励或惩罚供应商。可以用四类主要指标对供应商进行评价：供应商品的质量指标、交货指标、价格指标和合作指标，然后利用这些指标建立完整的业绩评价制度，以便对供应商进行全面评价。根据评价结果不断改进供应商，更好地满足企业的采购需求。

7.完善供应商审核资质认证

在选择供应商之前企业要对供应商进行资质审核，不仅对供应商的商业许可证、年资证明、账户许可证等信息进行审查，还要对供应商做深入了解，如果只根据第三方验证机构获得的信息来判断，企业可能会被蒙蔽，因此必须完善供应商审核资质认证。在评审投标书时，首先由企业进行审查，供应商的资格证书必须合法，供应商必须提交资格预审文件，原件必须盖有正式印章，正式印章意味着证书的提供者负有直接的法律责任。企业必须完善审计工作，登记供应商的所有资金、商业资格、业绩、规模、声誉、资质、财务状况等信息。核实供应商资格证明文件，包括供应商提交的证书号码，确保与最初提供的单位名称相统一。监督审计工作，供应商资格证书和产品认证证书在开标时公示，并由参加投标的供应商代表相互审查加以监督。

8.着力强化机构队伍建设

要规避管理层的投机取巧与基层员工的消极怠工。首先，企业要按照“管理与采购分离，采购与监管分离”的思路，合理界定采购监督管理职能，突出采购监督管理在企业中的角色定位，防止错位、越位和缺位等现象发生。其次，加强采购监督管理机构和人员队伍建设，为充分发挥采购监督管理在风险防控中的独特作用提供坚强保障。通过组织学习培训工作，不断提升队伍能力素质，加强岗位锻炼和警示教育，把采购监督管理工作作为企业人才培养的重要途径。最后，整合优化内部监管力量，形成监督合力，特别是在欠规范问题，甚至违规、违纪、违法线索等重要监督信息方面，要加大信息共享力度，防止因信息不准确造成监督工作被动的情况出现；要加快信息流通速度，防止信息不及时造成工作延误；要加强信息沟通机制建设，防止信息不对称造成工作隔阂。

四、实际案例分析

根据TC公司的实际情况，提出了针对供应商管理的改进方案，这些方案的实施离不开一系列的保障措施。下面从几个方面阐述供应商管理改进的保障措施。

1.供应商管理系统平台的使用

TC公司的supplierportal网站在创建供应商账户的时候，就需要供应商用邮箱注册，并登陆系统提交公司信息、各个部门对口联系人、公司主业务以及供应产品介绍等相关信息。且供应商管理平台可以查询、搜索很多重要信息。其主要功能有：一是查询发票付款进度信息。供应商用自己的账号登录系统后，输入发票号及供应商代码，即可查询发票付款进度，确认回款日期。二是采购订单确认。TCsupplierPortal系统与TC公司企业管理系统相关联，采购一旦在SAP系统中给供应商下发订单，供应商会自动收到系统发出的订单邮件，且供应商管理系统会有详细的订单信息。需要供应商登录供应商管理平台，确认订单交期，并及时核对未交货订单信息，避免遗漏订单。另外，供应商出货前，需要供应商登录供应商管理平台，就出货的订单打印出货标签，标签上会含有出货订单的所有信息及条形码，TC公司在收货后直接用扫码枪扫码即可。三是TC公司相关文件查询。TC公司有很多涉及环保、政策、交货，以及产品规格说明、材质使用要求等文件，供应商都可以在供应商管理平台上下载查询，以了解TC集团公司的各种文件规范及要求。四是矿物质冲突及环保文件更新。供应商需要定期在供应商管理平台上更新RoHS报告、REACH报告、矿物质调查等相关资料信息，以确保供应材料符合TC集团要求。

但实际运用中，供应商并没有全部按照要求使用TC供应商管理平台。对于发票查询，还是会发邮件询问财务，对于订单确认，还是邮件回复采购交期，关于矿物质调查等报告，也是供应商提供给TC公司相关人员，代由上传。这样就极大地浪费了TC公司供应商管理平台的作用。供应商管理平台如果能够充分利用起来，可以极大地提升双方的工作效率。一是在供应商收到订单的时候，需要在Supplierportal上确认订单交期，并将这项工作作为供应商评价的指标。二是供应商发货的时候，登录平台系统，找到相应的订单，打印出货标签，以此作为TC公司仓库收货的依据，如果没有出货标签，不予收货。

2.加强供应商战略性合作

一是企业与供应商战略合作的前提。双方通过战略性合作，可以使双方都有更大的收益；在经济萧条时期，双方通过战略合作可以规避更大的市场风险。如果企业与供应商1+1的合作没有达成大于2的成果，战略合作就是不成功的，就应该结束了。总之，只有在有集成效益的可能性的前提下，才会有更好的战略合作。二是严格的选择过程。由于创建和管理战略合作伙伴关系意义重大，供应商由一般合作关系转换成战略关系成本也很高，因此选择最合适的战略合作伙伴对企业来说至关重要。通常确定候选供应商需要耗费大量精力和时间，对新供应商进行实地考察，现场审核进行更加深入的了解，都是选择过程最为重要的内容。当然，选择是相互的，供应商也要对企业进行评估，合作之前的严格的评估程序是项目成功的重要保障。三是跟战略供应商签订必要的双方合同。为了避免不必要的纠纷，规避合作风险，合作之前需要签订保障协议。四是保证组织及运行的连续性。企业人员流动难以避免，双方一定要保证项目双方的参与人员的稳定性，或者安排多人参与项目，避免重要人员离职，导致无人继续进行项目运行的情况。五是转变观念，增强战略合作意识。不要将供应商当作企业的下属，呼来喝去。而应该跟供应商保持平等的关系，遇到问题共同协商，在不影响公司利益的前提下，协调发展。六是高层参与和承诺。在一些重要的项目上，需要公司与供应商高层共同参与，制定决策，否则，可能因为项目的目标达成涉及的因素众多，导致中层管理人员无权决策或者决策失误容易导致项目流产。七是建立相互信任的关系。TC公司的核心价值观里有诚实信用，承担责任，企业不仅要这样要求自己，也需要这样要求供应商，双方在诚信、负责的基础上才能合作长久。八是利益分配和风险控制。企业与供应商合作过程中，尽量将各种绩效、贡献及问题量化，用事实说话，而不是因为是客户，用强势地位打压供应商。企业与供应商合作的项目一般都是非常重要的项目，关系到企业未来发展的命运。合作项目对企业具有很大的风险及影响，也会带来很多的机会。企业在风险控制方面必须要设定好各项关键绩效指标，定期进行高层讨论，及时纠正决策偏差。

综上所述，企业应该运用整体思维把握采购的流程，运用合理有效的策略，选取优质高效的供应商，并留住技术水准高、诚信体系好、管理水平高的供应商，运用科学的手段来管理供应商，使之能和企业实现密切合作，并成为企业的合作伙伴，最终实现共赢。