基于新《档案法》视角下国企档案管理方法创新研究

平顶山天安煤业股份有限公司朝川矿 喻彩霞

新《档案法》的出台为我国国企开展档案管理工作指明了新的发展方向，意味着我国档案管理工作进入了新的发展路径，档案管理工作必须依法进行，必须保障档案信息的精准严密，要采取积极优化措施防止档案信息出现泄露。新《档案法》规定国企档案是我国国企资产的重要一环，国企档案应该以不同的档案记录形式，记录国企的生产经营、销售工作、管理工作等各个工作环节，要严格保障国企单位相关信息的完整性和严密性。因此，在新形势下，相关工作人员必须了解新《档案法》，并明确新《档案法》出台后为国企档案管理工作带来的变化，寻找国企档案管理工作未来的发展路径，促进国际档案管理工作的顺利进行。

一、新《档案法》出台的解读

新《档案法》在2021年1月正式开始实行，要求在企业内部完善档案管理机制，要在传统档案管理制度的基础上，继续优化管理措施，建设完整的管理体系，明确国企档案管理工作的归档范围和归档类别，进一步丰富国企档案管理工作的馆藏资源。其次，新《档案法》明确提出国有企业在开展档案管理工作中，面临未来的发展变化要制定相应的发展策略，要应对未来的变化趋势，积极开展国企档案管理信息化建设工作，要扩宽国企档案管理机构的类别，补充档案管理资料，征集有关于国有企业档案管理方面的相关信息，并认可了购买、捐献等方式在档案管理工作中的重要作用。

新《档案法》要求国有企业要建立安全保密的管理制度，要严格保障档案信息的安全性和准确性。同时，要对档案开发、数字化储存、档案整理等多方面的内容进行梳理，明确档案管理工作的重要性。其次，新《档案法》的推行越来越重视应急管理的重要作用，将档案管理突发事件上升到了法律层面，对档案移交的责任和权利作出了新的规定，国有企业必须明确各个工作环节的主要负责人，要落实目标责任制，防止出现档案信息泄露或出现互相推诿的现象。此外，新《档案法》要求提高档案的分享率和利用率，可以在各部门的交流中，落实档案审批程序，明确档案信息的使用方向，并积极采取优化措施，完善档案管理制度，保障档案安全。

二、新《档案法》对国企档案管理工作带来影响

（一）进一步增加了档案管理的工作量

我国颁布的新《档案法》明确了档案开放的具体时间，从之前的开放30年缩短至开放20年，并且档案的开放主体也从原有的单一的档案馆下放至所有档案馆。在移交档案资料时，其审核程序和档案开放程序，要由专门的保管单位负责，并且档案的馆藏量应该向社会群众开放，要与档案的管理者与档案馆联合负责。在这一条例的规定下，将会大大提高档案开放和审核工作的数量，会增加部分工作人员的工作负担和工作压力。并且，部分档案管理人员必须了解档案的来源，了解档案的审核和鉴定程序，还要了解档案在开放后的具体类别以及开放后的主要负责人，在一定程度上会增加档案开放鉴定工作的压力，同时也会让工作人员承担着开放档案目录的工作负担，进一步增加了档案管理的工作难度[1]。

（二）加快档案管理信息化进程

新《档案法》明确提出国企在开展档案管理工作时，要立足于社会未来发展趋势，要从整体出发，积极采用数字化技术和信息化技术，建设数字档案，促进档案管理信息化建设工作的有序进行。并且，在档案法中，明确提出要求档案馆通过网络等其他手段，公布档案目录，甚至是公布档案的全文。目前，我国国企分布范围较广，工作环节和工作数量较多，跨区域和跨机构的业务数量不断攀升。国企各部门对信息共享以及信息的利用率越来越高，为了方便信息共享，节省国企工作人员查找信息的时间，推进国企档案信息管理工作的信息化建设势在必行。工作人员可以在网站上收集档案信息，查看档案信息的完整内容，能够有效加快国企相关工作的进度，提高国企档案的利用率。此外，由于各地区国有企业发展的规模和速度并不一致，在推进国企档案信息化建设工作时，也会存在差异，信息开放程度不同。因此，国有企业要在新《档案法》实施的背景下，积极推进档案管理信息化建设工作，加大资金和人才的投入，促进档案信息的共享，综合利用数字化技术和信息化技术加快档案管理信息化的进程，从而为社会群众和工作人员带来更多的便利。

（三）推动档案管理部门提升服务能力

新《档案法》中增加了有关于档案管理工作以及档案服务工作的部分内容，不仅包括档案管理、档案开发，还包括档案使用渠道、开发形式等。但目前部分国有企业在开展档案管理工作中，还存在许多问题。部分国有企业的档案管理模式相对滞后，还在运用传统的工作理念和工作模式，利用档案信息开展档案管理工作，导致国有企业的档案管理工作一直处于被动发展的模式，造成档案管理部门与其他国有企业的部门沟通效果并不良好，不能够充分发挥各部门的联动作用，导致国有企业档案管理部门的服务水平较差，远远达不到国有企业其他部门的实际需求。其次，受传统档案管理工作的影响，档案信息的开放范围狭窄，导致档案管理部门的服务功能不能得到有效发挥，提供的档案信息资源并不能够满足国有企业其他工作环节的实际需要，没有凸显出国有企业档案信息的重要作用。

其次，部分国有企业在开展档案管理工作时，没有提供专业化的信息服务，没有推进信息化建设工作，导致在信息查询、档案流转、档案审批时，存在较大的问题，档案管理工作转型缓慢，信息服务观念较为陈旧，难以解决国有企业在发展过程中跨区域的联动问题，造成信息不流通，产生信息不对称，影响了国有企业部分项目的顺利开展。因此，在新《档案法》实施的背景下，国有企业必须积极解决上述问题，要积极采取优化措施，推进国有企业档案信息管理工作的信息化建设，从整体出发，综合提高档案信息管理部门的服务水平，提高档案管理部门的服务质量，谋求新的发展路径，促进国有企业的持续健康发展[2]。

三、新《档案法》下，国企档案管理的开展路径分析

（一）进一步加快档案开放审核鉴定工作

国有企业的档案管理部门必须仔细研究和分析新《档案法》，要积极按照新《档案法》的有关规定开展档案管理工作，要进一步明确档案的开放形式，调整档案管理工作的管理理念，要明确档案审核的工作流程，明确档案开放的审核方式，并积极采取优化措施，针对国有企业的实际发展现状，制定档案开放的具体工作计划以及国有企业具体的工作年度目标。并将年度计划作为审核国有企业档案管理部门开展档案开放工作的重要标准，从而有效提高档案管理部门工作人员的积极性，真正地按照年度计划以及年度目标开展档案管理工作。其次，国有企业要继续进行管理体制改革，要落实目标责任制，要对档案管理工作进行量化，明确档案开放的具体时间以及档案管理部门的具体工作量，并对档案管理部门的每个工作人员进行岗位和责任的划分，要保障权责一致，保障在发现问题时，能够追究到具体的工作部门和具体的责任人，从而做到有法必依，有责必究，提高档案管理部门工作人员的积极性。此外，国有企业要积极创新传统的档案开放审核方式，要明确档案审核的工作重点，要明确档案管理部门与其他档案行政部门、档案保管部门之间的关系，要密切加强各部门之间的交流与合作，促进信息的共享和信息的传递，并根据国有企业具体的发展目标，开展定期的信息交流，从而更好地减少信息不对称现象的发生，为国有企业开展档案开放审核工作创设新的局面，实现档案管理的工作目标[3]。

（二）全面推动国企档案管理信息化

新《档案法》明确提出要让国有企业能够立足于未来发展趋势，推进国企档案管理信息化建设。首先，相关工作人员必须树立正确的管理思维，要综合利用互联网技术和数字化技术形成档案管理工作的新局面，要仔细研究和分析新《档案法》中有关于档案信息化建设章节中的主要内容，要真正地将信息化建设工作纳入国有企业档案管理部门未来的发展规划中，并以信息化技术为基础，对电子档案信息的录入、管理、保护、共享等各个方面进行全过程的优化和升级，确保档案信息化建设工作能够准确落实到位，提高国有企业数字档案信息管理的合理性和科学性。其次，国有企业的相关工作人员也要从整体出发，注重发挥档案信息的整合功能，要在利用计算机开发档案信息管理工作的基础上，改变传统档案存储和录入的方式，打造一体化的档案数字化平台，从而更好地为各部门之间进行信息共享提供优势。此外，国有企业也可以在内部建立完善的档案管理平台和档案数字化平台，并建立搜索系统，让工作人员能够通过搜索关键字在平台中找到相对应的档案信息，从而有效促进信息的传递和交流，让工作人员利用成熟的云平台，能够及时获取档案资源，从而有效提高国有企业档案信息的利用率，促进档案信息的流转和共享，真正实现档案管理工作的目标。此外，从国有企业的长远角度出发，构建信息化建设的新格局，要打造一体化的档案管理新结构，让档案管理部门与业务部门、销售部门、组织部门等共同参与档案管理工作，方便国有企业各部门进行信息的流转，促进档案管理的信息化建设，让档案管理部门能够与国有企业其他各部门的信息和数据进行有效的对接，从而进一步对所有信息数据进行储存，提高信息的准确率，更好地实现档案信息化建设的应用效果。

（三）探索档案服务创新的新路径

国有企业的档案管理工作人员要积极改变传统的服务思维和服务方式，要依据新《档案法》明确未来档案管理工作的开展路径，要积极创新和升级档案管理工作的服务渠道和服务模式，要让档案管理工作真正地为国有企业的发展而服务，真正地凸显档案管理工作的价值。目前，部分国有企业在开展档案管理工作时，通常会采用档案查阅、档案编码以及网络展示的方式，进行档案开放，在一定程度上虽然能够有利于信息的共享，但并不能够让工作人员及时地获取相关信息，不能够随时随地地进行信息的传递和交流。因此，国有企业要在内部开展专题性的档案服务工作，要把握国有企业未来的发展目标，明确我国新《档案法》的具体规划路径和具体的发展目标，要让档案管理部门能够为其他工作部门的工作提供精准化的信息支持。比如，如果国有企业想要开展安全管理工作，实现安全生产的管理目标，档案管理部门就可以提供有关于国有企业历年来开展安全管理和安全生产方面的档案信息，让管理部门能够及时了解到国有企业在以前包括现在可能存在的安全事故的类型，明确安全事故发生的原因，并深入了解当时的处理方法，从而针对性地进行优化，及时解决目前在生产过程中可能存在的问题，从而凸显档案管理部门信息化工作的优势。其次，国有企业也可以积极利用信息化技术和互联网技术，采用线上服务和线下服务相结合的方式，开发多元化的网络渠道和网络平台，让国有企业能够跨区域联动，让国有企业的各部门也能够及时获得信息，提高档案信息的跨区域服务水平。此外，国有企业也要积极创新档案服务的模式和档案服务的方法，要跟随社会和时代发展的步伐，积极利用先进的信息技术和互联网技术打造多元的信息共享平台，可以针对目前关于企业现有的档案信息资源，进行开发和利用，利用动漫软件、视频、音频等多种方式，在国有企业的网站以及微信公众号等多元平台进行档案信息的推送和档案信息的共享，从而进一步提高国有企业档案管理部门服务的质量，创新服务方式[4]。

（四）增强档案安全管理水平

国有企业要积极开展档案信息安全管理工作，要针对未来国有企业档案管理工作可能面临的社会环境，从硬件软件等方面营造良好的档案管理氛围，要严格保障档案信息的精准性和严密性，防止档案信息出现丢失或泄露，影响国有企业相关工作环节的顺利进行。首先，国有企业要依据新《档案法》中的具体内容和相关规定，建立科学严密的管理库房，并配备相应的机器设备，保障档案信息的安全，防止档案信息由于人为因素的影响而丢失。其次，国有企业要对重要的档案信息进行针对性地保管，要根据新《档案法》中的明确规定，对于有重要价值的档案信息，要采用密钥、专业人员看管等多种方式，严格保障信息的安全。同时，对于纸质档案要严格保障存放纸质档案库房通风干燥，防止纸质档案受时间或空气湿度的影响，造成字迹丢失，影响档案信息的准确性。此外，国有企业要在软件上提高信息管理工作的严密性，要明确数字档案资源共享和信息移交的流程和方法，要构建完善的网络平台和网络环境，对于数字化档案信息进行妥善的保管，并定期更新国有企业的防火墙，避免遭受黑客攻击，影响国有企业工作的顺利进行。

（五）打造档案监督管理新体系

国有企业要积极依据新《档案法》中的相关规定，明确档案管理工作的主要负责人，明确团体、企事业单位、具体工作人员的权利和责任，并检查国有企业内部库房、机器设备的使用价值，在进行档案保管和档案流转时，要进行针对性的指导和监督，要改变传统档案管理的模式，要坚持在新《档案法》的指导下，强调档案管理部门工作人员的服务意识和岗位意识，要强化工作人员的职业道德素养，防止由于人为因素造成档案信息的泄露。其次，国有企业要积极打造档案监督管理体系，落实目标责任制，从宏观和微观两方面入手，对档案信息管理工作进行监督，要采取双向监督的方式，让被监督对象能够与监管部门进行双向反馈，防止出现寻租、贪污腐败等现象的发生，造成档案管理工作难以有效落实。此外，档案管理工作人员要提升自身的专业能力和专业知识，要在有专业理论和知识的支撑下，更好地完善国有企业的档案管理工作，促进国有企业的持续健康发展[5]。

四、结论

在新形势下，我国经济环境不断变化，国有企业对我国经济发展具有重要的作用，国有企业的工作人员必须立足于新《档案法》，对传统的档案管理工作进行转型和升级，要积极推进国有企业信息化建设工作，创新传统的档案管理服务模式，加快档案管理创新的进度，构建完善的档案管理监督体系，让档案管理工作能够真正地在国有企业发挥其原有的实用价值，促进信息流转，实现信息共享，进一步促进国有企业的可持续发展。