环保档案特点及其对环保档案管理的影响分析

梁山县生态环境保护综合执法大队 董志军

环保档案具有记录环保事业发展历史、研究环保事业未来发展方向等作用，在环保事业中占据着重要地位。我国环保形势较为严峻，只有综合分析环保档案的特点、科学开展档案管理工作才能够促进环保事业的发展。

一、环保档案概述

环保档案即环境保护档案，指的是中央环保机构与地方环保机构在环境管理、监测等环境保护活动中直接形成的，具有价值的文字、声像以及图表等历史记录[1]。根据环保档案的内容可以将环保档案分为环境管理档案、环境监测档案、自然保护档案、污染源调查与环境污染及防治档案、工程建设档案、设备仪器档案、综合性档案、外事档案、环境科学研究档案、宣传教育档案等类型。

二、环保档案的特点

相比于其他档案，环保档案较为特殊，其来源较广、数量较大、分散性强，且具有较强的时间性、专业性、外业性。

（一）来源广

环保档案是在各种环境保护活动当中直接形成的，而环境保护活动是针对环境污染的。环境污染指的是在环境当中排放了某种物质或能量，且这些物质的量超过了环境的自净能力，导致环境质量不断下降，会对生态系统造成严重威胁[2]。而环境保护指的是人们为了解决现存或可能会出现的环境问题、改善环境质量而采取的各类活动。环境保护手段多样，不仅包括法律手段、行政手段，也包括经济手段、宣传教育手段等。且环境当中的污染源与污染物较多，所以环境保护工作会涉及各个领域甚至每个人，具有较强的综合性。而环境保护活动的综合性也导致环保档案存在来源广、数量较多等特点。

（二）时间性

环境污染物的产生与排放不是一成不变的，而是随着时间的变化而变化。例如，工厂生产过程中排放的污染物会出现浓度与种类的变化。且河流存在枯水期、丰水期以及潮汛期等不同阶段，所以污染物的浓度也会不断变化。其次，在气象条件不断变化的过程中，同一污染物会产生不同的浓度。此外，交通噪声的强度也会随着交通量的变化而变化。在环保工作中开展污染防治就是为了减少污染物的排放，降低污染强度，而在不同时间内的工作强度不同，所以环保档案也具有一定的时间性。即某一时间段的环保档案只能反映某一时间段的环境污染情况，并不能反映其他时期的污染情况。

（三）专业性

环保档案是在环境保护活动中形成的，真实记录了环境保护活动的时间、手段等内容，其内容是环保领域中的特定内容，所以其内容具有较强的专业性[3]。且环境保护工作具有特定的程序以及规律，所以环保档案的形成也具有较强的专业性。

（四）外业性

大多数环境保护活动都属于室外活动，例如环境监测等，所以大多数环保档案都是在外业作业中形成的，因此环保档案具有较强的外业性。

（五）数值性

从某种角度来看，环境污染指的是人们在自然环境中排放了大量的污染物质，且这些污染物质的浓度与数量较多，会威胁到人们的身体健康，影响到生态系统平衡发展的现象。这就说明污染物是否会对自然环境造成破坏有一个界限值。在环保工作中，工作人员需要对这一界限值进行深入研究，并根据这一界限值制定环保标准、判断环境污染物的浓度。因此，相比于其他档案，环保档案不仅详细记录了各类环境保护活动，也记录了环境保护中的各项数值，因此环保档案具有较强的数值性[4]。

（六）空间性

无论是污染物还是污染因素都会受到水、空气等介质的影响，便会出现流动、稀释等情况。且污染物与污染因素的稳定性和扩散性会受到其污染性质的影响。所以，不同空间当中的污染物会呈现出不同的强度和浓度。一般情况下，污染源附近区域的污染情况较为严重。从这一点可以看出，工作人员不能只根据某一点的环境监测结果分析这一区域的环境质量，需要根据污染物的空间分布特点制订科学合理的环境监测计划，做好环境监测点的布设工作，之后再综合分析环境监测数据，从而增强环境质量评估的客观性与全面性。而这也导致环保档案具有较强的空间性，即特定的环保档案只能反映某一点或某一区域的环境情况，不能反映整体的环境情况。

（七）动态性

环保档案属于历史记录，需要真实记录不同时期的环境保护活动，不能随意更改和涂抹档案内容。所以档案管理人员需要保障环保档案的真实性，确保档案内容与实际活动具有较高的一致性，从这一点来看环保档案具有不变性等特点。但是大多数环保档案不仅记录了环境保护活动的情况，也反映了某一区域的环境质量情况与环境对象，无论是环境质量情况还是环境对象都具有动态变化的特点，例如污染物的排放量以及浓度会不断变化。因此，需要定期监测环境质量情况与污染物的浓度变化情况，并将监测结果添加在档案当中，所以环保档案具有动态性的特点。其次，之前的环保档案数据可能无法反映现在的环境状况，所以需要通过规范化的程序进行档案内容的更改，从而增强档案内容的真实性与客观性，这导致环保档案具有补充性的特点。

（八）存在污染因素

环境具有较强的复杂性，环境污染是各种污染物造成的，因此需要综合分析各种污染物的综合效应。而环保档案需要客观记录造成环境污染的各种污染物。

三、环保档案特点对档案管理的影响

（一）来源广对档案管理的影响

环保档案的来源较广、数量较多，分散性强，因此环保档案管理人员需要根据环保档案的内容科学设置一级类目。首先，做好环保档案的处理工作。环保档案管理的基本思想是根据不同档案之间的联系，将有联系的档案文件放置在一起，但不能将没有联系的档案文件随意拼凑在一起，因此档案管理人员需要根据在环境保护领域中形成的环保档案内容设置一级类目[5]。其次，做好环保档案的分类工作。环境保护活动包括多种类型，例如环境监测、环境管理、环境工程建设、环境污染防治等，所以档案管理人员需要根据环境保护活动的类型将环保档案划分为多种类型，如环境监测档案、环境管理档案等，也可以设置其他类目，如核辐射档案等，增强档案管理工作的针对性。再次，环境保护机构需要综合分析自身的环境保护职能，明确所需要开展的环境保护活动，并根据实际情况设置环保档案的类目。环保档案的分散性相对较强，不仅需要对环保档案进行统一管理，也需要对环保档案进行分类管理，从而为环保档案的查询与利用提供便利。此外，为了实现环保档案的共享，各个地区与环保机构可以利用计算机技术展现环保档案。

（二）时间性对档案管理的影响

档案管理人员需要遵循时间性这一特点开展环保档案管理工作，即根据时间性这一特点进行环保档案分类工作、档案的组卷工作、卷内的文件排列工作、案卷的排列工作，将同一时间段的环保档案归置在一卷当中，将不同时间段的环保档案归置在不同组卷中。同时，在进行卷内文件排列以及案卷排列时，档案管理人员需要按照时间先后顺序进行排列，将不同年度的环保档案放置在不同的类目当中。

（三）专业性对档案管理的影响

环保档案的专业性较强，所以在进行环保档案管理时档案管理人员不能照搬其他档案的管理方法。不同专业形成的档案具有较大的差异，在档案管理中也存在较大的差异。因此，档案管理人员需要综合分析环保档案的形成特点、规律以及档案内容之间的联系，根据环保档案利用者的需求开展档案管理工作。

（四）外业性对档案管理的影响

大多数环境保护活动都是在室外开展的，所以档案管理人员需要督促环境保护人员详细记录活动过程与相关数据，及时形成文件并做好文件的归档工作，从而保障环保档案的完整性与真实性[6]。

（五）数值性对档案管理的影响

由于环保档案具有数值性的特点，所以档案管理人员需要通过有效的检索手段突出档案中的数值，从而体现环境质量情况以及环境污染状况。

（六）空间性对档案管理的影响

空间性也是环保档案的关键特点，要求档案管理人员遵循这一特点开展环保档案组卷工作、案卷排列工作、文件排列工作，将同一空间范围当中的环保档案归置在同一卷当中，但不能将不同空间范围中的环保档案放置在同一卷中。

（七）动态性对档案管理的影响

环保档案的动态性要求环保工作者不断监测环境污染情况，对之前的环保档案进行补充，从而真实反映某一地区的环境质量变化情况。所以在环保档案管理过程中，档案管理人员需要经过规范化程序进行档案内容的补充和修改，增强档案内容的真实性。

（八）污染因素对档案管理的影响

档案管理人员需要科学开展著录项目设计，突出档案内容的变化情况，并充分说明某地区的污染物浓度变化情况，提高档案利用率[7]。

四、新时期提高环保档案管理质量的策略

（一）提高对环保档案管理的重视程度

环保档案记录了大量的环境保护活动，可以为环境保护、环境研究、污染治理等各个方面提供资料支持，加强环保档案管理可以充分发挥环保档案的作用，因此档案管理人员需要提高对环保档案管理的重视程度。档案管理人员需要从思想上意识到档案管理工作的重要性，综合分析环保档案的特点，根据相关要求开展档案管理工作。

（二）加强环保档案元数据设计

相比于发达国家，我国档案管理工作较为落后。例如，国外很早就开始利用元数据管理电子档案，并从业务、文件管理以及利用等诸多视角分析了元数据的应用。从业务视角来看，需要利用元数据为业务流程提供支持；从文件管理这一视角来看，需要利用元数据进行文件特点的维护与管理；从利用视角来看，需要利用元数据降低档案文件的检索难度，增强元数据的可理解性。从这些方面来看，在进行电子档案元数据设计时需要做好电子文件管理流程的设计工作，将文件管理的形成与利用结合起来。而元数据设计在档案管理中发挥着重要作用，所以环保档案管理人员可以通过元数据进行档案管理，提高档案管理质量。

（三）健全环保档案管理制度

健全的档案管理制度可以为环保档案管理工作的开展提供指导，也可以约束档案管理人员的言行举止，因此档案管理部门需要构建完善的管理制度。首先，需要构建档案资料联络机制。档案管理部门需要在管理范围内设置分级联络模式，通过分级管理的方式实现相关管理人员的有效联系。其次，需要构建完善的人员培训机制。当前环保档案管理过程中存在诸多问题，例如分类不清晰、利用率低等，严重降低了管理质量，而大多数问题都是由管理人员业务能力差造成的。因此，管理部门需要构建人员培训机制，加强业务培训，优化管理效果。再次，需要构建完善的优化机制。在档案管理过程中，档案管理人员需要综合分析档案管理的现存问题，科学制定整改措施，严格按照国家相关标准开展工作。此外，需要构建完善的自查自纠制度。在进行档案归档时，档案管理人员应反复核查档案内容与实际情况是否相符，如果整改效果一般需要再次进行整改[8]。同时，需要坚持举一反三的原则，构建长效机制，加大各种问题的整改力度。

（四）加大资金投入力度

在信息技术快速发展的背景下，相关部门对环保档案管理的要求越来越高。传统的人工管理方式已无法满足档案管理需求，因此需要加大资金投入力度，实现信息化管理，全面提升档案管理质量。首先，档案管理部门需要进行软硬件设施的采购。软硬件设施是进行环保档案管理的必需品，所以管理部门需要根据管理需求采购优质的计算机、终端服务器、打印机等硬件设施，也需要采购功能完善的软件设施，为管理工作的开展奠定物质基础。其次，档案管理部门需要构建档案管理库房并做好库房的管理工作。无论是纸质档案还是电子档案都会受到潮湿、火等因素的影响，所以需要确保库房当中含有温湿度传感器、消防栓等基础设施，同时为了避免闲杂人员进入库房应完善库房的指纹识别系统或人脸识别系统，并利用监控系统进行实时监控。此外，环保档案是记录环境保护活动与某地区环境质量等情况的，其中部分信息可以公开，为了提高档案利用率可以构建数字化档案展示馆，以便相关部门与人民群众能够通过声像、图片等形式了解环境保护情况。

（五）积极研发档案利用工具

环保档案中的信息具有重要价值，可以为环境保护工作的开展提供支持，因此档案管理部门需积极研发档案利用工具，降低档案检索与借阅难度，在提高档案利用率的同时充分发挥档案的作用。档案管理部门可以利用大数据、数据库以及云计算等技术设计档案检索系统，并根据环保档案的类目完善检索系统，让档案使用者直接根据档案名称、时间段或空间范围查询所需档案。档案管理部门也可以研发其他档案服务工具，例如编制环保档案目录书籍等，增进人们对环保档案的了解。

（六）加强档案管理人员培养

作为环保档案管理的主体，档案管理人员的职业素养、业务能力、信息技术应用能力等各个方面都会影响到档案管理质量，所以应加大档案管理人员培养力度。档案管理人员培养包括两个方面，一是档案管理部门培训、二是档案管理人员的自我提升。第一，档案管理部门培训。档案管理部门应意识到只有提高档案管理人员的专业素养才能够提高档案管理的效率。档案管理部门可以将培训工作分为职业素养教育、理论知识培训以及实践能力培训这三个方面。其中职业素养教育即通过法律法规讲解、环保档案职业素养要求讲解等方式增强档案管理人员对环保档案管理工作的了解，增强档案管理人员的职责意识。其次，理论知识培训包括文史知识培训、现代科技知识培训、管理知识培训，让档案管理人员掌握更多的理论知识，为实践工作的开展奠定基础。此外，实践能力培训即通过档案管理实践、信息技术应用等方式提高档案管理人员的实践能力。第二，档案管理人员自我提升。档案管理人员需明确个人的角色定位、正视自我工作能力、时刻进行自我反省、增强自身职责意识。同时，管理人员也需要树立终身学习的意识，不断学习先进管理手段。

在社会经济快速发展的过程中，人们逐渐意识到了环保的重要性。而环保档案管理在环保事业中具有重要意义，档案管理人员应针对环保档案来源广、数量多、时间性强、专业性强等特点开展档案管理工作，为环保事业的发展奠定基础。