大数据时代医院人事档案特点及管理分析

2022-12-27乌兰察布市中心医院马景欣

区域治理 2022年9期

乌兰察布市中心医院马景欣

我国医疗水平在不断发展与提升，医疗体制也在不断优化与调整，与之相对应的管理模式也在不断完善与更新，所以医院在实施管理工作时，需要不断强化人事档案管理，充分掌握医院人事关系基础与配置情况，以此为基础不仅能够确保人事档案管理的高效展开，同时还能够极大提高医院管理质量与水平，对医院的良好发展有着积极作用。目前我国处于大数据时代，因此医院在进行人事档案管理时可以应用大数据，使得人事档案管理能够处于科学性、先进性，在大数据背景下，医院是能够将实际人员配置情况充分考虑其中，以此为基础实施人事档案管理是能够推动医院人事档案管理数字化发展[1]。

一、大数据时代医院人事档案特点

在人事档案管理中使用大数据，能够创建电子档案，该管理模式相比于传统档案管理中的纸质档案，能够节省许多档案空间，因此电子档案能够实现节省空间的目的。电子档案在大数据基础上能够实现有效储存的作用，这样能够极大地提高人事档案管理工作的工作效率与质量，有助于降低档案管理人员的工作压力与负担[2]。随着我国信息技术的不断发展，电子档案相关数据的传输速度、交换速度也会不断提高，同时计算机的储存量也会随之增大，从而最大限度地满足档案管理不断变化的需求与需要。而且大数据的应用是能够实现人事档案的资源共享，医院各个部门、各个科室的相关工作能够在资源共享下得到充分满足。人事档案管理中的储存环节、归档环节、调用环节以及整理环节的工作质量与效率能够在大数据帮助下得到有效提高，通过计算机的使用，是能够接受所需要的数据与信息，这样能够强化各个部门之间的交流与沟通，从而极大地发挥人事档案在医院管理工作的重要价值与作用。大数据有着更加安全的保密技术与高效的防护措施，因此能够提高医院人事档案的安全性，避免因为操作不当所导致的信息数据泄露、丢失现象[3]。医院在展开工作人员考核时，大数据下的人事档案管理是能够在最短的时间内调取、查阅人事档案资料，从而有效评估相关人员，确保考核流程的公开性、公平性。除此之外，大数据应用在人事系统中，是能够更加便捷地查询社保扣费、工资发放等情况，同时通过人事档案小程序还能够帮助工作人员更好地查询自己的基本信息、考勤信息以及人事信息[4]。

二、大数据时代医院人事档案问题

人事档案作为劳动者参与就业和发挥个人价值的重要记载资料，在医院有重要的作用。所以在进行医院人事档案管理中需要对其进行相应的创新与改进，进而更好地满足医院中人才发展的需要[5]。尤其在大数据时代背景下，医院的人事档案工作就需要不断进行优化，一方面是能够有效解决当前档案管理工作中所出现的问题，另一方面则能够实现创新管理的目的，从而确保人事档案管理工作的科学性。下文详细分析人事档案管理工作中所出现的问题。

（一）缺乏足够的重视

当前，在大数据发展的时代，人事档案资料仍然属于十分重要的资源，因此，在人事档案的管理工作中就需要给予高度重视，并且要求管理者能够充分开发档案资源的价值，进而更好地服务于当前的工作需要[6]。然而从实际的管理情况可知，由于部分领导没有充分认识档案管理的重要性，并且在实践工作中并没有给予高度重视，从而导致档案管理工作中出现许多问题，包括档案发生丢失以及遗漏等情况。除此之外，档案管理人员的素质也有待提升，例如加强对他们实施信息技术培训，进而不断提升他们整理、维护以及分类档案的能力[7]。

（二）缺乏完善的信息建设

在大数据发展的背景下，医院中人事档案的管理工作在信息化发展的背景下并没有及时更新管理所需要的设备，从而影响档案管理人员提升自己的工作效率。从目前档案管理的现状分析可知，部分医院中的人事档案出现相关的基础设备较差的情况，同时在实际的管理工作中还存在形式较为单一的情况，甚至有的医院中还存在依靠纸质统计以及管理的方式，这一方面难以实现档案资料的优化管理，另一方面在档案资料的共享以及查阅等过程中也存在较大的问题[8]。除此之外，有的医院中引入计算机管理的系统，但是由于相关计算机所配置的硬件以及软件较低，因此，在管理运用过程中出现许多故障，例如存储受限、维修的难以较大以及系统崩溃等问题，进而导致档案的安全性受到威胁。

（三）缺乏完善的管理制度与体系

目前，医院的人事档案工作还需要工作人员进行收集、整理以及优化，然后才能够实施统一管理。但是在实际的工作中，由于管理人员自身存在的一些原因，从而导致档案管理方面出现许多问题，进而影响档案管理的质量。这些问题集中表现在如下三个方面：第一个方面，在医院里，对于医务人员的人事档案整理方面存在混乱的状态，例如管理人员在收集档案资料方面没有做到全面性，进而导致医院中工作人员的档案资料出现不足的情况，同时还对档案资料的真实性难以鉴定，这一问题就导致医院中医务人员的人事档案没有有效提升质量；第二个方面，当前的医院中，对医务人员的人事档案缺少开发其功能性，从而在实践工作中仅仅是沿用传统管理方面，即档案中的信息出现弄虚作假问题，从而导致档案管理质量难以提升；第三个方面，管理人员自身的信息技术能力不足，因此，在档案管理工作中难以将信息技术运用在其中，这就导致管理人员的工作效率难以提升[9]。

三、大数据时代医院人事档案管理途径

（一）重视管理人员素养提高

医院档案管理工作的可持续发展离不开高素质管理团队，所以医院需要加强档案管理团队的专业能力，在医院整体人才培育体系中纳入档案管理人员的培养，进而不断提高档案管理水平与效果。针对当前医院中的人事档案存在的问题，需要从管理者的角度出发，不断更新对档案价值的认识情况，从而能够在人事档案管理过程中给予高度重视，进而提升档案管理的质量[10]。第一，加强对档案管理的人员进行专业知识的培训，通过安排专业人员对档案管理人员进行培训，可以提升档案管理人员的专业素养，进而便于工作人员在档案管理中能够提升工作效率，同时也可以较好地促进工作人员开发档案的价值；第二，提升管理人员的计算机素养，尤其在大数据的发展背景下，档案管理人员需要尽快掌握计算机操作的基本知识，并运用在档案管理的工作实践中，从而使得档案管理能够在大数据发展的背景下提升综合能力；第三，创新档案管理的方式，大数据时代最显著的特征就是信息资源的丰富性，这对档案管理工作而言，就需要不断创新管理方式，从而可以促进档案管理从传统的纸质管理方式解放出来，并且在计算机技术支持下防止档案信息出现丢失的情况，此外，档案管理工作人员还可以通过收集、整理以及分析的方式促进档案管理能够获得良好发展；第三，针对人事档案的管理手段而言，还需要对档案管理方面的制度进行调整，并且逐渐通过标准的管理制度而优化档案管理的工作，同时也可以便于工作人员在实践管理的工作中而提升积极性[11]。

（二）重视大数据平台构建

在新时代发展背景下，档案管理工作需要重视大数据平台的建设，在档案管理工作中引入信息管理系统以及数字信息设备，充分发挥计算机作用，从而全方位地监控档案资料的收集与整理，这样能够有效提升档案管理的质量与效果。通过信息技术来管理档案资料，能够帮助管理者更加快速进行整理与。管理者在查找文件时，只需要在检索中填入关键词便便能够检索到相应文件，使得查找的效率获得极大的提升，不仅能够节约时间，同时还能够节省人力、物力和财力[12]。人事档案有着多种类型，而在大数据平台下，这些多样化的资源是能够实现统一管理，能够对资料的文字信息、图片信息以及相关数据进行整合，同时在数字化管理下，是能够分级管理、分类管理人事档案形式。除此之外，大数据平台的构建还能够更好地优化资源配置，同时能够最大限度地满足信息共享的需求，从而帮助医院强化部门直接的交流、沟通、合作，防止医院出现信息孤岛情况。在对电子信息平台进行建设的过程中，需要重视大数据的应用、集中、交换以及大数据的业务交流与技术更新，以此为基础构建电子信息平台，并重视子平台之间的衔接，从而使得整个人事档案信息数据应用过程中能够取得相应的便利，比如信息数据的采集环节、整合环节、存储环节、分析环节以及调用环节。大数据平台的构建主要可以分为四个方面，第一个方面，大数据平台构建需要确立电子信息平台的标准，确保信息平台的各项功能在统一标准下能够正常运行，从而极大增强大数据平台的应用效果；第二个方面，大数据平台需要确保电子信息的复用性与扩展性，从为后续的人事档案管理工作奠定良好基础与保障，减少资源浪费事件的发生；第三，需要将纸质档案快速转变为电子档案，进而更好地消除传统管理模式的弊端，有助于彰显大数据技术的应用价值；第四，需要不断增强大数据平台的功能应用，以医院科室、部门的实际工作特点、工作需求为基础，对大数据平台系统功能进行拓展，有助于满足工作人员的个性化需求[13]。

（三）健全管理制度及管理体系

医院需要重视人事档案管理制度改革，并提升改革速度，从而确保管理工作的规范性与有效性。在制定人事档案管理制度时，医院需要充分结合法律法规与政策要求，并以医院实际情况以及未来战略规划为基础来对管理制度进行严格细化，同时还需要在医院管理中引入精细化管理，从而有效强化制度实施效果，并真正将管理制度规范落实到位。医院需要建立对应的责任制度，将责任落实到个人，防止责任界定不清所导致的混乱情况，从而保证档案数据以及档案信息不会受到影响[14]。对用户权限管理制度进行进一步的优化，防止医院产生越权管理情况，同时还需要建立完善的奖惩制度，工作人员在日常工作中如果表现积极、能力突出，需要给予对应的物质与精神奖励，使得该员工成为其他职工的学习榜样，有助于提高工作人员的积极性与主动性。针对工作态度不端正、行为举止不规范的工作人员，医院需要给予相应的惩罚，从而帮助工作人员建立正确的工作态度与责任意识，并充分认识自身岗位工作的意义与价值。医院还需要重视职工薪酬

福利制度的优化，不断改善工作人员待遇，使得工作人员能够在工作过程中形成正向凝聚意识，从而更好地吸引人才、留住人才。医院还需要制定与设备相关的维修制度与检修制度，使得医院设施设备时刻处于良好的运行状态，避免设施设备阻碍人事管理工作的正常实施。医院在将不同管理岗位任务分配给相应人员时，需要考察、分析工作人员的基本能力，比如工作人员的信息素养、打字速度、查阅能力、计算机操作技能水平等，从而将优秀人才的价值充分发挥出来。医院需要根据实际情况来设计档案管理查找页面，保证搜索关键字、词能够契合医院工作特点，将工作人员的工作效率最大限度地提升。与传统纸质档案管理相比，数字化档案不需要太多的空间，所以更容易展开储存工作与管理工作。医院在不断扩大规模时，工作内容也在不断增加，所以医院人事变动也愈发频繁，因此医院需要持续更新、完善医院数据库系统，保证系统能够同步医院的人事变动情况与实际工作的开展。医院还需要对数据库进行定期检查，防止医院产生信息遗漏与丢失情况，并保证补录及时，从而确保档案的完整性。医院需要强化各个部门直接的信息数据共享，从而强化信息整合能力，并精细化管理数据备份、数字字典、系统日志以及用户管理等操作[15]。医院需要为工作人员配备相对应的工号，使得工作人员能够通过自己的工号登陆，然后进行档案信息查询，如果医院需要对信息栏数据进行修改，则需要取得上级审核批准，不能够擅自修改。除此之外，医院应当针对浏览档案、修改档案以及下载档案等环节设置明确数据权限，从而确的保档案的安全性。