高效表达，告别职场沟通低效率

文 Sam

以下场景，你一定不会陌生：准备已久的方案或计划，一通宣讲后，领导不置可否，只让你再回去想想；跟同事交接工作，再三梳理流程，做的时候却出了差错；当面讲好的事情，过了几天顾客又到店里来追问，这才发现双方理解有误……这些，都是沟通出现了问题。

在工作中，沟通能力非常重要。在一个企业或部门内部，团队能否发挥出高效的战斗力，很大一部分取决于“协作成本”，协作成本里，占比最大，提升空间也最大的，就是沟通效率。

那么，如何提高沟通能力，让沟通更加有效呢？

提炼重点，建立信息点

首先，我们要从认识上正视沟通成本的客观存在，并有意识地提高表达时的效率，建立“信息点”。在沟通前，可以先梳理一遍：我要传达哪些信息？如何才能最简练、最有效地把这些信息点表达出来，尽可能降低接收成本？在这个基础上，尽量减少冗余信息，提高信息浓度，用最精准的语言，把信息点表述出来。

从心理学的角度讲，人对于复杂信息的理解，最常用的模式是分类。也就是说，面对一段复杂的内容，人下意识的第一反应，就是对其进行分类：这段话讲了什么？可以分成哪几块？每一块分别讲了什么内容？接着，把这段复杂的内容归纳转化为有效的信息点，并有序地储存进大脑里。

所以，开宗明义表明要表达什么信息，这个信息有几个要点，可以让对方对接下来的内容有一个心理预期。直接表述信息点，则可以帮助对方节省转化的过程，尽量避免信息的失真。

来看一个真实案例，某眼镜门店为了提升销量，计划聘请外部主播进行直播带货，通过MCN公司联系到了一位主播，店长简单与其沟通后，向总部传递了如下信息：

·签约费20万，先付50%，一年期满再付尾款；

·在多个平台的打赏和礼物所得，平台与主播五五分成，公司不参与；

·每周至少直播5次，至少2次首页推广，由公司负责。

这些信息对于接收端，也就是总部负责这件事的经理来说，就显得很简洁、直接、有效，经理只需要考虑公司在此事上的预算能否满足主播的3点条件，并据此来衡量门店对主播提出对应的条件即可。

如果不借助PPT、示意图等道具，只凭口头交流的话，阐述要点最好不要超过4个。这是因为人的短时记忆只能记住4个单位的内容，太复杂会让听者难以应对，也就降低了接收效率。各个要点之间，在逻辑上必须彼此独立，互不交叉，否则会给人十分混乱的感觉；每个点只讲述一个事情。如果过于复杂，就把多件事情合并成一件，分层次讲。

换位思考，对方的立场

沟通不畅，还有一个很重要的原因，就是双方都站在自己的角度说话，而没有考虑对方想听到的内容、想得到的信息是什么。当领导问下属某件事是否搞定的时候，很多人的第一反应，也许是脱口而出：我做了很多努力、我跑了十几个地方、花了多少时间，见了哪些人……这就是一种非常低级的错误：为自己辩解。

领导最想知道的，并不是你做了哪些努力，也不是你有多么辛苦，而是任务有没有完成？为什么没有？什么时候能完成？你为之所做的努力，应该放在后面说。举个例子，某销售代表拜访零售客户，第二天向领导汇报沟通情况。水平一般的销售员，会按照时间顺序，把客户说的话简要概括下来：一开始……后来……再后来……

这同样是十分低效的表达方式。进行汇报时，不如遵循一个简单的方法：倒推法。首先，报告沟通的“结果是什么”；其次，沟通过程中我方传达了哪些信息，对方表达了那些重点信息，即“为什么会这样”；最后，针对客户的具体情况给出解决建议并向领导请示意见，即“是什么——为什么——怎么做”的逻辑顺序。这不仅有效传递了最重要的内容，还通过逐步引导，给出了完整的建议方案，进而也让自己显得更加可靠。

做好前期工作，有理有据

成功的沟通靠的并不是讲话者的口才与即兴发挥，而是详实的信息和干货，事前做足功课，讲事实、摆数据，同样能够完成一次良好的信息传递。

比如进行品牌推广，员工经过分析认为某平台不适合重点投放，那就要去分析用户数据，看用户是不是真的和自己的目标群体匹配，如性别、年龄、城市分布、内容喜好……而不是只凭借平台使用体验和印象去说“我觉得”“我认为”。

数据不只让别人相信你，也让你少犯错，做出更正确的决策。对于职场新人来说，数据能力更是阶级的跳板，当你展现出用数据说话的能力和创造性的意识，就算你的方案暂时不被采用，你的能力也会被看到。