新形势下新闻档案管理存在的问题及对策

江月兰

（福建省三明市明溪县融媒体中心，福建 三明 365200）

新闻档案管理工作对于社会发展来说，其作用不言而喻，能够对社会的实践发展过程进行精准的记录，对推动地方的决策制定、有序发展、战略规划目标的落实具备着非常重要的借鉴意义。新闻档案管理工作较为复杂，突破了传统纸质档案管理的单一化，需要加强对声像、视频等档案资料的管理，对各类数据信息进行精准分类，并通过科学合理的整合归档，保障数据信息能够展现出其价值和优势，为社会发展打下坚实的基础。因此，需要提高对新闻档案管理工作问题的关注，在资源整合的基础下，明确档案管理工作中存在的问题、难点和堵点，积极探索解决问题、突破难点堵点的措施，通过科学整合优化，推动档案管理工作逐步走上制度化、信息化、科学化的发展之路。

一、新形势下强化档案管理的价值和作用

1.具有重要的历史参考价值

在城市发展过程中，新闻报道是现代社会及未来社会发展的重要历史研究资料。因此，在媒体行业中，新闻报道也被称之为“史诗初稿”。新闻报道的文字、音视频档案，具有较强的真实性和客观性，是开展历史研究极为重要的参考资料，也是数据信息的重要来源。例如，对于城市发展过程中的重要文字报道以及声音影像资料，能够展现出不同时期的历史状况、经济状况以及重大社会事件，这些都会在新闻档案中得以体现，而这些资料的保存和管理，对我国历史发展以及社会研究来说，具备着非常重要的现实意义[1]。

2.推动新闻事业进一步提质增效

进一步强化新闻档案管理的综合质量，对于进一步优化我国媒体行业的新闻报道管理价值来说，有着非常重要的地位。新闻报道是对已发生的事实进行的客观真实的记录，都能够从新闻档案中找到参考文献。因此，媒体记者在从事新闻采编过程中，可以通过对传统档案资料的查询，从中获取历史背景和文化背景，从而促进媒体行业的新闻报道实现提质增效，进一步优化新闻报道的综合价值。伴随着信息技术的高速发展，新闻事业迎来了发展新机遇，同时也面临更高的挑战和竞争压力，深刻洞察媒体融合发展的趋势和规律，推动媒体融合发展，建设全媒体成为新闻行业面临的一项紧迫课题。由此，媒体行业越来越关注新闻的传播质量、广度和深度，同时也需要进一步保障新闻报道综合质量，从而获得行业竞争的综合实力。因此，进一步强化新闻的档案管理工作，为新闻工作者提供更便利、更高质量的档案查询服务与综合利用，为进一步强化新闻资源整合，寻找新闻的报道、编辑的切入点，确保为提升新闻报道质量服务[2]。

3.为决策制定提供重要借鉴作用

在媒体日益发展，新媒体技术不断更新的社会背景下，信息爆炸的时代全面来临，媒体行业在这样竞争越来越激烈的市场背景下，尤其是传统融媒体，如广播电视、报纸要获得生存，并获得进一步的稳定发展，就必须强化对档案管理工作的重视关注。在媒体行业的发展过程中，除了需要以融媒体中心的实际及整个行业的发展现状为出发点，制定出科学合理的战略规划，还需要通过对传统档案资料的查询，对未来的战略发展规划以及内部机制进行调整和优化。由于新闻档案除了记载传统的新闻资料之外，还能记载当前媒体中心的成功经验以及失败案例。因此，媒体行业在对其发展战略进行制定的过程中，需要对传统的发展资料进行搜索，并从过往的失败经验中吸取教训，通过借鉴成功的发展案例来实现提升，保障媒体行业始终保持在正确的发展之路上[3]。

二、新形势下新闻档案管理存在的问题

1.管理意识落后，管理水平不高

受到传统理念的影响，有些新闻单位对新闻档案管理的意识相对来说较为薄弱，没有充分认识到进一步强化档案管理工作，对于整个行业发展的重要性，也只是将档案资料视作为一般的文书档案，过多关注的是新闻收集和发布，忽略了新闻发布之后的存档和管理，使得档案管理效率较为低下，管理过程不够规范。与此同时，信息技术高速发展，媒体行业的新闻报道形式也越来越丰富，导致新闻档案管理工作的难度逐渐加强。但是个别新闻单位在档案管理工作上，仍在运用传统的档案管理模式，过多重视存储纸质档案，忽视数字化建设，导致图片、声像等电子档案缺乏安全的保存介质，因为存储空间不足，不少音视频档案分散保存在记者手中，导致新闻档案资源收集不全，从而了降低新闻档案管理质量，给档案查询和利用工作带来了一系列的困难和问题，甚至加大了新闻档案资料丢失的风险[4]。

2.缺乏专人管理，档案流失严重

在媒体行业，新闻档案的重要价值不言而喻，但是有些单位的档案管理工作意识薄弱，将工作的侧重点放在新闻采编以及后期的制作和传播上，没有设置专人来管理新闻档案。就以笔者所在的地区为例，目前全市11个县市（区）的融媒体中心中，有10个县市（区）档案管理员均属兼职，且无一人是档案专业毕业生。受档案管理的意识和管理人员的素质影响，有的单位把新闻纸质资料作为废品处理，致使档案资料收集不全。同时，对珍贵的图片、声像和视频档案资料辨析力不高，导致珍贵照片、声像、视频等电子档案收集不全，甚至流失。目前，虽然个别单位设置了新闻档案专人管理，保障了新闻档案资料收集的时效性，但是由于管理人员非专业生，加上人事调动较为频繁，新的管理人员未能及时参加档案管理岗位培训，管理能力无法及时跟上，致使档案管理工作效率低下，大大削弱了档案管理工作的质量安全[5]。

3.缺乏资金投入，硬件基础薄弱

综合我国现阶段在档案管理工作的实际情况展开分析，有些单位在展开新闻档案管理时，对档案管理工作的价值正确认知度不高，忽视了档案管理工作的基础设施建设重要性，在档案管理工作方面投入经费少，未能建设标准的档案库房和添置存储媒介，如蓝光机、移动硬盘等设施设备，无法满足新闻报道中产生的海量电子档案管理的需求。因未开展档案数字化建设，在档案管理工作过程中仍在运用人工检索模式，致使档案管理效率低下。此外，部分新闻单位更多地关注编辑和记者采编能力培育和提升，忽视了档案管理人员的技能培养。因此，档案管理人员的专业水平、管理效率和质量都急待进一步提升。

三、新形势下新闻档案管理的优化对策

1.高度重视，提高档案管理水平

在传统的档案管理工作过程中，档案管理工作是面对大多数都是纸质化以及非数字化的录音资料进行存储和检索。当今时代，随着信息技术的飞速发展及媒体行业的不断进步，特别是在当今媒体融合的背景下，广播、电视、报纸、网站、客户端、微信、微博全媒体推进，新闻报道形式不断创新，伴随抖音、视频号等新媒体方式的呈现，涌现越来越多的声像、视频等资料，这就迫切需要加强档案数字化建设。面对形式不同的海量新闻资料，需要档案管理人员及时进行整理和归档，以确保档案管理工作的有序性及档案资料的丰富性。同时，进一步强化档案资料的开发和运用，是我国现代档案资料管理工作的重点内容。而伴随着融媒体时代的全面来临，新闻档案代表着对历史事件的证明，因此需要进一步加强对档案管理工作的重视和关注，深刻认识到档案管理工作的重要意义，将其纳入单位发展的综合性规划中，进一步明确档案管理工作的具体职责，并配置专职工作人员，使得新闻单位的档案管理工作水平得到全方位的改善。同时，需要强化《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和中华人民共和国国家档案局最新档案行业标准规定及档案管理专业知识学习提升，全面提高档案管理人员自身的网络思维、数据思维以及档案管理的创新思维，不断更新知识，优化管理方法，确保档案管理工作朝着标准化和精细化方向发展，并积极探索档案管理工作的全新发展模式，加强对数据信息的开发和运用，为单位的领导决策提供辅助，并通过现代化的信息技术，为档案管理工作赋予全新的活力和生机[6]。

2.强化管理，提升专业队伍素养

拥有一支思想站位高、专业素养强、作风优良的档案管理工作人才队伍，是确保档案管理工作有序推进的重要保障之一，因此需要进一步强化档案管理工作人才团队的建设。一是需要配备专业的档案管理员，强化其新闻档案管理意识。各新闻单位要进一步强化档案管理意识，建立档案管理科室，配备专人从事档案管理工作，重视档案管理人员的能力提升。二是需要进一步强化档案管理员的技能培训，提升业务能力水平。新闻单位可以采用“走出去”“请进来”等途径，通过举办档案管理知识讲座和现场观摩等方式，实现档案管理理论知识、实践操作能力双提升，促进各新闻单位能够对档案资料进行及时科学合理的分类、整理，并在系统中进行规范录入，方便后续对档案资料的检索利用，为更好地从事新闻报道服务。例如，在今年的冬奥和残奥期间，我国奥运健儿奋力拼搏，获得不少金牌、奖牌。在报道奥运冠军时，可以将该奥运冠军曾经获得的奖牌数和相关的新闻报道以及曾经的比赛音视频、图片等调取出来，进一步回顾奥运健儿为国家争光的令人振奋时刻，促进社会大众针对奥运健儿更为深刻的认知，也可以将调取曾经采访到他们的视频，再现该奥运冠军在赛场之外的人格魅力，实现新闻报道的多样性，进一步提升新闻报道的质量和在行业中的影响力。档案管理部门可采用信息化技术手段，通过云平台，开通网络课程或现场直播等方式加大对档案管理人员实现“线上”继续教育培训，从而实现档案管理队伍的能力提升，优化对档案的归类水平、整理水平以及存储水平，确保档案资料进行科学合理的长期管理，掌握各种现代化的档案管理设施操作步骤。三是需要进一步强化档案管理员的纪律教育，执行严格的绩效考核机制。不少的档案资料具备一定的保密性，因此，档案资料的调取和运用，都有着非常严格的规定。这就要求档案管理人员需要强化政治意识、纪律意识和安全意识，要立足大局理念，严格按照规章制度办事，确保档案管理的安全性。例如，对于地方发展的绝密资料，以及相关战略发展规划，需要档案管理人员实行严格保存，若要查询这些档案资料，需要递交对应的申请书，并通过层层审批后，才能进行查阅。同时，设置对应的绩效考核机制，形成常态化的管理制度，通过一系列措施，提升档案管理人员的责任意识，确保档案管理工作的科学合理性。四是需要进一步强化档案管理员综合素养，更好地为提高新闻报道服务。档案管理员是单位发展过程中的历史见证者，更应该成为日后单位发展过程的推介者。而作为媒体行业的复合型人才，需要对档案资料进行不同层次的收集和整理，推出丰富多样的新闻文化产品，满足不同层次的文化需求，迎合媒体时代的发展趋势[7]。

3.保障投入，提升基础设施建设

新时期，档案资料的管理和运用工作，具备一定的特殊性，需要进一步强化资源的投入，保障经费，以确保档案管理工作的完善性。一是保障人才团队的建设。首先，需要配齐配足档案管理人员。其次，保障档案管理人员的继续培训提升经费和绩效。二是要保障软硬件设施建设投入。需要进一步强化档案库（室）建设，及软硬件管理设施的投入，如配置蓝光机、移动硬盘等。除了必要的保存环境设置之外，还需要进一步强化对新型档案资料管理系统和查询系统的建设，并对这些系统硬件提供足够的维护经费保障，以确保档案管理工作的有序性、规范性、科学性和保密性。因此，新闻单位的主管部门和相关管理人员，需要建立健全资源投入机制，将新闻档案管理所需的各种硬件设施以及资源经费划入到单位每年的预算管理工作中，确保经费投入有章可循。同时，还需要根据档案管理信息化建设过程中存在的困难和问题，设置专项的解决经费，保障档案管理的信息化建设有序推进。此外，要积极联合社会单位，展开档案管理技术的创新研发，构建出更加适合新时期新闻档案管理工作的管理体系。

结语

综上所述，媒体行业的新闻档案管理工作，具备着非常重要的历史研究价值和文化传播价值，需要相关管理人员及时掌握档案管理工作存在的缺陷和问题，制定出针对性的优化策略，这不仅仅是现代媒体行业发展的需求，更是地区文化产业发展的迫切需要。需要相关工作人员紧跟时代的发展要求，持续强化学习，不断更新档案管理理念，积极探索全新的管理办法，并强化经费投入，切实保障新闻档案资料发挥出其最大的价值和优势，为媒体行业的发展以及史料研究和推动社会发展做出积极贡献。本文针对新时期新闻档案管理工作提出了一系列的优化措施，以供同行参考，助力提升媒体行业的新闻档案管理综合成效。