新媒体环境下的高校档案管理研究

白江欣 河南中医药大学档案馆

信息化时代背景下，新媒体迅猛发展，并呈现出愈发显著的应用优势，伴随新媒体的发展应用，人们的生产生活发生了极大转变。新媒体环境下，高校档案管理也发生了变革，并同时面临着新媒体带来的挑战。现首先阐述了新媒体的内涵，其次对比了新媒体环境下高校档案管理与传统高校档案管理，再次分析了新媒体环境下高校档案管理面临的主要挑战，最后提出了新媒体环境下的高校档案管理策略，以期为促进高校档案管理价值的充分发挥提供一些帮助。

高校档案管理主要面向高校教育教学、科研工作及其他一系列活动积累形成的信息资源，这些资源不仅是高校实现可持续健康发展的重要基础，还是展现高校历史发展的原始记录。高校档案管理工作的安全有序开展，影响着高校乃至整个社会发展中各式各样信息的记录。因而，高校档案管理对推动高校有序发展乃至整个社会的发展进步都有着十分积极的意义。随着现代科技的飞速发展，新媒体环境下对高校档案管理提出了全新的要求。传统的档案管理模式已难以满足新时期社会发展需求，面对新媒体带来的挑战，高校档案管理应积极做出相应转变，加强对新媒体、互联网、大数据等信息化技术的有效应用，推动档案管理不断向数字化、科学化方向发展[1]。

新媒体的相关概述

最初，联合国教科文组织将“新媒体”界定为网络媒体。如今，得到广泛认同的一个观点是，新媒体将网络媒体囊括在内，是一种相对纸媒、广播、电视等传统媒体而言的新型媒体形态，同时，鉴于其讲究以数字形式进行信息传播，因而也可称之为数字媒体。新媒体主要依托互联网平台进行信息传播。另外，传统媒体和新媒体属于两个相对概念，如广播相对于报纸，广播即为新媒体；互联网相对于电视，互联网即为新媒体，新旧是相对的，没有最新，只有更新。在信息化时代背景下，新媒体作为信息传播的一条重要途径，可实现无可比拟的应用价值，并同时表现出互动性、便捷性、分众性等特征，这些特征不仅给人们的生产生活带来了极大影响，还让人们越来越习惯于通过新媒体接收和传播信息。

新媒体环境下高校档案管理与传统高校档案管理的对比

就新媒体环境下的高校档案管理与传统高校档案管理两者而言，它们既有本质的区别，也存在一定的共性，并且彼此之间还存在相应关联性。

两者的区别

新媒体环境下，高校档案信息主要采用电子档案的形式，该种形式操作简单便捷，仅需通过计算机、网络平台、硬盘等设备即可完成存储，除去可实现便捷存储之外，其对操作技术也提出了更为严格的要求。而对于传统高校档案管理而言，档案信息主要采用的是纸质档案的形式，该种形式会受到存储环境的温湿度等因素影响。所以，新媒体环境下高校档案管理与传统高校档案管理在存储形式、存储环境上存在一定区别。

两者的共性

在高校教育教学或科研工作中，教学工作者在开展相关重要事宜时，通常依赖于各式各样数据信息的有力支持。在此过程中，档案管理可发挥至关重要的作用。因而，无论是新媒体环境下的高校档案管理，还是传统高校档案管理，两者的共通之处均在于为高校相关人员提供有效帮助[2]。

两者的关联性

长期以来，高校档案管理一直沿用传统管理模式，而新媒体环境下，高校档案管理不断向数字化、科学化方向发展，换言之，新媒体环境下的高校档案管理是传统高校档案管理的延续与升级。

新媒体环境下高校档案管理面临的主要挑战

高校档案管理观念面临的挑战

在传统高校档案管理观念中，高校档案管理主要侧重于档案信息采集、整理、存储等方面，由此对档案价值提出了相应要求，如需要预先开展好对档案价值的评估工作。在新媒体环境下，该项工作的进行显然存在不小难度，究其原因在于新媒体环境下档案管理难度显著提升，凭借传统档案管理模式难以实现对海量档案信息的有效处理，必须要革新档案管理观念，并引入全新的管理模式，保证档案管理的价值可得到充分发挥，进一步提升高校档案管理工作的水平，对促进高校教育教学具有十分积极的意义。传统高校档案管理主要偏向纸质档案管理，而新媒体环境下高校档案管理则侧重于档案的电子化管理，强调对档案的开发利用及其服务功能的实现，进一步要求高校档案管理人员应革新档案管理观念，进而适应新时代的发展要求。

高校档案管理技术面临的挑战

在高校档案管理中，主要采用人工管理的技术手段，但这种方式不仅管理质量、效率不尽人意，还极易造成管理操作不当等，使得档案管理工作丧失其应用价值。新媒体环境下，档案管理工作追求数字化、科学化，注重将信息化技术引入档案管理中，以此推动档案管理工作不断向数字化、科学化方向发展。为突破传统档案管理的局限性，高校档案管理工作要求有专业技术的有力支持，进一步为高校管理工作提供可靠支撑。

高校档案信息安全面临的挑战

在传统高校档案管理中，主要通过人防、物防、技防以实现对档案信息的安全防护。而新媒体环境下，不管是档案信息的开发利用还是整合存储，都不断向信息化方向发展，传统档案管理手段难以充分发挥其实质作用，难以保障档案管理的安全有序开展，使得档案信息面临安全风险。具体而言：一方面，新媒体环境下，档案信息主要采用电子档案的形式，会出现档案信息泄露、丢失等情况。另一方面，新媒体环境下，档案信息管理极易受到外部病毒的攻击，进而使得档案信息面临安全风险。因而，新媒体环境下高校档案管理应开展档案信息安全防护工作，完善高校档案信息安全防护机制以降低安全风险发生的可能性，如此方可更好地提升高校档案管理的质量，进一步助力高校档案管理工作的开展。

高校档案管理人才面临的挑战

传统高校档案管理通常要求档案管理人员具备良好的专业素养和知识技能，并端正良好的工作态度。而新媒体环境下的档案管理工作对档案管理人员提出了更为严格的要求，档案管理人员既要具备丰富的档案管理经验，又要能够做到对信息化技术的娴熟应用，如此方可为高校档案管理工作提供可靠的人力资源保障。因而，新媒体环境下，高校档案管理正面临着高素质档案管理人才队伍建设的挑战，唯有致力于加强档案管理人才队伍建设，培养出更多高素质档案管理人才，才能切实满足新媒体环境下高校档案管理的实际需求。

新媒体环境下的高校档案管理策略

革新档案管理观念

高校档案部门切实为教育教学、科研、管理、学生、校内外单位等各方提供服务，必须要提供科学完备的档案利用服务。新媒体环境下，用户利用档案的需求不断向多元化方向发展，传统档案查询、借阅等被动的档案利用服务手段已难以充分满足用户所提出的多元化需求。在此情况下，高校首先应开展好宣传工作，加强对现代化档案管理的有效宣传，并着重对新媒体环境下档案管理工作开展予以宣传，提升高校领导、档案管理人员对档案管理重要性的认识，以便更严谨、细致地进行档案管理，切实革新传统管理理念，进一步促进高校档案管理的有序开展[3]。其次，高校还应为档案管理工作提供有力的资金支持，促进档案管理信息化建设，并引导档案管理人员加强对先进管理方式方法的有效学习，树立现代化管理理念，为高校档案管理数字化、科学化发展奠定坚实基础，以提升档案的利用效率及服务效果，进一步保障现代化档案管理可满足高校师生乃至社会的多元化需求。

革新高校档案管理模式

新媒体环境下，高校传统的人工档案管理模式已经难以满足高校及社会发展需求。在此背景下，将信息化技术引进高校档案管理中显得尤为必要。对此，高校应革新档案管理模式，加强对新媒体、互联网、大数据等信息化技术的有效应用，推进高校档案管理信息化发展。

首先，为了让信息化档案管理模式的优势得以有效发挥，高校应结合信息化档案管理模式的运行特征，健全档案管理体系，统筹布局。通过建立信息化档案管理组织架构、完善信息化档案管理制度、提升信息化档案管理流程规范性等相关手段，为信息化档案管理工作的开展奠定良好基础。与此同时，加大对档案管理信息系统的建设推广力度，创设全面统一的信息化管理氛围，有序拓宽信息化档案管理的服务覆盖面，丰富信息化档案管理的服务功能，保障高校档案管理工作有序进行。

其次，高校应推进对档案资源的优化整合。一方面，结合高校及社会发展需求，全面采集各种档案信息资料，确保档案开发利用内容的丰富性。基于用户需求整合开发档案资源，利用问卷调查、电话访问等方式采集不同群体的档案使用需求，提升档案整合开发效率。另一方面，高校档案管理人员还应当加强与用户的交流互动，为用户提供多样化、网络化的档案信息服务，提升受众对档案管理服务的认同度、满意度。

建立一体化的档案管理操作流程

现阶段，一些高校在开展档案管理工作过程中，往往是安排专职档案管理人员和勤工俭学的学生共同管理。其中，专职档案管理人员人数在两位左右，同时还会配备若干位学生轮岗值班。每位工作人员在档案管理中均会依据自身的方式开展工作，而因为不同人员的工作方式各不相同，所以档案管理的效果也不同。一些工作人员管理操作流程不规范，同时档案管理专业性、服务性也表现出一定的不足，进而对高校档案管理工作造成不利影响。鉴于此，应当就各部门的归档时间制定一个表格，以此确保归档的及时性，同时，还应要求档案管理人员统一采集后录入信息化系统，进而确保档案的连贯性[4]。

完善高校档案管理安全防护机制

不管是在哪个时期，档案信息管理的安全性都至关重要。因此，应完善高校档案管理信息安全防护机制。首先，新媒体环境下，高校以《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规为依据，并结合信息化档案管理的特征，建立包含档案资源采集、档案信息传输、档案信息整合利用等各个方面的档案信息安全防护制度。比如，结合《归档文件整理规则》对组件标准中依据年度、机构、保管期限分类，根据高校实际工作开展重新排列组合，实现对组件内容的有效细化。与此同时，高校应适时组织档案管理人员学习相关法律法规，提升档案管理人员的法律意识，引导档案管理人员切实依据档案信息安全管理相关规范要求进行档案管理工作，保障高校档案管理工作安全开展。

其次，新媒体环境下，短视频已然成为信息传播的重要载体。基于此，高校应结合数字化档案信息的传输、存储、使用特征，完善档案管理信息安全防护机制，切实保障高校档案信息安全。在高校档案管理信息安全防护实践中，高校应开展好信息化档案管理软硬件配套建设维护工作，并适时对计算机、数据库设备等信息化档案管理设备开展检修，以及开展好档案信息备份工作，以防设备运行异常造成档案信息泄露、丢失。除此之外，高校还应建立用户访问权限机制，对用户历史操作行为予以采集记录，如若出现档案信息泄露问题，可据此及时找到问题根源所在，找到相关的行为人予以追责[5]。而对于源于外部的档案信息安全风险，高校应对档案信息进行加密处理，并加强防火墙建设，防止外部病毒入侵，保障高校档案信息安全。

加强档案管理人才队伍建设

不论是哪种模式的档案管理，人才都是至关重要的一环。某种意义上而言，档案管理人员的综合素质决定了档案管理信息化的建设水平。鉴于此，在高校档案管理信息化建设中，必须要加强档案管理人才队伍建设。就当前高校管理工作实际情况而言，一方面，传统的档案管理人才面临着知识结构的挑战；另一方面，高校档案管理部门需要引入更多专业人才，为档案管理工作提供可靠的人才支持。因而，高校要开展好对既有档案管理人员的培养工作，开展对档案管理人员的继续教育，引导其学习现代化的档案管理知识，掌握先进的信息化技术[6]。另外，高校还应积极引入兼具专业档案管理知识、信息化技术的高素质复合型人才，高效开展档案信息采集、分析工作，进而打造一支综合素质高的档案管理人才队伍，为高校档案管理数字化、科学化发展提供可靠的人才支持。

新媒体环境下，随着信息化技术的不断发展应用，高校档案管理不断向数字化、科学化方向发展。因此，高校要想适应时代发展，必须对档案管理开展改革创新。在高校档案管理数字化、科学化发展中，可以从转变档案管理观念、革新高校档案管理模式、建立一体化的档案管理操作流程、完善高校档案信息安全防护机制等不同方面入手，促进高校档案管理踏上一个全新的台阶。