企业人力资源管理信息化的建设路径

2022-12-24朱永琴

企业科技与发展 2022年7期

朱永琴

（云南建设基础设施投资股份有限公司，云南昆明 650000）

进入21世纪，互联网信息技术飞速发展，为企业发展注入了新的生机与活力，改变了人力资源工作内容及工作方式，促进了企业管理水平的提升，这不仅是提升企业管理水平的内在需求，也是节省资金、提高企业管理效益的有效路径。人力资源是企业核心竞争力的重要体现，伴随企业规模的扩大及发展，员工数量不断增多，海量的信息为人力资源管理增加了一定的难度[1]。当前大多数企业在人力资源信息整合及数据化处理方面存在一定的不足，因此建设信息化人力资源管理信息系统势在必行，其不仅能促进企业人力资源信息配置合理性的提升，而且关乎企业持续、稳定、健康发展。在互联网信息技术支持下，对企业员工基础信息、职能业务、绩效管理等进行整合、集中信息化管理，是发挥人力资源管理优势、保障企业可持续发展的有效路径。

1 企业人力资源管理信息化面临的困境

1.1 缺乏创新理念

创新理念是企业发展的动力支撑，在人力资源管理工作中，应紧跟时代发展，创新管理理念。目前人力资源管理成为企业改革的重点，大多数企业在人力资源管理方面缺乏创新意识，对信息化管理了解不深入，仍采用传统体制管理，导致人力资源管理未能充分发挥其作用，得不到企业的重视[2]。此外，企业管理者思想观念落后，片面追求企业稳步发展，对新技术、信息化手段利用率低，部分管理人员甚至认为信息化管理作用不大。上述现象均在一定程度上对人力资源信息化建设产生了阻碍。

1.2 基础建设不完善

基础建设是人力资源管理信息化建设的重要元素，其与企业信息化管理水平密切相关。当前，大多数企业存在设备设施配置不完善的问题，缺乏电子设备、网络服务器等硬件设施，影响了信息化建设进程。基于人力资源管理的特殊性，大多数企业在投放建设资金时存在不足，导致企业信息化建设资金不足。此外，大数据处理技术、云技术等不完善，使得企业人力资源信息化管理受到限制。

1.3 缺乏专业人才

企业的竞争归根结底是人才的竞争，人才不仅是企业经营的核心力量，也是信息化建设的保障因素。调查研究显示，当前企业人力资源管理者素质参差不齐，工作能力有待提升。在人力资源管理信息化建设过程中，面临着对办公软件不熟悉、操作不当等问题，办公效率低，对平台集约管控、数据整合与共享了解不深入，专业知识匮乏，影响了信息化建设进程。

1.4 软件开发不完善

目前，大多数企业在人力资源信息化建设中存在系统稳定性不佳、片面化的问题，制约了企业人力资源管理信息化发展，集成层次较低，信息传递不及时、不准确，有待引进与企业发展契合的软件产品。目前，企业所用的信息化管理软件内部配置采用的是一般系统，针对性不强，且标准不一，衔接不畅。此外，基于软件自身的特点，容易出现信息泄漏，从而损害企业利益[3]。

2 实现企业人力资源管理信息化的基本条件

传统人力资源管理模式效率低，投入成本高，难以满足信息化时代企业管理需求，因此引入新型管理理念、落实高效人力资源管理手段势在必行，是实现企业可持续发展、提升人力资源管理效能的有效路径。互联网信息技术的发展为企业人力资源管理提供了更多的可能性，体现了管理协同与资源共享的理念。企业应引入现代信息技术手段，结合人力资源管理需求，开发信息化管理系统，其基本条件如下：①明确企业战略目标。企业的战略目标是信息化系统构建的基础，没有企业战略目标就等于失去系统生存的平台和依据。②战略体系完善。应结合企业实际情况选择合理的经营模式，如单一化经营、多元化经营，在管理层面可选择横向或纵向管理，不同的管理模式所对应的信息化规划不同。企业的行业特征是多种多样的，对应的企业信息化战略也将不同。③明确企业的竞争战略，分析企业发展现状，围绕企业发展目标采取必要的竞争措施，形成全面的竞争格局立足于市场[4]。④掌握企业组织变革情况，企业采取何种发展战略及竞争战略均直接对企业组织变革产生影响，若无法确定上述两种战略，那么信息化构建内容就会流于形式。

3 实现企业人力资源管理信息化的主要模式

3.1 战略角色构建

合理分析及科学规划是企业人力资源信息化建设的必要前提，应把握市场需求，建立属于自己的企业文化，提升企业凝聚力与向心力。人力资源管理部门应发挥主观能动性，积极参与企业决策，结合企业规划进行人力资源管理与调配。人力资源管理部门应负责对日常统计数据的查询与汇报，设计功能模块应针对不同工种员工设置相应的登录权限，确保系统运行的安全性。管理人员有权限对普通员工的日常工作数据进行调取与查询，将员工的信息进行汇总上传至数据库，为高层管理人员决策提供参考，自上而下形成完善的数据信息审批与管理体系。在企业战略实施过程中，首先应塑造与企业发展相符的企业文化，各个内部组织结构应完善，对营销活动进行有效的规划，做好预算，对信息化管理系统进行深度开发，为调动员工积极性，可以采用绩效管理制度和必要的奖惩措施。

3.2 开放型模式构建

信息时代背景下，信息共享与开放已经成为不可阻挡的趋势，其有利于企业沟通、合作，能够打破传统人力资源管理的局限。人才的招聘可以在网络进行，不仅扩大了招募范围，而且能够提升人才质量。招聘管理涉及招聘需求、计划及录用管理等方面，企业对各部门人员需求进行收集与汇总，结合部门实际情况制订招聘计划，审核通过后发布，管理人员在企业主页及招聘网站上发布招聘信息，当有工作需求的人员查看到招聘计划后，可提交应聘申请、简历。招聘人员收集人力机构信息，并根据招聘岗位性质及工作内容筛选合适的机构合作；与筛选出来的人力机构进行初步沟通，包括公司招聘的岗位性质、工作内容、薪资待遇，以及公司需收取的费用区间。人力资源管理人员对简历信息进行初步筛选，剔除不满足招聘需求的简历；符合招聘需求的应邀请应聘者面试，进行更深入的考核。对于通过面试的应聘者，将其信息导入员工档案，经批准录用人员须按公司规定到公司报到，办理入职手续并建立员工档案，协助新入职员工做好邮箱、企业微信等办公软件开通工作。未能录用的应聘者信息则导入人才库。

员工管理能够满足员工信息管理、离职管理及调拨等多项功能要求。以员工离职为例，分析员工管理的具体操作流程。首先应对离职职业类型及相关的信息进行预设，以便编制离职计划，为后续管理所用[5]；离职计划的编制需要从减员、裁员及退休3个方面入手；接收到员工离职申请后，需要对员工的手上工作进行交接，财务部门结合员工实际情况对薪资福利情况做出相应的修改或直接终止，与此同时对账号权限予以冻结，在人事记录上做出相应的修改。

3.3 专业管理模式构建

企业发展与人力资源队伍专业素质及职业能力息息相关，因此在构建信息化管理系统时，要把握每一个细节，严格要求，提升专业技能，引入专业设备，保障信息系统的可行性。

人力资源信息化管理系统的实现有赖于后台数据库的支持及代码的控制，管理员通过系统管理后台可完成用户信息修改、删减等。例如，在添加员工信息时需要输入工号、姓名、岗位、性别等相关信息，若需要删除某一员工信息，可以选中列表，然后将对应的信息删除。系统管理除登录与退出功能外，还具备预警管理与组织管理功能，能够针对不同用户群体设置相应的权限。登录时输入账号、密码并通过验证登录系统，进入人力管理系统主页，按照查询条件对用户表进行查询，若存在相关信息表示查询成功，若用户表查询无一致信息，提示输入错误，需要返回登录页面重新输入[6]。

绩效管理主要涉及考核指标管理与考核评价两个方面，在对员工进行绩效考核时，首先需要建立一个完善的考核指标体系，设计相应的考评方案，每个部门均需要选择出一名考评人，对应考核标准。绩效评估主要依据员工考勤信息、职务信息与员工信息等，在薪酬机构中对结果予以反馈，绩效评估结果较好的可予以加薪处理，若评估结果差，需要进一步培训。完成绩效评估后，领导对绩效评估结果予以查看并进行统计，以便了解企业绩效分配情况。

考勤管理是面向企业全员的一种管理模式，主要用于对考勤规则、考勤信息及请假、出差等相关事项的管理。针对企业日常加班，需要在系统开发日常加班处理功能，包括加班项目名称、加班费计算方法及加班时间等。企业人力资源管理考勤涵盖缺勤、加班、全勤奖及出差等多项内容，请假签卡、停工待料也属于考勤管理范畴。当月薪资的发放需要依据员工的考勤情况，完成考勤统计后应打印储存。在具体考勤管理中，管理员输入日期，与员工信息匹配生成考勤记录表，然后结合考勤情况修改员工的考勤状态，备注好在职或缺勤等。当需要对某一员工的考勤信息进行查询，可以采用日期查询、部门查询及姓名查询3种方式，页面上可显示对应的考勤信息。

企业员工工资分配及工资查询均隶属于薪酬福利管理层，作为薪酬福利管理层的核心内容，薪酬与福利主要涉及员工工资信息汇总与分配，在该系统可对薪酬进行扣取操作。结合员工“五险一金”保障合理分配福利，录入员工信息也能够对薪资福利情况予以查询，为管理人员及员工提供便利，实现真正意义上的“薪财对接”，引入财务预算、核算、资金、税筹的全流程对接，以及在此过程中每个环节的数据统计、分析、预警等内容。以数据驱动为核心，依靠技术实现“连接与智能”，充分融入企业内外的各项职能，实连“人、财、业”一体化的管理。面对员工构成多元化和需求多元化的双重压力，逐项逐人满足需求；设定投入总额，将选择权交给员工，实现个性化管理，提升员工服务至“客户级”体验。经过薪资管理将员工信息导入社保，对应不同费用项目、业务类型，完成员工的薪酬核算，然后上报至企业高层。

4 企业人力资源管理信息化建设的主要路径

企业应积极采取措施，转变思想观念，从以下几个方面入手，加快人力资源管理信息化建设。

4.1 提升对信息化建设的重视度

人力资源信息化管理能够迅速提升企业管理能力，企业开展信息化规划首先要牢固树立合理的信息化意识，依据自己的管理方法现况、费用预算状况、整体规划制定信息化管理总体目标。企业管理人员应积极转变思想观念，学习新的管理思路，积极创新，引导员工自我提升，实现人力资源信息化建设目标，优化改进资源及资金配置，确保管理工作有序开展。掌握市场动向，注重对新技术的学习，及时更新人力资源管理工作形式，提升工作效率及精准度。另外，要具备风险意识，避免盲目投资，维持人力资源信息化发展稳定性。

4.2 加大资金投入

为人力资源信息化建设提供充足的人力、物力与财力支撑，设立专项基金，结合企业经营状况合理投入资金，优化管理。为谋求更好的发展，企业应关注国家政策与最新文件，主动寻求政府在财税、技术方面的支持，促进人力资源管理信息化建设，提升市场竞争力。此外，在大数据背景下，企业之间应建立合作、共赢关系，对资源进行共享与调配。明确企业存在的管理问题后，明确人力资源业务内容及管理细节，积极响应管理的整体要求，细化和提炼人力资源软件各个核心模块的功能，整理出具体的需求分析报告。同时，需要梳理企业信息化现状，明确需要接入哪些系统，避免“信息孤岛”。

4.3 优化软件配置

信息时代背景下，企业人力资源信息化管理已经成为一种不可阻挡的潮流，且与企业发展息息相关。目前，市场上关于企业管理信息化的软件很多，但质量参差不齐，企业应结合自身发展实际及需求，考察各类软件的功能，选择与企业薪酬管理、组织管理及行政等高度契合的软件，充分发挥人力资源管理效能[7]。对于中大型企业，可以结合企业软件开发工作，所开发的功能具有一定的灵活性与实用性，能够真正为企业管理服务，促进企业的可持续发展。选择合适的人力资源软件并在线成功实施后，要组织员工进行全方位的应用学习和培训，使其充分熟悉和了解系统，掌握系统的实际操作应用，让其感受到人力资源软件带来的便利，更深层次地应用人力资源软件的功能，充分发挥人力资源软件的价值。支持全模块业务，帮助企业实现体系化管理：薪人薪事人力资源系统涵盖人力资源的全业务模块，多模块之间能够实现很好的联动，避免了重复性工作，保证了信息的及时性和准确性。

4.4 提升管理人员业务能力

信息化时代，人力资源管理内涵更为丰富，不仅表现为管理内容的变化，还表现为管理手段的创新。设立专门的信息管理部门及软件开发部门，所有员工的信息均录入到信息化系统，实现电子化管理，线上完成员工招聘、员工绩效管理及薪资发放等业务，各项业务报表均可在信息化系统中完成，为人力资源管理提供便利，提高管理效率。信息化管理系统也面临一些新的问题，由于缺乏经验，系统功能模块之间缺乏有效的衔接，在人员信息管理方面较为单薄，服务功能处于分散状态。缺乏数据分析与挖掘，对企业决策支持力度不足，需要创新发展理念，全面落实数字化建设。学习最新管理理念、掌握数据库技术，提升对突发事件的处理能力，做出合理决策，为企业发展储备优质人才。

4.5 加强智能化决策支持

以往企业在人力资源管理工作中，大部分需要凭借经验做出决策，且工作内容主要以报表统计、人员信息管理为主，形式单一，功能单薄，无法满足企业管理多样化需求，难以为企业管理提供强有力的支持。而信息化系统构建后，人力资源实现了智能化管理，相关数据信息更为丰富，能够为企业数据分析提供更全面的依据，实现了人力资源数据与业务信息的有效融合，利用上述信息可以对企业投资、效益产出进行精准的预测，从而明确企业下一步工作方向，提升资本配置合理性。在领导层构建竞争力监测模型，为资源优化配置提供参考，优化领导班子。此外，员工入职、离职、轮岗及调休等均能够实现智能化监测，多措并举，提升核心竞争力。