新形势下油田企业加强档案业务指导工作的策略探讨

2022-12-23蒋丽玲

企业改革与管理 2022年20期

蒋丽玲

（吉林油田公司档案馆，吉林松原 138000）

油田企业档案业务指导工作属于档案管理工作的重点内容，其工作质量及工作成效可对档案管理的多个环节产生较大影响。受多种因素影响，油田企业档案业务指导工作存在工作人员数量不足、指导内容不够细致等问题，导致档案业务指导工作无法发挥出应有作用，为此相关人员需加强研究，不断完善管理制度，优化工作流程，以提高工作质量。本文分析研究新形势下油田企业档案业务指导工作的相关策略，希望为工作人员提供参考。

一、新形势下油田企业档案的主要特点及档案业务指导工作面临的挑战

（一）油田企业档案的主要特点

油田企业的档案主要包括测试、地球物理勘探、地质勘探、测井、钻井工程、油气田开发、单井井史等内容的整理、记录、使用、保存。其主要特点是专业性强、内容完整、利用频繁等。油田企业的档案主要反应天然气及原油在勘探开发及开采过程中的变化情况，形成的材料多为间接性材料，其中单井档案形成时间较长，在使用过程中档案与资料间存在密切关系，且档案内容与原油生产关系密切，利用频次较高。同时，油田企业档案外形复杂多样，对保管要求较高。

（二）档案业务指导工作涉及面日益拓宽，传统工作模式已无法满足需求

当前，我国经济发展迅速，档案管理内容显著增加，油田企业档案业务指导工作涉及面日益拓宽。面对日益增加的工作内容，传统档案业务指导工作模式已经无法满足时代需求，为此，相关人员需不断改进工作方法，以提高工作质量。

（三）现代管理模式带来新的挑战

伴随信息技术的发展进步，档案管理模式不断更新，大部分机构均采用计算机系统取代传统的人工管理模式，以提高工作质量及工作效率。为此，油田企业档案业务指导人员需深入学习研究新技术，熟练掌握计算机基本操作及自动化办公相关操作，深入了解电子档案的基本特征，并学会应用计算机软件进行档案业务指导工作，以确保各个单位及部门高质量地开展档案管理。

（四）档案业务指导工作人员综合素质有待提高

现阶段，我国档案管理队伍建设水平稳步提高，但仍存在部分油田企业档案业务指导工作人员综合素质偏低，未能熟练掌握会计档案、文书档案、科技档案等不同类型档案的正确业务指导方法，导致相关部门无法有效使用档案。为此，相关机构需建立完善的培训考核机制，以促进档案业务指导工作人员综合能力的提升。

二、新形势下油田企业做好档案业务指导工作的策略分析

（一）树立法治意识，提高档案业务指导工作的前瞻性、系统性与全局性

新形势下，社会各界对于档案业务指导工作提出更高要求，为此油田企业档案业务指导工作人员需树立法治意识，提高档案业务指导工作的前瞻性、系统性与全局性。第一，油田企业档案业务指导工作人员需树立法治意识，提高工作的权威性。我国《档案法》对于档案行政管理部门的权力与职责均有明确规定，开展档案业务指导工作期间需坚持依法治档的基本原则，严格落实《档案法》及其他法律法规的各项规定及政府部门的政策要求，结合自身实际情况制定切实有效的档案业务指导工作方案，依据相关规定规范化完成档案基础业务建设、档案信息化建设及档案资源建设。笔者所在油田企业为促进档案业务指导水平提高，定期组织工作人员学习《档案法》，不断总结实际开展档案业务指导中遇到的问题，制定档案业务指导工作方案，明确档案业务指导工作的具体要求及标准化工作流程，并结合实际情况制定完善的全面检查计划与专项检查计划。严格处理档案业务指导期间的违规行为，并设立群众监督举报平台，以规范档案业务指导工作流程，促进档案管理事业的不断发展进步。第二，确保档案业务指导工作具有前瞻性。档案资源是档案业务指导工作的重要基础，传统档案业务指导工作多为事后监督模式，工作的重点内容为档案整理指导，这种过于片面的工作模式可导致档案资料收集不全，进而导致档案无法发挥出应有价值。为解决此类问题，相关人员需采取前瞻性的工作模式，将事后监督转变为事前监督，提升工作的主动性，重点关注形成档案的源头，预先介入各类重大事件及活动的档案管理工作中，以避免档案资料散失，并降低档案整理的难度，使各类档案发挥出应有的价值。第三，档案业务指导工作需遵循系统性与全局性的基本原则。在实际开展工作的过程中，档案业务指导部门与相关工作人员需综合分析各类问题，建立统一指导的工作模式，妥善处理局部与全局间关系，有效整合各个工作流程，从全局的角度进行档案业务指导，以提高工作质量及工作效率。

（二）依据专业特点实施统一管理

油田企业档案具有较强的专业技术性，为此需依据专业特点实施统一管理。在具体开展管理的过程中，需统一管理地质档案与地质资料，建立开发部、测井站、勘探部的档案资料中心，设置库房及资料管理人员，由上级资料室对下级资料室进行档案业务指导，档案资料中心则负责总体档案的收集、分发、上报、交流、总结等工作。地质主管部门需制定档案管理制度，明确归档及立卷等要求，统一制作档案保存设置，建立资质部门与档案管理部门的协同工作机制，以提高档案工作的管理水平。

（三）加强石油地质档案的微观管理

在档案收集过程中需具有选择性，全部收集并归档保存野外钻井及井下测井等原始记录，例如，钻井业务报班表等原始记录需加工处理。同时，石油地质档案中涉及诸多科研成果及专题总结，此类档案内容需在汇总及立卷后及时归档。单井档案形成周期过长，可将钻井与测井过程中产生的档案资料合并，并及时收集档案资料，生产结束后进行立卷。在档案保管过程中，需建立档号与井口匹配的管理模式，图纸与相关文件采用装袋与装订结合保存，底图平放或卷放均可，并存放于专用柜内保存。档案利用过程中，可将地质档案复印多份，存放于不同油矿资料室，并积极推进档案资源数字化，以提高档案利用效率。

（四）加强学习研究，不断提高档案业务指导能力

为提高档案业务指导工作水平，相关人员需加强学习研究。第一，深入学习研究相关专业管理知识，详细了解法律法规及国家政策，并以此作为档案业务指导工作的主要方向。同时，油田企业档案业务指导人员需要加强政治理论学习，准确把控档案业务指导工作方向，及时发现日常工作中存在的各类问题，并运用理论知识来解决问题，以提高相关工作的规范性。第二，油田企业档案业务指导工作人员需重点加强业务知识的学习。档案是社会各行业工作的真实反映与记录，而档案业务指导工作则具有知识密集性及事务性的特点。伴随科技的进步及经济的发展，社会实践活动的范围日趋扩展，各类新型档案不断涌现，为此相关工作人员需加强业务知识的学习研究，不断创新档案业务指导工作理论，以促进档案业务指导工作科学发展。第三，加强其他领域知识的学习。档案是对多种社会实践活动的准确记录，不同类型档案的内容均具有各自的规律与特点，为此档案业务指导人员需系统学习财务、基建、行政、教育、卫生、文化、科研等不同领域的知识，准确地把握不同类型档案的特点。通过系统性指导是各类档案归档及立卷更为科学合理，进而确保档案在实际应用中发挥出应有作用。笔者所在油田企业定期组织档案业务指导工作人员深入学习研究《档案法》及其他档案管理相关的法律法规，调研所在区域内档案建设的整体情况，借鉴其他地区或其他行业的成功经验，确定符合油田企业特点的档案业务指导模式。同时，新形势下档案工作正朝向信息化的趋势不断发展进步，油田企业档案业务指导人员的专业技能水平要求逐渐提高。为此，笔者所在油田企业档案业务指导人员积极转变思想认知，提高工作责任意识及工作积极性，深入研究档案管理中全新的规章制度，并深入学习CAM、CAD、数据库、图形图像处理等技术，以便于及时适应全新的档案管理模式，促进档案业务指导工作水平持续提高。

（五）在档案业务指导工作中严格落实“三个突出”，强化“三种意识”

为提高档案业务指导工作质量，笔者在开展档案业务指导工作中严格落实“三个突出”，加强“三种意识”，并取得良好效果。

“三个突出”即突出档案业务、突出指导工作、突出创新服务。第一，突出档案业务。开展油田企业档案业务指导工作期间，工作人员需严格要求自我，高标准完成档案业务指导工作，在日常工作中及时发现被指导单位存在的问题并协助其解决问题，以实现突出档案业务的要求。第二，突出指导工作。档案业务指导工作人员在服务企事业单位过程中并非亲自完成档案管理工作，而是指导档案管理人员掌握正确的工作方法，使其在今后的工作中能够有效管理档案。第三，突出创新服务。现阶段，油田企业档案业务指导工作面临全新形势，为此档案业务指导工作人员亟须创新服务方式、服务内容、服务手段，提高服务的针对性及现代化水平，以达到良好的服务效果。

“三种意识”即大局意识、责任担当意识、观念革新意识。第一，大局意识。油田企业档案业务指导工作人员需牢固树立大局意识，站在大局角度思考问题，以促进服务质量持续提升。第二，责任担当意识。档案业务指导工作人员需充分认识到自身工作的重要性，树立责任担当意识，不断提升工作质量，以确保档案业务指导工作发挥应有作用。第三，观念革新意识。新形势下，油田企业档案业务指导工作人员需具备观念革新意识，转变陈旧落后的思维方式及工作模式，总结档案业务指导工作规律，创新工作方式，积极推动档案信息化建设，以促进工作质量的提升。

（六）积极主动开展档案业务指导工作，构建多元化档案业务指导工作模式

当前，部分油田企业对档案管理工作的重视程度偏低，受人力资源、资金等因素影响，部分单位未设置专职档案管理人员，多采用其他岗位工作人员兼任档案管理人员的模式，且工作人员变动频繁。进而导致档案业务指导工作难度显著增加。为此，油田企业档案业务指导工作人员需切实提高工作的主动性，深入各个指导单位，了解档案管理的实际情况，明确档案业务指导工作的重点，针对其存在的问题给予指导。在具体开展档案业务指导工作中，相关工作人员需具有钻研精神及良好的服务意识，以确保工作质量。笔者开展油田企业档案业务指导工作期间，发现单位档案规整方法与其他单位存在显著差异，档案整理效率较低，为此工作人员结合该单位实际情况与档案规整规范要求制定出适宜的档案管理方式，指导该单位进行档案管理，并取得良好效果。

常规档案业务指导工作多采用面对面指导模式，其主要缺陷为指导时间过于分散，指导工作人员工作量过大，且部分油田企业未配备专职档案管理人员，临时档案管理人员时常变动，导致油田企业档案业务指导工作无法达到预期效果。为针对性解决此类问题，档案业务指导工作人员需采用多元化工作模式，定期组织油田企业档案管理人员进行集中培训，为其讲解档案管理的相关业务知识，重点讲解档案管理的新方法。同时，定期到档案管理先进的油田企业进行观摩学习，使其明确地认识到自身存在的不足之处，并能够及时改进自身的档案管理工作模式。另外，油田企业档案业务指导工作人员需加入各单位档案管理人员组成的微信群，定期在群内推送档案管理的业务知识，线上解答档案管理过程中遇到的相关问题，以提高档案业务指导工作的及时性。多元化档案业务指导工作模式的落实需要相关工作人员共同努力，为此需提高档案业务指导工作的频率，并针对性提高各单位档案管理人员工作的积极性。

（七）加强基础档案业务体系建设，构建档案指导业务工作网络

为提高油田企业档案业务指导工作质量，相关机构需加强基础业务体系建设，构建档案指导业务工作网络。首先，油田企业档案业务指导工作人员需在日常工作中贯彻国家关于档案管理的相关法律法规及地市级政府关于档案事业的相关政策，不断强化档案基础业务体系建设，完善档案管理相关规整制度，并不断拓展档案业务指导工作范围，积极推进数字化档案管理模式，以构建完善的基础档案业务体系；其次，市级档案管理部门应与油田企业建立合作关系，以构建档案业务指导工作网络；最后，油田企业档案业务指导工作人员需深入基层进行调查研究，详细了解档案业务指导工作中存在的各类问题，并不断总结经验，制定科学、有效的业务标准，创新工作模式，以带动档案管理工作的发展进步。