高校采购信息化管理相关问题探究

2022-12-18李朝晖

行政事业资产与财务 2022年9期

李朝晖何鑫

湖北交通职业技术学院湖北武汉

一、高校采购信息化简述

高校采购信息化主要是指高校在开展采购工作时，以计算机硬件为技术支撑，以网络为主要平台，以电子安全系统和电子数据共享传递为保障，在线上完成采购工作业务流程。信息化采购主要组成元素有政府负责构建的高校网上采购平台和高校内部的信息化审批程序系统，主要包含网上信息发布、网上审批流程、支付、采购信息查询等多种功能。

二、高校采购信息化适用的基础理论分析

高等学校采购工作主要包含政府采购和非政府采购形式，随着大数据、信息共享技术的快速推广应用，高校采购信息化工作主要适用的理论基础有以下四个方面。

一是政府采购相关理论。主要涉及政府采购的政策法规、政府采购预算、计划、采购执行、采购合同的签订、项目验收、支付结算等多方面内容，这与高校采购工作以政府采购为主是高度关联的。

二是新公共管理理论。新公共管理理论认为行政事业单位提供社会公共服务的质量和效率需要必要的监督约束机制来实现，高校作为事业单位，在开展采购过程中需要通过多种途径的管控措施才能确保采购的高效率、高质量和低风险。

三是电子政务相关理论。电子政务是近年来随着电子商务和互联网技术衍生的新概念，电子政务的创新应用对于行政事业单位向社会提供规范、优质、透明的公共服务十分有利。高校政府采购和其他采购行为都会受到主管部门监管，而在此过程中需与电子政务形成有效对接，这也对高校采购信息化建设提出了新要求。

四是信息系统的维度理论。高校要建设科学、合理的采购信息化体系，必须要多维度对采购工作进行优化和改善，主要包括组织维度、管理维度和技术维度三个方面。

三、高校采购信息化的主要优势分析

一是有效提高高校采购工作效率。在建立了采购信息化机制之后，高校的采购工作可基本实现线上的申请、流程审批以及支付等工作，从而有效解决采购信息在传递过程中受各种因素干扰而出现滞后性，大幅提升采购效率。

二是可以提升对采购工作的有效管控，降低采购风险，即由于采购工作的特殊性，在实务中是较容易发生各种风险行为的，将采购行为进行信息化操作，一方面降低了人为干扰采购信息准确性、真实性的概率，另一方面则是可以利用信息化的分析手段对采购数据进行整合、分析，及时发现风险点和数据异常情况，再配合内部控制机制的相关内容，形成线上、线下的一体化动态监督机制，从而有效规避高校在采购过程中各种廉政风险发生的可能性。

三是有利于提升高校的资源利用效率，即在采购过程中实现信息化，可以优化高校的采购规模，控制物资库存，减少预算资金的占用，提升资金等相关资源的使用效率。

四、高校采购信息化管理存在的主要问题

高校在采购过程中经过信息化建设可以实现多方面管理质量的提升和改善，然而在实务中受多种因素的影响和制约，部分高校虽然也建立了采购工作的信息化机制，但是实际取得的管控效果却难达预期，存在较多问题，具体分析如下。

1.高校采购信息化管理过程中存在的主要问题

（1）部分高校的采购信息化程度仍然较低。与其他行业和企业的采购信息化管理工作相比，高校在采购信息化程度方面仍然比较低，主要表现在两个方面。

一方面，在采购信息化建设方面的投入有限，即部分高校在采购信息化局建设方面不愿意投入规模较大的人、财、物等资源来对采购信息化体系进行健全和完善，在采购信息化应用方面存在片面性的现象。

另一方面，采购信息化建设对新的信息化技术的应用不足，创新能力有限，随着我国大数据技术和信息共享技术的日益成熟，这些新的信息化手段实现了与多个行业的深度融合，其中就包括采购工作与大数据和信息共享技术的深度融合，但是在实务中部分高校的采购工作仍然停留在传统的信息化技术应用方面，没有充分运用这些新技术来对采购信息化体系进行更新和优化，从总体上来看，其采购信息化程度偏低。

（2）信息孤岛现象仍然存在。从实践来看，虽然部分高校已经在采购工作中应用了采购管理系统和电子交易平台，但是在数据传输共享方面仍然存在较大缺陷，信息孤岛现象较为明显，主要表现在系统与系统之间的采购数据没有实现有效对接，校内和校外不同以及校内各系统之间不同，例如高校的采购管理系统与资产系统之间的数据信息共享度较低，采购人在进行合同签订和进行资产建账时需手工录入采购商品的名称、数量以及型号价格等信息，不仅工作量大，而且易因错漏而导致采购数据信息的不一致，大幅降低了采购工作的效率和质量。

（3）对采购数据信息的价值挖掘较少。从理论上来说，高校进行采购信息化建设和应用的本质不是为了降低采购的工作量，为采购申请审批等流程提供便利，而是通过利用一些有效的数据收集、整合和分析工具实现对采购相关信息的价值挖掘，从而在改善采购工作效率和质量、控制采购成本方面获取较大的优势。

但是在实务中，部分高校在采购信息化管理过程中较少能够利用信息化的有利条件，通过建立商品信息、合同信息、预算信息等相关的有价值的数据库，从而建立采购数据与高校运维其他数据之间的线性或非线性关系模型，从而形成一种新型的联动管理机制来全面改善采购效率和质量。因此从这个角度来说，高校在采购数据信息的价值挖掘方面较为欠缺。

（4）对采购行为的信息化监督力度有待改善。进行采购信息化建设的一个主要目的就是通过采购工作的线上运行，将部分采购内部控制机制与信息化流程进行有效融合，从而实现采购工作的全过程动态监督，有效防范风险，从实践来看，高校在采购行为的信息化监督方面仍然存在力度偏弱的问题。

一方面，在采购信息化管理过程中，没有将内部监督与信息化建设进行有效融合，经常在采购工作开展的前期存在内部监督缺位的现象，事前和事中监督较少，事后监督较多，没有实现全过程的内部监督，无法及时在线上发现采购关键环节存在的风险和问题。

另一方面，在采购信息化管理过程中，采购决策的内部牵制机制没有充分在信息化建设过程中予以体现，特别是在采购计划的制定以及审批等决策环节，内部牵制理念的应用较为匮乏，使得采购决策的总体透明度不高。

2.高校采购信息化管理出现问题的主要成因

部分高校在采购信息化管理过程中存在诸多问题，经过对实践的分析和总结可以发现，造成上述问题的主要原因集中体现在以下几个方面。

（1）高校在采购信息化建设方面的资源保障不力。部分高校之所以会在采购信息化建设过程中出现信息化程度较低的问题，主要是因为其在资源保障方面不力。

部分高校的性质属于事业单位，资金的主要来源仍然是财政资金，因此在实务中部分高校总体的财政资金仍然是比较短缺的，投入较多的人、财、物等资源，从组织建设和制度建设方面，有效提升采购信息化建设的积极性偏低，这使得高校不仅缺乏采购信息化建设的专门化机构或岗位来开展此项工作，同时还在采购信息化制度建设方面较为滞后，特别是在网上竞价采购系统管理制度、采购信息化建设职能以及权限分配、采购信息化安全管理等方面的相关制度仍未明确确立，从而无法为采购信息化建设提供强有力的组织和制度机制保障。

（2）高校采购相关的数据信息标准仍然不统一。高校采购相关的数据信息标准不统一主要包含两层含义：第一层含义是国家层面的数据标准还停留在规划设计阶段，具体的技术标准仍需要进一步细化，截至目前我国仅有《政府采购业务基础数据规范》来对行政事业单位的政府采购数据标准进行规范，第二层次是高校内部的各个管理系统之间的数据标准没有统一，数据之间的传递共享存在较高的壁垒。

在实务中，由于采购业务的流程会涉及外部申请、招标、采购和内部资产管理、资金支付等相关内容，若没有统一的数据信息标准，那么在实际操作中会出现两方面的问题。一方面，不同系统的数据传递难度加大，无法实现实时共享进行问题反映。另一方面，数据价值挖掘的难度加大，统一标准数据信息的缺乏会造成采购数据统计口径存在差异，以此为基础进行各种数据分析和建立数据分析模型可能会造成最终的分析结果偏离实际较多，无法为管理和决策提供有效依据。

（3）在采购信息化建设和应用方面的专业人才较为欠缺。高校在采购信息化管理工作中，较为熟悉信息化技术和采购专业知识的人力资源是采购信息化管理的重要保障，从实务来看，当前高校在采购信息化建设过程中，采购人员主要来自财务、资产管理以及基建等相关部门，其专业知识更倾向于采购方面，而在计算机互联网技术方面较为欠缺，而实施采购信息化系统流程设计、授权审批信息化机制的建立等信息系统的开发人员又在采购专业方面较为欠缺，并且对高校的实际情况掌握有限，由此造成采购信息化建设的实施效果并不理想。

五、提升和改善高校采购信息化管理水平的对策探讨

根据内部控制、信息化技术等相关理论和采购业务的实践，建议其从几个方面提升和改善采购信息化管理水平。

1.高校应当在软硬件资源投入方面加大力度

在采购信息化建设过程中，较大规模的软硬件资源投入是保障其科学性和合理性的必要条件。在实务中高校的管理层应当充分认识到采购信息化在高校运营管理过程中的重要作用。

一方面，在运营管理过程中积极运用大数据和信息共享技术将高校的采购历史数据进行收集、整理和分析，掌握影响采购工作的具体因素，然后利用这些因素来对采购规划、预测等工作进行指导，改善采购管理的科学性，同时还要结合信息共享技术，将采购对象的市场信息、历史数据在建立采购信息化平台进行共享，以此来规避信息不对称所引起采购成本失控现象，防控采购风险。

另一方面，要结合高校采购管理需求，投入一定规模的人、财、物资源设置专门化的采购信息化机构和岗位，为采购信息化建设提供合理的组织保障，同时还需根据国内的相关法律法规、采购内部控制制度的相关内容，制定详细完备的采购管理制度，并将其与采购信息化建设进行融合，形成有效的管控制度体系来规范和约束采购信息化体系，确保其科学性和合理性。

2.建立高校的综合业务系统

如上文所述高校在采购信息化实施过程中会因为数据信息的标准不统一而引起各种问题，基于此，建议高校通过进行业务流程再造的方式建立综合的业务系统来有效解决这一问题。

一方面，要重新设定采购信息化应用的目标，即要以为采购业务提供“一站式”服务为主要目标，国家层面要结合管理需求设计采购业务的统一、具体的采购数据信息标准，对行政事业单位的采购业务信息化形成有效引导，高校层面则要根据国家层面的数据标准要求在内部建立一个集财务管理、采购管控、资产管理以及内部审计监督为一体的一体化综合业务系统，在内部形成一套具有较高共享度的采购数据信息标准化处理系统，以此来规避和降低因数据标准不统一所带来的各种问题和风险。

另一方面，要结合大数据技术的数据价值挖掘功能，在数据信息标准化的基础上，建立有效的采购数据分析机制，形成有效的数据分析模型，为高校的采购决策、采购管理和监督工作提供智能化、信息化的支持作用。

3.积极引入和培养采购信息化方面的专业人才

高校的采购信息化管理工作归根结底还是以人的操作为主，因此在实务中积极引入和培养采购信息化方面的复合型专业人才是关键。在实务中建议高校从两个途径来形成自身的采购信息化管理人才库：第一个途径是从外部招聘引入的形式来实现，第二个途径是通过内部培养的方式来实现，即通过内部培训或专门培养等形式为采购信息化提供充足的复合型人才资源。