高职院校固定资产盘点信息密码解锁

刘志强

兰州现代职业学院 甘肃 兰州

高职院校资产管理工作是在学院资产管理内控制度下进行的，资产管理效果好不好，内控制度是否健全、是否有效执行，都会在每年的资产盘点结果中体现出来。学院通过将固定资产盘点结果与账面记录相互比对，可以发现资产管理过程中盘亏、盘盈、闲置、毁损、重复购置、使用信息账实不符等问题，学院不仅仅需要根据固定资产账实差异处理意见及时调整账务，提高资产账面信息质量，更应该整理资产盘点中发现的问题，分析原因，不断健全资产管理内部控制制度，提高资产管理水平。

一、资产盘点中常见问题及其原因

1.资产盘亏

通过从资产账面信息出发查找实物就可以查出资产盘亏信息。固定资产盘亏产生于资产验收、登记入账和后期使用管理三个环节：在资产验收环节，如果实际供货数量小于采购数量且验收人员没有发现，导致后期资产盘亏。登记入账时，如果资产管理员失误，登记入账数量大于采购数量导致后期资产盘亏。后期资产管理中，管理不善造成物品遗失导致资产盘亏，提前处置未报废的资产也可以导致资产盘亏。

2.固定资产盘盈

通过从实物盘点记录查找账面登记信息可查出固定资产盘盈信息。固定资产盘盈产生在资产入账环节和处置环节，它可能是资产管理内控制度设计缺陷，将严重影响资产后期管理。在资产入账阶段，资产管理员应登记入账的物品没有入账，导致资产盘盈。这又分两种情况，一是资产管理员知道某项资产应该计入固定资产账，但因为职业判断错误没有登记入账或记账时失误导致资产入账数量少于实际采购数量，二是资产管理员不知道某资产应该计入固定资产账而没有记账。对于接受调拨、捐赠或使用非财政资金采购的资产，如果没有经过资产部门确认和入账，会造成固定资产盘盈。在资产处置环节，特别是在资产报废时，待报废资产没有经过鉴定，主管部门审批同意报废后发现部分资产尚有使用价值没有被处置，或是因为资产处置时经办人员缺乏责任心导致实际处置资产少于审批处置资产数量。以上两种情况都将引起资产盘盈，导致资产账实不符。

3.固定资产闲置

固定资产闲置一般有四个原因：一是内部整合导致部分资产闲置。二是由于技术进步，原固定资产被先进技术的资产替代而造成现有资产闲置。三是资产采购时没有进行充分的市场调研和可行性研究，采购决策、审批环节把关不严，导致采购资产的利用率低下、数量巨大而闲置。四是项目建设未办理相关审批手续，项目因违规建设不能投入正常使用而闲置。

4.固定资产毁损

固定资产自然毁损的主要原因有：一是资产使用时间长，实物形态逐渐磨损，资产慢慢地自然破损。二是虽未达到报废年限，但是由于采购时招标参数要求不高或验收检查工作不到位导致资产质量满足不了实际工作需求，资产在正常使用时也会出现毁损。三是资产管理人员在资产入账时出现职业判断错误，将一些使用寿命不长、不应该入固定资产账的物品计入固定资产，后期长时间使用中出现毁损。四是部分专业设备未经过使用前的培训，使用人未按照操作规范使用固定资产导致资产毁损。五是部分人员对资产进行恶意损坏，导致资产毁损。

5.固定资产重复购置

学院出现固定资产重复购置的原因是没有发挥资产管理部门和财务管理部门在资产配置中的应有作用。一是在资产购置时，资产使用部门申请购买资产时没有经过资产管理部门审核，导致有库存设备的情况下重复采购。二是虽然在资产申请购置时经过资产管理部门审核，但单位内部缺乏资产共享观念，谁申请采购、谁占用使用，资产采购后由个别部门、个别人长期占用，不能充分发挥资产使用价值，这种现象在照相机、便携式摄像机、笔记本等高价值、携带方便的办公设备比较常见。

6.固定资产使用信息错误

固定资产使用信息错误可能是资产初始入账登记时没有登记或登记了错误信息，但更多的情况是没有对资产持续、动态管理，没有对资产管理系统中的相关信息及时、持续更新。比如单位对资产借用、移交没有履行相应手续，资产的使用部门、使用人、存放地点等信息发生变化时，相关信息没有在资产管理信息系统中及时更新，导致资产流失、资产毁损、资产闲置等现象。

二、资产管理工作改进措施

从资产盘点信息中可知，资产管理工作的漏洞可能出现在采购、验收、入账、使用管理、处置等各个阶段，学院应增强资产管理意识，健全内控制度，提高管理水平。

1.加强资产采购环节管理

投资决策的失误是资源的最大浪费，既浪费财政资金，浪费场地资源，又增加后期管理的人力物力成本，学院必须要健全资产配置制度。一是资产使用部门提出采购申请后，学院资产管理部门应审核是否有闲置或使用率低下的同类设备，先在学院内部进行资产调剂。确实需要采购的物品，应确认采购数量是否合理，对于一些通用办公设备和办公家具应控制总量，提倡资源共享。二是建设教学实训室项目或其他大型项目时，需要调动学院各个处室及教师积极性，必要时可咨询外部专家，开展项目事前绩效评估，从学院战略发展和专业课程设置角度出发，从项目建设的必要性、方案的可行性、合理性、后期社会效益和经济效益等方面进行评估，提高财政资金使用效益。建设项目要有前瞻性，考虑学院的专业发展方向，但也避免采购高大上的设备，浪费财政资金。学院教学实训室建设需要考虑师生的实际操作能力和实训学生数量，设备参数必须满足学生实训的要求，设备太先进许多功能可能在师生实训中用利用率不高，浪费资金；设备技术落后、质量低下又无法满足学生正常实训要求。

2.进一步规范资产验收环节管理

采购付款前应该依据合同对采购项目进行验收。对数量少且技术含量低的资产一般由资产部门直接验收即可，对大批资产或技术含量高的资产需要多次验收，必要时借助外部专家进行验收。项目验收要由多个部门参与，验收前要召开验收协调会议，明确各部门的验收工作重点和职责，如清点数量、核对品牌型号、验收质量等，防范因时间紧、工作量大验收过程流于形式。对于招标采购的项目，需要核对供应商提供资产的名称、品牌、型号、数量是否与招标文件、投标文件、合同内容一致，如果存在合同变更，则变更是否合理，是否有相应的审批手续。资产验收时，资产数量短缺会引起后期盘点时资产盘亏；资产质量不过关会导致资产使用毁损率增加，维修费用提高；资产的名称、品牌、型号不符会导致后期资产盘点时账实不符。资产验收环节是否规范、验收制度是否有效执行，将直接影响资产的后期使用管理效果。资产验收完成后，一定要进行资产移交工作。移交方和接受方签字确认，明确资产的存放地点、管理部门、管理人员或使用人员等信息。

3.提高资产入账环节信息登记质量

一是在固定资产登记入账前，资产管理人员不仅需要学习掌握资产管理知识，还需要熟悉采购资产相关信息，通过职业判断确定物品是否应该计入固定资产账，是以单件物品入账还是以成套物品入账，每套资产又包含什么物品，这是资产入账前的必要准备工作，也是正确记账的前提。二是对于一些大量大批且单价小于固定资产入账价值的资产，一定要从学院管理和长期发展的角度去判断是否应计入固定资产，否则分年或分批采购的单价小于固定资产入账价值的资产会流失在固定资产账外，造成后期资产管理混乱。三是对于一些调拨、捐赠或使用非财政资金采购的资产，如果符合固定资产的入账条件也应计入学院固定资产。学院应建立必要的内控程序，保证资产及时入账，避免资产流失。四是固定资产初始入账时，资产管理人员应要求采购经办人提供相关资产信息，详细记录资产供应商、名称、品牌、型号、使用部门、使用人、存放地点等信息，这是资产后期管理的基础数据和原始数据，资产管理人员必须保证资产入账信息准确无误、内容详尽完整。

4.资产使用实现动态管理

资产管理部门在做好资产的初始入账后，还应该对学院资产进行持续、有效的动态管理，及时更新资产使用、调配、维修等信息，保证资产的实际状态与账面信息一致。当出现实训室管理人员发生变动、部门进行整合、资产位置变动、人员离职调岗、库存资产借出等情况时，一定要进行资产的实物移交，资产管理员、资产移交方、资产接收方三方共同填写资产实物移交记录或出库凭证，资产部门应以资产移交记录或其他有效凭证为原始凭证编写记账凭证，变更资产管理系统中的资产使用信息，同时将原始凭证和记账凭证按顺序装订成册，以便后期备查。资产部门不得随意变更系统信息。

5.规范资产处置管理

在资产处置方面，学院应注意以下几点。一是明确资产处置条件，健全资产处置流程，加强资产处置中的监督措施和处罚措施，防范国有资产流失。二是资产处置时，必须以实物盘点结果为依据，核对资产处置申请物品明细与资产盘点中待处置资产的各项信息是否一致，是否存在资产系统中待处置资产与实物不符的现象，避免因资产处置造成账实不符。三是不能仅以国家规定的固定资产使用最低年限作为资产处置的充分条件，资产处置应综合考虑资产的实际使用状态，对达到固定资产使用年限但还具有使用价值的物品不能随意处置。四是在资产盘点和处置时，对专业性强的资产应进行必要的专业鉴定，以免造成国有资产浪费。五是在处置前应确定资产是否存在，其他部门是否可以继续使用待处置资产，将资产处置与内部资产调剂有效结合，提高资产的使用效率。六是对经审批同意处置的资产应集中统一处理，处理工作有两人以上参与，纪检部门也要进行有效监督，保证待处置资产全部处置完毕，否则将导致下次资产盘点中资产盘盈或资产管理人员用已报废的资产顶替账面中可使用资产，造成资产流失。七是学院资产管理部门应在资产盘点过程中关注使用年限即将到期的物品和破损率较高的物品，形成固定资产处置预期，制定合理、有序的固定资产处置计划，同时将固定资产处置和固定资产更新、财务预算结合起来，提高学院整体的财务管理水平。

6.优化资产管理环境

资产管理工作不仅仅是学院资产管理部门的职责，也需要其他部门的参与配合。资产管理工作的好坏更取决于单位管理层的资产管理意识，以及全体教职工的责任意识。一是要健全资产管理内控制度，通过资产清查盘点等方式加大对资产管理检查力度，督促资产管理部门管理好资产。二是配备专职资产管理人员，将具备专业胜任能力和职业道德素质的人员配备到资产管理岗位，提高资产管理人员待遇，资产管理岗位实行竞聘上岗。三是建立激励机制，将资产管理效果纳入资产管理部门绩效评价、年终考核及评优选先中，调动资产管理人员的积极性和创新性，通过奖惩措施提高资产管理人员责任心。四是通过对资产管理人员进行岗前培训和继续教育等方式，建设一支专业水平高、人员稳定、责任心强的资产管理团队，有效提高资产管理水平和管理效果。五是建立责任追究制度，对资产管理工作中因履职不当等人为因素造成资产损失或侵害学院权益的行为进行责任追究和严肃处理。六是加强资产管理制度的宣传讲解及政策解读，提高师生自主管理资产、爱惜资产的意识，形成人人都是资产管理员的良好氛围，使各项资产都有具体的使用人和管理人，减少资产毁损和丢失。七是充分利用信息技术手段，完善固定资产管理信息化平台。如使用二维码识别技术，在固定资产上粘贴资产信息的二维码标签，通过扫描识别二维码，确认资产使用信息和管理信息。

资产盘点作为资产管理的关键环节，将学院资产管理工作中存在的问题暴露出来，资产盘点结果是资产管理水平与管理成果的集中体现。学院只有通过整理资产盘点中的各种差异，分析差异形成的原因，不断健全内控制度、解决问题，才能真正提高资产管理水平。只有将每年的资产盘点结果与资产调剂、资产处置、资产配置、财务预算相结合，在完善固定资产管理制度的基础上加强固定资产管理，保证各种制度有效执行，同时建立实施科学高效的监督管理机制，才能保证学院资产的保值增值和高效利用，更好地为学院人才培养和教学科研服务。