企业基于合同管理的合规管理机制探究

魏敏 临沂市人力资源和社会保障局

一、企业合同管理中存在的问题

合同书作为具有契约性质的协议书，它能够为签订者（普通合伙者、公司法人或其他组织）在行使、变更或终止民事权利责任时给予平等的权衡。合同书的本质为社会经济行为，公司存在的法律风险中最重要与常见的就是合同书导致的，将合规管理与合同管理合并是为了更好地降低法律风险从而在保证买卖安全的前提下获取买卖的利益。管理方法是一种具有详细流程并通过有针对性的行为来达到目标的方式，它具有强烈的主观性，合同管理则是具有系统性整体规划且动态变化的管理办法。

全过程管理由商务沟通、合同书拟定、签订、起效直到合同书无效，合同书的合规管理不但要重视合同签订前的管理，更要重视签订后的归档。系统管理是凡涉及合同文本内容的各部门之间依照职责权限协作管理。动态管理是重视履行合同全过程的状况转变，尤其是要把握对我方不好的转变，及时对合同进行修改、变更、补充、中止或终止。

合同管理是对规则、过程以及文字的管理，具体表现为：

1.客户自主进行选择或交易的管理方法，避免由于错误选择而导致签约过失责任，或者出现了风险与收益不匹配的客户与交易；

2.签订合同与生效的管理方法，企业内要保证合同审批的各项规定以及签订与执行时的各个过程的标准，防止因合同签订或执行时的漏洞而产生的危害；

3.建立合理的合同文本管理方式以及档案存储制度，不仅保证公司能够长久发展也能为维护自身合法权益保留证据；

4.各部门之间协同管理，在进行生产计划以及执行合同时各部门之间要明确自身职责并根据合同互相合作；

5.危机事务处理管理方法，如果在合同生效时间内出现突发事件或违约，要采取迅速且有效的办法防止产生损失或降低损失的增大；

6.文字管理体系的管理，主要是对表单和举报理赔管理体系的管理，用于避免因管理疏漏而造成的危害。

（一）企业合同管理人员的法律知识不全面

现阶段企业合同管理中存在问题的主要原因就是合同管理人员法律意识薄弱，对于合法合规的合同管理没有应有的观念。虽然很多大企业都发起了管理人员学习法律的浪潮，合同管理人员在进行管理工作时的法律意识有所提升，但是较真的话，还是有相当部分的人员法律知识不全面，法制教育没有跟上。造成的结果就是在合同管理的工作中，他们抱有侥幸心理，为了规避繁复的规章流程，忽视基本的事务规律和办事流程，没有严格依照法律规定办事。更有甚者，企业自身就忽视了对合同管理人员的法律知识建设和继续教育，使得合同管理并不能发挥其应有的作用。此种状况下，合同管理人员仅仅将自身的关注点放在经营发展方面，针对存在重大隐患的合同管理问题却没有认识到，这不仅不利于与其他企业进行协作，同时在合作出现问题时也容易出现主体责任不清、自身权益受损等状况，对于企业的持续化管理、发展是十分不利的。

（二）企业规章制度制定、公示、告知程序不健全

无论出于哪种出发或者角度，企业都应该有其详尽的、贴合企业实际的规章管理制度。而对于制度本身来说，其诞生便是一个过程，由制定再到公示、告知，这样的程序缺一不可[1]。有的企业制度制定之后未经公示和告知就投入使用，使得很多职员还未熟悉，与实际工作中也还有许多需要磨合之处就被搬出来直接使用，目前企业合同管理办法依旧存在许多程序上的不合理之处：首先，没有丰富的合同管理经验，没有专门的合同管理部门或工作组来专门负责合同管理制度的制定全程；其次，对于整个制度的制定过程，缺乏中高层领导的参与，也没有相关审计人员的监督，这些都很容易导致企业规章制度的制定程序不健全；最后，企业管理人员对规章制度制定的不重视也会造成流程的不规范，程序的不健全。

（三）企业管理人员对合同的合规管理意识不强

之所以企业管理对合同的合规意识不强，大部分是由于管理人员不专业造成的。专业性强的管理人员对于合同的规定有系统性的认识，他们掌握有关法律、财务、保险等多方面有关知识，对于公司业务了如指掌，对于合同的合规管理意识自然也是专业的。而没有严格落实合同管理的合规管理，对自己的经验盲目自信，不重视合同管理，对于应有的合规管理当成走形式、走过场，没有合规管理意识就是没有责任意识，没有职业担当的行为。没有对合同的合规意识的管理人员势必会给企业带来不好的影响，甚至引来不必要的官司、纠纷，如果长此以往，企业的合同制度也会受到很大影响。此种状况下，便需进一步加大企业管理人员在合同合规管理意识方面的关注程度，只有这样，才能够逐步在公司范围内营造出一种重视合同、关注合同合规问题的氛围，从而提升基层人员对于合同的关注度，让合同管理的水平得到真正的强化。

（四）企业合同管理的基础工作存在不足

上文讲到的企业中尚未成立专门负责合同管理规定工作的部门，以及负责企业合同管理工作的员工并非科班出身，所以专业性不强，这些都是合同管理的基础工作不足的表现，从此点来看必须加强企业当中关于合同管理的人才队伍建设，确保从事合同管理岗位的人员不仅具有相关的专业知识，同时能够具有较强的工作能力，这样一来便能够确保合同管理的相关工作能够得到优化，与合同管理相关的各类工作风险也会对应的降低。除了这两点之外，企业中的员工和其他管理人员对于合同管理的观念不足也会导致基础工作的薄弱。合同管理更像是一种观念，当企业中的每一个人都秉持着合同管理的观念，遵守合同的规章制度，重视合同的制定程序，严格按照合同规定行事，那么整个企业内合同管理的合规管理将蔚然成风。反之，如果每个人都没有合规管理合同的观念，那么说明合同管理的基础工作依然任重道远。此种状况下，企业当中便需针对合同管理工作制定出专项的规章制度，其中不仅囊括关于合同制定的流程，同时也需包含关于合同文本、基本信息、企业责任、期限等各方面的内容设置，以此来帮助合同管理人员更规范、标准化地开展相关工作。

（五）合同的内容针对性不强

公司的合同文本不够完善，内容不够详尽，针对性不强。合同文本的使用在一定程度上可以帮助企业规避风险，但是在合同制定时，没有充分和各部门进行沟通以取得合同内容上的一致，在制定时重格式轻内容，导致的内容规定覆盖的方面不够广，对于具体问题泛泛而谈，没有明确的规定。在合同的审批过程中不够严谨，经常存在格式上的不规范，内容上的不适用。一些企业在签订合同时没有按照合同范本制定合同，导致合同内容不全，这些都是企业经营的隐患[2]。此种状况下，当合同自身内容、文本出现问题，且相关审批人员未发现合同漏洞的时候，便可能为后续工作的开展埋下隐患，尤其是在与其他合作方开展合作时，合同的不完善会直接侵害自身的利益，而这不仅无益于公司合同的管理水平，同时对于公司经营效益来讲同样是一种损害。

二、国有企业基于合同管理的合规管理的运行建议

（一）加强人资专员的法律知识、业务知识培训，提高人资专员的专业度

以《合同法》及相关法规为依据，并结合企业实际，制定切实可行的合同管理制度，包括人资专员培训等，使合同管理工作有业务知识基础的开展。这其中，相关系统的设计必须科学合理，避免系统内容与实际情况脱节。此外，还要加强法律知识教育。例如，以内部组织培训，为员工安排相关法律学习网课等方式，将合同管理专业化的教育落实给每一位员工。中层领导要带头发起合同管理的相关学习。各职能部门要积极学习法律知识，加强专业素养。合同管理人要全面开展法律知识学习活动，通过各部门的共同参与，达到提升全员专业度的目的。除此之外，在培训完之后还需要针对性地对参培人员进行关于法律知识方面的考核，确保培训的相关知识能够最终应用到工作中去。而为了增强参培人员对于培训、考核的关注度，可一定程度上将其考核成绩与绩效奖励关联起来，以此来提高产品人员的培训参与度。

（二）增强合法公正管理认识， 完善企业合同管理的相关规定

为保证合规管理办法的正常运转，企业应提高合规管理意识，健全企业规章制度。首先，企业要提高全员合规管理意识，并不断完善合同管理制度和合同自身内容。企业的合同管理工作的有法必依，要以《合同法》的相关规定为依据，根据公司自身现实，保证合同管理办法有法可依。《合同法》属于国家层面的法律规定，所囊括的都是关于社会当中关于合同方面的一些通用性质的内容，至于企业自身的特色，必须从实际出发，在具体问题具体分析的基础上确定出特色化、标准化的企业合同法，从而来指导企业合同工作的开展[3]。企业合同管理制度的设计应涵盖方方面面。在实际操作中，还需要加强合同文本审批和复审，真正做到合同管理程序化，因为文本内容直接关系着企业的利益，所以文化的审核效果十分重要，这便需要借助合同管理的程序化方式，通过多主体、多部门的共同审核，提升合同文本的科学化水平。再者是企业自身要加强合同管理合规化的推进。公司可以通过专题讲座等方式进行宣传，使公司员工能够认识和理解合同合规管理的内涵，这些培训属于关于合同方面的一般性知识内容培训，除此之外，企业还可以外聘相关人员，针对自身企业实际进行调研，为后续特色化的合同管理制度奠定基础，以此来真正的提升企业合同管理的科学化、特色化、标准化水平。这样一来，在多种方式的共同作用下，企业人员对于合同的合规问题认识程度会得到大幅提升，由此在开展相关合同管理工作时，也能够有更好的水平。

（三）构建依法合规管理体系，落实合规管理具体措施

首先，鞋子合不合脚只有脚知道，企业制定的合规管理制度也应根据自身情况来定，从企业自身实际出发，让每一位员工实际工作中都能落实合规管理的精神。要让全体员工都认识到合同管理合规的重要性，逐渐自发建成团队氛围。次之，国有企业要增加合规管理与合同管理的深度融合，使合同管理的各个层面都符合合规管理的中心思想。在合同书拟定与执行的整个周期内，都必须认真履行合规管理的中心思想。要在逐步完善企业的合规管理中，使企业形成全覆盖、人人有责的合规管理执行体系。

（四）注重合同管理基础工作，确保合规管理实践性

合同书管理办法的效果如何需要通过实际生产生活中的实践成果来展现。国有企业要重视合同管理专业人才的培养，建设一支具有职业素养的管理队伍，这样才能为合同管理工作打下坚实的基础。同时，在培养人才方面，企业要注重开展合同管理相关的培训课程。除了合同管理人才队伍的建设之外，国有企业要把重心从合同文本格式的标准化转移到对内容的雕琢上来。对于具体的合同模板，企业要充分考虑自身发展，对合同进行相应的修改和持续的补充，制定与企业相适应的合同文本，提高合同文本的内容质量。使合同文本的覆盖面越来越广，将合同文本固定下来可以防范合同法律风险。此外，要大力推广使用已经制定并公示、告知的示范合同，对不符合示范合同的现象进行批判，督促其改正。在合同管理步骤层面还需提升，尽可能简化合同管理涉及的各项工作，提高合同管理的流畅性，提高审核速率，保证合同签订的时效性。

（五）运用信息技术优化指标体系，加大合规管理的考核力度

当今社会信息技术极其发达，所以国有企业应该把握住信息化的优势，优化合同管理指标体系，加大合规管理的考核力度。国有企业具有一定的先天发展优势，有条件推行合同管理信息化，充分利用网络和信息技术，为合同管理带来高效率和公开。企业可以结合当前技术提倡智能管理实行信息化管理体系，实现合同管理和采购管理评价标准的深度融合，将合同管理流程和考核规定公开透明，提升考核的有效性和规范化水平。此外，企业增加考核幅度，依照考核指标展开，坚持评审专业化、合理化，也是合规理念的贯彻落实。公司有关部门的管理人员在合同审查过程要用心，在合同签订时间和过程、合同书实行过程的监管、合同的效力等层面，确保评价标准的针对性，从而将责任细分到个人保证评价准确可行。

三、结语

综上，企业合同管理关系企业方方面面，涉及的部门众多，但是其重要性却不可忽视。作者针对当前企业合同管理合规管理存在的问题展开了思考，提出了一些建设性建议。加强法律知识、专业知识的培训，提高管理人员合法合规办事的意识，扎实推进合同管理的基础工作，构建合规管理体系，并积极运用信息技术为合同管理工作锦上添花，使得合同管理的合规化在企业内部成为一种风气，从而提高企业防范法律诉讼安全意识，完善内部风险机制，提升企业管理水准。