高校学籍档案管理数字化建设的思考

2022-12-17王传广

济南职业学院学报 2022年4期

李勇王传广

(1.山东财经大学，山东济南 250014； 2.山东工艺美术学院，山东济南 250300)

随着我国高等教育的不断发展，高校数字化建设也逐渐成为当前和今后高校发展的重要环节，高校学籍档案管理作为高校发展的重要组成部分，也成了管理中的关键。高校学籍档案管理的内涵和外延都非常广泛，从管理的角度分析其涉及多个部门、多个级别，相互交叉又相互独立。高等学校学籍档案管理存在很多问题，如管理制度、组织架构、体系建设等不足，专业人员配备也不尽如人意，各部门职责不明、不清等，极大地影响了档案管理的效率和质量。随着高校数字化、信息化、智能化的发展，高校对学籍档案管理的重视不断增强，档案管理工作也在形式和内容上得到了创新，为解决档案管理的诸多问题提供了可能。实现档案管理工作的信息化和数字化也成了当前和今后一段时间内的高校档案管理的目标，但从目前高校学籍档案管理的现状来看，真正地实现档案管理数字化，还需要各高校高度重视。

一、高校学籍档案内涵

根据《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号文件)中规定：“高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”其内容包含学生类、教学类、科研类等11种类型，本文所指的学籍档案是以高校学生学籍为中心的档案，隶属于高校档案中的几个类型，如学生类、教学类、科研类等。高校学生学籍是指一个学生属于某个学校的一种法律上的身份或者资格，包含研究生、本科生、专科生等不同培养层次的学生。学籍信息是一名学生所在就读学校的个人有效信息，是一个学生在学校的必要信息，主要包括学生姓名、学号、性别、身份证号、入学时间、入学照片、毕业照片、学籍异动情况等标识学生个人身份过程的或结果的相关信息[1]。以某地方高校为例，学生学籍档案材料包括新生录取简明表、新生高考体检表、电子档案、新生入学登记表等新生入学档案，还包括学生在校学籍异动档案材料，如休学、复学、退学、留级、转专业等档案，以及学生学习过程化档案材料，如学生成绩单、发表文章、参与科研、参加比赛、学生学籍卡片、学生奖惩材料、毕业论文(设计)、获得学历学位、教学大纲、教学计划、课程总结等档案。

二、高校学籍档案管理的重要性

学籍档案管理为一个时间跨度相对长且具有变动性的过程，是学生从入学到毕业的事实状态，记录学生在校期间一切有价值的活动。学籍档案是学生在学校学习、生活的历史性证明，具有法律性和凭证性，因此学籍档案对学校、个人都有重要的意义。

(一)对于学生个人的重要性

学籍档案保存学生在校期间的参赛获奖情况、发表论文情况、入党情况、学生成绩、教学材料、个人总结等真实记录，是学生各方面的综合评价，更是学生能力的真实证明，为学生未来的发展提供基础性依据。同时，学籍档案还包含了对学生人生特别重要的毕业证书、学位证书，一旦学生继续深造或是从事某些工作时，学籍档案都是重要的证明。

(二)对于学校发展的意义

学校教学情况是学校内涵发展的主要内容，学籍档案的内容包含了整个教学过程，这些历史数据如学生的成绩、活动等也为学校的发展、创新提供参考依据。因此，学籍档案的有效保存是学校发展的必要条件。同时，学籍档案反映了教学成果情况，为促进教学的发展提供数据基础，为学校科研项目的申请与确立提供相关依据。

(三)对于用人单位的价值

学籍档案是用人单位了解员工品德、能力的一个参考，具有非常重要的价值。档案的完整性、准确性、广泛性都是用人单位所必需的信息资源。用人单位根据大学毕业生档案信息会得到大学生在学校中关于诚信、情商、学习能力、创新素质等多方面的信息[2]。

三、高校学籍档案的特性

学籍档案内容广泛、数量多、形成时间长、涉及管理部门多等现状，形成了学籍档案管理不同于其他档案管理特有的特性。

(一)具有生命周期的特性

根据学籍档案的内涵，学籍档案是以学生学籍为中心的档案，不是单指一个档案，是指和学生学籍有关的全部档案。学生学籍过程存在周期性，从学生招生入学到毕业离校，是一个完整的活动周期，在这个生命周期中产生的各种有保存价值的历史数据都是学籍档案的一部分。

(二)具有阶段性的特性

高校学籍档案的形成具有阶段性的特性，高校的教学一般是按学年、学期规划实施，按教学计划和规划完成任务，教学材料的归档也是在这一阶段的规划完成后进行的，必然形成了档案的阶段特性。教学工作的实施需要各个部门通力合作，在每学年初制定或修改教学计划，学年末或学期末进行教学评估、质量评价等整理出大量的学年教学档案，同时学生在学习中也形成了学习成绩、学习测评、课程总结等阶段性的档案。学生学制年限内完成教学计划，形成了如毕业资格、学位授予资格等周期性档案，学校组织专门人员对学生学习情况、教师教学情况、管理人员教学管理情况等阶段性内容进行总结，形成有价值的阶段性的档案材料。尽管教学类学籍档案内容大多以形成年度进行保管，但其阶段性的规律并不因人员、地点、管理方式的变化而发生改变[3]。

(三)具有分散性的特性

学籍档案在其整个周期中，因管理的流程化，涉及管理部门的分散性，也造成了学籍档案的管理呈现分散性。学籍档案中的学生录取档案来源于学校招生办、在校学习成绩单来源于教务处、学生奖惩情况来源于学生处、学生政治面貌来源于学生所在学院等。因此，他们可能对学生个人信息和奖惩进行归档。教务处负责学生的教学，他们可能对教学大纲、教学计划这些文件档案进行归档。各学院对学生的具体的管理，他们可能对学生学籍卡、学生成绩、学生获奖证书进行归档。

(四)具有结果性的特性

根据档案的阶段性特性，几乎所有高校都是按学年存放结果性的档案，如入学登记表、学籍卡、学生成绩单、毕业生登记表等，这些档案都是某些过程的结果，如学生成绩单是学生课程学习的结果，毕业生登记表是学生毕业时德智体美劳的体现。结果性是现代高校学籍档案管理最主要的特性。

四、高校学籍档案管理的现状

为了解高校学籍档案管理的现状，笔者对山东省150多所学校学籍管理工作进行了问卷调查。经调研，笔者收集了80所高校的各项学籍档案相关数据，去除无效数据，笔者整理出有效数据600余条。通过对有效数据进行定量分析和笔者所在高校管理现状，得出目前高校档案管理的现状。

(一)学籍档案管理重视程度不够

从各高校学籍管理人员数量看，学校对学籍管理重视不足，无法满足目前数字化发展的需求。笔者对调查问卷数据进行分析，除学籍管理科配备专职的管理人员外，其他涉及学籍档案的部门如学生处、二级学院等配备专门的学籍管理人员的占38%，可以看出仅有1/3的高校配备相应的学籍档案管理人员，学校对学籍档案管理的重视程度不够。学校未配备足够的学籍管理人员，造成了学籍档案不能按时、保质、保量地完成。另外，目前高校学籍管理人员只关注常规的具体的日常事务性管理，未能深入研究学籍管理的过程档案和档案管理的制度建设，对档案管理的重视程度严重不足，存在无相关制度或有制度文件不执行、选择性执行或无法执行的问题。

(二)缺乏科学的学籍档案管理体系建设和制度支撑

档案管理体系建设是学校发展的重要内容，同时也直接决定该学校档案管理的质量和效率[4]。从调查问卷可以看出，全省1/3高校没有建立学籍档案管理制度，接近1/2的高校没有问责制度，更别说进行学籍档案管理体系的建设。没有科学系统的体系制度支撑，没有严格的档案管理问责规范，对档案管理人员没有相关的约束和指导准则[5]，管理内容不具体、不统一、不规范，容易造成学籍档案的不完整，同时其真实性也受到了质疑。此外，体系建设不全可能造成归档的范围不够清晰，进而可能出现保管不利、泄密、档案遗失等事件，而一旦出现问题，难以追究相关人员的责任。

(三)高校学籍档案分散性导致的问题

学籍档案管理存在周期性和分散性的特点，容易出现各部门或科室之间脱节、推卸责任等情况，对于交叉内容多部门同时管理又都不管理的情况，出现职责不明、不能及时有效进行沟通的问题，给档案的整理、管理以及存储等工作带来不便，更甚者导致学籍档案管理工作效率和质量低下，无法进行系统科学的管理[6]。另外，学生在校期间，可能会出现一些学籍变更现象，比如有的同学在大学期间参军需要保留学籍，有的同学生病休学，有的同学转专业需要变更学籍，有的同学因为留级、降级学籍发生变化……这些特殊情况涉及部门较多，出现频率较高又比较分散，很多时候无法及时处理。同时，由于高校档案管理的数字化程度不高，各部门合作性不强，学生学籍档案管理的异动只能各个部门分散处理，导致程序复杂、耗时过长、学生满意度较低。

(四)学籍档案数字化程度较低

高校学籍档案数字化是现代学校管理发展的必要手段，对于学校的管理和发展至关重要。我国部分高校很早就实行了信息化，但未实现真正的数字化，甚至部分高校只停留在把传统档案转换成电子版而已。当然，现阶段还有部分高校学籍档案还是传统纸质档案，比如在校学习成绩单普遍为学生所在学院打印出来后先加盖学院审核公章，然后教务处审核后加盖公章后存入档案部门留存，学生学籍卡片基本是学生入校后学院组织学生自己手工填写的形式。科学技术飞速发展的今天，大数据已经成为现在技术的主流，学籍档案的数字化却停留在很多年前的水平。从调查的高校学籍档案的数据可以看出，高校学籍档案建设有很长的路要走。

(五)学籍档案管理队伍建设不足，人员服务意识不强

随着高校招生规模的不断扩大，在校学生人数的增加，学籍档案数量逐年增加，也带来工作量的增加。从事这项工作，不仅要付出巨大的劳动，更要具备极大的耐心和责任心，学籍档案管理工作是一项具体细致又烦琐复杂的业务管理工作。目前，高校普遍存在学籍档案管理工作人员数量不足，领导重视程度不够，认为谁都能干，谁都可以干。造成管理人员在工作中出现程序化、机械化，服务意识不够，缺乏人文关怀。另外，从调查中也可以看出，山东省高校学籍档案管理人员配备不足，且有相当数量的档案管理人员未参加过业务培训。

五、高校学籍档案管理的对策

(一)健全学籍档案管理制度和体系建设

高校要贯彻落实有关档案管理的制度，从入学录取材料、在校学籍异动、在校学业成绩、思想品德考核、奖惩记录、党团组织档案等在内的纸质和电子档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管使用、转送移交等环节都需要有制度规范。明确学籍档案归口管理部门、提供部门及工作职责，配备各级专职人员，有效整合招生、教育教学、学生管理、就业等部门档案资源，形成全链条、一体化的学籍档案管理流程，确保学生学籍档案管理真实准确、规范完整。

(二)加强高校学籍档案管理数字化建设

目前仍有部分高校学籍档案仍以传统的纸质材料为主要形式，这就造成学籍档案存储过程中容易出现丢失、缺失、遗漏等现象，特别是对于年久档案的管理交接缺乏严格性和规范性，一旦丢失往往会造成无法弥补的损失[7]。2001年教育部发布的《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》(教学〔2001〕4号)提出：“为适应高等教育改革的需要，需建立高等教育学历证书电子注册制度。”2007年教育部颁布了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》(教学〔2007〕3号)，其中规定：“教育部建立高等学校新生学籍电子注册数据信息档案库，对学生学籍信息、学历证书电子注册进行统筹管理。各高校要积极利用现代信息技术，研究开发和完善学生档案管理信息化系统，建立档案采集、处理、归档的工作机制和技术规范，形成完整的学生电子档案目录索引，实现纸质、磁盘、光盘等多种形式的档案保存形式，确保永久保存、简便易查。”这些制度的颁布，都为高校学籍档案智能化管理提供了理论依据。推广信息化技术在学籍档案管理中的应用，就是将档案管理工作中的学生基本信息、学业成绩、实践活动、学籍异动、奖惩记录、党团组织管理等都整合到一个平台上去，通过平台对各项工作进行部署和实施，让档案管理工作者都能跨越时间和空间的阻碍更加高效高质量地完成各项工作。这种信息化技术在档案管理工作中的推广运用不仅可以使得管理者的工作效率和质量得到提高，还可以简化办事流程，使档案管理更加透明。

学校可以利用智慧校园中的数字化系统，建立学籍档案管理数字化系统平台。学生使用数字化系统平台进行学籍注册、提出学籍异动等操作，无须教师协助，自助完成，各部门也可以登录数字化系统平台，对学生提出的修改或更新的信息进行及时记录和更新，管理端实时监控管理以及进行数据分析。学生能及时获知自己的变更状态，但也要注意管理系统的保密设置，涉密数据只能由学校权限较高者调取，以确保学生档案信息的专属性。

(三)强化组织领导和工作保障，抓好组织实施

高校要明确牵头负责的部门，由分管校领导挂帅，小组协同办公，建立由招生、教务、学生管理、院系等主要负责人组成的统一领导小组。明确组织领导、工作内容、程序步骤、职责分工、监督管理等工作要求。同时，高校要在学籍档案管理工作上给以足够的支持和保障，要配齐并加强学籍档案管理队伍，确保专人专职专岗和队伍稳定。对在学籍档案管理工作中做出贡献的单位和个人，给以表彰和奖励。要强化业务培训，不断提升队伍政策水平和业务能力。社会飞速发展，新技术新知识也随着改革开放和社会发展不断更新换代，在这种时代背景下，档案管理工作越来越负载，数字化和大数据技术的融入能够提高档案管理工作的效率和质量。因此，各高校需要建立一支专业化的档案管理队伍，对于现行的档案管理人员，建议高校每年至少组织一次学籍档案管理业务和技术培训，以适应不断发展的时代需要。

(四)增强学籍档案管理意识，强化督查问责机制

学籍档案对每个学生都相当重要，它是用来证明学生在校身份的重要凭证，将伴随学生的就业乃至一生，在某些特殊的时候都会需要出示学籍档案。学籍档案牵扯部门多，环节交叉性强，可能由于某个环节保管不利，会出现泄密等重大事件。实际管理中普遍存在着职责范围不清、管理观念落后、档案质量偏低、监督审查不到位等问题。因此，我们必须要建立健全督查问责机制，规范管理制度，建立网络化的学籍管理，推行学分制，强化服务意识，提高学籍档案管理人员素质等，以规范的管理及问责机制来推动学籍管理的规范化。