A 公司项目进度信息协同管理研究

孟海亮，张云萍

（北京信息科技大学经济管理学院，北京 100192）

1 引言

信息协同管理能够解决过往项目信息管理中数据信息丢失或不能准确送达等弊端，从而使项目利益相关方能够高效沟通[1]。信息的协同管理是企业未来信息管理的重要策略之一，是解决目前众多信息利用不充分等问题的重要方式之一[2]。项目进度信息是项目实施过程中，与项目进度直接或间接相挂钩的各类信息集合，囊括了项目概念、顺序、成本预计、时长预计、计划表、把控管理等流程中的信息，各过程彼此相互影响，同时也与外界的过程交互影响。项目进度信息数量庞大，且不断地随着工程进度的变化而变化，为决策者的后续计划和安排带来重大干扰，只有合理科学地处理项目进度信息才能够节约成本，严守质量[3]。项目进度信息在整个项目中包括的范围是最为广泛的，其作用也最为重要，对各阶段的进展程度和项目最终完成的期限均会产生重大影响[4]。

A 公司全力投入我国智能电网和能源互联网建设，是我国基础建设的重要合作对象。该公司正处于跨越式转型的关键时期，管理的多维精益化程度稳步提升，不断变化的经营管理需求对公司项目盈利能力提出了更高要求，因此，在降本增效的前提下，提高项目质效显得尤为重要。A 公司在稳步发展，对项目整体管理的成本越来越高，但是成效并不尽如人意。随着A 公司体量变大，涉及的行业和部门越来越多，项目完成的复杂程度越来越高，项目沟通信息成本就会增大，相关利益方沟通频率和时长也就大大提高。超大的信息交汇为工作人员带来了繁重的工作量，造成了信息传递和处理的延迟，不可避免地为A 公司带来了损失。同时，海量数据和信息进行协同管理势必会产生有效信息和无效信息，无效信息和数据将会成为管理者的负担，不会对A 公司实际产生效益。本研究从A 公司项目进度信息协同管理的角度出发，分析其中的协同机制，制定项目进度信息协同管理体系，为项目构建数据信息集成管理平台和项目进度信息协同管理上的应用提供参考与借鉴。

2 A 公司项目进度管理现状及问题分析

采用调查问卷的方式对A 公司各层次人员进行调查，获取A 公司项目进度管理现状，研究A 公司项目进度管理存在的问题，并分析A 公司项目进度管理存在问题的原因。

2.1 A 公司项目进度管理现状

2.1.1 A 公司员工了解项目进度信息协同管理程度现状

员工对项目进度信息管理的了解程度相对较低，75.58%员工对项目进度信息管理的了解程度保持在一般及以下，仅有9.30%员工明确了解项目进度信息管理；认为项目进度信息管理重要程度较高的人数相对较多，79.07%员工认为项目进度信息管理的重要性达到一般及以上，仅有9.30%员工认为项目进度信息管理的重要性极低。

2.1.2 A 公司项目进度信息协同管理的员工应用现状

员工对项目进度信息管理掌握程度和对项目进度信息管理应用范围的认可度较低。在项目进度信息管理把控状况的调查中，觉得A 公司对项目进度信息管理掌握程度低于一般水平的人数为66 人，占据总人数的76.74%；认为A 公司对项目进度信息管理掌握程度较高的人数为3 人，占据总人数的3.49%。在项目进度信息管理的应用范围的问卷中，觉得应用范围低于一般水平的人数为66 人，占据总人数的70.93%；认为A 公司对项目进度信息管理应用范围较高的人数为3 人，占据总人数的3.49%。

2.1.3 A 公司项目进度信息协同管理应用成果

企业工作人员对信息的利用率和项目进度信息管理发挥的效果的认可度较低。其中，在项目进度信息管理中对信息的利用率调查中，认为A 公司对项目进度信息管理中对信息的利用率低于一般水平的人数为63 人，占据总人数的73.26%；认为A 公司对项目进度信息管理中对信息的利用率较高的人数为4 人，占据总人数的4.65%。对项目进度信息管理发挥的效果调查中，认为A 公司对项目进度信息管理发挥的效果低于一般水平的人数为63 人，占据总人数的73.26%；认为A 公司对项目进度信息管理发挥的效果较高的人数为3 人，占据总人数的3.49%。

2.2 A 公司项目进度管理存在的问题及原因

通过对调查问卷内容的整理分析，可得A 公司项目进度信息协同管理存在的问题及原因具体如下。

2.2.1 对项目进度信息协同管理的关注度还有待提升

A 公司项目进度信息协同管理的关注程度严重不足，主要由两个方面导致：一方面是对项目进度信息管理重视程度不足，A 公司在信息化办公日趋完善的阶段，仍然采用了半传统的项目进度管理措施，而仅仅将信息化作为辅助工具纳入项目进度管理；另一方面是信息协同管理重视程度不足，A 公司与项目进度相关联的部门之间存在壁垒，各部门之间的沟通趋于消失殆尽，造成了各部门之间的信息协同重视程度忽略不计。在上述两个方面的作用下，最终使得项目进度信息协同管理的关注程度还有很大提高空间，导致了项目信息沟通渠道变得越来越不畅通。造成A 公司项目进度信息协同管理重视程度不足的原因较多，与项目进度相关联的部门利用不同类型工具进行日常工作，造成了现阶段下各自为政和各自决策，弱化了项目进度信息协同管理；A 公司项目进度管理人员中老职员人数较多，该批次职员多数对信息化工具的利用不熟练，加之其工作中对经验的倚重，造成了信息化的进程减缓；A 公司的决策层面，注重眼前的经济效益，未将项目进度信息协同管理加以利用，上行政策影响了下行工作实施。

2.2.2 项目进度管理信息丢失

A 公司项目进度信息管理存在信息丢失。信息的输入源头存在偷工减料的现象，信息输入端口多，在各员工信息录入时，部分人员造成信息输入的缺失。信息储存环节存在信息丢失的现象，信息的储存以部门划分，储存的环节较为松散，最终导致庞大的信息混杂，从而形成信息的丢失。A 公司项目进度信息管理存在信息丢失的主要原因在于单一的管理中就只处理单个的项目任务，管理人员难以看到完整的、全面的和联系的数据，所以在对整个项目的把控和数据更进一步的开发时面临极大困难。紧接着是信息的传递平台无法监管每个账号的动态，部分员工的信息输入时存在遗失现象。

2.2.3 项目进度管理职权不明

A 公司项目进度管理职权不明。项目进度相关部门之间的职权关系不明，更多的情况是各部门之间仅为合作关系，不存在明显的上下级关系。各部门之间相互推诿责任，更有甚者在同一项目中为本部门利益而采取消极政策。

造成A 公司项目进度管理的任务分配不清、责任不明确的现状可以归因于没有协调的项目管理体系。当下，绝大部分的项目是各个下辖子部门各自进行项目进度数据信息管理，上述管理方式有很大弊端，首先是管理信息的方面有限，仅仅可以满足局域范围内向上或者向下的单方面沟通，此模式中的阻碍较多，诸如各个利益方不同、目的和任务不同等导致信息数据难以实时沟通，极大阻碍了项目进度信息协同管理工作的推进。

3 A 公司项目进度信息协同管理平台构建

在明确A 公司项目进度管理现状及问题的前提下，构建项目需求导向的项目进度数据信息集成管理平台。

3.1 A 公司项目进度信息协同管理平台构建思路

由上文所知，A 公司项目进度信息协同管理涉及多部门、多种系统、多功能和信息化工具的应用平台，该平台需要应对访问修改人数多、信息数量庞大和信息内容复杂等问题，为实现数据的有效挖掘、信息传递的准确高效和信息的直观可视化，需要构建统一的平台，以便将多种系统和软件中的有效信息进行整合。A 公司项目进度信息协同管理平台的构建思路是，以该平台作为载体，将项目各个参与部门和项目实施部门的信息有效集成起来，进行信息的实时交换和传递，实现项目进度信息的集成与协同。上述平台结构如图1 所示。

图1 A 公司项目进度信息协同管理平台结构

3.2 A 公司项目进度信息协同管理平台需求分析

从A 公司项目进度信息协同管理平台的需求进行分析，明确该平台需要达成的目标，进而才能完善后续的平台设计工作。A 公司项目进度信息协同管理平台需求分析是后续工作的指明灯，能够帮助平台设计指明方向，避免功能的缺乏和体系的冗余。根据本研究在A 公司内部所做的基础研究和相关沟通，归纳总结出平台建立的规则和各个功能区等。

3.2.1 把项目进程作为重点和专一性

A 公司项目进度信息协同管理平台的主要任务是项目进度信息管理，是各参与部门为主的分散式管理模式，需要各部门借用该平台把项目流程作为重点，完全归纳总结各方优势，增强各子部门的有效联动，在联动过程保留过程数据。同时该平台具备专一性，仅作为A 公司的项目进度信息协同管理平台，保障信息处理的高效化和系统化。

3.2.2 集成性和安全性

A 公司采纳多种信息交互平台，在已使用过的比较成熟的第三方软件或者系统具备一定优势。本次建立的项目进度信息协同管理平台需着眼全局，在实现充分协同的要求下，有效地集成这些软件系统，以实现项目进度信息协同的平台协同。促进A 公司数据信息集成管理平台的快速应用，避免平台不兼容造成的成本上升问题。A 公司项目进度信息协同管理平台还需要注重信息安全，对项目进度数据信息进行集中存放和有效管理，使用健全的、稳定的方案来确保平台持续良性运转，确保资料完备无损，不被窃取，与此同时还应该对使用者的操作规范加以限制，以确保管理人员能够及时地得到所需要的所有资料。

3.2.3 稳定性和可靠性

A 公司项目进度信息协同管理平台是服务于A 公司整体的平台，将会在A 公司的项目进度管理中发挥重要作用，因此必须要具备稳定性和可靠性。A 公司项目进度信息协同管理平台需要保障项目进度的整个过程稳定地运行，在各种运行环境中保持足够的可靠性，以帮助相关信息在各部门之间快速稳定地传递和处理大量的实时数据。

3.2.4 共享和可视化

A 公司项目进度信息协同管理平台面向的应用者遍及项目各部门，平台不仅能够在个人电脑上进行访问，还要能在各种移动终端进行访问，以确保信息需要者无论在哪里在何时都能获取到有效信息。除此之外，平台还应建立多个管理分支结构，把子系统中的资料数据合理归纳整合，让数据资料清晰可见，依据信息管理的需要进行可视化的输出，以便能在最终做决定时提供有效的依据，缩短决策的时间。

3.3 A 公司项目进度信息协同管理平台设计

A 公司项目进度信息协同管理平台依据构建的思路和用户需求，并与A 公司的管理框架相结合，达到对项目数据资料的全面整合和把控。A 公司项目进度信息协同管理平台由决策层、运营层、业务层、基础层4 个层次构成，如图2 所示。

图2 A 公司项目进度信息协同管理平台基本架构

第一层是基础层，在该层面各类信息以各种方式汇总成结构信息和非结构资料数据，基于SOA 架构进行所有子系统的数据整合、数据传输和数据储存。第二层是业务层，该层将项目数据按照项目类型或者项目管理要素等进行归集，可以按照真正管理需要直接调取分析数据及相关内容，是项目数据信息全面协同管理的核心。第三层是运维层，这是数据资料的管理者，管理人员在该层面使用和分享数据资料，使得他们工作效率更高，时间成本更低。这一层使得不同方面人员的资料数据保持一致。第四层是决策层，该层通过业务数据整合分析，呈现全部业务可视化的界面，为项目管理人员作出正确决策提供有力支撑。

4 结论

本文结合项目管理、信息管理和协同管理的相关理论，对A 公司项目进度信息协同管理进行研究，得到以下主要结论：第一，明确A 公司项目进度管理现状及问题。通过调查问卷的方式，获悉A 公司项目进度管理现状，明确A 公司项目进度管理存在的问题，如项目进度信息协同管理不了解、项目进度信息协同管理的员工应用程度和掌控范围较低、项目进度信息协同管理的掌握程度和应用成效不足等现状，并对A 公司项目进度管理现状存在的问题和原因进行系统分析。第二，构建A 公司项目进度信息协同管理平台。在借鉴国内外信息协同管理平台构建思路的基础上，首先制定A 公司项目进度信息协同管理平台的构建思路；其次从A 公司项目进度信息协同管理平台的需求进行分析，明确该平台需要达成的目标和A 公司项目进度信息协同管理平台的需求；最后从A 公司项目进度信息协同管理平台基本架构和A 公司项目进度信息协同管理平台业务架构制定构建A 公司项目进度信息协同管理平台。本研究主要是A 公司项目进度信息协同管理实践研究，仅仅是一个案例分析，可以为其他企业构建项目进度信息协同管理平台提供参考和借鉴。下一步研究，还需要对项目进度信息协同管理进行多企业、多角度的理论研究和实践分析。