长征胜利后中共文书档案管理方式完善过程研究

顾亚欣

(扬州大学 社会发展学院,江苏 扬州 225012)

自成立以来，中国共产党(以下简称“中共”)便开始形成了文书档案材料，相关的管理工作亦随之展开。此后，经历了第一次国内革命战争、土地革命战争、抗日战争和解放战争等阶段，文书档案管理的具体方式不断趋于完善。尤其是在长征胜利后，随着中共整体活动状况的明显变化，这一完善的进程大大加快。这成为推动中共文书档案工作制度化的重要动力。目前，学界尚缺乏对这一过程的专门讨论。从目前已有研究看，费云东、康俊娟《从<红军长征记>的问世说起——抗日战争时期我党对文献资料的征集》，刘迎红《新民主主义革命时期中共档案机构设置特点探析》等成果一定程度上对长征胜利后中共文书档案管理工作中的某些具体内容做了梳理,并予以一定的总体观察与定位。这为本文的撰写提供了良好的基础。

一、长征前中共文书档案管理的概况

长征胜利前，中共的活动高度秘密且流动化。尤其是在第一次国内革命战争后，中共完全转入地下，各单位只能以化整为零的方式进行运作。在城市中，各机关单独寻找房屋，各自开展相应的具体工作。彼此间的联络多以秘密交通方式进行。同时随时准备转移，以防遭到破坏。农村的情况亦是如此。红军各作战部队之间高度分散，且常常需要转战各地，以与国民党军队周旋。

在此状况下，材料很难予以统一管理，唯有由各单位自进保管。同时，这也便于各单位随时转移。如中共中央秘密工作委员会于1929年即要求“文件必须随时集中在一起，并准备在紧急时转移” 。[1]1001926年成立的中央秘书处下设立文件保管处，集中保管各机关历史材料。中共中央也于1930年规定“不需要的文件，必须随时送至保管处保存”。[2]167红军的各作战部队也是集中保存各类文书档案材料，如红一方面军便明确要求“各团、连之重要文件，一律集中到师部” 。[3]107

在这一做法的影响下，文书档案材料在各单位内大量集聚，有必要分门别类地作专业处理。1931年2月，周恩来在上海视察了中央秘书处。他发现中央秘书处的工作较混乱，大量集中而来的档案材料得不到及时处置，增加了泄密的风险。鉴于此，他要求瞿秋白着手写几条处理办法，并因此催生了《文件处置办法》。作为中共第一份文书档案材料管理文件，它在材料分类及编目方面作出了基本规定：以材料多寡作为分类依据；分类完毕后，再依据分类号编抄分类目录。此后，中央秘书处文件保管处又起草《文件分类编目规定》，对分类方案和分类目录编制提出具体要求，以进一步贯彻《文件处置办法》。

因此，在长征胜利前，文书档案材料在各单位内部高度集中。同时对这些材料进行了一定的专业化处理，实现了基本的管理。但因处于地下状态，各单位之间很难长期进行公开联络，对文书档案材料的管理只能在各单位内部进行，很难在总体层面予以实施。即使如上文所述的中央秘书处下设的文件保管处，虽然集中保存了各机关的某些材料，但也仅是日常工作中很少使用的历史材料。这使得此一时期中共对文书档案的管理显得高度分散。

二、长征胜利后中共文书档案管理总体状况的变化

长征胜利后，中共的整体活动状况明显改善，在陕北等地建立了比较稳固的根据地。尤其是随着第二次国共合作的开展，中共结束地下状态，成为合法政党，获得较为公开且稳定的活动环境。包括陕甘宁边区在内的各根据地成为国民政府的直辖地区，在名义上接受其领导。而在根据地内部，中共则可独立实施各项政策措施、开展政权与社会建设；彼此之间联络的公开程度也明显提升，各根据地之间的整体性大大增强。在这一局面下，文书档案管理工作得以在更高层面进行整合，从而改变了此前高度分散的总体状况。如在各较大机关内设置了秘书长一职，由其主管文书档案工作。1941年，又以中共中央名义制定《秘书长日常管理业务》，明确了秘书长的主要任务，也明确了各部门的文书档案工作由秘书长直接领导。此后，又在此基础上对秘书长、办公厅主任等职务进行了进一步的具体设计，推动了文书档案工作的分置，强化了各自的专业属性。

三、长征胜利后中共文书档案管理方式的完善

上述变化进一步推动了文书档案管理水平的提升，也在多个环节促使其管理方式趋于完善。

1.收集环节

在这一完善的过程中，材料收集环节首先得到强化。而这一现象的出现又有其具体的客观原因。随着文书、档案管理活动的展开，中共各单位内材料的数量迅速增加。据《中国秘书发展史》一书记载，中共中央执行委员会1923年全年收发文件300余份，但1929年收发文件已有10 210份。到这年年底，“中央秘书处就已积累有20余箱文件材料”。[4]186而其他各单位形成的材料数量也日益增多。但是，随着长征的开始，这一情况发生变化。为了使部队轻装前进，中央革命军事委员会命令各部队“严格检查行李、文件担数，非经批准不得超过规定数目”。[5]465同时，行军作战过程中亦造成了大量的材料损耗。最终抵达陕北革命根据地的材料仅仅“共有50余斤，约数千件”。[6]500

此种数量的材料已无法反映过往的历史全貌，更无法满足现实的使用需要。因此，在到达陕北后，即针对各类材料开展征集活动。1936年，毛泽东等于8月5日致电参加了长征的红军各部指战员，望各人结合自身经历撰写片段式文字。至10月底，共征集到作品200余篇，并于此后编纂成《红军长征记》(原名《二万五千里》)一书。此次征集在一定程度上弥补了材料的不足。

此后，又于1937年5月实施了第二次征集活动。由于此次征集的目的是“大规模的编辑十年来全国的红军战史”，故对于材料构成的广泛性提出了明确要求，将包括“文件”“法令”[7]60-61等在内的17类材料作为征集的对象。由于明确了征集的内容与范围，故此次征集迅速弥补了各类材料的不足。此后，又利用征集到的材料编纂了《红军大事记》《红一方面军长征记》等书籍资料。

就实际结果而言，这两次材料征集活动产生了积极的影响。如征集的类型更加全面，将历史材料也纳入征集重点，并成立了专门的征编委员会，还予以一定的物质奖励。这有效激发了各方征集材料的积极性，文书档案材料的数量也大大增加。同时，这也令原有的文书档案管理方式凸显不足，难以对急剧增加的材料进行有效处理。这使得从材料收集这一基本环节入手，推动文书档案管理方式的全面完善显得刻不容缓。

就材料收集环节而言，此前所收集到的文书档案材料类型比较单一，主要为中共各机关处理自身政务活动时所形成的文字材料。长征胜利后，随着上述材料征集活动的开展，材料收集环节的重要性和基础地位日益凸显。同时，随着抗日民族统一战线的形成，中共与其他各派政治力量的合作与交往增多，也迫切需要持续强化材料收集、丰富材料类型，以深化对对方及自身的了解。

有鉴于此，材料收集环节的地位大大提升。1941年8月1日，由毛泽东起草的《中共中央关于调查研究的决定》发布，明确提出“中央设置调查研究机关”，专门负责“收集政治、军事、经济、文化及社会阶级关系各方面材料”。中央下属各机构也必须“收集有关该地敌友我政治、军事、经济、文化及社会阶级关系各方面材料”。[8]531同时，还阐述了具体的材料收集方法。1944年4月，又发布《关于做报告问题的意见》，对所报送材料的范围、内容、形式等作出进一步规范。在上述文件的推动下，材料收集的范围大大扩展，许多不同类型的材料在数量上获得极大补充。

其中，最主要的材料是关于其他政治力量的。而获得此类材料最主要的方式便是记录、购买等，同时通过各种手段予以传送。如中央秘书处收发科仅仅为了接收各地寄来的书报刊物，便单独成立了“山河邮局”。而其效果也十分明显。从1942年到1945年，中央秘书处平均每年收到此类材料就有约1万件。[9]而另一个途径则是批量接收相关材料。尤其是在从抗日战争胜利至解放战争结束期间，每攻占一个重要城市，便组成接收委员会，大量接收此前政权所留下的材料。相比较而言，这一途径是获取材料的主要手段。故有关方面颇为重视。如1947年2月8日，中共中央就曾专门致电前线部队，要求其“在打开一两个城市时，搜集顽方政府一切档案文献法令，转送后方”。[7]103

此外，对于本方材料的收集也得到进一步重视。如上文所述，红军长征开始后，大量的材料被损耗。为了避免再出现类似情况，也持续强化了对本方材料的收集。一方面，在红军材料征集活动的影响下，各机关进一步广泛征集各类稿件，编辑成工作通讯之类的出版物，强化对各类材料的保存。同时，关注对各下属部门，尤其是被撤销部门的资料的成批接收，防止损失。此外，还采取措施，避免战争造成的影响。如解放战争时期，就由中央材料保管委员会临时收集一些人数较少的机关的材料，代为保管。通过上述措施，所保存材料的数量大大增加。如中共中央1947年从延安撤离时，仅中央秘书处材料科保存的材料就有“约四五十箱，万余种”。[10]215-216

材料的门类日益增多。如在延安审干运动的推动下，人事档案尤其是干部人事档案在数量上极大丰富，并最终趋于制度化。在材料的数量、类型日益丰富的情况下，对材料的具体整理方式的改进也显得刻不容缓。但是，由于种种原因，对材料的整理长期处于低水平。许多工作人员“对档案整理的原则和方法是不清楚的” 。[10]215-216有时，“接收来的文件材料只好一捆一堆的放置在延安杨家岭的窑洞之中”。[1]165直到1937年，中央秘书处材料科(以下简称“材料科”)成立，负责统一整理中央一级的所有现行和历史材料，并开始进行集中的协调、谋划。此后，其他各级组织也相应成立材料科。虽然上述现象在材料科成立后仍时有发生，但材料整理工作的总体水平开始明显提高，并体现于分类、编目、发借、传递、保管等材料整理的主要环节。

2.分类环节

在分类环节，最初只是按照材料的内容和性质进行简单划分。而《文件处置办法》则规定将中央文件分为“最高机关决议及指示”“对外宣言、告民众书等”“政治局记录及常委重要问题记录”“中央议决案及通告、宣传大纲”[7]48四大类。在此之下，大多再按照性质或名称分小类。但分类的总体形式仍比较粗糙，大致按照时间、地点、作者等进行简单划分。至第二次国内革命战争时期，则有所发展，大致按照材料名称划分大类，再根据所述问题的重要性及内容区分部类和小类。但是，这一分类法也有相当弊端，如单纯根据名称很难判定所述问题的重要性，从而使材料未必准确地被分入相应大类，给日后查找带来不便。

在长征胜利后，分类方法有了相当改观。在较为公开且稳定的活动环境下，得以尝试将多种分类标准相结合。在这方面，材料科的尝试颇有代表性。如1941年制订的《中央秘书处材料科党务材料处理办法》(以下简称《党务材料办法》)就采取两种分类系统。第一种是先按照党在全国的组织系统划分大类，再按照工作内容划分小类。第二种则先根据工作内容分类，再以地区分。前者是为了使材料的收存更加系统，后者则是为了便于查找、检索。同时又采取十进分类制，使分类范围可大可小，具有弹性。又在决定每一类材料的先后顺序时，以时间为标准，便于利用。

在同年制订的《中央秘书处关于机要材料之整理、抄存及阅览办法》亦是将多种标准结合，提出“七大类分类法”“十二部类分类法”以及按照重要性或机要程度分类三种方法，从而适应日常环境和战争状态下的不同需求。尤其是按照重要性或机要程度的分类法，在战争状态下显得尤其重要。如在解放战争时期，材料科就根据这一办法，将所有材料分为“重要而不秘密者”“秘密而不重要者”“又重要又秘密者”[7]104三类，再按照十进分类制作进一步划分，从而及时、高效地完成了材料的分类和转移。

在此基础上，又进一步对具体的技术操作环节进行了设计。1949年，中央秘书处制订了《中央秘书处1949年材料分类表》(以下简称《1949年分类表》)，明确了分类应遵循“按文件内容”、“不只看标题”、每种材料“尽可能放入最小项中”[7]204的基本原则。这意味着分类工作的水平已较中共成立之初有了显著提高，为日后的进一步发展奠定了基础。

3.编目环节

在编目环节，中央秘书处早在1931年即制订了《中央秘书处关于文件编目的规定》，但较简单。主要依据“分时”“分地”“分项”的标准确定“目录的总名”。[7]51许多工作人员因此对编目的特性缺乏清晰的认识，甚至一度完全“参考图书分类编目的办法”。[8]215-216《党务材料办法》颁布后，对于编目的设计更为详细而周全，将目录分为两种。一种为基本目录，包含标题、时间、来源、去向等信息，侧重于实现材料实体存储的系统化。另一种为辅助目录，对一份文件著录一个条目，以便于检索为目的。尤其是综合性文件，除编制基本目录外，更须编制辅助目录。具体而言，一般将其所包括的不同内容著录成不同条目，置于不同目录内。有时，还编制索引目录，使之更加便于查找。而在《1949年分类表》中，又对目录的格式、项目、写法等进行了详细的设计。

4.发借环节

在发借环节方面，也有很大改进。在长征胜利前，由于处于地下状态，中共各单位的文书档案机构及人员的设置都高度精简。许多科室“有的只有一个人”“有的一个人兼做几个部门的工作”[11]138。同时，为了减少泄密，又尽量少形成各类材料。在此局面下，若系统性开展成规模的借阅活动，势必提高材料的流通频率，增加泄密风险。同时，材料的数量也不足以支撑此类活动。

而在长征胜利后，由于整体环境的改善，此类活动的开展成为可能。材料科首先开辟一间窑洞作阅览室，向延安各机关人员直接提供发借服务。又针对发借订立一定的规则，并遵循几项基本原则。一是阅读、使用的权限与级别挂钩。如绝密级内容只供党中央负责人阅读、使用，一般部门负责人只可阅读、使用机密级内容。二是材料科阅读、使用各部门送交的材料，须经该部门负责人批准。三是外借的材料必须有一定限制。如借阅者不得擅自将材料转给他人，逾期不还者，须接受相应处理。而达到一定密级的材料，则仅供取阅，概不外借。此外，亦主动向各处提供服务。如编辑专题目录发给各机关查询，再根据需要将非机密材料主动送去。同时，还向其他根据地提供非机密材料；或将相关材料编成《材料剪报》供使用。

5.传递环节

在传递环节，起初主要靠邮局寄送和专人送达，极易泄密。八七会议之后，因进一步认识到材料传递的重要性，开始建立系统化的交通网。1927年8月，中共中央明确要求建立全国性交通网，具体方式为“中央须建立通达各省的交通，各省委建立通达各县的交通，各县委建立通达各乡的交通”，[7]5实际上形成了一个逐级负责的组织架构。在长征胜利后，随着各根据地之间联络的不断加强，这一交通网也在各根据地之间进一步完善。尤其是1942年，中共中央发出《关于建立各根据地秘密交通的指示》，明确要求各地党组织须建立专门的交通科，负责材料的传递工作。同时，对交通科的组织架构也作出安排，一般设正副科长各1人，干事科员3人。正副科长负责协助上级领导审定秘密交通线，并具体领导各交通站。而干事科员则办理日常事务。至此，各地的交通网确立了相对统一的领导体制，由交通科统一负责。

此后，又对交通科的隶属关系作了局部调整，交通网的内部关系也因此趋于合理。如早期普遍设立内部交通与外部交通两大部分。前者负责本机关内各部门之间材料的传递，后者则负责与其他机关和本机关下属各地区的材料传递。但是，在实际运作中，根据材料的重要程度而非传递方向区分，无疑显得更合理。因此，在交通科成立后，往往设立秘密交通与公开交通，分别负责传递机要材料与普通材料。

在长征胜利后，随着各根据地的发展壮大，所需传递的材料也日益增多，原有的交通网络已难以满足需求。于是，便进一步加强公开交通，以传递机密性较低的日常文件和书报刊物为主，同时还为群众传递民用邮件。在此基础上，发展出了多元化用途的战区邮局。其中，部分战区邮局在其所在地党组织内交通科的基础上设立。此类战区邮局成立后，相应党组织内不再设立交通科，而是并入战区邮局的交通科。其原先的职能亦由合并后的战区邮局交通科承担。战区邮局归政府领导，但其中的交通科同时又接受原党组织的领导。此举有利于将党的材料传递需求与一般性的社会需求有机结合，以适应当时特殊的战争环境。

6.保管环节

在保管环节，由于中共早期在敌占区或转战过程中无法实现各单位的长期固定办公，故常常对材料进行分散保管，灵活设置保管场所，以便实现材料的及时转移。而在长征胜利后，由于活动环境改善，在总体上对材料进行统一保管成为可能。1941年4月，中央政治局会议作出决定，认为中央机关的档案文件应集中保管。随后，相关材料便集中到中央秘书处材料科。而其他各级机关的材料也相继交各级材料科保管，同时指定专人负责。相关人员需定期对照目录检查，如有损坏或遗失，都要据实上报并处理。1948年4月，中央秘书处对材料保管作进一步整合。首先建立总收发科，负责接收、分发内部材料；继而又在材料科内成立书报管理组，单独保管书报刊物类材料。作为社会活动的产物，文书档案始终需要以某种物质形式存在，其中一部分需要永久留存下去。而保管环节的完善则为这一留存提供了直接的保障。而从时间顺序而言，作为文书档案管理活动中的最后环节，保管环节的完善也为此前各相关环节的工作提供了有效的最终承接点；也意味着中共文书档案管理方式在这一时期的完善趋于完整。

纵观上述中共文书档案管理方式在长征胜利后的完善过程，其在直接层面体现为对一系列环节中具体程序的细化与规范。如在分类环节，便经历了依照内容和性质对材料作简单划分到多种分类标准结合使用的变化。这一变化意味着在日常的文书档案管理活动中操作手段的日益复杂及操作要求的提高。工作中的随意性成分大大下降，规范性内容日益增多。若追本溯源，这一变化则是伴随着对文书档案管理活动在更高层面的整合而产生。因此，其也必然呈现出强调党的集中统一领导以及强化相关规范的制订与实施的意味；也因此而具有制度性建设的积极意义。

就当时的实际情形而言，随着环境的稳定，中共自身得到迅速发展壮大。仅以党员人数而论，便从第二次国内革命战争结束时的4万人左右，发展到1940年的80余万人，再到抗战结束时的120余万。[12]138中共已经成了全国性的大党。这势必令包括文书档案管理活动在内的各项工作的规模不断扩大。在这一局面下，原有的工作方式必然已无法适应实际的客观需求。通过增加规范性内容使文书档案管理方式不断完善，并使之具有更多的制度性建设的元素，方能适应规模不断扩大的文书档案管理活动的现实状况。同时，这也将使文书档案材料的利用效率持续提高，并从制度层面加以保障。