代理记账公司内部控制问题研究

赖秋华 北京憧憬会计服务有限公司

引言

小微企业数量的迅速增长及不断完善的市场经济，也快速地推动代理记账公司的规模日益壮大。在外部环境的催化下，代理记账行业竞争日益激烈，经营风险也随之而来。由于公司管理层更多地是考虑外部条件的变化，使得公司在拓展业务过程中出现了诸多问题。比如以开发市场、为客户提供满意服务主，对内部控制方面关注较少，且管理层内控意识不强，使得整个企业缺乏忧患思维、企业内部管理混乱、岗位职责不清等，削弱了内部控制的作用[1]。因此，公司需要不断更新观念，完善内部控制制度，对出现的问题及时进行妥善解决，降低业务发展过程中的风险，保证公司的持续、稳定、健康运行。

一、CJ公司内部控制现状

CJ公司从成立之初制定的《内部规范手册》出发，进行公司的内部控制建设。虽然CJ公司形成了内部控制方面的规范性文件，但是实际执行过程中，效果并不好，究其原因不仅是内部控制制度本身存在缺陷，没有根据公司业务的拓展及时更新，也因公司考核标准不清晰，难以准确有效地判断内控制度的设计和执行效果。对此，先从内部控制五要素对公司内部控制现状进行分析。

（一）控制环境

CJ公司从最初的几家代理记账业务拓展到现在财务外包、税务筹划、资质办理等一系列业务，有关内部控制管理的制度仅有《内部规范手册》，而且该手册自编制以来从未进行过更新，其中大多数规范是针对以往业务的开展，新业务并未受到系统的内部制度规范。此外，即使是针对仅有的制度规范，也多是流于形式，管理层认为制度的制定就是内部控制的管理，忽略了管理者既是制度的制定者和监督者，也是内部控制的主要执行者。

（二）风险评估

CJ公司作为一个会计服务机构，处理账务时往往只能做到核算，而不能做到监督，对于客户提供的发票和数据，很少进行审核，基本上都是“拿来即用”，无法保证数据的真实性。除此之外，还存在客户流失风险和客户违约风险及信息系统带来的风险，CJ公司并未形成良好的应对机制。比如信息系统风险也仅是从数据备份、系统升级两个方面去维护。财务软件操作随意，录入、审核没有分工执行，往往是一个人负责多个企业的财务流程，容易造成客户随员工的离职而流失。CJ公司风险评估意识较差，通常是事情发生之后才采取补救措施。

（三）信息与沟通

CJ公司针对部门间的沟通有相对自由的机制，但上下级的沟通不充分。管理层对“上下级”的沟通认识存在局限，将沟通重心放在“管理层制定详细的策略、做出恰当的决策”，而忽视员工执行的能力和效率。大多数情况下，一些详细的职责划分是模糊的，到出现问题时才临时规定。

公司管理层与委托方的沟通不到位，缺乏业务事前事后的沟通，而且仅停留在口头上。管理层也未制定恰当的沟通规范和方式，业务处理中的关键点未形成文件记录，业务开展结束后，未进行有效的反馈，往往是等到问题出现才返工处理。

（四）控制活动

CJ公司职责权限的划分不明确，职责分离部分的处理也不规范，例如：凭证的录入和凭证审核基本上是一人操作，内部并没有明确的职责划分。另外，业绩评价是对企业经营业绩进行计量、分析的特定方式或方法[2]。CJ公司的业绩评价标准是以利润为标准，不仅剔除了成本因素还忽略了应收的规模，致使盲目扩大业务量，使公司应收账款比率较高，坏账损失较大。管理层为扩大业务量，放宽了信用政策，甚至接受部分先处理业务后收款的口头承诺，这也直接导致了坏账损失畸高。因各个财务部的业绩考核，是以办理业务数量以及利润额为标准，而非以实际收款额为标准，长此以往，降低了各财务部的催款积极性，应收账款的回收难度增加，进而对企业资金运营和正常运转造成影响。

（五）监督

CJ公司除了需要加强内部监督，还需要接受外部监督，包括委托方和监管部门。公司未能将内部管理制度与业务开展流程有效结合，也没建立事后追究责任制度，致使内部监督结果难以做到有章可循。即使有内部监督人员，其权威性和独立性也存在争议。同样地，因公司内部存在职责划分不清，使得内部监督工作在落实过程中也受到障碍。

同时，公司也并未受到委托方较大程度的监督。一方面，大多数委托企业规模较小，其法人或股东对财务方面了解较少，更多是选择当“甩手掌柜”，认为只要不被税务机关等单位约谈就足够了；另一方面，迫于低价竞争带来的压力，认为设置委托方监督渠道只会徒增工作量，而不能带来实质性的价值。

二、CJ公司内部控制面临的问题

CJ公司是会计服务机构，结合其行业特点，现就面临的主要问题有以下两个方面：

（一）业务流程和会计基础工作不规范增加的内部控制压力

记账工作流程的内部控制很大程度上决定了公司服务的水平和质量。会计基础工作及内部业务流程不规范，经常出现会计信息失真的不良现象，问题主要体现在：

首先，在承接业务时没有仔细认真地对委托单位业务性质和经营状况进行核查。为了扩大业务量，对委托单位的相关情况没有进行详细核查，如其业务特点、经营范围是否具备相关资质等都不够了解。其次，在设置会计科目时随意性较大，对每个会计科目的定义和运用界定比较随意，没有统一执行标准。在记账过程中还经常出现白条抵库等不合规现象。最后，由于税务系统的报税时间一般都是在每月15号之前，这导致会计工作过于集中，无形中增加了对会计人员的需求。在空间上，由于公司业务跨区域特征，既增加了工作人员的工作难度，也使得内部控制执行上存在一定难度。

另外，部分会计基础性工作没做到位。记账人员在审核原始凭证时粗心大意，设置账簿、登记账簿的随意性等。比如委托企业没有传递对账单和回单，因此经常出现银行存款账实不符问题；会计分录所记载的内容不规范完整，没有填写附件张数，还有一些明细科目记载不够详细详尽，也没有按照要求进行凭证的整理、粘贴。以上原因导致客户企业的会计报表不能真实地将财务状况和经营状况反映出来。

（二）人员素质参差不齐，离职率高、留不住人才也给内部控制带来不小的压力

公司主要服务对象大多是小微企业，其业务相对简单，因此在录用人员方面的标准比较宽松。记账人员受教育程度不一样，专业水平也参差不齐，人员流动频繁，难以保障记账工作的及时性和准确性。因公司员工业务水平、专业素养等各不相同，导致工资有很大的差异，使部分员工心理不平衡，这不仅出现工作懈怠，还严重影响工作效率，也因此出现人员频繁离职的现象。还有些员工不能很好地遵守职业道德，缺乏敬业精神和自律能力，这也严重阻碍公司内控制度的执行。

三、CJ公司内部控制问题的应对措施

针对CJ公司面临的上述内部控制问题，笔者认为应着重从以下几个方面予以完善：

（一）改善业务流程、加强会计基础工作的规范性，提高服务质量

首先，代理记账业务是公司最原始最基础的业务，主工作是围绕签订合同、取票并记账、报税和反馈四个环节八个流程展开，具体如图1所示。从四个环节的首要环节——签订合同开始，建立健全业务委托流程制度，充分了解委托单位的业务范围、经营特点等情况，形成规范的书面合同，明确双方的权利和义务。委托单位须承诺提供真实、有效、合法、完整的原始资料，会计人员必须对原始凭证进行仔细审核并做好交接和记录，勇于对不合法、不合规的票据说“不”，严格按照国家的法律法规相关规定和要求进行会计核算。

图1 代理记账公司基本工作流程

其次，规范会计基础性工作。对每个会计科目的使用要符合会计信息质量相关性、可比性等要求，不能随意变动。严厉禁止白条抵库、虚开伪造发票等违规行为的发生。会计分录所记载的内容要规范完整，比如日期、摘要、附件的张数等都要以原始凭证为基础，按要求进行整理、粘贴，记录完整准确。记账完成后，及时和银行对账单核对，如果存在不相符的情况，先检查是否记账错误，再看看是不是客户没有打印银行回单还是有未达账项，根据核实情况进行更正，做到账实相符。

最后，公司的各个环节和流程都要制定相应的规章制度，使会计人员的各个工作程序都有章可循。同时还要明确责任，将监督和绩效挂钩，在规范会计人员工作流程的同时使制度真正成为记账人员实际工作的一种有效约束，从而提高公司的服务质量。

（二）完善不相容职务分离制度、增强内部审计及建立健全风险管理制度

公司在完善职务分离制度的同时，还应增强内部审计的权威性及重视风险的防范。

首先，明确不相容职务分离制度，定岗定责。不相容职务分离针对的是岗位职责，而不是部门权限。围绕工作性质，考虑人员知识结构，从业经验等要素，将各项工作分配到具体人员。明确责任，做到岗责分明，将岗位对接责任明确到个人。比如审核和录入应由不同人员操作，否则会削减审核的意义。

其次，增强内部审计的权威性。一方面，赋予相关人员应有的职责和权限；另一方面，对内审人员提出的问题和意见，及时解决或敦促相关部门执行，对于管理者不尽职的行为，内审人员照样可以处理。此外，公司还可以将内审机构隶属的级别提高，以加大其权威性，强化内部审计的独立性有助于增强其权威性，同时避免内审人员受到利益或职位上的冲突。公司内部关系越错综复杂，内审人员工作起来越容易受到干扰，精简工作流程，明确工作职责，杜绝公司内部出现“人大于权”的现象，充分发挥内部审计工作的作用。

最后，公司在追求效益最大化的同时，还应当加强风险意识，这不仅保护了公司的利益，同时也是对会计人员自身风险的一种保护。建立完善的信用评价体系和加强对业务人员的信用评级培训，对客户的评价结果形成书面记录。信用评级工作的完成，需要将经验和科学的评级理论结合在一起，从以往经验中提取客户评级的若干重要指标。例如客户的资产及负债状况，并按照指标的重要性进行高低排序，对评级较低的客户，在合同中多设置一些条件，如付款时间要求。对新老客户进行信用评价，可以减少坏账损失及信誉损失等。

（三）提高从业人员的整体素质、完善考核制度

针对公司人员素质参差不齐、离职率高、留不住人才的问题，公司除了应调高入职准入门槛，还需要从以下几方面进行完善：

首先，应适当提高薪酬待遇，稳定员工队伍。企业薪酬分配的透明度、公平感都严重影响着员工的积极性以及工作效率。因此，不管是从内部控制角度还是从人员管理都要强调薪酬分配的公平，设置合理的人员结构和薪酬结构。加强关键岗位的员工对内部控制效果的发挥，同时也可以弥补内部控制制度的缺陷，使不尽完善的内部控制体系发挥出超常的效果。相反，若人员结构不合理，即使拥有完善的内部控制体系也不能发挥出效果，只能流于形式。

其次，公司应该重视员工的职业发展，关注员工自我价值的实现，现在的社会是人才主导的社会，是讲究和谐的社会，员工越来越关注职业发展这一非物质因素，企业应当探寻员工与企业共同发展之道，实现共赢。公司应该建设属于自己的企业文化，让员工对企业文化有认同感的共鸣，起到提高员工凝聚力的作用。

最后，完善员工绩效考核制度。绩效考核制度不仅是考核员工的工作成果和晋升依据，也是检验员工工作效率的有效方法，更是一种激励手段。合理的绩效考核制度不仅可以激励员工主动积极的工作，还可以加强员工的归属感。丰富考核方法，建立健全有效的绩效沟通和反馈机制。绩效沟通须包含绩效考核的全过程，对考核标准、内容及方法的制定要充分与员工沟通，尊重员工意见，使绩效考核更科学；考核过程中要持续有效地与员工沟通，使考核结果更合理，达到员工发现问题就及时解决问题的效果；考核结果也要建立反馈渠道，促使考核结果的公开、公平、公正[3]。

结语

2021年的政府工作报告中多次提及“助企纾困与激发活力”并举，助力小微企业恢复市场活力，因此代理记账公司在形势看好的背景下，应该着力规范内部管理制度，打造健全的管理机制。而在这其中内部控制的建设尤为重要，建立健全内部控制建设，是代理记账公司今后很长一段时间应该关注的重点问题，只有逐步规范公司内部控制制度，才能使公司的发展更稳健、更好地适应行业发展的要求。随着学术界对内部控制的研究进一步加深，内部控制相关理论将不断更新，希望可以将新的理论和方法运用于业务更广泛的代理记账公司之中。