大数据时代下的学校预算管理研究

李冬梅 广州市白云区教育综合服务中心

引言

学校全面预算管理是现代学校财务管理模式，其凸显了人本化、系统化以及战略化，能够有效地控制成本，提升管理的效率。但是就传统的全面预算管理而言，还存在诸多的问题，比如在采集预算数据、编制数据、执行预算等领域还存在效率低、不科学的问题。细究这些问题产生的原因，归根结底要谈到信息技术与学校全面预算管理间的适配性，对于学校现阶段的全面预算管理需求来说，过去的信息技术水平已经过度落后，在很大程度上制约了学校全面预算管理效率和成效。因此，在新时代下，学校想要提升全面预算管理的科学性，发挥出预算管理的最大效益，就必须创新信息技术平台，引进先进的技术。

一、学校传统全面预算管理存在的问题

（一）预算编制缺乏科学性

全面预算管理是学校发展中非常重要的一部分，全面预算管理的第一步就是编制预算。然而，编制预算并不是通过简单地对学校往年收支进行判断即可，需要借助来自各方的数据支撑，才能够提升预算编制的科学性。就目前学校传统全面预算管理编制缺乏科学性的原因有以下三点：

第一，学校所利用的数据主要来源于调研以及历史的预决算数据，这部分数据资源其实并不完善。如若学校财务管理人员仅依靠这些内容去编制预算，必然会导致决策出现主观性、片面性。比如在编制预算的过程中，只采用基数和增量相结合的方式，这就极易造成预算额度过多或者是额度不够的情况，影响学校各个部门的整体规划[1]。

第二，很多财务管理工作者在测算预算的过程中，测算手段非常粗放，以评估式为主，这就导致测算出来的预算额度和各个部门的实际支出存在较大的差距。

第三，缺乏合理的数据收集、分析以及处理的技术以及流程，导致预算编制环节没有可以利用的数据。简言之，目前在预算编制阶段，还是以往年的一些普通数据为依据，并没有借助大数据技术深度地去挖掘，这就导致很多数据资源无法被提取和利用。而这些深度数据信息其实是财务人员在做预算决策时非常关键的内容。

（二）各部门之间缺乏有效的协同

全面预算管理并不是财务人员个人的事情，其需要各个部门之间的相互配合，才能够提升预算管理在编制中的科学性，推进过程中的合理性。但是通过调查发现，学校内部各个部门之间其实属于互不干扰的状态，且各个部门之间信息是阻断的。这就会导致预算编制不科学、预算信息传递受阻、下拨不及时等情况。在A学校中，为了能够更好地落实全面预算管理系统，为各个部门设定了一个预算管理员的角色。各级管理层、预算管理员都需要在同一平台上和财务人员共同地开展预算管理的工作[2]。在该平台中，财务人员和各级预算管理员会通过电子邮件的方式进行信息的传递，大大提升了预算信息传递的效率。但是由于该系统的建立，主要依赖于人工之间的相互传递，并没有注重数据的深度挖掘以及各部门数据的自动传输，这也就导致各部门的实际数据难以真正地被财务预算编制人员所利用。

（三）缺乏预算绩效评价机制

全面预算管理除了编制预算、执行预算之外，还会包含对于预算的绩效评价，即是学校各个部门在一个时间段内对预算执行的情况的一种评估。目前，国内大多数的学校在开展全面预算的编制和执行工作时，都把二级部门的预算、申报、审核、批复、监控等功能进行融合，大大提升了数据收集的效率，也能够实时地监测数据执行的情况。但是对于整个预算绩效的评价领域，还存在诸多的不完善，大多数学校仍然处于起步阶段，并没有建立完善的指标去考核。

二、“大数据+云平台”对学校全面预算管理的积极影响

（一）有利于提升学校预算编制的整体质量以及效率

目前，国内诸多的学校财务管理体制均是以“统一领导，分级管理”为主，使用这样的管理体制，就意味着要实施收从底层向上的、层层上报的预算申报模式。对于传统的管理模式来说，在收集预算数据时，会借助纸质，有些连接网络的，会利用E-mail方式对进行数据的传递。这种对数据进行整合的方式所运用到的管理软件其科学性和合理性较弱，极易出现预算编制数据不科学，预算数据时效性差的情况[3]。有些在形成预算报表之后，还会出现不断更改的情况。

大数据出现后，学校可以建立云平台，利用大数据技术提取内部的一系列信息以及资源，并借助分布式处理技术获取相应有价值的信息。当然在此过程中，如若出现没有被验证或者是存在较大问题的数据，系统就会发出警示，然后返回核实，如此循环往复到数据与准确值无限贴近。通过这一类工作模式，业务部门仅用很短的实践就可以实现对待大量数据的收集、编制工作，很大程度上提升了工作效率，有关的业务部门仅仅通过利用大数据以及云平台的方式就能够清晰地判断出项目的可行性、项目的投入产出情况，为预算编制提供科学的数据，大大地缩减项目审批的时间，提升预算编制的质量以及效率。

（二）优化学校全面预算管理流程

传统的学校预算管理流程是存在一定问题的。由于缺乏较为标准统一的内部控制制度，导致各部门之间在传递信息时，出现不能够实时互通的情况，这就会影响预算审批以及资金下拨的进程，影响整个预算管理的质量。基于大数据以及云平台建立学校全面预算管理的系统，可以充分地将学校内外部的各个部门进行整合，保证各部门之间的即时互通、交流，建立起符合学校发展的全面预算管理体系。同时，通过这一方式优化后的全面预算管理体系，能够针对不同层次提供多元的私有云个性化服务，对于学校各部门、院系间各种各样的需求来说，其满足度也会大大提高。此外，在数据审批的权限方面，也可以通过系统平台进行设计，有原则地对不相容的职位进行划分，令各组织机构之间的整合性作用更加突出，进而通过预算流程实现对实际业务的精准把控。

（三）降低学校全面预算管理成本

首先，在融入了云平台服务后，学校可以减少在数据搜集、调查、分析过程中人力的投入，大幅度降低全面预算管理的成本。比如学校需要编制预算，就需要有比较全面的数据。因此学校会在编制之前，将非常多的人力、物力资源进行投放，来围绕学校的内部和外部环境展开调查和测算，收集底层预算单位的相关数据。在此之间，所耗费的人力、物力以及精力是不可估量的[4]。在“大数据+云平台”下，学校就可以借助云平台的优势，将各个部门的数据打通，从中提取有价值的数据信息，这就降低了在数据搜集过程中的诸多成本。

其次，在“大数据+云平台”的环境之下，在进行预算的编制或申报时，相关工作人员能够不被传统的、不科学的、落后的管理软件所束缚。会利用云端中的一些软件应用层，进行各项工作的预算编制。这就大大降低了原来传统软件在统计编报时的时间，节省了预算管理的时间成本。

最后，在学校中融入“大数据+云平台”，前期是需要投入一定的成本的，但是随着时间的不断推移，学校从中所获得的利润是不可估量的，而是仅仅在固定的周期内对预算管理数据包进行升级便可，而不再需要在后续的工作中投放大量的软、硬件资源，直接便可使用。

三、“大数据+云平台”环境下的学校全面预算管理构建与应用

（一）体系架构

学校想要构建“大数据+云平台”，就必须保证这五个部分：基础设施层、硬件技术层、数据层、平台层和软件应用层。具体形式如图1所示。

图1 “大数据+云平台”环境的学校预算管理体系

在这样的环境下，我们所说的学校大数据资源就不仅仅是指存在于传统财务数据库中的那些结构化数据，还有来自设施层数据挖掘技术所挖掘的一些非结构化数据，如图片、语音等内容。另外，在该环境下，可以全面升级预算管理系统[5]。如在编制预算的过程中，不再手工填报，与各个部门的源数据库融合，整合各个部门的系统数据。在大数据中心中的数据分析和处理技术，如关联分析、聚类分析等，会直接将手动填报采用传感器导入，对于工作人员来说，其对于数据处理和维护的压力得到了很大程度上的降低。而在预算审查这一板块，也将看到更加多元、丰富的数据内容。

（二）预算流程的实施

在“大数据+云平台”的环境下，首先可以利用云端重新整合预算单位的组织机构。基于各院系、部门的实际情况，量身定制私有云的服务。比如一些机构实际上是涉及秘密研究的，故在填报相关预算信息时，也会非常隐秘，甚至会关乎到一些行业的机密。针对这一类机构，就可以编制属于其独特的一种私有云服务，降低平台泄露的风险。除此之外，对传统的预算管理之间的关系进行优化，减少没有价值的一些预算流程。在此过程中，要明确预算流程中各单位的职责权限，这样才能够更加有力地避免繁复、冗杂的现象，降低扯皮、推诿责任一类现象的发生，对于整个预算流程来说，其运行效率也将得到大幅提升。通过合理运用网格化管理方式，把具体的战略融入各部门和院系并监督执行，相关主管积极配合展开审核，同时将预算方案上报给主要管理机构，最后由学校进行审批，形成一个“上下联动”的闭环效应。基于上述内容，本文构建的“大数据+云平台”环境的学校预算管理体系如图2所示。

图2 “大数据+云平台”环境的学校预算管理体系

（三）预算指标的下达

传统的学校全面预算管理，在下达预算指标时，是存在很大问题的，需要经历层层的传递，整个传递效率和操作流程都比较复杂。而借助“大数据+云平台”的环境下，则可以简化传统的不必要的流程，提升整个下达的效率。在“大数据+云平台”中，可以实现实时传输和接收预算下拨的数据。比如在云平台中，当预算指令下发到财务预算系统中并被财务预算系统接收后，相关的各主管部门能够直接在系统中了解批复情况，并以此为依据进行自动建卡和预算拨入，并不需要财务人员自动去分配和操作。相关部门也会第一时间收到和预算拨入相关的各类信息，并不会影响各种科研活动。

（四）预算执行

在“大数据+云平台”环境下，各预算单位主管部门能够实时地监控预算执行的情况，各个部门也能够第一时间做好协调治理效应。在这个环节中包含预算的审批、控制以及分析。

在预算审批的过程中，大数据和云平台会自动搜集相关部门、相关课题组的申报书、历年的采购情况，预决算的相关图表、文本等。预算主管部门通过这些信息更加全面的作出审批的决策，比如在制定图书采购预算时，会在云平台中建立相应的决策的模型，财务主管部门根据某个阶段图书借阅量、目录、市场销售的数据等乘以相应的价格，则可以得出图书采购的价格，再综合大数据计算的相关结果，设计预算。通过这种模式计算出来的结果，会更加客观，更接近于实际的数值[6]。

由此可以看出，基于“大数据+云平台”环境下进行预算的管理，可以保证管理层第一时间了解预算执行的情况，及时地调整策略，保证各项执行和预算相一致，提升整个决策的科学性。当然，在“大数据+云平台”环境中，还包含预算分析的功能，其可以为预算编制提供较好的参考依据，也能够保证资源在各个部门之间的合理利用和分配。

结语

总而言之，在“大数据+云平台”环境之下，学校建立全面预算管理体系，可以将传统系统的信息孤岛连接成一个整体，实现全员共同参与、配合的预算管理的模式，改变传统管理方式给学校全面预算管理带来的弊端，更好地实现开展全面预算管理的目标。同时，大数据和云平台中的一些功能对于学校全面预算管理的效率、科学性等方面的提升也是要肯定的，比如实时传输、适度共享、数据挖掘等，则可以第一时间对数据进行提取、分析、整合，提升整个预算编制的科学性、执行的合理性，真正地发挥出预算管理体系在学校发展中的作用。