关于物联网在高校档案管理中应用的探索

张晓晓

（沈阳音乐学院档案室，辽宁 沈阳 110818）

近些年来，随着信息化技术不断发展和创新，计算机信息技术普及力度越来越高，给社会发展各个方面带来了便利条件。物联网技术属于计算机信息技术的衍生和创新，是对信息技术的可持续性延用。对现阶段的高校档案管理工作来讲，全面实现“存量数字化、增量电子化”还有较长的路要走。如何借助新型的物联网科技手段，实现高校档案管理的网络化、信息化和数字化，已经成为新时期高校档案管理的重要方向[1]。本文旨在研究物联网技术基本概述，剖析档案管理中物联网技术必要性，探讨新时期物联网在高校档案管理中应用事项，为各地区高校在档案管理中物联网技术应用方面提供可行性思路。

一、物联网技术基本概述

从物联网名称上可以看出，物联网具体指的是物体与物体之间的相互链接，是借助互联网技术优势，实现的物体彼此之间的互通和联系。在互联网技术支撑下，物联网技术可以实现任何物体之间的数据交换和信息交换。因此，物联网技术也被称为信息传感技术。通过协议的约定，借助互联网技术，实现物体的识别、定位、监控和管理。比如，我们常见的红外感应器、全球定位系统、射频识别系统、激光扫描器等，都属于物联网技术的具体应用形式。物联网技术可以实现物体之间链接的网络化和数字化，使得人们对于物体的识别、管理和监控，更加便捷和实用[2]。物联网技术的物体链接，不仅仅包括现实生活中的物体链接，而且还包括虚拟世界中的物体链接。比如，人与物体的链接、人与人的链接、人与计算机的链接、人与网络平台的链接等，都属于物联网技术的应用范畴。欧美等世界发达国家和地区，都十分注重对互联网技术的研发和应用，比如日本、美国、欧盟等，都通过各种技术政策扶植和经济措施，大力发展物联网产业，全面实现物联网技术应用和普及，如在安全管理、商业零售、物流管理、医疗医药等，已经实现了物联网技术的全面覆盖，大大促进了本国经济和产业的发展[3]。

二、高校档案管理中物联网技术必要性

高校档案管理中物联网技术的应用，是时代发展的必然，是智能科技的重要体现。在实际的高校档案管理中，物联网技术的应用，尤其特殊的必要性和重要性需求，是社会生产力和生产关系实现技术变革的重要表现。

首先，档案管理中物联网技术的应用，可以实现档案管理的网络化。物联网技术的基础就是互联网，档案管理中利用网络将信息储存在数字档案当中，可以为师生查阅档案提供利用和查询方便。网络化管理要将所有档案卷宗贴上标签，将纸质版卷宗与数字信息进行挂钩，可以使得智慧校园建设更上一层。网络化和信息化档案管理条件下，档案管理人员仅仅需要点下鼠标，就可以对档案卷宗进行清点和移交。与此同时，利用互联网的在线化功能，实现对档案信息的在线整理和编辑，设置对外开放功能，可以使得高校档案根据需要随意查询[4]。

其次，档案管理中物联网技术的应用，可以实现档案管理智能化。档案管理的智能化，其实与自动化息息相关。比如，智能化下的档案管理，可以实现身份自动识别，并对查阅权限进行设置，如若高校档案馆非法进入，则会直接报警，做好对档案管理的安全性能保护。比如，在智能化传感器作用下，可以实现对档案馆内外环境参数的实时采集和分析控制，对温度、湿度等相关问题进行把控。再比如，智能设备中的光控制感应器，可以实现对智能化照明系统的调节，通过收集档案馆每个位置的光照信息，可以智能化调节灯光亮度，使得室内光照满足工作人员使用需求。

再次，档案管理中物联网技术的应用，可以实现档案资料的共享化。高校档案管理工作是极为复杂的，其所需要耗费的时间、精力也是极多的。信息化和数字化技术系统的引入，使得高校档案管理工作更加方便和简洁，摆脱了传统高校档案管理束缚，使得档案收集、汇总、分类、组合、调取等更为方便，大大减轻了传统模式下档案管理人员的负担，使得高校档案管理资源实现真正的共享[5]。

最后，档案管理中物联网技术的应用，可以实现管理的人性化。在日益注重人本理念的今天，在档案管理工作中，要想实现人性化的管理，加强物联网技术的应用是不错的选择，对于档案管理服务水平人性化提升具有不可或缺的作用。尤其在当前档案查询者在信息需求方面更加多元化的今天，为更加全面、个性化的满足需求，在物联网技术支持下，就能自动识别身份，从而更好地对其需求进行联想和猜测，进而结合用户所查询信息对查找内容进行优化，有效地节约档案查询时间，提高档案管理的工作效率[6]。

三、物联网在高校档案管理中应用

1.物联网技术在高校档案库房环境管理中的应用

库房环境管理是高校档案管理的重要环节，物联网技术在高校档案库房环境管理中的具体应用，主要体现在以下几个方面。首先，库房温度和湿度管理。高校档案库房中一般安装分布式温度湿度传感器，可以实现对库房温度和湿度的有效监控，通过实时性的库房温度和湿度自动化记录，使得库房温度和湿度管理效率大大的提高。在物联网技术基础上，温度湿度监测网络和空调除湿机联动设计，实现对库房温度和湿度的闭环式管理，提高了库房温度和湿度自动化调节水平。其次，库房火警监测和消防联动管理。对于高校档案库房中火灾问题的防控，可以借助安装烟感器监测火灾情况，对于发生的火灾，可以实现自动化报警。另外，RFID 门禁系统与火警信号相互联动，对发生的火灾可以第一时间监测库房是否有人，针对是否有人情况，提高库房灭火设备合理使用和灭火方式的科学选择。再次，库房光照监测管理。在高校档案库房中的档案柜内，可以安装光照传感器，对档案室所处环境进行光照支持[7]。如果档案室内的光照有异常情况，可以向档案室管理人员发出警报，比如忘记关灯等问题，减少意外对档案室造成破坏。最后，库房空气监测管理。档案库房内按照空气检测传感器，可以对库房内环境进行实时监测，比如硫化物、氮化物、粉尘等有害气体，都可以第一时间发现并报警解决。尤其空气检测传感器与空气净化器、新风设备实现联动，同样可以自动化改善高校档案库房的空气质量和净化程度。

2.物联网技术在高校实体档案管理中的应用

物联网技术不仅仅在高校档案库房环境管理中有着普遍的应用，而且在高校实体档案管理中，物联网技术同样起着关键性的作用。第一，物联网技术基础上的虚拟三维库房。在虚拟三维库房中，管理人员在档案柜、柜内层架上，进行RFID 标签标注，并对应标注其所在的具体位置。虚拟三维库房中的电子标签，要与实际库房中的纸质档案相对应，通过软件生成的虚拟三维库房，使得管理人员可以在查阅档案时，可以直观地看到待查档案的具体位置，实现对每一卷档案资料的精准位置定位，提高虚拟三维库房档案管理效率。第二，物联网技术基础上的档案出入库管理。在档案中直接植入RFID 标签，再借助库房出入口的通道式读写器，实现档案出入库管理的“无人化”和“效率化”。将RFID 系统与门禁系统进行联动，可以对出入库的人员和信息进行汇总，使得档案和人员出入流程更加简化和规范化，实现对档案出入库的自动放行。如果出现档案非法出入，可以在RFID 系统与门禁系统双重作用下，及时发出警报并联动摄像头进行抓拍[8]。第三，物联网技术基础上的档案盘点统计。RFID 盘点车中具有大功率读写器装备，可以实现对馆藏档案的逐柜扫描，比如馆藏档案卷数、错位档案、丢失档案等情况，在RFID 盘点车中形成数据化和信息化表格，有人工进行表格的下载和查阅。第四，物联网技术基础上的无序存放和有序管理。物联网技术基础上的电子标签，使得高校实体档案管理在实现数据化管理上，创造了优良的条件。实体档案馆中，直接覆盖入读写器信号网络，管理人员可以通过软件实现档案所处位置的实时更新，从而真正地实现档案的无序存放和有序管理。

3.物联网技术在高校档案安全保障中的应用

在高校档案安全保障中，物联网技术的应用，主要是体现在三个方面。第一，门禁系统。对于档案管理人员，可以配备与门禁系统相对应的射频门禁卡，通过常规刷卡，实现档案管理出入记录保存。利用电子门禁系统，既可以实现出入记录的保留，还可以保证库房安全，对于高校档案管理工作可谓是一举两得。第二，监控安防报警系统。基于物联网技术的网络摄像头，可以实现对高校档案管理区域，进行24 小时实时监控，对所有出现的人和物，都可以进行有效监督和管理。比如，在重要的出入口通道和窗户等位置，可以安装红外线探测器，通过红外线报警和图像分析系统，实现对非法闯入人信息的整理和汇总，从而最大限度提高高校档案馆的安全管理系数，使得档案资料得到最大限度的保护[9]。第三，实物档案跟踪系统。高校档案管理中，对于一些价值较高的贵重档案资料，可以对其进行读写器信号网络覆盖，就如同红外线监控器一样，对贵重的档案资料进行单独保护，可以实时监测到档案资料的移动位置。如若档案丢失，可以第一时间查看后台数据监测库，及时发现贵重档案的位置和移动轨迹，从而第一时间可以容易地找寻档案资料，提高贵重档案资料的安全等级。

4.物联网技术在高校档案信息资源开发中的应用

利用物联网技术，实现对高校档案信息资源开发和利用，是新时期高校档案管理工作的重要方向。首先，要改变传统的封闭式管理模式，进行开放式服务管理模式创新，档案管理人员要深入基层，积极对接高校各单位各部门，了解他们在档案管理中的基层需求，主动探索他们在档案资料管理方面的需求信息，从而为各单位和各部门，提高更加迎合基层需求的档案管理服务模式。其次，档案管理人员，要积极实现档案资料搜集与整理的互联化。比如，在进行档案资料的搜集和整理时，高校要积极借助互联网资源优势，积极搭建线上档案资料管理服务平台，使得档案管理内容可以实现数字化，使得各类高校档案管理内容可以更好的保留。再次，档案管理人员，要做好档案管理工作的网络安全化管理服务。物联网技术背景下，档案管理部门要定期对已经建立好的档案信息管理系统进行更新，同时要做好网络安全监管工作，要坚决抵制和避免档案资料和信息的窃取[10]。对于有着特殊安全需求的档案资料，可以采取安全等级分档模式，实现对档案资料管理的安全化和严谨化管理与操作。最后，信息技术与物联网技术支持下，档案管理人员要借助信息技术、物料网技术、数据处理技术，对档案资料进行更加科学合理的整合和分类，要做到先建设后使用，定期做好对物联网技术的升级和更新，提高高校档案管理工作效率和水平，保证档案管理工作安全、高效运行。

结语

综上所述，随着物联网技术在高校档案管理中不断普及和发展，大大提升了高校档案管理效率和水平。尤其在信息传感设备方面，包括RFID 电子系统的应用，使得高校档案管理应用水平越来越纯熟。物联网技术借助信息传感设备，在一定协议约束下，实现了档案与互联网之间的互动和联系，全面实现对档案管理的自动化定位、智能化识别、动态化监督，使得高校档案管理逐渐科技化和智能化。虽然各地区高校档案管理工作，在物联网技术应用方面取得了一定进展，但科技化信息化背景下，迎合新时期信息化技术、物联网技术发展需要，创新物联网技术应用新形式，满足高校档案管理信息化建设和物联网建设需求，已经是高校档案管理工作重要方向，更是高校逐渐实现和满足智慧校园建设的重要课题。