贸易公司内部控制监督相关问题及应对措施

2022-11-28胡南钧

全国流通经济 2022年24期

胡南钧

（宁波大库商贸有限公司，浙江余姚 315400）

一、内部控制理论

随着各公司内部控制的实践和落实，有关内部控制的概念和理论也有一定深入研讨，以期可为内部控制具体落实提供一定依据。按照COSO委员会的报告[3]，内部控制理论也经历了五个阶段的发展，即内部牵制、内部控制制度、内部控制结构、内部控制框架、企业风险管理等。

1.内部牵制

随着社会经济发展，公司组织形式逐步从业主所有制转变至公司股份制，经营者与所有者处理分离状态，为监督经营者受托责任和防弊差错问题，公司会计人员则总结出有关组织、计划、协调、监督制约活动的相应方法，进而初步设定了内部牵制制度。此制度是在人们主观观念上成立的，也就是说大部分人认为一个部门或单独一人有意识舞弊的概念比部门合伙或2个及以上的人舞弊的几率更大[4]。内部牵制制度则对公司会计人员对管理印章和票据作出了规定，即同一人员不得同时管理印章和票据，以及公司收入、资金、费用、债务债权等。

2.内部控制制度

1900年之后，公司管理方式逐步与电子技术进行融合，公司内部控制制度也逐步得到完善，这对内部牵制制度转变为内部控制制度提供了一定机会[5]。大部分公司对生产经营活动作出了控制和监督，以达到公司长期发展和稳定生存的目的，同时，相比于原来的公司内部控制，其控制范围也有明显扩张，逐步扩展至对公司内部各个部门的控制和监督。内部控制的目的主要为将内部控制区分了内部会计控制和内部管理控制，内部会计控制需紧密联合确保公司财务记录可靠性、资产完整安全，并为以下几方面提供保障，即交易需得到合理手圈、公司需记录必要性交易，确保公认会计原则与公司财务报表保持一致、使用和处置公司资产需得到管理层授权、针对会计记录差异和现存资产可实施相应行动。

3.内部控制结构

国际经济在20世纪70年代中期，经济极为不稳定[6]，大部分公司均出现为得到大量订单而行贿官员的状况，同时出现了大量违法和舞弊的事件造成部分公司破产。为遏制此类状况，成立了“全美反舞弊性财务报告委员会”（COS），此委员会成员主要为五大会计职业团队，致力于调查各贸易公司舞弊状况和舞弊原因，结果显示，大约50%的财务舞弊均为公司内部控制无效而造成。所以，20世纪70年代中后期，对公司内部控制的研究有了进一步深入性探讨[7]，多集中在分析内部控制制度的稽核和设计，其重点为怎样改善内部控制制度，完善内部控制组成，进而确定审计内部控制的最佳考量标准。同时，信息技术日益用于公司内部交流和沟通中，对内部控制也发挥着日益重要的作用，为评价和监督内部控制提供了基础。

4.内部控制整体框架

20世纪90年代时期，内部控制理论多偏向于建立内部控制体系，COSO委员会称，需在现有目标上，确保公司利益，实现遵从适用法律法规、经营效率和效果、财务报告可靠，且指出内部控制框架[8]，公司内部控制要素需包括以下五大要素，即信息沟通和监督、评估风险、控制活动、环境控制。实施内部控制的同时，也需兼顾到对各级管理者、企业董事会、其他员工的影响，所以，构成要素需根据企业经营方式进行确定，并结合公司经营管理过程。

5.公司风险管理框架

公司对外界环境改变为公司发展带来风险的关注度日益加大，也逐步将风险管理与内部控制两者进行融合。COSO委员会在《内部控制-企业风险管理框架》中指出[9]，公司风险管理框架主要由8个内部控制要素和4个内部控制目标组成。其中，公司内部控制目标为公司实现战略目标、经营效率和效果、财务报告的可靠性、遵从法律法规。8要素分别为设定目标、识别事项、分析风险、监督、信息沟通、评估风险、活动控制、环境控制。

二、贸易公司内部控制现状

随着社会经济发展，各贸易公司发展趋势日益较好。现大部分中小贸易公司均具有应变能力强、工作效率高、组织形式多样、行业分布广等优势，但也存在较多缺陷。即所有权与经营权两者未分离、资金短缺、家族色彩浓烈、生命期短暂等，均会加大公司风险性，人们日益加大了对公司内部控制的必要性和重要性。

1.内部控制实施方面存在的问题

在实施内部控制方面，大部分中小贸易公司实施的较为良好，内部控制实施效果理想，而在销售与收款、付款和采购、货币资金等方面，大约有60%以上的企业均处于实施非常和较为严格阶段[10]，提示虽相比于大型贸易公司，部分中小贸易公司未设置正式机构，但在实施内部控制上所获得的效果，其差距也不大。目前我国大部分中小贸易公司在实施内部控制上均遇到了各种状况，在不相容职务相分离、授权批准控制、控制会计系统、控制预算系统等方面做得不错，表现很好、较好、一般的比例大于50%，但仍然未达到70%。同时，在使用电子信息技术协助建立健全内部控制制度、建立有效的财产保全控制等方面，目前仍需进一步加大整改力度。

2.贸易公司内部控制环境存在缺陷

造成现我国大多数贸易公司内部会计工作效率偏低下和工作失真的主要因素之一则为贸易公司内部控制环境存在缺陷，表现为以下几方面。（1）贸易公司内部存在不健全的治理结构，现大部分贸易公司均未完全建立内部控制制度且职能也存在不完善的状况；企业董事会内部相应机制也需持续进行完善和改进，对审议公司内部所发生的重大事件无批准权利；公司中存在独立董事，多处于形式化状态，无法从根本上确保股东利益的效果，与企业经理人员之间不具有相互制约的状况；无法将企业内部财务、人员、企业资金等进行分，且具有不规范交易的状况。（2）企业中构成和组织较为混乱的状况。目前来看，大多数企业中所具备的组织架构无法满足实现内部控制的需求，且各项交易均存在不规范性。（3）公司组织结构混乱。现很多贸易公司组织框架和结构均无法满足正常运行内部控制机制，且内部监控的多种职能。内部控制机制中所存在的架构和构成较为混乱，管理内部控制体系方面存在严重缺失现象。公司内各部门未明确划分各部门职责，各部门间无法制衡，公司内部的岗位间无制度进行制衡，如重要岗位和关键岗位之间。（4）经理层的管理机制不够完善。公司内部控制机制缺乏对经理层的约束制度。一直以来，公司内部经营者均存在独揽大权、一言堂的状况，甚至将制衡和约束完全去掉。对公司内部的管理机制和决策流程无严格规范性，管理者的决策存在随意性和独断专行性。针对经理层来说，缺乏监管制度，而评估制度也存在不完善性，经理层人员无法真正地落实自身职能，企业运作效率明显被降低。员工手册在划分工作岗位和职责方面也需持续完善，并提出相应培训计划和方案，各员工均缺乏对自身职能方面的认识，甚至不知晓、明确企业禁止条例，出现员工不胜任自身所在岗位职责，缺乏公平、合理激励和考核方案。

党的十九大报告指出，“必须树立和践行绿水青山就是金山银山的理念，坚持节约资源和保护环境的基本国策，实行最严格的生态环境保护制度，形成绿色发展方式和生活方式，坚定走生产发展、生活富裕、生态良好的文明发展道路” [1]。在全社会建设生态文明的背景下和资源环境约束趋紧的条件下，绿色发展是当前我国经济社会发展的指导理念和重要规制。

3.控制措施不健全，管理制度落后

将内部控制监督制度应用于企业内部管控中，主在于实行内部控制，企业可从方案设计、具体实施等环节，实现控制目的，因此，几乎各类型风险均可在其接受范围内实施。贸易公司内部控制目前也存在多项问题。首先，在控制措施方面存在盲点区域，大部分业务处于无有效和合理的控制制度，审批授权时，部分公司的制度不够健全，过于集中各项权限，内部职能岗位的制度出现无效；其次，实施措施、管理制度无效和公司内部账目和资产控制无效，业务、经济方面缺乏复核方案；最后，在控制子公司方面也往往凭借领导者自身主观想法和意识进行判定，出现职能滥用的状况。

4.忽视建设企业文化

企业发展过程中，企业文化发挥着重要作用和意义。目前来看，我国大部分贸易公司并未形成一个完整、具体的企业文化，且在企业文化方面缺乏一定认识。大部分中小型贸易公司领导者存在目光短浅的状况，仅局限在短期或眼前的经济效益，忽略了贸易公司此后的长远发展和经济效益，十分轻视自身企业文化，认为公司文化对自身经济收入无任何影响，甚至认为公司文化属于资源浪费的一种表现。

5.有待进一步完善内部监督机制

贸易公司内部监督机制包括针对某几项或某一项所用的专用监督机制和日常持续性监督机制，可为企业内实施内部控制提供有效的保障。现公司内部各部门之间缺少有效的相互监督。部分公司虽然设立的内审部门，但内部审计无良好职能，无法确保审计的独立性，监督检查机制多为形式化状态，各内部审计人员也无有效沟通能力和反馈能力。贸易公司内部未明确划分审计职责权限，无法确保公司内部审计部门可独立实施自身职责。

三、贸易公司内部控制改进的建议和对策

1.优化企业内部控制环境

尽管存在内部控制缺陷的贸易公司数量不断增加，但在揭露内部控制缺陷的过程中仍存在大量缺陷，存在的缺陷没有得到明确的识别，内部缺陷也没有公布或分类。内部控制缺陷是内部控制有效性的主要指标。即，内部控制缺陷是内部控制有效性的指标。因此，有必要进一步完善内部控制的检测方法，即内部控制质量的检测机制。

进一步拓展企业内部控制体系的领域，确保内部控制目标实施的合理性。不仅要加强企业自身内部控制制度建设，还要加大对分支机构内部控制制度建设的投入。在这个过程中，要充分考虑各分公司和子公司的经营情况。根据其特点，建立满足业务需要的内部控制体系，确保整体控制目标的合理性和有效性。目前大多数贸易公司所实施的内部控制制度，均致力于我国本土背景上，在创新理论和理念方面缺乏高质量讨论和概念分析。此后在我国贸易公司内部控制方面实施后续行动，需全面审查和全面研究。从管制公司内部来看，需实施科学方式来评估我国贸易公司内部控制，提升企业试验和理论的研究一体化，并让企业业绩获得成果。

2.完善内部控制措施，健全各项管理制度

遵循分权规范，明确内部控制各部门所负责职责，明确发生事情前，以及各环节的职责，适当进行管理，完成企业内部各岗位和部门该履行的职责，明确各权力机制，将股东职权划分至经理、监事，将董事会授权逐步过渡至企业内部管理人员，但无法确保监事会职权。设立重大决策失误、董事离任、主管、经理离任，对话兴趣和决策失误的系统，实现多层面、多层次、自上而下的责任制，以增强主管、经理和其他代理商责任感，并追究其责任，进而实现股东权益。董事会、监事会所存在重点职能为改善内部控制信息和资金。促进建设内部控制体系，并实施日常业务，做好投资管理，更好地落实各人员之间的审计和沟通管理。此外，还需改善相应环节的功能，满足各层次资金流向，改善资金管理和特定功能，进而确保各业务实施的合理性。

3.加强建设公司文化

公司文化对内部控制有效性和内部控制成本发挥着较大作用。我国各中小企业需加大对自身企业文化的重视度，营造出满足自身经营发展的公司和企业文化。首先，营造出企业具有创造和创业的精神，确保企业文化具备积极性和先进性。各中小贸易公司需正确理解自身企业文化内容和概念。同时，公司需找到自身的榜样并在经济发展中努力将自身发展至榜样公司。鼓励各人员掌握企业内部文化，促进公司建立具有自身特色的文化特征，进一步完善人力资源系统，合理评估人力资源。其次，确保所建立的企业精神具有健康性和良好性。塑造企业精神时，需严格落实规章制度，且此项为建设公司文化的基础，所以，公司在建立相应制度和规范时，需有机融合公司精神到公司各项工作中，让员工保持此类精神氛围内，确保平日工作过程中，所有员工都会受到潜移默化的影响，以提高自身素质。总之，任何需持续稳定发展的企业均需重视建设自身文化，并创造满足市场经济发展和时代特征的精神。

4.充分发挥内部监督机制作用

内部监督无法缺少的一个环节则为内部控制，具备持续有效增长的经济效益的企业，其内部监督机制也发挥了重要作用，此项对提升内部控制质量非常重要。首先，各部门之间相互监督，如财务部监督采购部门的采购价格是否符合合同约定，仓库收货部门严格把好质量验收关，有问题及时向主管部门反映，采购部门监督也对企业内部财务部门付款等行为有一定监督作用，如监督其有无区别对待供应商，付款单付款时间和顺序与实际操作是否一致，以及付款额度有无出现越权付款等状况。其次，企业要建立自下而上等的监督机制，建立员工监督信息沟通渠道，如设立有专门负责的举报箱。企业规模发展快的企业还可以建立独立的内审部门，更好地发挥内部监督作用。

5.加快企业信息化建设

在知识经济时代，加强企业信息化的建设，对企业的生存发展影响巨大。企业信息化的内容包括在内部局域网上建立OA系统，在互联网上建立公众网，在企业内部实施ERP管理系统等。促进企业办事程序和管理程序更加合理，从而大大提升企业的效率和竞争力。企业信息化还有助于提升管理层的决策的科学性，根据完整的各项数据科学分析后作出决策。