关于OA办公自动化系统在医院管理工作中的应用探讨

四川省肿瘤医院 李启多

一、引言

随着信息社会的不断发展，互联网技术已大范围应用在生活中，各个领域开始更多地使用到先进的网络信息技术，办公自动 化（office automation， 简称OA）系统也应运而生，这种全新的线上办公方式相较于传统的办公方式有着极大的优势，不仅可以节约人力、物力等资源成本，还能大幅度提升工作效率，加深工作单位与时代的融合力。尤其作为医院来说，良好的管理体系是维护医疗工作顺利开展的基础，行政部门涉及管理内容繁多，临床科室也需要行政部门的各种支撑。因此，临床科室与行政部门需要更加紧密地联系与沟通，尽量做到让人员少跑路、让信息多跑路，给医疗流程和医院管理工作的顺利开展带来全新的动力。为了满足医院管理的特殊性，一个高效率、快处理、可共享的办公系统是提升医院管理效能的重要抓手，也是推动医院高质量发展的重要因素。

二、OA系统的简介

OA系统是在计算机应用技术的基础上发展起来的现代化新型办公方式，多应用于企事业单位办公管理的自动化系统，它彻底转变了传统办公模式，其中最重要的是把纸质文件的传递转移到线上，通过信息技术对各类资料进行电子化，然后再传递、沟通、调整和存档。通过信息自动化系统运用，将原来需要很多个部门联合参与的信息发布、流转、审批等环节有效连接起来，清晰明了地把各类流程投射到系统当中，有力地促进了办公管理的系统化和规范化。

三、OA系统的管理价值

OA系统有一些先天的优势，可作为提升医院管理效能的基石。

（一）构建院内通讯平台

OA系统有专门的通讯版块，人力部门可以定期更新员工通讯录及院内各处办公电话，让员工能够快速准确地联络到需要沟通的人或部门，还能支持点对点在线沟通，使得工作信息能够及时有效地进行传递，同时也能确保文件资料和信息的保密性。

（二）建立公共信息发布平台

医院行政部门与临床科室在不同的地方工作，工作时间也可能有交错，因此，医院的各项决策、通知、文件等信息就可以通过OA系统发布，并准确无误地传递给每个职工，还可以实现随时查看，并根据文件内容设定是否需要传递已阅或回复。

（三）实现文件在线搜索功能

医院日常管理中的信息资料非常庞杂，各部门、科室也常有交互，为了确定文件要求和各自职责，翻阅查找纸质文件寻找依据效率很低，OA系统中的在线搜索功能只需输入关键字就能将相关文件一并调出，不仅提升了工作效率还能查看文件的关联性，为决策提供支撑。

（四）实现文件自动化管理

通过OA系统在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立起相应的文件夹来进行存档和归档操作，同时实现文件共享。对于各类资料的管理实施来说，运用OA系统不单单是传递方式的变革，也是管理意识的变革。

四、OA系统在医院管理中的具体应用

（一）明确医院各类办事流程

医院内部的管理事务非常繁杂，一方面有很多行政工作，涉及上级部门与本院各部门间的业务归口，工作岗位和内容也更加细化，用人工来做文件整理难免会传递错误或传递失败[1]。另一方面医院临床科室除了医疗工作之外，也有许多工作要对行政部门对接，但因为平时工作忙碌和工作时间的关系，双方信息沟通不及时，或对流程不熟悉，都会导致效率低下或信息丢失。OA系统可以设置清晰的办理流程，通过事前梳理把各类工作的归口部门和对接部门直接放置在流程中，工作人员只需选择对应部门、对应事项就可以按步骤完成文件流转，节省了询问和查找的时间，极大地提升了工作效率。同时，这个功能也可以让新进员工只需通过OA系统中的设置就可以知晓办事流程，这是一个了解医院日常工作的良好途径。

（二）提高文件与事务审批效率

随着医学不断进步，医院的业务也逐渐扩大，为了对广大患者的健康负责，医院的日常工作都要非常谨慎，所以不论是行政管理还是临床管理都有很多事务需要更高一级的管理人员审批，一方面是为了保证各项事务的顺利推进，让参与到这个流程中的每一个部门都知晓这件事；另一方面也是为了对流程负责，一些重要的文件和事务要经过领导从上至下的逐层审批，保证其推进的合理性。在传统办公管理模式中，因为院区范围大、行政临床分开、领导外出开会等原因可能无法及时对文件进行签字审核，从而拉长流程完成时间，拖慢了工作效率。在使用OA系统之后，相当于以网络为依托形成了一个虚拟的办公地点，能够使得分散在医院各个区域的工作人员突破时间和空间的限制，只需要将文件或事务流程上传至OA系统，便可以以业务需要按流程完成审批，只要点击提交便能将信息传送给已设定在系统中的对应部门，无须自己再重新选择。同时，领导还可以在流转过程中留下审批意见，提示工作人员需要完成的事情或注意事项，让整个工作进度更清晰，效率也获得大幅度提升。

（三）便于进行工作沟通和对接

随着智能手机的普遍应用，用微信或QQ作为工作沟通平台也是常见的事情，但这些软件不能将工作信息和生活信息分开，有时就无法及时查看到工作上的信息。医院工作时常遇到紧急情况，为了避免漏看其他社交平台信息的情况，便可以使用OA系统进行沟通，OA系统附带了强大的查询功能，能够迅速和准确地反映医院各部门和员工的信息，实现了信息在上下级、部门、员工间的互动和协调沟通，真正实现把信息传递具体到科室、具体到人。在沟通的版块还可以设置已读和已回复两种模式，将只需要查看和必须要回复的内容区分开，如此一来，在工作繁忙时疏于回复的信息会一直处于提醒状态，直到输入了相应内容这条信息才算传达完成，然后就会进入存档模式，这种操作保证了每一条信息都能传达到每一位需要知晓的员工那里，从而为工作的顺利进行提供保障。

（四）明确工作职责

传统的文件修改和业务交付是以人工操作为主，而且流程进度难以得到掌控，在一些事务的对接上可能存在人员的变化，信息沟通的失误和理解偏差时有发生，在工作流程上一时难以划分责任，对一些时间性较强的工作影响很大。OA系统在工作流程上做出了明确的流转动向之后，相当于对工作职责自动进行了划分，提高了办事的透明度，可以准确无误地将工作职责和任务传递给工作人员，使每一个办事人员都明确自己的责任和义务，从而形成一种紧迫感。与此同时，OA系统也具有一定的监督作用，跟进工作的安排和进度，上级部门可以掌握院内各个部门、科室的工作情况，及时督促工作人员完成自己的部分，更好地推进整个工作的完成[2]。

（五）实现工作留痕

医院行政管理部门与临床科室间的工作内容交互非常多，尤其是有一些文件内容需要几个部门一起论证、相互沟通，但是因为行政和临床的工作地点分开，工作时间可能略有差别，要协调彼此的时间也相对困难，这个时候有一个能对工作沟通进行全记录且不受时间、空间限制的工作平台就显得非常必要。在OA系统中，各个关键节点的工作人员在对沟通文件内容进行编辑的时候，OA系统自带的功能可以把修改的痕迹显示出来，并且将修改人标注出来，这个功能不仅实现了在线沟通，还将工作痕迹保留了下来，为后续工作的推进和归责提供了判断依据。

（六）节约资源、控制成本

传统的医院日常管理活动中会产生大量的文件资料，一般情况都是采用纸质方式传递和保存，常要耗费大量纸张，在传阅过程中容易破损、污染，且不易保存。如果遇到某些工作有临时变动，需要添加或减少文件内容时，就必须重新打印，重新走流程，一些比较严谨的文件页面上不能有涂改痕迹，填写错误同样会造成纸张的浪费。OA系统运用信息化技术将文件信息传阅、修改都放在线上，通过工作沟通和文档传阅等功能都可以将文件进行传送，避免了文件丢失、内容修改、错误打印等带来的纸张浪费，可以为医院节省一笔不少的办公耗材支出，也减少了资源的浪费。

（七）根据工作需求，实现个性化功能定制

随着医院的学科发展和管理手段的更新，传统的上传下达和行政办公手段已经无法满足需求，OA系统可以根据医院实际情况增加或减少平台上的附带功能，让管理工作变得更加便捷、简单，更好地为临床一线工作者服务，提升整体管理效率。在此举两个例子：

现在医院加强了对住院病区和手术室等医疗区域的进出管理，除患者和家属有专门的通道之外，还单独设置了员工通道。在传统的人员进出管理中，不时有医托、药托从员工通道混入，还有一些第三方公司要进入医疗区域开展相关业务，却常因手续不完善或管理部门不知情而产生风险因素，导致工作无法顺利开展。针对这个情况，医院在OA系统中增加了准入医疗区域的申请流程，先由申请科室与第三方公司协商准入人员，将所需信息录入申请单，申请单会依次传送给科室负责人、医务部管理人员和安全保卫部管理人员，并且需要上一级人员点击确认提交后才会传阅到下一级人员。这样，所有需要知晓这项工作的临床科室负责人和行政管理部门都参与进来，极大地避免了以前因为信息传递不到位而出现的各种情况，保证了工作的顺利性和合规性。

医院常会举行一些医学发展、管理会议，各临床科室也有自己单独的大型会诊、学术讨论会和管理沟通会，在传统管理模式中，准备这些会议要进行很多事前沟通，大到会议室的预定，小到座位牌的安排，人为沟通常有不便。OA系统设置了会议相关的一系列线上操作，首先是开发了专门的会议室预约系统，将医院所有可以用于会议的区域整理到线上，并标明可容纳人数，让预定人员可以根据需求选择会议室，在选择时还可以实时查看会议室预约情况，及时做出工作调整，避免以前人工沟通时出现的时间重叠现象；然后还增加了座位牌的借用、返还申请功能，申请人员只需选择需要的座位牌样式和数量，就能在会议前进行领取使用，会议结束归还后，再于OA系统中填写返还信息就完成了整项流程。由医院相关部门统一制作、保管会议物资，这个方式既减轻了会议准备人员的负担，也避免了医院会议用品资源浪费，还可以对医院的物资进行监管，可谓是一举多得。

五、OA系统的未来应用发展

（一）培训OA系统管理人员

OA系统在未来医院管理的应用当中，培养一些对OA系统进行管理的专业人员是必不可少的，他们要参与到OA系统的设计和研究工作中，还有系统的维护当中，以此来保障OA系统的有效运作。另外，不论是医院行政管理人员还是临床医务人员，都要对OA系统熟练地掌握，因为使用OA系统已经成为日常工作中必不可少的一部分，是行政和临床两大版块之间的连接桥梁。因此，要加强工作人员对OA系统知识的掌握和熟练地运用，对工作人员定期进行专业化的培训，内容应包括对OA系统的使用注意事项、具体的应用方法以及设计的理念等方面，力求让医院的每一位工作人员都能熟练地应用，从而提高医院的整体管理工作效率。

（二）OA系统信息的安全管理

随着社会的发展，信息的安全变得越来越重要，OA系统的广泛应用在提供管理便利性和高效率的同时也带来了一些信息安全问题，毕竟医院作为特殊的公共机构，掌握着巨量患者信息、医疗数据和学术资料，在OA系统中流转、保存的各项文件也有很多具有一定保密性，因此，解决医院OA系统的安全问题迫在眉睫。所以在医院开始应用OA系统以后，针对医院所有的工作人员都要进行提醒，他们都有义务保护自己的账户安全，由管理员给统一注册一个身份文件，初始口令在登录后就必须修改，密码规则不能过于简单，并且要有相同密码使用时间过长需要重新设置的功能。登录系统后只能看到符合其职务权限范围内的各种信息，这种职务限制从源头上就减少了机密信息的泄露可能，将中层领导以上的工作人员单独设置群组，避免在选择信息传递人员时进行误操作。

（三）OA系统与即时通信软件联动

随着计算机和互联网技术的飞速发展，即时通信软件的使用已经融入人们的日常生活。在工作中也是如此，大家已经普遍习惯使用各类即时通信工具软件处理交流沟通、文件传达、下发指令、接收反馈等相关业务，即时通信技术简单、快速、便捷且免费，不受办公地点的限制，只需要一个移动设备，一台现在几乎人手一部的智能手机就能随时随地地处理工作上的各类事务，与办公自动化的需求天然契合。通过即时通信软件流转的资料既可云端保存，也可本地下载，容量无限，既可以降低办公空间的占用，也能降低纸张墨盒等耗材的使用。

文章前面提到常用的即时通信软件无法将工作和生活很好地分开，这里要探讨的就是可以和现有OA系统相结合的企业版软件。企业版即时通信软件的优越性就体现在接口的开放性上，已经可以与OA系统实行对接，它可以通过简单的集成开发与其他应用功能系统集成，实现相应功能的连接[3]。如钉钉可以通过定制，设置单位名称、登录页、皮肤、工作台、菜单、底部工具栏等界面，可轻松完成员工考勤（可实时定位）、在线审批、协同编校、集体投票、报名接龙、调查问卷、会议组织、日程提醒等复杂事项。

六、结语

医院通过OA系统进行日常办公管理，发挥收集整理和分析信息的优势，能够迅速和全面把握医院运营和医疗业务等信息，并对这些信息进行沟通、整理、分析和归纳，并充分发挥OA系统的协同作用，有助于医院各个管理层迅速做出决策。对于医院的领导班子来说，OA系统能满足其迅捷决策的需求；对医院中层领导者来说，OA系统能满足其对信息管理的需求；对日常办公的每一个医院工作人员来说，OA系统能满足其有效处理业务的需求。由此看来，OA系统对于医院日常办公管理来说，如同遍布身体的神经系统一般，发挥着不可替代的作用，它要求医院这种类型的事业单位在管理思想上发生本质转变，同时也是医院各项资源得到整合、协调以及充分运用的技术依托，不仅体现出科学管理思想和先进管理方式的完美结合，也进一步推动了医院管理往更高级的层次去发展。