机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

吕梁市规划和自然资源局 成博

一、数字化档案的基本概念

数字化档案就是应用数字技术、信息技术及相关设备，对企业、机关单位的档案进行管理、应用、存储。数字化档案在应用的过程中会综合应用多种不同的技术种类，包括计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、多媒体技术等。而在实际的应用中，对于档案的数字化处理和管理应用，一方面需要应用扫描技术进行纸质档案的扫描，实现对纸质档案内容的数字化录入，另一方面也可以通过人工录入和处理的方式，直接建立数字化档案。

二、机关事业单位数字化档案管理的现实意义

机关事业单位作为我国重要的行政单位和社会服务机关，其各项工作对于社会治理、人民服务、活动开展都有深远影响，因此做好机关事业单位自身的水平建设，促使机关事业单位具备更高的工作效率十分重要，而数字化档案管理作为当下社会发展中重要的事业单位应用技术，能够在应用的过程中对机关事业单位产生重要的现实价值和意义。

（一）降低机关事业单位管理成本

我国机关事业单位日常工作中需要涉及很多档案信息，包括专业技术档案、人事档案、党政资料、办公文档等，这些档案在传统的档案管理模式下，通常需要使用人力进行档案收集、整理、应用，总体管控水平和效果十分低下，并且很容易因为管理过程中人力增加以及管理不当造成档案管理成本提升。对于这一情况，本文认为数字化档案管理就可以起到很好的效果，数字化档案管理能够降低机关事业单位的档案管理成本，主要是因为在数字化档案管理技术的支持下，传统管理模式中繁杂的纸质档案管理手段和工作将被更高效率的计算机技术取代，不但可以节省很大的档案存储空间，减少档案管理成本维护费用，更可以减少人力成本支出，最大限度地降低机关事业单位档案管理工作成本，实现开源节流。

（二）促进机关企业单位工作资源共享

我国机关事业单位有教育、科学、文化、卫生等多个领域不同的类型，虽然这些事业单位种类较多且领域不同，但在实际工作中并非独立的，很多单位在日常工作中需要与其他事业单位合作共事，并且需要接受国家党政机关的领导监督，因此在各部门协同工作的过程中，避免不了信息的传递和互换。传统纸质档案管理模式下，对于信息传递多以人力传输、传真机传输等方式进行，不但效率低且错误率较高，因此在当下机关事业单位档案管理中应用数字化档案技术十分必要。数字化档案技术本身具备数据传输的作用，只要能够实现各单位之间网络互连，就可以实现各种数据档案的远程传输，不但便利性得到极大的提升，在数据保真和远程沟通上也能起到很好的保障作用。

（三）优化机关事业单位管理队伍

数字化档案管理技术的应用对于机关事业单位来说还具备管理队伍优化发展的作用。之所以能够起到如此作用，主要因为数字化档案技术与传统档案管理技术有很大差别，需要档案管理人员继续学习和着重实践才可以实现技术的落实，因此，在机关事业单位中推广应用数字化档案管理技术，能够实现对各种技术设备及技术手段的应用，促进机关事业单位档案管理队伍水平提升。

三、机关事业单位数字化档案管理工作的实践问题

机关事业单位数字化档案管理工作的落实和技术应用具有重要意义，但现实中很多机关事业单位在自身数字化档案管理工作的落实发展中并没有做到完全落实，在很多工作层面还存在实践问题，因此也就无法发挥其价值，本文总结出了较为主要的实践问题。

（一）数字化档案管理设备问题

机关事业单位数字化档案管理工作的推行首先面临设备问题，主要凸显在设备更新、设备管理、设备应用上。设备更新问题表现在机关事业单位虽然装配了相应数字化设备，实现了档案管理数字化升级，但由于对技术革新不重视以及设备资金不充裕，导致机关事业单位数字化档案管理工作长期应用老旧设备，这些老旧设备在处理普通档案管理事务时可堪一用，但一旦涉及大规模的数据处理和档案调用，就很容易因为设备陈旧、配置低端而出现系统卡顿情况，极大的影响了档案管理效率。设备管理问题则是部分事业单位对于各种设备只顾平时使用而不管用后管理，包括设备清理、维护、检查等都没有落实到位，这就容易导致设备在日常工作中损毁概率增加，影响正常的档案管理工作。设备应用问题则是管理人员在设备应用过程中存在不良习惯，例如设备长期运行、设备硬关机等，都很容易对设备的使用寿命造成影响，此外，非专业人士对专业设备的任意操作也是导致问题发生的重要原因。

（二）数字化档案管理人员问题

机关事业单位在落实档案管理过程中，管理人员自身技术水平不高导致设备应用和管理手段存在问题，继而导致档案管理工作时有问题发生。技术水平不高，简单来说就是机关事业单位档案管理人员不具备合格数字化档案技术应用能力，在设备应用、数字化管理上存在知识盲区和技术谬误，而出现这一问题的主要因素是机关事业单位档案管理人员大多长期应用传统的档案管理手段，对传统手段的长期应用和经验积累以及对新技术新手段的认知不足很容易导致数字化档案管理中的技术应用问题。此外，管理人员非专业化也是一个主要问题，传统档案管理模式下，很多单位对于人员选拔并没有太多技术要求，对人才也不够重视，因此对于档案管理人员的选择大多持随意态度，部分单位还存在不同岗位人员兼职档案管理的非专业情况，这也是导致管理问题发生的一大重要因素。

（三）数字化档案管理安全问题

虽然数字化档案管理为当下机关事业单位档案管理工作提供了很多便利，但也在安全问题上表现出新的发展态势。数字化档案管理工作中，安全问题主要体现为档案信息容易外泄这一问题，问题的发生主要是因为数字化档案管理技术的根基是建立在互联网技术和计算机技术之上的，数字化档案管理之所以具备多方面的应用价值，主要是因为该技术能够通过互联网技术实现数据库支持、数据云传输、数据远程发送等功能，虽然极大地方便了数据的管理应用，但也更容易遭到网络病毒的攻击，造成档案信息外泄。

四、机关事业单位数字化档案管理工作的实践对策

基于上文研究，我们可以明确机关事业单位在数字化档案管理工作中存在的管理问题，对于这些问题的处理必须要尽快且得当，以保障数字化档案管理在机关事业单位能发挥良好的应用价值，对于上述问题的处理和数字化档案管理的应用，本文认为主要需要注意以下几点：

（一）完善档案管理设备应用

鉴于档案管理设备在数字化档案管理工作中的重要性，以及数字化管理过程中当前机关事业单位存在的问题，本文认为应当首先从档案管理设备入手，进行设备应用的完善。对于设备应用的完善主要做好如下三点：

首先，及时更新管理设备。数字化档案管理工作的进行很大程度上依赖设备，因此，为提升数字化档案管理的效率，提升数字化管理效果，机关事业单位应当做好管理设备的更新，一方面是更新档案管理主体设备，包括计算机设备、数据库设备、网络设备等都需要保持较为革新和符合时代需求的状态。另一方面则是要做好对各种辅助保障设备的革新，这些设备主要包括消防设备、防火感知设备、温度控制设备等，对于安全要求较高的机关事业单位也需要配备单独的数据处理库房，并配备专门的门禁系统，实现对档案数据的安全管控。

其次，建立专业的设备管理制度。数字化档案管理中设备的管理工作极为重要，良好的设备管理是避免设备损毁和延长设备使用寿命的重要基础，因此机关事业单位需结合自身情况建立专业的设备管理制度，对于制度的建立本文认为应注意以下几点：其一，档案设备的使用需明确设备直接使用人，并在设备交付的过程中，明确对设备的管理、清洁、维护职责，并通过制度明确除直接使用人以外其他人员不得在未经许可的情况下擅自使用；其二，设备的使用要注意对定期报表的填写，包括设备使用目的、时间、结果以及设备在这一过程中的应用状况等；其三，建立定期的设备运维和保养制度，一般来说，对于管理设备每周一小检、每月一大检即可保障设备的正常运转；其四，建立规范化的档案管理制度，在该制度的要求下，档案管理各个环节的工作人员需严格落实自身工作职责，并明确自身工作权限，在不越权越职的基础上保证工作准确无误。

最后，规范化设备应用。对于设备的应用也需要着重关注并管理明确，建立规范化的设备应用制度和体系，避免设备的随意应用。设备应用规范化除了上文论述的设备专人专用以外，还需要注意设备应用过程中建立保密、归档、保管、查阅、移交等各项制度，并且对于特殊性质和有重要价值的档案，其调用查阅等工作都需要做好对上级的请示汇报，在得到明确批示后方可进行下一步应用。

（二）提升档案管理人员水平

对于机关事业单位来说，提升档案管理人员的水平也是极为重要的，因为数字化档案管理技术无论如何先进，都需要人进行底层操控，因此提升人员水平至关重要。对于人员水平的提升，一方面需要做好机关事业单位的人才引入工作，在事业单位扩编引入人才的过程中，事业单位可以通过档案管理工作经验、档案管理专业筛选等方式，在岗位招聘之初就引入具备专业水平的档案管理人员。另一方面，机关事业单位还需要重视对当下档案管理人员水平的提升，对于现有档案管理人员水平的提升，其一要求机关事业单位做好与社会企业的合作，因为社会企业在数字技术的应用和人员培训方面有更为先进的经验，因此事业单位可以通过企业合作的形式，对现有档案管理人员进行数据上传、档案管理、数字化处理等技术培训，以此实现人员水平的提升。其二，机关事业单位内部也需要做好人员的意识理念培训，因为数字化档案管理的应用必然会带来很多不同的工作内容和工作要求，做好工作理念的培训就十分重要。对于理念的培训，本文认为主要做好管理人员的保密意识培训，因为机关事业单位本身会涉及很多与政府治理和党政工作有关的重要文件，这些文件的保密性十分重要，因此，强化人员保密意识，促使数字化档案管理的更加安全具有更为重要的价值。

（三）强化档案管理数字安全

强化档案管理数字安全也是数字化档案管理技术应用的基础，对于数字安全的强化，主要目的在于减少数据外泄风险，提升档案管理的整体安全性。而对于档案管理数字安全的强化，本文认为主要做好如下工作：

首先，设备层的安全管理。这一层次的管理主要是对设备的物理安全防范。一方面，建立防火防灾体系，通过对电源、设备等的物理监督和防火防灾设备，减少火灾漏电等事故的发生。另一方面，强化存储安全管理，建立不低于三套的脱机光盘保存体系、异地存储保护系统以及安全技术方案，以此实现对设备层的安全防控。

其次，网络层的安全管理。网络层的安全管理主要是严防木马病毒的侵入，提升数字化档案管理技术应用中网络应用的安全性，对于网络层的安全管理，主要是通过防火墙、入侵防御系统等实现对木马病毒的防护，此外，提升设备应用人员的设备应用习惯也是重要的安全防护手段，通过人员行为的规范，减少不规范用网情况，实现对木马病毒的防护。

最后，应用层的安全管理。应用层的安全主要是通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。

五、结语

机关事业单位作为承载重要社会公益和民众服务职责的国家单位，自身档案管理工作的数字化转型具有重要价值，而基于当下数字化技术的发展以及机关单位的现实管理需求，对事业单位档案管理工作的数字化转型需以技术发展为基础，以制度建设为保障，以人员提升和设备完善为途径，以安全保障为责任进行全面的档案管理工作升级。