浅谈施工企业合同管理风险与防控

文/魏亚群（中交第二航务工程局有限公司）

路桥、轨道、市政等基础设施是国民生产经营与生活的共同物质基础，是城市运行的根本保障。在经济“稳增长”的目标下，我国大力支持基础设施建设，并取得了显著成果。施工企业作为基础设施建设的主体之一，为我国经济增长作出了有力贡献。工程项目建设周期较长，需要施工企业通过合同来协调多种关系，以保证项目如期交工，因此合同管理对施工企业至关重要。

一、施工企业常见合同管理风险概述

（一）投标报价风险

招投标是施工企业取得工程项目建设资格的重要途径，也是施工企业合同签订的基本前提。企业招投标过程中，不只是项目规模、项目所需技术含量、项目建设复杂程度等会对投标报价产生影响，市场环境变化、国家政策更新、资源使用等均会影响投标报价，在此条件下，施工企业投标标价中会存在较大风险。根据对部分现有文献的分析总结，投标报价风险主要可分为三种：价格风险、施工管理风险以及工程量风险。价格风险产生于物价、人工费等成本的波动。施工管理风险与项目工程建设有直接关系，如果工程项目结构过于复杂，作业条件艰苦，企业就需要考虑安全投入及安全管理风险。工程量风险的高低与否则取决于工程量责任，《合同法》要求项目承包商也就是施工企业承担工程量责任，若投标时对工程量复核不清，就极有可能导致工程量风险的产生。

（二）合同签订风险

根据对当前合同签订风险的研究，发现施工企业合同签订风险大多与签订前的资质审查、合同制定有关。如果施工企业签订合同前审查发现合同相对方的主体资格、经营范围、资质等级、资信情况等资质信息并不到位，对项目合法性、真实性、资金落实情况等了解不够，没有对合同签订代理人的代理权限进行充分确认，就会有发生合同签订风险的概念。而且，合同制定中用语不规范、条款不规范、规定权利义务不对等也会导致合同签订风险的发生。施工企业合同中常有“尽可能完成”“x月左右交工”等对合同的标的量、合同履行期限表述不明确的语句，也有“包工包料”等没有具体描述成本单价或总造价数的语句，这是合同用语不规范的重要体现。施工企业作为合同履行方，有必要审查合同基本条款，但受法律常识匮乏的影响，企业往往在合同签订后发现合同条款并不完备。此外，施工企业在合同中如果并未对双方的责任、义务进行对等约束，也没有明确指出对方应该承担的工程变更、工期约定、违约金约定等责任义务，就有极大概率发生合同签订风险。

（三）合同履行风险

合同履行指执行合同规定义务，合同签订双方根据法律规定及合同约定，全面、适当地完成合同义务，这是合同管理的核心内容。合同履行风险产生于合同履行的各个环节，如部门沟通、工程变更、工资发放、资产管理等。在项目建设中，施工企业设立专门的管理部门对项目实施全流程动态管理，并促进各部门间的信息沟通。当各部门之间存在信息壁垒时，各自分管不同子项目，管理合力难以形成，有较大可能产生合同履行风险。在工程设计与建设实际存在较大偏差时，工程变更是难以避免的。一旦发生工程变更，施工企业就要对合同中的相应条款进行变更，以书面形式详细说明工程量、工期变化及额外费用、责任的承担情况。倘若工程变更并未在合同中体现，也会发生合同履行风险。对于工资的发放，尤其是农民工工资，需要有相应的监督部门来管控工资发放流程，确保工资如期正常发放，避免出现拖欠工资的现象。根据笔者的工作经验，施工企业有私下操作工资发放的行为，监督管控并不到位，从而引起合同履行风险。在资产管理方面，也有企业存在并未将项目采购资产纳入资产管理范围内的情况，导致资产流失，给合同履行带来严重影响。

（四）合同终止风险

合同一经生效，就对工程建设甲乙双方的权利、义务的履行产生了法律约束力。当甲方也就是发包方无缘由单方面终止合同，或者是甲方为工程缓建而刻意延长工期，导致合同终止受阻，合同终止风险就会发生，具体包括现金流风险管理、成本风险以及潜在法律风险等。在甲方单方面终止合同的条件下，施工企业按照劳务合同，仍旧需要向管理人员、农民工支付工资及办公费用，由于难以在工程节点回收工程款，这部分费用的支出就会受到严重影响，也会给现金流带来巨大压力，严重时还会导致现金流断裂，进一步造成现金流风险。随着工期的延长，企业所花费的管理费用就会增加，从而增加管理成本风险。此外，甲方单方面终止合同或刻意延长工期导致合同终止受阻，多数情况下并不会直接向乙方发公函对此予以说明，而是从现场管理与施工质量等方面给予乙方压力，将部分责任转嫁给乙方。当发生法律纠纷时，倘若乙方缺少确凿证据，就有较大概率被法院认定需要承担部分责任，导致潜在法律风险的发生。

二、施工企业合同管理风险的影响因素分析

（一）合同认识不足，缺乏合同法律意识

施工企业决策管理层对合同管理的重要性及各项内容有清晰的认知，具备较强的法律意识，能够及时察觉合同中表述不清的问题，保证合同签订流程的规范性。但是，从当前施工企业合同制定、签订及履行情况来看，不少企业决策管理层的合同认识不足，缺乏合同法律意识。合同签订过程中，部分企业并未依据国家建设部、工商局推荐的合同范本，而是采用发包方给出的合同，其中着重点明了施工企业的责任义务，但缺少制约发包方的条款。根据上文对合同终止风险的分析，一旦甲方毁约，施工企业难以在工程节点追回工程款。合同签订与履行方面，部分施工企业为达到工程承包的目的，在缺乏相关施工资质的情况下违法签订合同，并于合同履行中将部分工程非法转包，不但大大降低了工程建设质量，也树立了负面的企业形象。

（二）制度建设有待完善，管理机构职能薄弱

合同管理工作的有序开展需要完善的制度加以保障，以防范风险的发生，将风险对工程项目建设的影响控制在最低范围内。因此，施工企业应当加强制度建设。然而，现有诸多文献表明，施工企业对于合同管理的制度建设有待进一步完善，相关管理机构职能较为薄弱，并未充分发挥职能作用，主要表现在合同签订、审批及履行监督等方面。合同签订时，部分企业为获得市场，大多情况下忽略有明显缺陷而公平性不足的合同，如合同中甲乙双方履行的义务条款约定并不明确，合同内容并未覆盖到合同管理的各个方面等，或者是直接制造“阴阳合同”。合同审批时，一些企业的合同审批程序并不规范，大多由管理决策层直接进行合同审批，缺少招投标文件的评审流程。合同履行监督方面，不少企业并未设置专门的监督机构来行使监督职能，导致企业对合同履行风险的控制不及时、不全面。

（三）人员素质参差不齐，缺少专业合同管理人才

施工企业工程项目数量多、涉及范围广，对合同管理专业人才的需求更大。从现阶段施工企业合同管理情况来看，存在人员素质参差不齐、缺少专业合同管理人才的问题。具体表现为以下几点：第一，合同管理理论基础并不牢固。部分管理人员仅对工程建设知识有所了解，并未充分掌握贸易金融、法律知识，难以满足工程合同管理需要。第二，风险防控能力不足。一些管理人员对合同管理风险的类型及其产生原因的认识并不全面，往往只关注工程项目建设后的风险控制，而忽略了合同管理不当对风险的影响，在日常工作中只是被动参与管理，难以精准把控风险本质。第三，信息化管理能力欠缺。不少管理人员只会对OA系统等进行简单操作，而不会使用专业合同软件来更新、优化合同流程。

（四）信息化建设进程缓慢，合同管理过程追踪不到位

信息化发展背景下，多种现代信息技术被逐渐应用到了施工企业管理中，加强信息化建设成为施工企业管理创新、转型升级的主流趋势。从宏观角度来看，施工企业信息化建设仍在起步阶段，整体建设进程缓慢，尽管部分企业已经建立了财务共享中心，但已有的管理信息化系统对合同管理的过程追踪并不到位。究其原因，主要有两点：一是各子系统建设进程不一致，OA办公系统、ERP系统相对成熟，但与合同管理还存在系统边界，合同管理并未与其他系统形成有效连接。二是施工企业工程项目较为分散，缺乏统一的合同信息化管理标准。

三、施工企业合同管理风险的有效防控措施

（一）深化合同管理认知，建立合同法律意识

对于合同管理风险的有效防控，首要任务是改变传统的管理观念，增强法律意识。施工企业应当加大宣传力度，通过构建良好的合同管理环境，从上到下深化管理人员的合同管理认知，树立合同法律意识。线上利用企业内网或钉钉、微信等新媒体工具，定期发布合同管理专业知识、管理成功案例、管理经验分享、国家相关法律等内容，加强管理人员对合同管理重要性及管理内容的认知，使其明确自身管理责任。线下可参照西北（陕西）国际工程管理有限公司的实践经验，就企业合同管理召开集中讨论主题会议，组织各部门对当前合同管理情况进行研讨、交流，明晰合同管理思路，了解合同法律风险及其控制策略。同时，在企业宣传栏张贴合同管理相关制度，定期公示合同管理情况，对存在严重合同管理不当行为的部门、个人予以严肃批评与惩戒，营造和谐的管理氛围。

（二）完善合同管理制度，合理划分管理机构权责

施工企业从合同签订、合同审批以及合同执行监督等多个方面入手，结合企业实际工程项目合同管理情况，对现行合同管理制度进行完善，优化调整组织结构，合理划分管理机构权责。这样既能够让合同管理有章可循、有案可查，降低管理的盲目性，也能减少不必要的失误，实现风险的有效规避。合同签订方面，尽量采用国家建设部、工商局推荐的施工合同范本，当甲方有自主拟定合同的行为时，施工企业应对此予以高度重视，仔细斟酌每项条款，尤其是免责条约，尽可能限制甲方的责任、风险转移行为，保护自身的合法权益。合同审批方面，优化审批程序，重点强化合同价格、工程款支付、资产管理、工程变更、结算方式、违约处理等条款内容的审批。若甲乙双方对某些合同条款存在分歧，要进行备案登记，以平衡双方责权利关系，同时强调对招投标文件的科学、全面评审。在此过程中，企业可组织招投标研讨会，由招投标部门引导其他职能部门对预算图纸、结算条件、工程进度、安全保障、合同工期、工程款支付、材料设备供应等招投标文件中的内容进行研究与分析，把握甲方工程项目建设要求及意图，为合同签订风险的有效规避创造良好条件。合同履行监督方面，设置专门的监督机构，负责合同履行的全流程动态监督工作，及时发现、处理合同履行问题，精准识别各类型合同风险，并制定风险应急处理方案。若企业设有法律工作部门，则由该部门承担合同管理责任，行使合同评审、合同履行监督与组织仲裁等职能。

（三）加强人员素质培养，引入专业的合同管理人才

施工企业日常经营管理中，合同管理风险防控效率的高低与否与管理人员的素质有直接关联。新的时代背景下，国家基础设施建设日益完善，相关工程项目数量不断增加，对合同管理人员的素质要求更高。合同管理人员除了掌握专业工程知识、金融贸易知识外，也要对国家合同、工程建设方面的法律法规有一定的了解，具备基本的合同管理风险预测、防控能力以及信息化的管理能力。所以，加强人员素质培养，引入专业的合同管理人才十分有必要。

例如，某些管理人员知识面狭窄，仅了解工程承包相关知识，对一些金融贸易知识、法律知识并不了解，难以发现合同中存在的法律漏洞。对此，施工企业可加强有关金融贸易及法律的培养，应用案例分析法，组织管理人员对企业以往的合同管理案例进行分析，结合管理成果、法律知识判断合同制定、管理措施等的合理性，促进人员专业素质的提升。

在人才引入方面，优化现行人才准入制度，提高对合同管理人员的准入标准，财会人员对企业经济活动进行监督，加强对合同的签订、履行等方面的监督，及时指出签订合同中存在的风险，严格把握是否按照合同条款进行履约，在发生合同风险时尽量减少损失。

（四）深入推动信息化建设，实现合同管理动态追踪

现代信息技术在施工企业合同管理中的应用能够帮助企业实时监控管理实践中可能产生的风险隐患，并予以管理人员提示，提醒管理人员分析风险原因、处理风险问题，促进合同管理时效性的提升，进一步保障工程项目建设质量。

所以，施工企业应当深入推进信息化建设，依托信息化的系统平台对合同管理各个环节所产生的信息进行有效的收集、处理与运用，进一步实现合同管理动态追踪。在信息化建设过程中，根据不同的合同管理需求设定子系统模块。比如，设定合同看板模块，可实时监控、跟踪合同履行进度，并对进行进度提醒。设定数据集成模块，将企业OA系统、ERP系统等集成在统一的系统平台上。系统运作时，在合同前期定义合同类型，参考国家建设部、工商局推荐的施工合同范本设置合同模板，并固化合同条约，以规范合同内容。合同履行阶段，系统覆盖合同变更、审批、结算与支付、归档等多项管理内容，从而避免管理漏洞。合同生效后，电子版合同自动进入相应的档案库，管理人员可随时查看合同。

四、结束语

施工企业合同管理各个环节均存在一定风险，如招标报价风险、合同签订风险、合同履行风险以及合同终止风险。倘若风险防控不当，不仅工程项目建设会受到影响，也会对企业高质量发展带来严重阻碍。结合部分已有文献的对比分析，发现当前施工企业合同管理风险的影响因素具体有如下几点：第一，合同认识不足，缺乏合同法律意识；第二，制度建设有待完善，管理机构职能薄弱；第三，人员素质参差不齐，缺少专业的合同管理人才；第四，信息化建设进程缓慢，合同管理过程追踪不到位。对此，施工企业有必要从上到下深化合同管理认知，建立合同法律意识，从合同签订、合同审批及合同执行监督等多个方面入手完善现行合同管理制度，并对管理机构权责进行合理划分，同时加强人员素质培养，引入专业的合同管理人才，深入推动信息化建设，以实现合同管理的动态追踪，便于及时发现合同管理全流程中的风险，做到风险的及时、有效控制。