进出口贸易企业内部控制完善策略研究

2022-11-27李芳安徽西农国际贸易有限公司

品牌研究 2022年15期

文/李芳（安徽西农国际贸易有限公司）

近几年，由于疫情影响，导致全球经济环境不稳定，我国进出口贸易企业面临很大挑战，进出口贸易企业面临较大的风险。因此，进出口贸易企业应根据企业内部业务类型和发展情况，全面分析企业内部管理中存在的问题，加快内部控制体系的建设，完善企业内部组织机构制度的建设，加强对业务活动的控制，建立企业信息沟通和管理系统，提高对客户和供货商的管控，在各部门之间形成良好的沟通协作机制。针对企业存在的问题，采取有效的措施应对和控制风险，从而减少损失，帮助进出口贸易企业尽快摆脱困境，推动企业健康发展。

一、进出口贸易企业强化内部控制的意义

（一）构建理想的资金运行环境

进出口贸易企业积极开展内部控制，强化内部控制力度，有利于保证企业资金的安全性，防止出现徇私舞弊、挪用公款、造假隐瞒的现象。由于进出口贸易企业业务繁多，涉及的资金数量和规模比较大，资金流动性比较强，因此，加强进出口贸易企业内部控制体系的构建，强化内部控制力度，有利于保证企业的资金在比较理想的环境中运行，从而提高进出口贸易企业的管理水平，促进企业稳步发展。

（二）提高企业管理水平

内部控制的有效实施能显著提高进出口贸易企业的管理水平，促进企业健康长远发展。具体而言，主要表现在以下两个方面：首先，进出口贸易企业开展内部控制管理能够梳理企业各部门的职责范围，明确各关键岗位的具体职责。基于企业的长期发展战略目标，将目标合理细化分解到各部门，同时健全企业风险控制机制，提高企业对各种风险的防控能力，从而保证企业的各项管理工作不断优化、创新，促进企业管理工作更加规范化、合理化发展。其次，进出口贸易企业内部控制工作开展过程中，通过采取有效的措施不断优化管理方式，对企业管理中存在的缺陷和问题及时整改，全面发挥内部控制的监督作用。同时，内部控制管理还能发挥规范和约束员工工作行为、提高员工责任意识的作用，这在很大程度上能够提高进出口贸易企业的管理效率和质量。

（三）增加企业风险防控能力

就进出口贸易企业的发展和企业内部建设而言，加强内部控制能够增强企业对风险的防控能力。随着经济全球化的发展，进出口贸易企业的经营面临的风险不断增大，相较于其他类型的企业，进出口贸易企业面临更多的风险，例如，国际政策调整、外汇汇率变化以及同行业竞争压力加大等，一旦企业管理中存在漏洞，可能会给企业带来更大的风险，甚至导致企业破产。因此，进出口贸易企业更要加强企业内部建设，有助于提高企业全体人员的风险防控意识，在工作中及时发现企业经营管理中存在的漏洞，并采取针对性的策略进行优化调整，规范企业管理[1]。

二、进出口贸易企业内部控制存在的问题

（一）控制环境不够理想

首先，进出口贸易企业内部控制组织结构不完善、流程不规范。完善进出口贸易企业内部控制组织结构是开展内部控制工作的基础。但是在实际的情况中，部分进出口贸易企业的内部管理组织机构还存在职责划分不明确、流程不规范的问题，这主要是因为企业内部除了董事会和经理层，没有设立其他有效的监督机构，而且企业的决策议程不规范，监事会职责范围不明确，致使进出口贸易企业的内部控制工作难以开展。其次，内部人员综合素质有待提高，缺乏有效的约束激励机制，难以调动员工的工作积极性。由于进出口贸易企业从上到下对内部控制缺乏全面的认识和理解，导致意识上没有重视，而且制度建设比较落后，导致企业内部控制不能发挥其约束监督作用。最后，进出口贸易企业缺乏文化建设。文化建设对企业发展具有很好的约束和指导作用，但是在进出口贸易企业，由于管理者不重视企业的文化建设，而且管理模式比较陈旧，未能引入先进的管理理念，战略规划、管理措施模糊、混乱，致使员工对企业的归属感和认同感比较低，员工之间缺乏凝聚力，造成企业整体的管理水平较低，企业内部控制环境不理想。

（二）风险评估和管理手段落后

进出口贸易企业相较于其他类型的企业面临更多的外部风险，例如，国际政策风险、汇率风险等，这些风险可能给进出口贸易企业带来严重的经营风险，甚至威胁企业的生存和发展。就现在而言，部分进出口贸易企业的风险评估和管理工作不到位、评估手段落后，很多企业并没有建立完善的风险评估体系，对风险的评估和预测仅仅依靠企业管理者的主观经验和亲身经历，这种风险评估和管理方式缺乏科学性和客观性。进出口贸易企业缺乏对风险的识别、评估和预警，只有等到风险发生后才进行补救，导致企业的风险防控能力较弱，不利于企业的健康发展。

（三）控制活动不完善

首先，对于我国的进出口贸易企业而言，经营管理中引入内部控制理念较晚，内部控制的执行和落实不到位，而且主要集中在业务和销售活动中，缺乏对财税管理方面的控制。财税管理对进出口企业的发展至关重要，特别是退税。在退税操作过程中一旦发生操作失误，可能会对企业的现金流造成严重影响，甚至威胁到企业的生存。由于进出口贸易企业的业务比较单一，一般为纯贸易，因此现金流是企业发展的关键。其次，对外贸易企业对业务人员的管理较为松散，业务员负责采购、销售、单据手续办理等一系列工作，一旦人员流失，可能会对企业造成重大的损失。

（四）信息沟通不畅

企业信息化建设可以有效提高企业信息共享和传递效率，充分发挥信息的优势。通过构建信息化交流平台，可以全面收集对企业有用的信息，并进行筛选、分析，为企业的各项决策工作提供有价值的参考。但是根据对进出口贸易企业的调查分析，多数企业内部并没有建立有效的信息沟通交流机制，部分企业虽然设置了OA办公系统，但是该系统功能不全面，无法实现对业务活动的覆盖，部分功能的实现还是需要人工和纸质文件传输。例如，利用OA系统可以办理审批、付款申请等流程，但是管理者无法通过该系统查看企业的业务数据，也不能对业务数据进行分析和预测。其次，由于进出口贸易企业的业务繁多，客户资料比较多，但在客户维护和客户资料管理方面比较混乱，没有建立完善的客户资料库，无法了解客户的详细情况和信用情况，因此无法掌握客户的动态，可能会对进出口贸易企业造成一定的信用风险。最后，进出口贸易企业没有完善的内部沟通机制，员工无法表达自己真实的想法，不利于企业优化建设。

（五）缺乏有效的监督评价机制

当前，进出口贸易企业普遍缺乏有效的监督评价机制，导致内部控制机制无法发挥其监督效果，监督效果不理想。主要表现在以下几个方面：一是内部审计缺乏风险意识。部分内部审计只是对企业的财务凭证、报表等进行审查核对，没有正确认识并识别企业潜在的风险因素。二是审计人员专业素养不高。进出口贸易企业审计部门人员少，部分企业的审计人员直接由财务人员担任，专业素养不高，不仅影响了审计的效率，还阻碍了内部审计工作的顺利开展。三是企业对内部审计工作重视程度不够。很多企业对内部审计工作没有全面的认知，认为审计就是对财务管理工作进行监督审查，没有建立对企业经营过程中的业务活动、投融资管理等环节的内部审计机制，导致内部审计无法发挥全面监督的作用。四是内部审计部门缺乏独立性。因为企业内部各部门之间人员关系复杂，而且审计人员多来源于企业内部，导致内部审计机构的权威性和独立性不够，因而内部审计结果的客观性和真实性难以保证，很难发挥其监督作用。

三、进出口贸易企业加强内部控制的策略

（一）加强思想建设，优化内部控制环境

进出口贸易企业完善内部控制机制的最终目的就是提高企业风险防控能力，消除风险对企业造成的负面影响。基于此，进出口贸易企业应该在日常的管理中树立以风险为导向的内部控制理念，将风险风控渗透到内控管理工作中。首先，要加强企业内部控制体系的建设，可以设置单独的内部控制管理部门或者内部控制负责小组，加强财务部门、采购部门、业务部门等部门之间的沟通协调，充分发挥企业内部审计部门的监督检查职能。其次，要合理划分岗位，明确各岗位的职责，保证各岗位设置和职能划分的合理性，从而在各岗位之间形成有效的相互监督和制衡。在企业内部管理中，要明确关键岗位、环节的职责和权利范围，创新管理思路，根据风险的类型和产生的影响制定风险防范名录，对易发生风险的部分重点关注，不断优化内部控制体系。最后，加强内部控制意识建设，加强内部控制宣传和培训力度，可以定期组织员工参加内部控制相关培训，提高企业员工对内部控制的重视程度。同时，建立完善的考核机制，将内部控制建设和风险评估纳入考核范围，增强员工的内部控制责任感，提升全体员工的风险意识，从而达到优化进出口贸易企业内部控制环境的目的。

（二）完善风险评估和管理机制

进出口贸易企业应组建由企业管理者主导，企业其他关键部门负责人参与的风险评估和管理小组，包括业务部门、财务部门、综合管理部门等。企业管理层负责经营决策风险，业务运营风险由业务部门及综合管理部门负责，企业管理者和财务部则负责财务风险，以此建立完善的风险评估和管理机制，健全风险管理制度，并对企业员工进行定期的培训学习，提高员工风险防控意识，从而提高企业的风险防控能力。

（三）强化控制活动

1.优化流程控制

优化进出口贸易企业的业务流程能有效提高内部控制效果。由于进出口贸易企业的业务活动比较多，业务流程复杂，而且持续时间比较长，因此，加强对业务流程的管控能有效降低其中的风险，提高流程的科学性和规范性。例如，加强对业务流程中采购业务的供应商情况记录、采购合同、检验证明检查、入库证明检查等管控，保证以上资料证明的一致性。又如，定期安排人员与供应商核对应付账款、票据等。销售活动中，加强对销售、发货、收款等环节的管控，重要的销售活动还需要法律、财务等人员参与，对活动如实进行记录。进出口贸易企业加强对业务活动流程的管控，优化业务流程，可以促进业务、财务和综合管理等部门之间的协作，形成相互制衡、相互监督的关系，提高企业内部控制效果[2]。

2.健全供应商评价制度

建立健全供应商评价制度能促使进出口贸易企业的采购活动更加规范化，保证供应商的供应能力、货品和服务的质量，从而建立双赢的合作关系，并实现对供应商实时的动态监控管理。对此，进出口贸易企业可以建立供应商评价小组，小组成员由企业管理者和业务部门负责人组成，对供应商进行资格预审、资格评价、考核评价等环节的评比考核，考核内容包括货物或服务价格、交付情况、货物或者服务质量等，根据这些内容设定相应的评价指标，并计算各指标的权重，进出口贸易企业根据评价结果制定供应商等级名录，每年更新一次供应商名录。对优秀的供应商给予一定的优待，对于不合格的供应商，不得参与企业后续的采购活动。

3.客户信用管理制度

进出口贸易企业通过加强对客户的信用管理，在与不同信用等级的客户签订合同时可以给予不同客户不同的账期，这样可以一定程度上缓解企业的应收账款压力。在对客户信用等级进行管理时，进出口贸易企业可以在客户的允许下通过第三方信用机构收集客户的相关信用信息，并由业务人员和财务部门对客户的信用情况进行综合评定，评定指标和方式可以参考我国金融机构，并对客户的信用情况进行动态管理和及时更新，如发现重大异常情况，要及时汇报并调整客户信用情况，并将情况如实记录。

4.规范出口退税

规范出口退税流程，可以帮助进出口贸易企业退税人员更加直观、清晰地了解工作流程和职责，也便于新入职员工快速进入工作状态，减少退税识别工作中的操作失误。进出口贸易企业的退税工作需要业务部门和财务部门相互配合，因此，业务部门在完成报关工作后，要及时将报关手续和发票抵扣单据转交退税人员。退税人员在申报退税手续时，要仔细核对报关单据和发票是否匹配，防止品名、数量存在不匹配的情况从而影响退税申报。

（四）加强部门沟通，推进信息化建设

随着信息技术的快速发展，进出口贸易企业应加快信息化建设，建立信息管理平台，例如，建立ERP信息管理平台，将企业的财务管理、采购管理、物流管理等环节相互衔接，实现对业务流程的全过程控制，促进信息的高效收集、分析和整合，实现信息在企业内部的高效共享和传递，避免因信息滞后而影响管理效率，实现各部门之间的有效协同，从而为企业的经营活动提供必要的支持和参考。同时，要对各层级人员进行权限管理，加强信息安全保护，避免相互推诿责任、越权操作、信息泄露、篡改等问题的发生。

（五）优化内部监督机制，引入外部监督

首先，进出口贸易企业要保证内部审计机构的独立性和权威性。对此，应提高企业管理者对内部审计的认知，让其认识到内部审计对企业发展的重要性，从而在企业内部资源的投入上倾向于内部审计，提高对内部审计工作的支持和保障。同时，要提高内部审计机构在企业的地位，高新技术企业可以针对性地给予内部审计机构更多的权力，明确内部审计人员的岗位职责和在组织中的地位。其次，建立审计追责机制。内部审计人员应严格按照审计规范要求履行审计监督职责，端正思想，保持严肃、认真的工作态度，充分发挥内部审计的监督作用。最后，要完善绩效考核机制。根据内部审计工作对内部审计人员进行定期考核，并将考核结果与工资待遇直接挂钩，奖惩分明，充分调动内部审计人员的工作积极性，加大进出口贸易企业内部的审计力度，强化审计监督作用。另一方面，要加强监督作用，进出口贸易企业应积极引进外部监督，借助第三方监督机构定期对企业内部监督中存在的缺陷、盲区等提出建设性建议，并进行整改跟踪，切实提高进出口贸易企业内部控制效率，推动进出口贸易企业健康长远发展。