提高医院人事档案管理工作水平的重要性分析

文/张东娟（承德市中心医院）

随着社会经济的持续发展，医院本身的服务能力和服务水平也获得了明显的提升，人事档案管理工作的效果和质量更是有着较大的优化，和医院将来的发展需求彼此适应。人事档案管理工作可以增强整个医院的管理能力，可以满足广大民众日益增长的实际需求，所以，在医院持续发展的进程中，就一定要增强人事档案管理工作的效果与质量。为此，文章主要从提高医院人事档案管理工作水平的重要性做出分析，然后给出有效的提升策略，希望可以为相关人士提供一定的参考和帮助。

一、人事档案管理的重要性

（一）是干部选拔与职称评定的依据

人事工作需要着重培育和唤起人才资源的隐藏潜能，但这却对医院开展的人事档案管理提出了较高的要求，而把档案工作和人事工作达成有效的整合，就能够充分挖掘医院内部的各种信息和数据资源，为后续阶段的人力资源管理提供良好服务。人事档案当中包含有员工的专业能力和职业素质，还有各大权威部门通过审核的业绩信息与考核资料，可以更加完整、全面地呈现出工作人员的品德、能力、勤奋度、绩效以及廉洁程度等等，是一个非常完善的数据库，能够为医院的职称评定、年终考核、干部选拔、人才调度等多项工作提供大量的依据和支持。

（二）为领导决策提供可靠参考

人事部门需要根据自身的人才队伍组建情况，借助对内部工作人员的人事档案进行深度分析，归纳出如今人才储备的具体状况，并联系人事流动的整体情况，推断出医院人才的实际需求总量，进而制定出更加完善细致的人力资源方案，真正为医院管理人员在人事任免工作的规划和决策上提供可靠的数据支持。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

（一）基础设施不完善

医院开展的人事档案管理工作，应该配备较为健全的基础设施或者是基础设备，还应该拥有详细具体的规章制度和完善可靠的管理机制。只有拥有以上种种条件，才可以让人事档案管理工作更加顺利地开展下去。然而，某些医院却产生了错误的认知，他们觉得医院建立的主要目标就是为广大患者提供服务，人事档案管理并不具备任何重要的作用，对于人事档案没有一个清楚的认知，也并未对各种基础设施和硬件设备给予高度注重，这就导致大量的档案不断出现遗失和泄露的情况，确实对实际的管理效果和管理质量造成不良的影响。

（二）档案管理人员存在问题

通常情况下，医院开展的档案管理工作都有着十分复杂的内容，这就对档案管理者自身的专业能力与专业素质提出了十分高的要求。所以，他们就应该具备丰富的理论知识、优质的服务态度、解决各种纠纷与矛盾的能力以及其余良好的综合素质。然而，在开展各项工作的环节中，医院却并未对档案管理人员做好合理的配置，仍旧缺少充足的理论知识，人事档案管理人员在整个工作环节中，并不具备高度的责任心，其专业能力与专业素质仍需提升。

（三）没有与信息技术达成整合

随着信息技术和网络技术的持续发展，其也开始被运用在各行各业中，医院医疗事业也不例外。所以，医院开展的人事档案管理工作就需要和信息技术达成有效的整合，应用各种新型的方式和手段来增强整个工作的效果及质量。然而，在开展实践的环节中，以往的服务方式却无法满足如今患者的需求和医院的需求，因此就更应该将信息技术和人事档案管理工作做好充分的融合，不然就必定会致使相关人员在对信息进行查询的环节中，产生信息错误或者是不足的情况，进而影响医院自身的发展和提升。

（四）人事档案管理人员配置不合理

通常情况下，医院开展的人事档案管理工作所包含的内容和范围非常广，要求管理人员拥有良好的业务能力、职业素养和工作水平，只有如此才可以符合人事档案管理工作提出的基本要求。然而，医院却并未对人事档案管理工作给予高度重视，也并未意识到其所具有的价值和作用，更没有对档案管理工作人员进行科学的配置，这就必定会致使档案管理人员出现责任意识不强、综合素养较差、执行能力偏弱的情况，进而阻碍医院人事档案管理工作的顺利开展。所以，医院在开展各项工作的时候，一定要注意对人员的配置，推动自身获得良好的发展。

（五）传统管理方式受到挑战

长时间以来逐渐形成的人力资源分配制度早已彻底被聘任制所取代，再加上人员流动频率的持续提升，就导致“档随人走”情况变得越发常见。在市场供求机制提供的引导下，某些医院也开始慢慢弱化对人事档案管理工作的要求，这就导致其变得越来越边缘化。而转档手续所具有的复杂性和烦琐性特点，同样会让大量的人才在流动或者是工作环节中放弃档案。如今，大部分医院为了引进专业能力较强、职业素养较高的人才，都对新型的引进方式进行了充分的运用，并不需要个人的人事档案，只要缔结相关的聘用合同，就能够确定双方需要承担的责任和义务，也能够建立牢固的劳动关系。除此之外，某些医院为了避免人才流失情况的出现，通常会将档案当作主要的手段，将扣押人事档案变成消除人才流失的有效方式，这就导致“弃档”问题频繁出现。

三、提高医院人事档案管理工作水平的策略

（一）注重员工意识的不断增强

在医院持续发展的进程中，若是想增强医院本身的工作能力或者是工作水平，就一定要对工作人员的管理意识和管理能力进行培养，让他们明确人事档案工作有着怎样的重要性，只有如此，才可以在加大宣传强度与投入力度的前提下，推动整个医院的工作能力和工作水平获得有效的提升。在开展实践的环节中，应该将责任一一落实在各个工作人员的身上，制定出完善健全的考核体系与管理制度，引导工作人员可以根据有关的要求和规定完成工作，在调动员工主动性和积极性的同时，推动医院开展的人事档案管理工作朝着标准化与信息化的方向不断发展。

（二）增强人事档案员工的素质

医院开展的人事档案管理工作实际效果和质量的提升，与实施各项工作的员工存在着尤为密切的关系，所以就应该借助合理有效的措施，对这些工作人员的专业能力与专业素质进行培养。首先，需要将信息技术融入其中，让工作人员将其彻底地掌握，能够对其熟练地操作与应用，也可以在计算机当中建立一个专门的数据库，把人事档案的所有信息转化成电子文件，并上传到网站上做好严密的保存，提供给整个医院的员工进行共享。其次，要对所有的工作人员开展培训，把考核机制、奖惩机制甚至是选拔机制整合起来，带给工作人员一种紧迫感，如此就能够培养出越来越多的专业人才。最后，要保障每一位工作人员都有着良好的薪酬待遇，这样可以让他们形成高度的归属感，提高其自身的稳定性，防止某些优秀的专业人才出现跳槽情况。

（三）开展人事档案的信息化建设

广大民众的工作和生活都无法脱离信息技术提供的有力支撑，而信息技术和医院各项工作之间的融合度也在逐渐增加，如医院设立的预约、挂号以及开药等，都要对信息技术进行充分的应用。这也就表明人事档案管理工作的开展，也需要融入一定的信息技术，其对整个医院后续阶段的发展甚至是各项工作的开展来说都体现着较为关键的作用。在人事档案管理工作当中合理运用信息技术，就能够让档案管理呈现出较为明显的电子化特征，可以让相关人员开展集约化的管理，可以让实际的管理效果获得迅速提升，可以达成所有资源的共享，可以增强档案管理工作本身的可靠性与开放性。但需要注意的是，医院应该建立一套完善的动态管理机制，所有工作人员的专业能力、工作态度甚至是水平提升与否等都要具备清楚的记录，同时在固定的时间进行考核，这对于人事档案工作的开展有着较大的帮助作用。

（四）建立完善的人事档案制度

每一项工作的推进都要具备完善的制度提供支撑，医院所开展的人事档案管理工作也自然不例外，健全的制度和机制，能够对工作人员产生潜移默化的影响，让他们慢慢形成良好的法律意识或者是创新意识。并且，还需要优化人事档案工作的内部结构，制定出更加细致可靠的管理制度与管理体系，只有如此，才可以起到规范作用，让员工在开展工作的时候，可以注意自己的一言一行。若是想保障人事档案管理工作能够更加顺利地发展下去，就应该对需要应用到的设备和材料做好严密的处理，由于这部分材料要被上级人员进行审核与查看，被其余部门进行充分的应用，所以，就应该保障人事档案有着较高的可靠性与准确性，能够凸显出人事档案本身的重要性与价值，真正推动整个医院的经济效益获得有效的提升。

（五）软件、硬件的配备

如今出现了各种各样譬如档案、电子档案等先进的档案载体，又或是为档案安全提供保护的监控设备与库房设备等。所以，医院就应该在开展人事档案管理的时候，应用新型的档案管理设备，为广大员工创造一个良好的工作环境与工作条件，以便于后续阶段信息和数据的保存，也能够让工作人员更加轻松地进行目录检索。对各种新型的硬件设备进行合理的应用，就能够提高档案信息本身的可靠性、准确性和完整性。医院开展的人事档案管理信息化程度的高度，确实会对档案资源的实际开发程度或者是应用程度产生某种影响，所以就要求相关负责人给予高度重视，不断投入大量的资金，加快人事档案本身的信息化建设速度，增强其实际的管理能力、工作效率甚至是服务质量，为医院做出的人事决策提供有力的参考依据，切实呈现出人事档案管理工作的意义和价值。

（六）做好档案数字化的控制

在对人事档案数字化进行建设的环节中，应该注重严格细致的质量检查工作，对各项数据的质量做好有效的控制。质量检查主要包含有以下诸多内容：其一，数字化建设前的档案检查。应该确保数字化档案有着高度的可靠性与完整性，其排序一定要保持着较高的准确性，对于折损情况较为严重的档案来说，就需要完成好修正工作。其二，数字化建设以后的数据质量或者是图像质量的检查。其三是数据连接方面的检查。只有工作人员对其给予高度重视，把控好所有的细节，才可以推动人事档案管理工作更加顺利地开展下去。

（七）提高档案内容的可靠性

现实生活中不难发现，大部分医院所制定的人事档案资料都和医护人员的真实面貌存在巨大的偏差，但若是想要让人事档案管理工作完整体现出自身的作用，就应该明确档案是否具备较高的可靠性和真实性。导致档案出现不准确的因素各式各样，如并未在第一时间对事件发生的情况进行记录，又或是相关人员无法抓住重点，记录的内容往往是大量的空洞或者套话，还有某些人员过于注重自身的利益，而做出篡改事实的行为。因此，若是想增强医院所具有的人事管理水平，就应该确保档案内容有着较高的准确性或者是可靠性。如，医院可以建立完善的考察制度，组织专业人员以小组的方式，对事件进行记录，在固定又或是非固定时间，引导管理人员对人事档案内容进行抽查，若是发现其中存在的问题，就应该马上予以处理。只有将责任落实到每一个人员的身上，才可以在发现问题以后，对人员实施严厉的处罚，更好地对人事档案管理者进行严格的约束。

（八）实施全面动态管理

医院开展人事档案管理工作的时候，需要对全面动态管理方式进行充分的运用，高度关注档案新内容，包含所有人员的政治面貌，不只要呈现出人员的特色，如医德医风，还应该凸显出医院或者个人的技术水平，如工作经验、所获成就等。医院人事档案管理工作需要在第一时间完善时代发展的新元素和新内容，可以是有关诚信的素材，也可以是病患的满意程度，更可以是道德方面的精力。最为关键的是，应该将医疗水平的项目和工作纳入其中，明确整个医院在国际上的影响力与地位，分析自己和发达地区有着怎样的距离、对新技术有着怎样的应用情况、疑难杂症的治疗程度或者是研究程度等。

四、结束语

总而言之，随着医院的持续发展和进步，人们也对人力资源管理方面的工作提出了更高的要求，所以医院人事档案就应该紧跟社会不断发展的脚步，转换以往的思想理念，应用先进的措施和手段，增加员工对人事档案的重视程度，优化各种管理制度和管理机制，增强广大员工的专业能力与专业素质，将人事档案和信息技术做好充分的融合，就能够推动人事档案管理工作更加顺利地开展下去，确保整个医院都获得稳定健康的发展，这才是人事档案管理拥有的重要意义和作用。