县级档案馆档案征集工作面临的问题及对策

李维远

（马关县档案馆 云南马关 663700）

一、县级档案馆档案征集工作情况

1.始终坚持贯彻落实中央、省及州对档案工作的重要指示批示精神

通过档案馆例会、党内学习会等会议，以学习中央、省及州对档案工作的重要指示批示精神为主题，引导工作人员学深悟透。同时，强化学习成果转化运用，结合各工作人员岗位实际，有针对性地提出了收集档案的可行性意见13条，为下一步工作的顺利开展做足前期铺垫。

2.高质量完成档案接收工作

在档案移交接收中严把质量关，审查档案内容是否真实准确、质量是否合格，档案整理是否规范，采取现场指导或者电话传达的方式来完成接收工作。2021年，马关县完成档案接收全宗文书773卷、34651件、1个全宗科技档案22卷、1个全宗会计档案705卷，印章档案76枚。

3.开展档案展览活动

以庆祝中国共产党成立100周年为契机，联合宣传部、县级图书馆开展档案展览活动。活动主要展览马关县在共产党的带领下，从中华人民共和国成立初期到现在发生的巨大变化。实物、图片等展示了马关人民紧紧跟着中国共产党从站起来、富起来到强起来的光辉足迹。通过此次展览，进一步鼓励引导广大人民群众认识档案征集的重要性和价值体现。

二、县级档案馆档案征集工作的成效和经验

1.对实物档案、照片档案等下任务指标

结合档案征集性质，对机关企事业单位下达实物档案、照片档案等移交任务指标。同时，要求档案馆工作人员对征集实物档案、特色档案等下达指标任务，每人每年要完成不得低于2件以上特色档案征集。2021年，马关县成功接收了照片档案59册3061张，音视频档案3054分钟，实物档案19件。

2.积极争取工作经费

马关县档案馆的工作人员积极请示县级领导以后，县政府为档案馆划拨了五十万元专项经费。这笔经费主要用来对纸质档案装具购买、档案管理设备更新以及工作人员的业务培训上面[1]。基础设施主要包括密集架、移动硬盘、光盘、空调、除湿机、温湿度计等，提升了档案馆的软件和硬件实力，给脱贫攻坚中的照片档案、音向档案接收创造了有利条件。

3.加大民间档案征集力度

通过发布征集民族民间特色档案的公告和动员工作人员实地调研走访等方式，征集散存在机关事业单位、民间组织或个人手中的珍贵档案。同时，鼓励各界人士无偿捐赠，特殊档案采取付费征集。根据捐赠档案价值，对部分无偿捐赠档案资料的单位或个人颁发证书，捐赠档案资料的个人，对其捐赠档案享有署名权和优先利用权。目前，马关县档案馆已征集到阿峨版画等特色档案1000余件。

三、档案征集工作的意义

1.档案征集是保护国家资源的重要措施

档案馆是保管和利用档案的专业部门，针对不同类型的档案，有专业的档案保管室，可以减少自然和人为等原因对档案的损害。县级档案馆有修复档案的技术设备，针对部分珍贵且已受损的档案可进行修复、裱补，数字化处理，充分减少对原件的利用，实现档案信息内容最大限度的保护。同时，档案是党和国家的宝贵财富，通过对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案进行行之有效的档案收集工作，才能形成统一的档案信息保管基地，实现档案集中统一、分级分专业的科学管理。

2.开展档案征集对促进学术研究具有作用

民间档案是反映人民生活的重要载体，是研究地方历史、社会文化、民族文化等的重要材料，大量散存的民间契约、家谱、器皿等对研究地方经济史具有重要的参考作用。通过档案征集，并对档案进行编纂研究，挖掘档案文献价值等方式，能为广大群众提供利用服务，对传承民族文化和促进地方经济社会发展有重要作用。

3.开展档案征集是提高档案馆知名度的重要举措

档案馆通过网络发布通告等方式向社会广泛征集档案，有效地宣传了档案知识，增强了民众的档案意识，而且在档案宣传过程中也提高了档案馆的知名度，可引起社会对档案工作的关注和支持，形成征集档案浓厚氛围。同时，通过对馆内大多群众感兴趣的阿峨版画等民间档案及部分红色档案的开发利用、展示，能吸引不同职业的群众前来查阅利用、观赏，档案馆的知名度和重要性也就会随之提高。

4.开展档案征集是档案馆对外交流的重要手段

在开展档案征集工作过程中，档案馆不断与各行政企事业单位、文物收藏者、民间档案持有者等进行工作对接和交流，是档案馆对外交流的重要方式。结合档案馆馆藏档案资源建设需要，部分图书馆、博物馆等部门也收藏保管着一部分珍贵的档案资料，通过各部门之间相互交换或复制件，以实现对资源的充分利用。同时，在向文物收藏者、民间档案所有者征集档案的过程中，也促进了档案馆与大众之间的交流与联系。

四、县级档案馆档案征集工作面临的主要问题

1.相关工作人员配备数量不足

以马关县综合档案馆为例，目前，该档案馆一共配备了五名工作人员，但是实际上按照档案馆的规模达标的人数应该是十四人，实际人数只达到配备标准的百分之三十八。加之，档案馆的工作人员业务能力整体偏弱，又赶上新老交替，给档案工作的开展带来了不小的麻烦。档案征集工作的方法单一，没有开辟新的征集路径，相关措施的执行也不够给力，使得档案馆的征集工作整体性的落后。

2.征集实物档案、民间档案、电子档案经费不足

资金不足是制约民间档案征集工作的首要问题。目前，大多数档案馆无民间档案征集专项经费，对于民间档案，多数靠无偿捐赠或寄存。由于缺少专项经费，无法通过购买的形式开展征集活动，尤其是対极具价值的档案珍品，更是难以征集。对于档案所有者，其在收集保管档案的过程中，不仅倾注了大量的精力，也花费了不少资金，如果把将这些档案捐赠出去，所有者往往难以取舍[2]。

3.深入实地调研民间档案等特殊档案程度不够

以马关县为例，因县级综合档案馆人严重员不足，加之近年来档案工作任务越来越繁重，大多数工作者没有时间对散存在民间的档案开展实地走访调研，对当地民间档案情况掌握不充分，导致县级综合档案馆的宗族家谱、服装服饰、家具用品、陈设工艺品、民俗饰物、建筑饰件等实物档案存有量少之又少。

4.部分个人对自己所有的档案有深厚情感，不愿将档案交由综合档案馆收集

部分档案是档案所有者花大量时间、精力，甚至财力征集所得，对档案有深厚情感，倘若无偿捐赠，对档案所有者来说是精神上、财物上的损失。

5.开展档案征集工作缺乏依据

我国县级档案在征集工作方面没有明确的法律法规，在档案征集工作开展时，也没有具体的相关条例进行约束。开展征集工作时，缺乏相应的法律依据，对经费的来源方面也没有规范的说明[3]。这就导致开展工作时，要进行大量的沟通、说明、说服以及引导，增加了业务人员工作的负担，难以将档案征集工作顺利推进。

6.档案馆征集工作的宣传力度不足

从过往的经验来看，我国县级档案征集的宣传工作普遍力度不够，宣传方式相对单一，使得人民群众对档案征集工作认识不到位，认为支持征集工作并没有给自己带来好处。所以，对档案征集工作不持有支持态度。加之，宣传工作的不到位，也间接使得档案馆征集工作资金短缺。

五、提高县级档案馆档案征集工作的主要对策

1.充分调动人民群众参与档案征集工作的积极性

在调动人民群众参与档案征集工作的积极性和主动性方面，要强化群众的意识，让他们充分认识到参与档案征集工作的重要性，同时，对有价值的档案要给群众提供现金、物品等各种方式的奖励。只有这样，群众才会配合档案征集工作的开展。在对档案馆里的档案进行级别划分的时候，在不涉及国家机密和个人隐私的情况下，要尽可能提高对人民群众的开放率，让群众可以利用档案查找相关资料。

2.完善相关制度、出台档案征集工作业务规范

要建立征集工作考核体系和奖励机制，落实责任制，对各档案工作者下年度征集任务、指标，调动他们的积极性和主动性。档案资料的征集工作要有重点，重要的历史人物档案可以和历史事件相结合，并保障档案的安全[4]。同时，组建以分管档案局的领导为组长的档案征集工作领导小组，发挥组织力量作用，并聘请一些档案爱好者及具有一定史学知识的志愿者开展档案征集工作。档案馆还可以借鉴国外的先进经验，结合我国档案征集工作实际情况，对工作的范围、工作的标准、工作的力度以及工作的基本要求进行说明，制定征集工作业务规范。

3.优化档案征集工作模式，加大对档案征集工作资金投入

缺少资金和设备陈旧是县级档案馆征集工作开展的不顺利的主要原因之一。因此，建议县级政府要求财政部门加大对档案馆征集工作的投资力度，保证征集工作经费。同时，对档案征集工作进行优化，用现代的网络计算机技术代替传统的人工操作，提高征集工作的效率。在信息时代的背景下，我们要不断地创新思维，改变工作思路，利用数字档案多种手段，提高县级档案馆的工作效率和工作质量。

4.对有珍藏价值的民间档案的地区加大实地调研走访力度

以马关县为例，县级综合档案馆可对可能散存有民间档案的马关阿峨新寨、老董寨等地区加大实地调研走访力度，通过实地入户访谈等方式，全面深入了解有民族特色、有文化的实物档案，并加大对档案征集工作宣传力度，动员档案所有者将其档案交由县级档案馆收集 。同时，千方百计找线索，对征集线索抽丝剥苗，探寻档案资料的下落，对其进行跟踪造访，对档案所有者动之以情，晓之以理。

5.与企业、个人等开展多模式的民间档案征集合作方式

一方面加强与宣传部、图书馆、上级档案馆等相互合作，共同开展征集活动，同时，可由档案馆提供档案征集线索，企业、个人出资的方式征集民间特色档案。另一面，档案馆对捐赠档案价值较大的事例，举行捐赠仪式，邀请领导及媒体参加，加大宣传报道，不仅是对捐赠者的一种肯定和鼓励，同时也能在社会上引起反响，鼓励全社会的人都能参与到档案事业中来。

6.定期召开档案征集座谈会

组织离退休干部、档案专家、档案收藏家等定期召开座谈会，广泛听取和收集民间的意见和建议，对档案征集方向、征集方式、档案征集长期规划等进行深入分析研讨，提出了许多建设性的意见和征集线索，动员更多的社会人士将手中珍贵档案资料通过移交、捐赠、寄存、有偿征集等方式保存到县档案馆，让档案发挥更大的社会价值。

7.利用网络信息技术，加大档案征集宣传力度

随着网络信息技术的突飞猛进，有必要改变过去传统单一的宣传方法，在档案征集工作进行宣传的时候创新思维，通过图片、动画、电影等新型方式进行宣传。一方面，充分利用网络技术，在档案馆网站开设一个档案征集专栏，专栏页面的设计要醒目，要让人们在关注网站的同时，可以直接关注到档案征集有关的内容。另一方面，可以在网站上刊登已经征集到的档案案例，拉近和人民群众的距离，调动人民群众参与档案征集工作的主动性，赢得广大人民群众支持。

8.开展档案征集活动，丰富馆藏资源

档案征集工作人员要从多个方面获得县级政府和社会的支持，要通过本地名人、历史、民族文化以及优势产业、城市变迁、民俗、书画、老照片、录音录像等方面不断地建立和完善特色的档案征集项目库。工作人员要积极协调，使用各种手段有序推进档案征集工作，最终将其征集到特色的档案征集项目库中，从而创设区域特色记忆，丰富档案馆的馆藏资源。

结语

从上述内容中我们可以知道，档案征集工作是档案馆工作的重要环节，不仅为档案馆的工作开展提供了资源保障，还直接决定了档案馆资源的丰富程度以及价值的高低。在保护民间散落档案的同时，还可以对接下来的工作环节成效产生影响。本文以马关县为例，对县级档案馆征集工作进行深入的分析，从征集工作的开展情况、工作取得的成效和经验、面临的问题以及相关对策四个方面进行阐述，希望对我国县级档案馆的征集工作有所帮助。