新形势下图书出版机构印务管理实践与创新——以科学出版社印务管理工作为例

赵 博

(科学出版社,北京 100026)

出版,是指编辑、复制作品并向公众发行的活动。[1]编辑是图书出版的核心;发行是将优质产品售之于众,实现社会效益和经济效益;在复制作品的过程中,印务管理工作发挥着 “承上启下” 的重要作用——对内为编辑提供专业咨询和建议,核算图书成本;对外监督图书生产质量和周期,协助和保障发行准时发货。

科学出版社成立于1954 年8 月。 近70 年来,作为新中国科技出版的 “国家队” ,科学出版社始终秉承 “高层次、高水平、高质量” “严肃、严密、严格” 的优良传统与作风,坚持为科技创新服务、为科学传播服务、为广大作者和读者服务的宗旨,见证和记录了新中国科技发展的历程与成就,形成了以科学(S)、技术(T)、医学(M)、教育(E)、人文社科(H)为主要出版领域的业务架构。 目前公司年出版新书3000 多种,期刊500 多种,是国内领先的综合性科技出版机构。

一、当前部分出版机构印务管理工作现状分析

新时期,印务管理工作面临着极大考验。 在图书出版设计阶段,部分传统出版流程已经不能满足图书出版的新需求,相关从业人员服务意识淡薄,工作效率低下,对印装工艺和装帧设计未能做到精研熟透,导致后期生产成本居高不下。 因此,优化出版流程,改进工作方法,提高工作质量势在必行;数字印刷方兴未艾,作为一种新的印刷技术,如何更好地与传统印刷协同管理,共赢发展,必将会成为创新印务管理工作的关注焦点;疫情期间,样书的质量检查容易松懈,图书入库和发货环节困难重重,如何走出困境也是当前出版机构急需解决的难题。

二、新时代下,印务管理工作的 “三融” 创新发展

印务部门的工作性质和内容决定了其工作人员面临着工作量大、组织协调能力要求高等多重压力,没有良好的奉献精神、优秀的业务素质和科学的工作方法是很难干好这项工作的。[2]在打造高品质图书的过程中,一名优秀的印务管理者一定是出版环节的谏言者、印装成本的把控者和图书质量的管理者。

(一)出版流程优化创新,使印务管理与出版各个环节相融合

1.服务理念创新

印务管理者要前置印务工作,摒弃传统工作中 “被动等待” 的思想,要强化 “积极主动” 的服务意识,提前参与图书的选题策划,为编辑提供专业的咨询与服务。

首先,要结合图书的不同特点和作者需求,主动协助编辑确认图书基本数据信息,合理选择纸张品种和印装工艺;其次,优先为美编提供最佳的封面印刷设计和装帧方案,同时,积极指导编排人员对正文版式合理设计;最后,共同优化方案,使图书设计既美观大方,又经济实用,性价比达到最佳的效果。

因此,前置印务管理工作服务到位,使之融入前期出版流程中的各个环节,不仅有利于提高各部门间协同工作的效率,也为后期实现节约材料成本和把控生产周期打下良好基础。

2.业务培训创新

首先,应加强各个部门间信息的交流与共享,培训普及相关印务基础知识,重视和提高印务管理队伍自身的业务素养;其次,安排编辑和美编到印务管理岗位实习,熟悉印务管理工作相关流程;再次,组织编辑到印刷装订车间实地考察学习,理论联系实践;最后,定期举行业务创新探讨和总结会议,邀请优秀印刷企业管理者和编辑等出版机构人员,共同增进交流和分享工作经验。

总之,通过以上创新途径不仅可以有效破除传统出版环节中编辑与印务、出版机构与印刷企业的业务边界壁垒,更为打造融洽的工作氛围,增进彼此间情感交流,促进图书出版的各环节共同融合发展奠定了基础。

3.成本测算智能化创新

图书成本测算是印务管理工作中的重点,主要包括前期图书成本预测和后期图书成本结算。图书测算要素信息包括:开本、印张、印数、纸张品种及价格、印装方式、印装工价等,条件不同,测算的结果也各不相同。 在图书选题策划阶段,印务管理者通过对图书不同要素信息多次预测,以期帮助编辑找到合适印数下的利润平衡点,预测结果将作为衡量该选题能否通过的重要因素之一;在图书成本结算时,印务管理者需要对该图书确定要素信息进行精确结算,协助财务完成兑付印刷企业印装费用。 两种性质的测算工作都耗时、易错,如何才能准确、高效地测算出图书成本呢? 科技创新是提升工作效率的内在第一动力。 这就要求印务管理者要思想创新,提出自己的独特见解,要与时俱进,创新工作方法,不仅学有所专,更要学有所广,将自己培养成一名合格的跨学科的复合型人才。

第四，自觉遵循发展规律，处理好敢闯敢试与制度规则关系，坚持在法治轨道上推进改革，不断释放先行先试的制度改革红利。对在制度规范中尚存在空白的领域，敢于先行先试形成制度保障。比如，率先在全国建立工业企业资源集约利用大数据平台和工业企业综合评价体系，对全市所有工业企业进行资源集约利用综合评价。在生态保护上以制度为保障，在全国首创出台了《苏州市生态补偿条例》，将实践证明行之有效的生态补偿政策上升为地方性法规，为经济发达地区的高效农业发展和生态环境保护提供了新的范本。

目前科学出版社印务管理工作中,对图书成本测算主要通过以下两种方式实现:

(1)印务管理者使用EVBA 语言,自行设计的单机版成本结算程序。 该程序结算精确,后期维护和修改简单,但操作时涉及较多印务专业知识,无法在编辑部门普及使用。

(2)为了满足编辑工作中的迫切需求,解决图书成本预测耗时、易错的问题,印务管理部协助数字研发部,共同研发并试运行一款可手机操作的智能化成本预测软件。 该软件操作简单,客户体验度好,由于借助移动互联网技术,打破了时空壁垒,实现了可移动化智能办公。 编辑自行预测时,只需按软件语音提示说出相关图书的要素信息,便可得出预测结果,同时软件借助后台数据库对预测结果进行优化分析,并为编辑提供最佳印数和定价。

由此可见,充分发挥科技创新的优势,推广并普及新的工作方式和流程,不仅大大提升了各部门间工作质量和效率,为推动整个出版行业的创新发展注入了新的动力,而且最大限度消除了工作中的障碍和鸿沟,更加有利于编辑和印务管理者将更多精力专注到提高图书质量和控制生产周期上来。

(二)经营理念创新,促进数字印刷和传统印刷融合发展

新时期,科学出版社图书销售呈现出了新的市场格局:品种多、印数少、销售周期长;同时,科学出版社作为中央级上市出版企业,企业经营对编辑部门库存指标有明确的考核要求。 为了满足市场和自身发展的新需求,适应和围绕自身图书的业务特点,科学出版社创新经营理念,调整生产策略,尝试推进 “以销定产” 的经营管理模式,[3]及时对现有图书生产供应链进行改革,引进数字印刷技术,积极持续开展按需印刷业务,探索并建立一套规范和高效的管理体系,以期在实践中摸索出一条降低库存风险,减少印装成本,保证生产周期与企业特征要求相匹配的可持续发展道路。

首先,要注重和加强印务管理队伍自身素质建设,努力提高业务水平和能力;其次,对印刷文件的制作、使用和存储也要建立一套完整的流程和规范的体系,通过印刷文件标准化,争取与传统印刷实现文件信息共享使用;最后,不断优化工作流程和创新工作方法,高效对接数字印刷产业链上下游,不断满足和扩大数字业务发展的需求和规模,为将来实现生产及配送智能化奠定基础。

总之,要根据企业发展和市场需求,不断在经营管理科学化、印刷文件标准化、产业链发展规模化等多方面进行探索和创新,最终以促进数字印刷和传统印刷共同融合发展。

(三)图书入库和配送模式创新,促进图书产业链相融合

1. “三” 查 “多” 抽

产品质量是产品的灵魂,是企业的立足之本。 不合格产品不仅会影响出版社的品牌形象,给读者造成不良影响,严重的还会被行政主管部门处罚,轻则通报,重则整顿。[4]科学出版社印务管理部始终秉承 “质量优先” 的原则,在学习和借鉴其他出版社的基础上,结合自身特点,制定了相关的质量检查行业标准。 在不断探索中,建立了一套适合本社图书印装质量检查和入库流程的规范体系;同时也制定了奖罚制度,将图书的质量检查结果重点纳入对印刷企业的考核中,并与业务量和费用结算相挂钩,督促印刷企业共同严把图书质量关。

科学出版社印务管理工作中,对图书质量的管控主要通过三次样书检查和多次入库抽查来实现:即印刷企业质检员检查、出版社印务管理者检查和相关编辑检查;入库前后还会通过库房管理员随机抽查和印务管理者不定期抽查相结合的方式对入库图书进行多次复检。 通过以上措施,加强了入库前后图书质量检查的管理工作,有效降低了入库图书质量的不合格率。

2. “集” 与 “散” 相结合

在疫情期间,库房所在区域多次受管控,导致印刷企业无法按时送货入库,科学出版社印务管理部不断探索与创新,通过积极拓展跨区域生产及加强相关服务能力建设,共同优化图书配售流程,实现了产业链各环节的紧密协同合作。

首先,根据图书配售所在区域范围,科学划分图书印刷供应的 “集散” 地,提前调配北京周边印刷企业,合理布局外省印刷协作企业;其次,优化图书配售模式,即京津冀周边印刷企业 “集印代发” 和其他各省印刷企业就近 “散印直发” 相结合的多区域图书配售新模式;最后,充分发挥无疫情省市及区域的生产及物流链优势,极大减弱了疫情对于传统入库配售模式带来的不利影响,最大程度缩短图书销售的生命周期。

三、结语

印务管理工作在打造优质图书的过程中发挥着重要的作用。 首先需要细心谨慎,要有很强的责任心;其次要不断学习新的业务知识,紧跟新技术发展的时代潮流;同时更要提升服务意识和与人沟通的能力,做好编辑的谏言者、印装成本的把控者和图书质量的管理者,为全力保障图书的生产与发行保驾护航。